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@clrh
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Checklists d'une facilitatrice
  • Ces fichiers sont des checklists que j'ai écrites pour nos rituels divers, ils sont adaptés à notre pratique de Scrum et autres ateliers
  • Elles peuvent au mieux vous inspirer :)
  • Les actions que je ne réalise pas systématiquement sont notées entre crochets

EDIT: checklists déplacées et maintenus dans un dépôt sur github: https://github.com/clrh/checklists-facilitation

Préparation de la fin du sprint

Fin d'un sprint après la démo/rétro

Bonjour,

Vous trouverez des notes ici: 
http://forge.afi-sa.fr/projects/opac3/wiki/Sprint25

Démo du sprint : https://plus.google.com/events/c47cfaqajjkigqo5c4n988j54pc

On repart sur un mini sprint de dev avant les journées Bokeh :
http://forge.afi-sa.fr/rb/taskboards/749
http://bokeh-library-portal.org/bokeh-library-portal.org/journees-bokeh

En hotline nous avons Ghislain et Estelle.

Bonne journée,
Claire.
  • mail à biblibre pour annoncer qui fait quoi ces 15 jours (et donc qui peut être interrompu et comment) Exemple
Du 5 au 16 janvier:
- koha/wheke: Jonathan et Julian
- dev Bokeh: Matts (1j hors Bokeh pour ...)
- hl Bokeh: Alex (1j hors Bokeh pour ...)
  • récapituler les informations dans l'onglet "Résumé" du document "Métriques Bokeh"

Mémo pour diffuser une démo en live

1/ Start a hangout on air : https://plus.google.com/hangouts

  • starts = later
  • audience = public
  • description = lien vers l'ordre du jour

2/ Mise à jour de l'ordre du jour et lien croisé avec la démo (ex: http://wiki.bokeh-library-portal.org/index.php/7.1.0)

Le jour j

  • Cliquer sur "start" sur la page de l'événement
  • Quand tout le monde est prêt cliquer sur "start broadcast" dans le hangout
  • Pendant la diffusion, le propriétaire choisit quel écran doit être enregistré avec l'icône sur la dite personne ("share screen" ou "present to everyone" - nommage à vérifier)
  • Une fois terminé, "stop broadcast"

La vidéo est automatiquement diffusée et enregistrée sur google plus et youtube. Il est ensuite possible de la tagguer / annoter etc.

Objectifs

  • Structurer / donner un cadre aux échanges
  • Former des groupes de travail

Principes

"from":http://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9thodologie_open_space

  • Les quatre principes :

    • Les personnes qui se présentent, sont les bonnes ;
    • Ce qui arrive, est la seule chose qui pouvait arriver ;
    • Ça commence quand ça commence ;
    • Quand c’est fini, c’est fini.
  • La loi des deux pieds : Si vous n’êtes en train ni d’apprendre, ni de contribuer, passez à autre chose !

  • Les animaux totems :

    • Les papillons prennent une pause ou réfléchissent.
    • Les abeilles font circuler les idées d'atelier en ateliers.

Go

  • Lancement: kesako ? règles, principes, logistique
  • Émergence: libérer l'écriture des sujets, avec présentation et dépôt sur le board
  • Convergence: construire l'agenda, faciliter la priorisation des sujets
  • Accompagner le déroulement pendant la durée de l'open space
  • Cloture

Rôles Scrum

  • Product owner Build the right thing
  • Développeur Build the thing rught
  • Scrummaster Build it fast

Rôles délégués en réunion

  • Facilitateur Augmenter l'efficacité du groupe; Faire circuler la parole;

  • Time keeper Cadenceur; Gardien du temps; Donne régulièrement le temps restant; Propose de remettre du temps au groupe

  • Meta "Co-coach"; Donner des pistes d'amélioration à la fin sur la façon dont la réunion s'est déroulée

  • Scribe Pousse-décision; Enregistre ce qu'il se passe; Demande à reformuler;

Référence: Alain Cardon

6 chapeaux de la rétrospective

  • Chapeau blanc (neutralité & faits) Le but est de se concentrer sur les faits dénués d’interprétations et de les énumérer : les chiffres, les événements…

  • Chapeau Jaune (critique positive) Le jaune du soleil représente l’optimisme. Nous balayons les idées qui ont fonctionné. Si des propositions d’améliorations émergent on peut lister les points positifs qui en découleront.

  • Chapeau Noir (critique négative) Le noir représente le danger, les risques… On se place dans la peau de l’avocat du diable. Nous listons tout ce qui n’a pas marché dans l’itération passée.

