Приказ об утверждении номенклатуры дел - образец (2016)
Приказ о составлении номенклатуры дел
Как упорядочить текущее делопроизводство
Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел - образец
Приказ об утверждении номенклатуры дел
Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?
Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Делопроизводство и архивное дело. Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации финансовые, хозяйственные, кадровые и другие. Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:. Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами ч. В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список например, нотариальные конторы. Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на год. В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т. Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз — это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является. Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае может быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них. Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления секретариат, канцелярия и т. В коммерческих организациях у секретаря зачастую недостает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны предоставить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором указано, в какой срок должна быть предоставлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов. Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов. Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации. Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:. Также необходимо внимательно изучить Устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, Положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т. Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т. Мы рассмотрим более распространенный вариант. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, , где 04 — обозначение отдела кадров, а 05 — порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, , где 03 — обозначение финансово-экономического департамента, 02 — обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 — порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная из сочетания букв и цифр. Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел как правило, не более 5—7. Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них — документы, изданные в структурном подразделении. Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами сначала годовые, затем квартальные, после — месячные. Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел например, дел с личными карточками работников вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке. В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:. К составлению заголовков дел существуют определенные требования п. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:. Каждое дело не должно превышать листов или иметь толщину более 3—4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома части , уточняющие содержание общего заголовка: Третья графа номенклатуры дел количество дел заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Данный перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации решение Верховного Арбитражного Суда РФ от Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов. Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством года, начинается с 1 января года. При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет. Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия ЭК , то документ направляется ей для согласования составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре. Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации например, в штатном расписании: В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций если они не являются самостоятельными юридическими лицами. Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации например, организационно-распорядительная документация, затем планы, отчеты и т. Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: Если номенклатура дел — явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: Образец подобного приказа приведен в Приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе. Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления; второй — используют в качестве рабочего; третий — является учетным документом в ведомственном архиве при его наличии ; четвертый — остается после согласования в государственном архиве в случае необходимости согласования ; другие экземпляры отправляют в структурные подразделения в виде выписок соответствующих разделов. В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись — заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе. При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал. После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив в зависимости от категории организации — в ведомственный архив или в архив организации. Образец подобной записи приведен в Приложении 3. В конце каждого года номенклатура уточняется: Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в компании произошли существенные организационные изменения, номенклатура разрабатывается заново. Главная — Все авторы — Как упорядочить текущее делопроизводство. В любой организации создается множество документов. День за днем они копятся, горы бумаг увеличиваются, одни работники сменяют других, и те, в свою очередь, создают новые документы. В какой-то момент обнаруживается: Хорошая новость — все уже придумано до нас! Упорядочить текущее делопроизводство поможет номенклатура дел. Зачем нужна номенклатура дел? Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы: Обязательно ли составлять номенклатуру дел? Когда нужно составлять номенклатуру дел? Что включать в состав номенклатуры дел? С чего начать разработку номенклатуры? В этом помогут такие нормативные акты, как: Приказом Росархива от Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности. Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф: В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре: Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов: Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы извлечение приведен в Приложении 1. Составляем сводную номенклатуру дел Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Согласование и утверждение сводной номенклатуры Порядок согласования сводной номенклатуры: Что делать с номенклатурой дальше? Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы извлечение. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел. Образец оформления итоговой записи номенклатуры дел. Удобный и простой сервис позволяет рассчитывать зарплату, начислять больничные и отпускные, вести бухгалтерский учет и отправлять отчетность через интернет. Поделитесь статьей с друзьями! Самая актуальная информация, новости и статьи! По возникшим вопросам пишите на talk delovoymir. Регистрируясь, Вы подтверждаете свое согласие с пользовательским соглашением и договором-офертой. Пользователь с указанным e-mail уже зарегистрирован. Ваши персональные данные надежно защищены и зашифрованы по протоколу уровня SSL.
Сложный план последствия монголо татарского ига
Чертежи бань 6х4
Расписание автобусов золочев харьков 2015
Закинтос на карте мира
Сколько комнат было у профессора преображенского
Уголовно правовое значение судимости диплом