こんにちは。 開発チームでお世話になってます、@akiko_pusuと申します。 最近はIT系のイベントで、グラフィックレコーディングを使って様子を伝えてくださる方が増えましたね。 私も絵がすきなので、ほんとうにワクワクします。
じつはわたしは専門家ではありません...。 ただ、この方法を取り入れることで、より多くの情報を一度に伝えたいなと考えて取り組んでいます。
実は、必ずレコーディングをしているわけではありません。経験された方は分かるかもしれませんが、なかなか体力や集中力、聞き取り能力、解釈の能力が必要になります。 そんな中で、この方法を取り入れる場合は、大きく分けて2つのパターンがあります。
1つめは、「みんなの時間を大切にしたい！」と思った時。 こちらは、わたしが会議の主催だったり積極的に関与する場合です。 みなさん日々忙しい中で、時間を工面して集まっていただく時などがそうです。 限られた時間で、会議を良いものにしたいので、ファシリテーション上の工夫の1つとして利用します。
2つめは、「見聞きしたことを伝えたい！」と思った時。 こちらは、わたしが聞き手に回っている時に、感銘を受けたり、このお話はみんなに伝えたいな...と思ったタイミングで手が動きます。ですから、意外と不定期・突発的になります。
簡単ではありますが、それぞれの状況で心がけていることをご紹介します。
ファシリテーションの方法として、ファシリテーション・グラフィックという言い方をするようです。
- 参加者決め / 時間調整 / 事前資料作成 / アナウンス
- 前日当日リマインダ（代理の方とかのお願い）
さて当日。予定の10分前には、会議室に入って準備をします。 うまく会議室が空いていることが条件ですが、そもそも準備の時間を考慮して、1時間会議室が空いていれば1時間を予約します。そのうち、15分は準備の時間にします。 実質みなさんに参加いただくのは、30分から40分を目安にし、このくらいの時間内で完結できるようなボリュームに絞ります。
会議の中で「書く」もしくは「描く」という作業は、今日のテーマはなにで、今どこまで進んでいて、どんな意見が出ているか、を可視化するために利用します。
ただし、いきなり書き出すことは難しいので、準備の15分の段階で、アジェンダや時間配分、今回のトピックになっている件のデータや図を、あらかじめ描いておきます。 ディスプレイがあれば事前に共有しておいた資料も写しておきますが、ディスカッションに集中してもらいたい場合は、ディスプレイは脇によけて、みなさんにPCを閉じてもらい、ボードに向き合ってもらいます。
ディスプレイで共有した画面を写して進行すると、みなさん手元のPCでも同じ資料を見ることはできますね。 ただし、同時に「内職する」「議論に乗り遅れる」「発言が出てこない」可能性も高まります。
それでは意味がないので、この時間はボードに集中してもらい、逆に「ぐっと時間を短くする（30分を前提）」ことでみなさんの時間を大切にすることを心がけています。
出て来た意見は確認しながら書き留めます。ファシリテーター役を兼ねる場合は、みなさんからの意見を引き出すことが大切なので、書き出したことに問いかけをしたり、補足を促したりします。
ちょっと余裕がある時には、みなさんにペンを取って書き込んでもらったりします。 自然と、全員立ち上がってボードの前に向き合ってうれたような時が、一番嬉しくなりますね！
時には話題が脱線しそうになることがありますが、そういう時は、書き出したアジェンダと時間配分が役に立ちます。時間割をきちんと明示しておくことで、「宴もたけなわでございますが...」的に軌道修正をしやすくなります。
もちろん、30分で終わらないこともありますが、そういう時も時間を第一に考えます。
残り5分で、この回で話し合ったことを振り返りします。 「こんな意見が出た」「これで済むと思ったら、こういう課題も出た」「ここはこうすれば良さそうだ」などなど。
ここで、ざっくりとでもボードに書き出した内容が生きて来ます。 次に繋がる会議の場合は、各自にどうしてもらいたいかのTODOを書き出して共有します。
ファシリテーター役の場合は、この後、事前共有した資料にやりとりの内容を議事録をとして追記するとともに、ボードの写真も添付しておきます。 写真があることで、「その時どんな状態で」「どんな流れで」話が進んだか、ということが参加者にも思い出しやすくなります。 特に、仕様決めのような、後々「言った」「言わない」が大事になってくるような時に、議論の内容だけでなく「やりとりを思い出すきっかけ」に繋がるものが議事録に残っていることが非常に大事だなと感じる時があります。