  • Chapeau Vert (créativité, idées & axes d’amélioration) Le vert représente la semence. Le but est ici de proposer des solutions pour s’améliorer, même si elles sont farfelues. Toute idée a sa place…

  • Chapeau Rouge (émotions & ressenti) Le rouge représente le feu, la passion, l’intuition. Nous devons indiquer ici nos émotions, sentiments, impressions, intuitions associées aux faits énumérés et dans le chapeau blanc.

  • Chapeau Bleu (Organisation): Le bleu représente le ciel qui englobe tout. Le principe est ici de définir quelle sont les solutions que nous allons retenir et comment nous allons les mettre en place.

Référence: Edward de Bono [http://coach-agile.com/2014/10/coach-agile-retrospective-scrum-chapeaux/ blog]

Avant

  • S'assurer que l'invitation est envoyée et que le lieu et l'heure sont clairement identifiées (ex: Invitation Google - ouvert à qui veut)
  • [Prévoir d'enregistrer la démo]

Pendant

  • Rappeler les métriques du sprint
  • Passer les stories terminées (!) une à une en invitant une personne de l'équipe à la démontrer (montrer pourquoi elle est terminée)
  • Faciliter les questions en les notant (reportant) pour la fin de la démo (une démo n'est ni une formation, ni une réunion de specs)

Notes

L'objectif de cette réunion est de montrer une à une les stories terminées dans le sprint portail qui vient de se dérouler. La timebox est fixée à 45 minutes, les questions et remarques sont remises à la fin de la démo s'il reste du temps ou en dehors de cette réunion s'il y a besoin.

Avant

  • S'assurer que le rendez vous est clair : heure + lieu (ex: invitation calendar)
  • S'assurer que le document de capitalisation de la rétro est prêt à recevoir les infos (ex: dupliquer le template de CR)
  • Réfléchir à un atelier qui serait approprié pour ce sprint (Exemples : SpeedBoat, Keep/Drop/Start/Question, Mad/Sad/Glad, 5P, 4L etc.)
  • Avoir sous le coude le plan d'action de la rétro précédente
  • Préparer l'ordre du jour : timebox / étapes / ateliers http://www.estherderby.com/tag/retrospectives http://www.agilex.fr/2012/09/les-3-etapes-de-la-retrospective/

Pendant

  • Check-in / Lancement (ex: Voter la "météo")
  • Point sur les métriques générales (ex: consommés / vélocité / etc.)
  • Suivi du plan d'action décidé précédemment
  • Collecte (ex: présenter l'atelier et le lancer / faciliter)
  • Priorisation (ex: proposer de voter sur les sujets)
  • Décider quoi faire (ex: faciliter les échanges sur les sujets les plus prioritaires)
  • [ROTI et/ou debrief de la rétro]
  • [Se quitter sur "qui est le prochain à prendre la casquette scrummaster"]

Cloture "administrative" du sprint

  • [Archiver / exporter une image du burndown, taskboard ou autre information jugée utile à conserver]
  • mettre à jour le CR de sprint (ex: page de wiki ou autre document / papier)
  • mise à jour du burndown produit (global) et capitalisation des métriques générales
  • [vérifier que le backlog est à jour et supprimer les cadavres (ex: mettre le statut "terminé" pour les stories terminées restantes, suppression ou déplacement tickets)]
  • Communiquer / afficher le CR de la rétrospective publique

Notes

  • L'objectif du scrummaster est de créer un espace d'expression, pas de dicter ou de faire une synthèse
  • en sortir avec un plan d'action, un compte rendu du sprint efficace à afficher
  • Penser à capitaliser au fur et à mesure (moins de travail pour la fin de la journée, équilibre à trouver sur le temps passé en groupe)

Avant

  • une centaine de stories les plus prioritaires avec un titre explicite imprimées et découpées (faire ça autour d'une bière, ça passe plus vite et c'est plus fun)
  • du matos: scotch papier pou tracer des traits sur une table, le backlog imprimé / découpé, de la patafix, un jeu de planning poker
  • Dessiner sur une table des cases avec pour chacune une valeur de poker

