Главное событие
Официальный сайт Романовского сельского поселения Дубовского района
Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Замошское сельское поселение»
В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации поселения, установления единого порядка ведения делопроизводства:. Утвердить инструкцию по делопроизводству в Администрации Екатериновского сельского поселения согласно приложению. Руководителям структурных подразделений и специалистам администрации обеспечить соблюдение настоящего распоряжения. Контроль за выполнением распоряжения возложить на ведущего специалиста по кадровой работе администрации поселения Плотникову В. Настоящая инструкция по делопроизводству в Администрации Екатериновского сельского поселения далее — Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации поселения. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Администрации Ростовской области от Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в Администрации поселения, а также контроль за соблюдением требований настоящей инструкции осуществляет специалист по кадровой работе Администрации поселения. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан в Администрацию поселения возлагается на руководителей структурных подразделений; персональную ответственность за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации несут руководители структурных подразделений и специалисты Администрации, в ведении которых находятся документы. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации поселения. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам, все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию Главы сельского поселения передаются другому работнику. Передача документов, их копий в органы и организации осуществляется специалистами с разрешения Главы сельского поселения. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя. Компьютерные автоматизированные технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Деятельность Администрации поселения обеспечивается системой управленческой документации. Функции управления в Администрации поселения реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы. Правовой акт Администрации поселения — решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Екатериновского сельского поселения федеральными и областными законами; принятое населением Екатериновского сельского поселения непосредственно; органом местного самоуправления и или должностным лицом местного самоуправления Екатериновского сельского поселения, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории Екатериновского сельского поселения, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер. Под нормативным правовым актом понимается принятый изданный в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы правила поведения , обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение, направленный на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2. Правовыми актами Екатериновского сельского поселения являются: Порядок подготовки и внесения проектов решений Собрания депутатов Екатериновского сельского поселения, постановлений и распоряжений Администрации поселения определен разделом IV Регламента Администрации Екатериновского сельского поселения. Тексты правовых актов, как правило, состоят из 2-х частей: В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок. Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка. При необходимости осуществления контроля за исполнением принимаемого документа формулируется пункт о возложении контроля за исполнением документа. Распорядительные документы — вид письменных документов, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации поселения, не утвержденные правовыми актами. К распорядительным документам относятся решения совещательных, консультативных и координационных органов; поручения должностных лиц и др. Организационные документы — это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами. К организационным документам относятся: Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных или иных нормативных правовых актов. Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем. Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного лица. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы главы , пункты и подпункты. Разделы главы имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку. План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей. Составляющими пунктами планов являются: Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению. Информационно-справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания заседания , представительных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Служебные письма в администрации поселения готовятся как: Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируется факт, событие или действие в соответствующем падеже , его номер и дата. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению. Докладная записка — документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер. Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами. Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций объяснительные записки , могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий. Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Деятельность администрации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД ОК , Регламентом Администрации Екатериновского сельского поселения. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание — обычный, размер шрифта — 12 — 14 пт; одинарный — полуторный междустрочный интервал. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 — 16 пт в зависимости от размеров основного текста. Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6. При подготовке и оформлении соответствующих документов используют следующие реквизиты:. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: При оформлении документов используют следующие реквизиты: Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Справочные данные об организации включают: Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документацией УСОРД. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения: Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения , если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его их даты, номера. Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов. Датой документа для протокола является дата заседания принятия решения , для акта — дата события, зафиксированного в документе. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. При этом на каждом документе указывается один, конкретный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан. Список рассылки определяется исполнителем документа. Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Утверждение документа — особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов. Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. В резолюции дается указание по исполнению документа. В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Резолюции проставляются между реквизитами адресата и текстом документа. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги. В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы. Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой 1,2; 5,1; 6,3. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй заключительной — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: Если текст содержит несколько решений, выводов и т. В распорядительных документах распоряжение и т. Сведения о наличии приложений в постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Приложение 1 к постановлению Администрации Екатериновского. Если документ письмо, приказ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. Если документ имеет приложение, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации поселения осуществляется лицами, на то уполномоченными. Наименования других должностей располагаются по левому краю без отступа. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Все экземпляры документов, остающиеся в делах подразделений Администрации поселения, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. Документы заверяют печатью администрации поселения в соответствии с Регламентом администрации Екатериновского сельского поселения. При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа администрации поселения приложение 3. Администрация поселения выдает копии только тех документов, которые создаются в администрации поселения. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка. При пересылке копии документа администрации поселения в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом. При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится в администрации поселения или ее структурном подразделении. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами внизу страницы справа. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, и дата. Правила оформления реквизитов на бланках. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный. Реквизит 01 02 или 03 располагают над серединой реквизита Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:. Для администрации поселения, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Бланк письма администрации поселения включает в себя реквизиты 02, 08, 09, при необходимости, 04, 05, 06 и ограничительные отметки для верхних границ расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизиты 01 02 или 03 , 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, В администрации поселения, кроме указанных выше, применяются следующие бланки:. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению поручению Главы Екатериновского сельского поселения. Подготовка и оформление проектов правовых актов. Порядок подготовки и оформления проектов распоряжений и постановлений Администрации Екатериновского сельского поселения, распоряжений Администрации Екатериновского сельского поселения по личному составу. Согласование оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на листе согласования. При наличии у лица, визирующего проект, замечания особого мнения он делает об этом соответствующую запись. Замечание особое мнение по проекту, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта. Порядок визирования проектов изложен в Регламенте администрации Екатериновского сельского поселения. Документы программы, положения, планы, нормы и т. Проекты, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта. Реквизиты федеральных, областных и районных правовых актов в одном документе оформляются единообразно. В проектах употребляются официальные наименования органов и организаций. При подготовке проектов применяется программа Microsoft Office Word. Проекты имеют следующие реквизиты: Проект и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта. Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа без отступа с прописной буквы без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую в распоряжении — распорядительную часть. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой. При наличии приложений к проекту на них делается ссылка в тексте, например: Подпись отделяется от текста 3 междустрочными интервалами. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т. Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты — арабскими цифрами с добавочным номером через точку например, 1. Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех цифр через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф. Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. Тиражирование правовых актов обеспечивает уполномоченный специалист администрации поселения. Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания. Правовые документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы. Основные требования к оформлению и регистрации проектов решений Собрания депутатов Екатериновского сельского поселения, вносимых на рассмотрение Собранием депутатов поселения. Для регистрации проекта решения Собрания депутатов Екатериновского сельского поселения далее — решение должны быть представлены:. Допускается представление на бумажном и магнитном носителях текстов приложений к проектам решений о районном бюджете и о внесении изменений в решение о районном бюджете, подготовленных с помощью программы Microsoft Office Excel. Проект решения, приложения к нему и материалы, подлежащие одновременному представлению в Собрание депутатов Екатериновского сельского поселения, должны быть завизированы Главой сельского поселения. Виза оформляется на последних страницах текста проекта решения, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Собрание депутатов Екатериновского сельского поселения. Особенности подготовки и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания заседания , представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на специалистов, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: Во вводной части оформляются следующие реквизиты:. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:. Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;. Далее в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании совещании по этому вопросу. Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение постановление. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании совещании , его личную подпись, расшифровку подписи инициалы и фамилия. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан — действующим законодательством. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Служебные письма печатаются на стандартных бланках администрации Екатериновского сельского поселения формата А4. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации Екатериновского сельского поселения. