Офис-менеджер - кто это? Должностные обязанности офис-менеджера
Профессия офис менеджера
Должностная инструкция офис-менеджера
В перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего. Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер - работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой - дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии - он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся - все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии. Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:. Организует структуру зонирование офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса освещение, вентиляцию, температурный режим, пр. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей канцтоваров, расходных материалов и т. Координирует работы по ведению делопроизводства оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства ; организует документооборот офиса. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции , ведет в пределах своих полномочий деловую переписку. Организует и проводит деловые переговоры планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч. Организует работу секретарей на телефоне телефонных операторов по ведению телефонных переговоров прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков , приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей операторов. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Возраст -- как правило, от 25 лет и старше. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками. Высшее, предпочтительно - экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в том числе - профильных Устименко М. Основными правовыми документами, регулирующими деятельность офис-менеджера, являются трудовой договор и должностная инструкция см. Перейти к загрузке файла. Главная Менеджмент Организация работы офис-менеджера. Условно их можно разделить на пять групп: Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник: Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля. К офис-менеджеру предъявляются следующие требования:
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку. На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности. Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно. Должностная инструкция офис-менеджера - образец года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера. Производственный календарь на год. Увольнение за полдня прогула. При использовании материалов прямая текстовая ссылка на www. По всем вопросам обращайтесь на mail hr-portal. Смотрите также на нашем сайте. Главная Должностные инструкции Должностная инструкция офис-менеджера. Должностные инструкции Производственные календари Блог Подписаться Реклама на сайте.
Fool around перевод
Редуктор швейной машины
Quad cpu q6600
Что делатьесли клавиатурана телефоне
Куклы своими руками пошаговая инструкция