Pendant

  • Lancement: Le but du jeu est de faire une estimation grosse maille de +100 stories en silence
  • Consigne: estimation sur le titre seulement, si flou, imaginer l'estimation de la plus petite brique facturable (qui apporte de la valeur à l'utilisateur)
  • Expliquer déroulement
  • 2' Prendre 2 stories, poker en équipe pour les placer sur la table (fait office d'étalon pour comparaisons)
  • 30' À tour de rôle, prendre une story et la placer dans une case
  • 30' Bataille, déplacer les stories si vous pensez qu'elles le méritent À 15': Secouer !!! "chacun a-t-il passé en revue toutes les cartes ? reste-t-il des cartes qui sont mal placées d’au moins 2 colonnes ? est-ce que les proportions sont bonnes ? avez-vous bien compris les fonctionnalités ? c’est bon, c’est terminé ? pensez-vous que le pilotage du reste-à-faire peut démarrer sur ces chiffres ?"
  • 10' Debrief, noter avec un stabilo les histoires que vous ne comprenez pas
  • 15' Échange sur les cartes posées dans "?" ou "infini"
  • 5' Voter le "taux de confiance"
  • 5' Rangement: reporter collectivement les estimations sur les cartes / décoller / ranger etc.

http://blog.cclr.fr/agile/rex-silent-grouping--estimation-agile/

Avant

  • Est ce que l'équipe est informée de l'heure et du lieu ou modalité de la planification de sprint ? (ex: invitation calendar)
  • Est ce que le board de ce sprint est prêt à recevoir les informations ? (ex: board numérique, papiers & postits)
  • Est ce que le compte rendu ou autre document sont prêts pour y glisser les informations ? (ex: page wiki, burndown réinitialisé, tableau capacité)
  • Est ce que le matériel est prêt dans la salle pour que la réunion commence à l'heure (rétro / pc / micro) et est ce que j'ai tout ce qui sera nécessaire (papier, postits, feutres)?
  • Est ce que le PO est clair dans sa vision du sprint ?
  • Est ce que l'ordre du jour est clair dans ma tête pour que tout se déroule sans accro (timebox, etc.)?

Pendant

  • Est ce que tout le monde est bien là et mentalement présent ? (checkin)
  • Annoncer la timebox (trouver un timekeeper)
  • Proposer au PO de faire un "Point vision à moyen terme"
  • Faciliter la réponse à la question: "Quel est l'objectif du sprint ?"
  • Obtenir l'accord sur la disponibilité de chacun : combien de jour chacun pense pouvoir engager dans le sprint ? Mettre à jour la capacité de l'équipe
  • Si des rôles doivent être décidés, c'est le moment: qui s'occupe de la maintenance / qui fait la livraison / qui s'occupe de la release > quels sont les périmètres d'action de chacun.
  • Faire le point sur les actions d'amélioration de la rétrospective précédente
  • [Rappeler la (ou une) story étalon]
  • En prenant les stories les plus prioritaires, animer un planning poker (ou pas), découper en tâche (si besoin) et compléter le taskboard
  • Parler de (converger vers) l'engagement de l'équipe sur le contenu du sprint
  • [Y a t il un accord ou une modification de la définition du terminé à apporter ?]
  • Confirmer l'heure du standup et rétro ou autre rendez vous du sprint (story time ? etc.)
  • [ROTI et/ou debrief de la planif]
  • Cloturer

Avant

  • Burndown de sprint à jour de la veille
  • Si distant Pc vidéo/son/écran prêt 5 minutes avant

Pendant

  • [timekeeper les interventions / avoir un timekeeper]
  • faire un point sur le terminer et stocks en cours
  • tour de table en répondant à trois questions: qu'ai je accompli hier ? qu'est ce que je m'engage à faire aujourd'hui ? quels sont les problèmes je rencontre.
  • fluidifier les stories en cours - proposer espace d'échange sur mise en commun connaissance / feedback plus tôt fonctionnelle et/ou technique

Notes

  • [Point qui peut très vite dévier: être attentif à ce qui ne doit pas y être adressé (“il me semble que ce point peut être traité en plus petit comité, vous prenez rendez vous ?”)]
  • [Important: on ne rend pas des compte au scrummaster ou au po, mais on partage une information avec l'équipe]
  • Important: Ne pas minimiser les problèmes levés / faciliter la prise en charge de leur résolution

Charte graphique

A t on les éléments graphiques ?

  • fonts
  • pictos et images
  • codes couleur
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  • [ ]
  • [ ]

Des bidules, notes et machins...

Colocalisation

  • Avoir une pendule pour timeboxer les ateliers "irl". ex: mettre "11h40" pour timeboxer 20 minutes, à 12h time's up

Remote

  • Toujours partager un écran pour focaliser l'attention
  • Toujours partager un doc de prise de notes collectives (ex: un etherpad ou gdoc ou whatever)
  • Avoir une timebox "numérique" visible sur l'écran (ou un timekeeper humain qui donne le tempo) (ex: e.ggtimer.com)
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