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Телеграммы подразделяются на следующие категории:. Телеграммы на отправку принимаются правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера индекса отделения связи, обслуживающего адресата приложение 9. Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов если при этом не искажается его содержание. Знаки препинания следует писать только словами, полностью. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых после подписания передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы с визами остается в деле. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста передается по телефону и записывается получателем. Текст телефонограммы, записанный специалистом администрации в книге регистрации телефонограмм, передается Главе администрации для дальней переадресации или работы. Изготовление, применение печатей и штампов. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации поселения, производится по разрешению Главы Екатериновского сельского поселения. Образцы печатей и штампов согласовываются с Главой сельского поселения. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Главы Екатериновского сельского поселения. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность Глава сельского поселения. Печать используется в соответствии с Регламентом администрации поселения. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы сельского поселения разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников всех документов запрещается. Особенности учета и хранения печатей и штампов. Изготовленные печати и штампы выдаются под расписку специалистам администрации по структурным подразделениям. В структурных подразделениях печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагается на специалистов, использующих указанные печати и штампы в своей работе. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту. В журнале учета приложение 10 проставляются соответствующие отметки. Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в администрации поселения создается комиссия. Организация документооборота и исполнения документов. Общие правила организации документооборота. Движение документов в администрации поселения с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации поселения, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом администрации Екатериновского сельского поселения. Прием, регистрация, отправка документов. Прием и регистрация поступающей корреспонденции на Главу администрации или в адрес администрации поселения производится ответственным специалистом. Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в журнале регистрации поступающих документов приложение 11 и направляются на рассмотрение Главе Екатериновского сельского поселения. Документ с резолюцией направляется исполнителям с соответствующей отметкой в журнале регистрации поступивших документов. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений. Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи или с неадекватной подписью, без приложений, если на их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые не регистрируются и возвращаются адресанту. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: Отправка документов регистрируется в журнале регистрации отправляемых документов. Регистрация поступающих и отправляемых документов. Регистрация служебных документов — это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах приложение При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение Главе сельского поселения. Документы, поступившие в администрацию поселения, регистрируются в журнале учета поступающих документов, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации приложение При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления. Срок рассмотрения документов с момента их регистрации до передачи на исполнение — не более трех дней. Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи. Электронная почта и факсимильная связь — один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между организациями, имеющими соответствующие технические средства. Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения администрации поселения. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения. Передача и прием документов осуществляется только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход на средства электронной почты. Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход на средства электронной почты, установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. Учет количества документооборота за определенный период времени ведется в администрации специалистом, ответственным за отправку заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятие входящей корреспонденции. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Учет количества документов может проводиться по администрации поселения в целом или по отдельным подразделениям. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие соответствующую отметку. Контролируемые документы регистрируются в журнале по контролю исполнения документов для учета и контролируются по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Во всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно вносит изменения в регистрационно-контрольную форму новый срок, дата изменения, подпись. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Ответственность за координацию работ, полноту и сроки исполнения документа несет ответственный исполнитель. Он вправе отдавать соисполнителю распоряжения, направленные на исполнение документа. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с руководителем все контролируемые документы. Снятие документа с контроля осуществляет лицо, поставившее документ на контроль. Снятие документа с контроля оформляется в регистрационном журнале отметкой об исполнении документа, в которую входят:. В администрации поселения учет и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется ответственными специалистами по распоряжению Администрации поселения. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан далее — обращения граждан , полученные по почте, передаваемые гражданами во время личного приема и непосредственно в администрацию поселения регистрируются специалистом по контролю за обращениями граждан , проставляется штамп и дата. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации с момента поступления в течение трех дней с момента поступления в администрацию поселения. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляются дата поступления письма и регистрационный номер. Они передаются специалистом непосредственно руководителю. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция передается для регистрации и направления исполнителю. Обращение проверяется на повторность и регистрируется в журнале регистрации письменных обращений граждан приложение Если обращение является повторным, материалы по предыдущему обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы. Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Если обращение направлено из Администрации Ростовской области или других организаций, то отмечается:. На каждое обращение заводится дело с указанием всех реквизитов письма и отмеченных данных заявителя. Срочные обращения передаются незамедлительно. Не допускается передача дела по обращению граждан от одного исполнителя другому, минуя специалиста по контролю за обращениями. Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращению граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме. Запрещается направлять обращения жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых в них обжалуются. Письменное обращение, поступившее в администрацию поселения, рассматривается по компетенции в течение 30 дней со дня его регистрации. В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены Главой сельского поселения, но не более чем на 30 дней. Для отметки о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель информирует специалиста по контролю за обращениями граждан и письменно уведомляет заявителя о новых сроках исполнения. Личный прием граждан осуществляется Главой сельского поселения или лицами, временно назначенными исполняющими обязанности Главы поселения. Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к Главе поселения, организация проведения личного приема граждан возлагаются на ответственного специалиста. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. Карточки учета приема посетителей приложение 14 вместе со всеми материалами за подписью лица, ответственного за прием, регистрируются в журнале приложение 15 и направляются непосредственным исполнителям для рассмотрения. Контроль за исполнением принятых решений осуществляет руководитель, проводивший прием граждан. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Учет обращений граждан на встречах и выездных приемах в составе информационных групп, подготовка ответов в соответствии с поручениями руководителей по итогам приемов возлагаются на секретарей информационных групп. Рассмотрение принятых на выездных приемах писем проводится в соответствии с установленным Инструкцией порядком. Поступившие в администрацию письма членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Ростовской области, отражающие обращения к ним граждан, регистрируются и передаются Главе Екатериновского сельского поселения. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из средств массовой информации, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, органы государственной власти вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению для рассмотрения органам государственной власти, органам местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава поселения или его заместители вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение. Письма, переданные Главе поселения во время его встреч с жителями района, регистрируются и рассматриваются безотлагательно, ставятся на контроль в соответствии с установленным Инструкцией порядком. Организация работы архива обращений граждан. В администрации поселения в архиве хранятся обращения граждан и документы по их рассмотрению поручения, ответы, справки и др. В архив администрации передаются как завершенные делопроизводством дела, так и обращения граждан, рассмотрение которых не завершено. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, образующиеся в администрации поселения, их виды, состав и содержание. Сводная номенклатура дел приложение 16 составляется специалистом по делопроизводству на основе номенклатур дел структурных подразделений и подписывается Главой сельского поселения. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее специалисту по делопроизводству. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации поселения. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации поселения. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации поселения цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел томов, частей. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы населенного пункта , ее его название указывается в заголовке дела. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период квартал, год , на за который составлены планы отчеты. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома части , уточняющее содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивом срок хранения. Если в течение года в администрации поселения возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел томов. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Исполненные документы должны в дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Распоряжения и постановления Администрации Екатериновского сельского поселения, распоряжения Администрации Екатериновского сельского поселения по личному составу группируются, и в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Проекты нормативных правовых документов группируются в отдельные дела, систематизируются по номерам. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Положением о порядке ведения личных дел, утвержденным постановлением Администрации Екатериновского сельского поселения от Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу. Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов частей , являются крайние даты документов дела, то есть даты число, месяц, год регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и т. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Архивный шифр дела номера фонда, описи, дела на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной комиссией до этого он проставляется карандашом. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения вносятся уточнения: Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки, скобы из документов удаляются. Дела временного до 10 лет включительно хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Организация оперативного хранения документов. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. Завершенные дела постоянного и долговременного свыше 10 лет сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Администрации района. Порядок передачи документов на хранение в архив. Документы администрации поселения являются ее собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от Экспертиза ценности документов — определение ценности научного, исторического и практического значения документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения. В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения. Экспертиза ценности документов проводится: Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в администрации поселения создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. Функции и права экспертной комиссии администрации поселения определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с архивной службой Администрации района и утверждается распоряжением Администрации Екатериновского сельского поселения. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации поселения составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Администрации района. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения. Подготовка и передача документов в архив Администрации района. В архив Администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного хранения. Их передача производится только по описям дел. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации поселения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений администрации поселения обязаны устранить. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии ответственного специалиста администрации поселения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. Машинописн ые, копировально-множительные работы, тиражирование. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации поселения. Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат. Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником общего отдела, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания, или руководителями структурных подразделений. Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности. Прием документов на печатание прекращается за час до окончания рабочего дня. Ксерокопирование документов производится в администрации поселения. Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации поселения ксерокопированию не подлежат. Копирование документов производится в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Главы сельского поселения и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой по согласованию с руководителями структурных подразделений. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. ОБРАЗЕЦ распоряжения Администрации Екатериновского сельского поселения по основной деятельности. Екатериновка, М-Курганский район, Ростовская область, ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации в администрации поселения. ФОРМА учетной карточки и журнала регистрации письменных обращений граждан. Наименование должности лица, составляющего заверительную надпись Личная подпись инициалы, фамилия. Конфликты и пути их разрешения. Воспоминания о конфликтах как правило вызывают неприятные ассоциации: Загадки о предметах личной гигиены. МОЧАЛКА Чтобы волосы блестели и красивый вид имели, чтоб сверкали чистотой, мною их скорей помой. ШАМПУНЬ Я эту загадку в карман положу, достану пото Презентация магистерской дисссертации 8. После эпохи строительства Великих пирамид при Хунатене в XIV-XV веках новой эры мы подходим к эпохе знаменитого завоевателя фараона Тутмеса или Тутмоса III. Мы продолжаем движение вверх по истории Египта. После эпохи строительства Великих пирамид при Хунатене в XIV-XV веках новой эры мы подходим к эпохе з Сохрани ссылку в одной из сетей: Екатериновка Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Екатериновского сельского поселения. В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации поселения, установления единого порядка ведения делопроизводства: Путеводитель раскрывает состав и содержание фондов ГАЛО за период с XVII в. Адресован широкому кругу пользователей архивной информации. Государственный архив Оренбургской области является крупным хранилищем ценнейших архивных материалов, отражающих историю не только нынешней области, но и соседних областей и республик, территории которых до Великой Октябрьской социалистической. Епархиальные архиереи подчинялись Синоду, как раньше патриарху. Список школ на 3 л. Глава Екатериновского сельского поселения Личная подпись И. Глава Степановского сельского поселения Личная подпись А. Администрация Екатериновского сельского поселения Матвеево-Курганского района Ростовской области. Главе администрации Матвеево-Курганского района. О порядке подготовки к конференции. Оттиски печатей и штампов. Дата выдачи и расписка в получении. Название краткое содержание документа. Кому направлено в работу. Кому поручено, результат рассмотрения. Краткое содержание письменного обращения. Кому направлено на рассмотрение. Результат рассмотрения обращения, дата письменного ответа заявителю. Фамилия, имя, отчество заявителя. УТВЕРЖДАЮ Глава сельского поселения. Срок хранения дела и номера статей по перечню. Заголовок дела или группы дел. Дата дела или крайние даты дел. Количество дел томов, частей.
Официальный сайт Романовского сельского поселения Дубовского района. Администрация МО Богдановского сельсовета Степновского района Ставропольского края Официальный сайт. Главная Администрация Глава поселения Доклады о работе Задачи и полномочия Муниципальная служба Вакансии Должностные инструкции Нормативно-правовые акты Квалификационные требования Доход муниципальных служащих Условия и результаты конкурсов Порядок поступления на муниципальную службу Муниципальные услуги Муниципальные заказы Аукционы Информация, документы Котировки Конкурсы Реестр муниципальных контрактов Муниципальный контроль Результаты проверок Постоянные комиссии Структура администрации Телефонный справочник Статистическая информация Собрание депутатов Депутаты Решения Собрания Решения Решения Решения Решения Решения Решения Решения Решения Доходы депутатов Муниципальные правовые акты Устав поселения Программы Решения собрания Решения Решения Решения Решения Решения Решения Решения Решения Регламенты Распоряжения Распоряжения Распоряжения Распоряжения Распоряжения Распоряжения Распоряжения Распоряжения Распоряжения Постановления Постановления Постановления Постановления Постановления Постановления Постановления Постановления Постановления Постановления Постановления Проекты документов Публичные слушания Порядок обжалования НПА Бюджет для граждан Бюджет по годам Отчет об исполнении Прием граждан График приема Рассмотрение обращений Работа с обращениями Онлайн обращение Формы заявлений Порядок рассмотрения обращений Реквизиты и контакты jQuery document. Новости Историческая справка Генеральный план Паспорт поселения Подведомственные организации Противодействие коррупции Нормативно-правовые акты Антикоррупционная экспертиза Комиссия по противодействию коррупции Методические материалы Формы заявлений Сведения о доходах муниципальных служащих Сообщить о факте коррупции Прокуратура информирует ГОиЧС Социально-экономическое развитие Местные налоги Тарифы ЖКУ Правила землепользования Социальная сфера Сельская библиотека Сельский дом культуры Газета "РОДНЫЕ ПРОСТОРЫ" год год год год год год Фотоальбом Конкурс на должность главы Администрации Романовского сельского поселения Перечни информационных систем, банков данных, реестров, регистров Сведения о предоставленных льготах, отсрочках, рассрочках, о списании задолженности Перечень образовательных учреждений О сайте Использование информации Соответствие 8-ФЗ Карта сайта. Прогноз на 2 недели. Gismeteo Прогноз на 2 недели.
Что где саратов объявления
Вязание пухового палантина спицами схемы
Стражи галактики 2 торрент файл
Как создать виртуальную машину в windows 7
Сколько зубов на ремне