SRE NEXT 運営チームでは、たまった大量のタスクを消化するため、必要に応じて合宿を開催します。 本wikiでは、テックカンファレンス運営を一気に前に進めるための良い合宿の進め方について思考投資をした記録です。 今後も更新する予定です。
SRE NEXT をはじめとしたテックカンファレンスの多くは、特定企業の業務の一環ではなく、コミュニティに参加する個人の業務外の活動として行うことが一般的です。 そのため、通常業務のように定期的に進捗確認が行われることは少なく、一方で、テックカンファレンス開催までには多くのタスクをこなすことが求められます。 開催場所や日程の調整にはじまり、スポンサー企業の皆さまとのやり取り、CfPのページ公開、CoCの作成とそれをどのように運用するかの方針決定、タイムテーブルの公開、ノベルティの作成、懇親会の準備、入場オペレーションの決定とスタッフへの周知、はたまたテックカンファレンスとしてどんなコンセプトにしたいのか？そもそも集客は見込めているのか？など、考えることは無数にあります。 これらを業務外の活動として行っていくわけですから、短時間で最大限の成果を出すことが求められます。 そんな中、合宿は忙しい運営メンバーが長時間集まる絶好の機会です。 ここで多くの進捗を出すことは、テックカンファレンスの成功に直結すると私は考えます。
合宿当日のゴールを考えるにあたり、まず残タスクを見通しましょう。これは、当日に何をやるか？を考えるだけでなく、今後発生しうるタスクも含めて、今後誰にオーナーシップを持ってこの領域を担当してもらうか？を決定するためにも必要です。全体の見通しができていない状態でタスクを割り振ると、各タスクを個別対応することの繰り返しになってしまいます。これでは、一人ひとりにオーナーシップを持って対応してもらうことは難しく、たまたまタスクの目の前にいた人の作業量が膨張していくだけです。
ですので、当日までにタスクを洗い出しておき、タスクのカテゴリ分類まで終わっている状態を目指しましょう。そうすることにより、タスクのカテゴリごとにオーナーを割り振ることができるようになります。
まずは、タスクのカテゴリについて運営チームで共有しましょう。残タスクとして、どういうものが残っていて、優先度が高いものはどれなのか。 タスクのカテゴリについて周知が完了したら、それぞれのタスクカテゴリを主導する人を決定しましょう。 チームの心理的安全性を高めるためには各々の責任範囲が明確になっていることが大切ですが、タスクのカテゴリごとにオーナーを決定することはそのことを助けます。
オーナー決定後は、各オーナーごとにタスクを進行します。
この際、運営チームに入って日の浅いメンバーにとっては、自分の役割が何か？を探るところからのスタートだと思います。なので、各人が興味のあるタスクに自らをアサインできるようにタスクカテゴリのオーナーと話すとよいでしょう。
合宿が終わりに差し掛かったら、改めて運営チームみんなで集まりましょう。そして、運営チーム全体で直近の優先度の高い事項は何なのか？誰がいつまでに完遂するのか？を決定します。 この際、各人は、自身のプライベートのイベントを勘案しつつ、無理のない作業量であるかを自ら意識しましょう。ボランティア中心で運営されているテックカンファレンスでは、「一人ひとりがやれることをできる範囲でやる」スタンスが大切です。タスクを1人で抱えすぎてしまい、期限までに完遂できないと誰かがヘルプをすることになります。ヘルプが遅れると、会場やスポンサー企業の方などにご迷惑がかかる可能性もあります。そのため、自分の作業可能な量か？をチームに伝えるようにしましょう。