E não estamos falando apenas de melhorar o meio ambiente, estamos falando de sermos eficientes sem precisar de coisas físicas.
Independente do que você faz, você precisa se comunicar com seus parceiros, clientes etc. Além disso, você precisa guardar suas informações em um único lugar, seguro e de fácil acesso. É aí que entram ferramentas como Google drive, atreladas à uma conta empresarial onde você pode ter seus e-mails, arquivos, calendario, reuniões, tudo em um único lugar. Essas ferramentas do mercado te dão acesso via computador, celular, tablet, etc.
Para se comunicar com sua equipe, você pode usar instrumentos que gerenciam o passo a passo de seus processos. O trello (trello.com), por exemplo, é uma ferramenta que atende a 99% dos casos de processos dentro da equipe. Em muitas ocasiões, tudo o que você vai precisar é de 3 colunas: À fazer, Fazendo e Pronto. Ajuste isso à suas necessidades.
Se tiver que pagar por algo bom, pague. Google G Suite é um desses casos. 4-5 dólares por usuário parece caro, mas é incrível o quanto sua empresa pode ficar organizada por um valor desses. E você não precisa comprar contas de pessoas, mas de departamentos. Tenha um e-mail adm@seunegocio e não pedro@seunegocio. As pessoas podem estar hoje e não mais amanhã, e você precisa ter sempre as informações em um único lugar. Sobre comprar soluções, não saia assinando todos os serviços nem comprando licenças do SAP do nada. Sempre tente utilizar soluções simples primeiro, nunca vá “atrás da bazuca”. Trello, Gmail, Hangouts, Slack, são ferramentas que possuem versões gratuitas.
Sim, alguns negócios não funcionam remotamente (e eu entendo), mas não é motivo para você prender as pessoas às soluções físicas. Se comunique digitalmente, tente fazer com que seus processos possam ser feitos sem estar no escritório. Use notebooks ao invés de computadores desktops, simplifique.
Seja acessível a todos os seus sócios, empregados, etc. Sua empresa não precisa supervalorizar hierarquias e ainda assim ela crescerá, de maneira que todos possuam responsabilidades compartilhadas.
Chega de ser patrão ou chefe, seja um líder, esteja sempre com seu escritório de portas abertas; responda e-mails de todas as pessoas e se aproprie dos assuntos.
Ao invés de promover títulos, promova responsabilidades. Faça com que todos estejam no mesmo nível de interação, assim qualquer pessoa pode opinar e melhorar processos, participando da empresa como um todo.
Se você optou por ser totalmente remoto, perfeito! Mas também não seja uma empresa de estranhos. Se encontrem regularmente, façam reuniões em cafés diferentes ou até mesmo no escritório (se houver), interagir socialmente é bom para todos e permite que a cultura organizacional cresça e se fortaleça.
Muitas vezes, as 5 milhões de ferramentas no mercado realmente não têm o que você precisa e talvez seja a hora de você contratar uma empresa de tecnologia para resolver seu problema personalizado. Se for para crescer e simplificar processos, vale a pena.
Sempre, sempre, pense em algo que você quer implementar e avalie se isso vai afetar as pessoas, não seus números. Se você tem alguém motivado, você tem o que você quer para ganhar dinheiro. Se você tem pessoas que não tem medo de dar suas opiniões, você tem mentes pensantes ao invés de máquinas que trabalham mecanicamente.
Por fim, se sua empresa é “molhada”, mais do que um papel toalha consegue enxugar, tem algo que precisa ser simplificado.
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Djalma Araújo — Lean Contabilidade