さて、もう1つ。 セミナーやイベントでお話を聞いている時など、わたしが聞き手に回っている時に、感銘を受けたり、このお話はみんなに伝えたいな...と思った時に、自然と手が動きます。ですから、意外と不定期・突発的になります。
ただし、お話に集中する方が先決なので、その場で「ライブでグラレコをする」ということは少なく、メモや簡単な記号でお話を書き留めておき、あとから記憶とともに書き起こすことのほうが多いです。
レポートを意識したり、「これは面白くて周りの皆さんに伝えたいな...」と強く感じている際は、書き起こす際に、いろいろと聞き取れなかったことや知らなかった単語を調べるため、意外に時間がかかります。 ただし、それが自分の勉強にも繋がるので、結果として「復習」するような感覚になります。
内容によっては、図を描いて記録するのが難しかったり向いていない内容もあります。 自分で理解できないことは図には起こせないので、そういう時は素直に「ああ、これはまだまだ何もわかってない...勉強が足りない...」と思い、聞く方に集中することにします。
その代わり、スピーカーの皆さんがプレゼンテーションで工夫されている点や、会場・イベントとして素晴らしかったり好感が持てた点に焦点を当てて、グラレコ的に描きとめておくことがあります。
自分たちの現場に持ち帰って取り入れたい、イベント運営の時は参考にしたい...という想いもあり、また、こんなことでもシェアすれば、これからチャレンジする方へ何か役に立つかもしれない、という想いもあります。
じつは、この「グラレコ」的アプローチ、わたしの長い社会人生活中、かなり後になるまで表に出してはいませんでした。
自分でも「余儀」という捉え方で、どこかで「飯の種にはならないし、自慢できるものでもないし...」という考えで抑え付けていたところがありました。大人のだから、きちんとした文章で説明する、図もPowerPointで綺麗に製図したようなものを添えることが仕事上一番大切、と思っていたからです。 また、ある種個性を抑えたPowerPointでの図と違い、手描きの図は、読みにくさや受け手の好き嫌いというものがあるのが否めません。このため、「こんな図や絵で拒否反応が出る方がいるだろうな」という不安があり、ブレーキがかかっていました。
それが、新しい世界に飛び込んだことをきっかけに、なんとか「理解したい・ズレをなくしたい・共有したい」という想いが大きくなり、いつのまにか手が動いてボードや紙に書き出すようになっておりました。
進化の早いこの世界で生き残るため、「わたしにできる方法はこれしかない！」という開き直りに似た一歩でした。
生き残るため、必死に理解するためにボードに書き出したこと。 わたし自身は、「こんなぐちゃぐちゃで線だらけでまとまってなくて、どうしたものか...」と思っていたのですが、書き出すことで、周りから良い意味でのツッコミやアドバイスが得やすくなったりしました。 さらには、「すごい！」「わかりやすい！」という言葉すらいただいたり。
「あれ、これはもしかして強み？」と思えた瞬間でした。
このことだけがキッカケではないはずですが、気がつくと、現場の皆さんもホワイトボードに気にせずにどんどん書き出す、書き出したらすぐシェアするといったアプローチが増えてきたようにも思います。
わたしがジョインしてから2年ほどの間にも、サービスや利用する仕組みが増えてきたこともあり、ペライチのPowerPointではとても語れない、一方でものすごく細かく語ると時間がいくらあっても足りないという状況にもなってきています。 新しい仲間にジョインしてもらい、まず全体を把握してもらうために、ボードを使って順に仕組みを説明していくのは特に有効だと考えています。
こうした方法は、ディスカッションを「記録していく」こと、つまりグラフィックレコードというよりは、一緒になって「自分たちの地図を描き出していく」という表現のほうが合っているかもしれません。
今では、この方面をもう少し伸ばしたいと思っています。 ちゃんと時間を取って、グラフィックレコーディングを学んでみたい。 少なくとも、お世話になって来たITの分野で、もう少しうまく表現できるようになりたい。そのために学んでいきたい。
とうにエンジニア35歳説を過ぎているわたしですが、日々若いエンジニア、スタッフの方に刺激を受けながら、自分らしく生きるにはどうしたらいいかを探っています。
わたしたちココナラは、「ひとりひとりが自分らしくいきる」「得意や経験を生かす場をつくる」ことをミッションとしています。 ココナラのサービスを利用してくださる皆さんにも刺激を受けております。
私たちと一緒に、そんなココナラで働く仲間を募集しています！
図を通して興味を持っていただいたり、一歩を踏み出すきっかけになれたら、とても幸いです。