Ссылка на файл: >>>>>> http://file-portal.ru/Инструкция по формированию личных дел работников/
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
Ведение личных дел работников
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации специалист по кадрам. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации. Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора контракта и издания приказа распоряжения, решения, постановления о приеме на работу назначении на должность. Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Актуальность настоящей работы является возможность дать кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике. Целью данной курсовой работы является ведения личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным актам. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору. На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки вахтеры, дворники, уборщицы и т. Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами например, Инструкцией по кадровому делопроизводству. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника например, аттестационный лист. В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника. Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве. Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела Федеральный закон от Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает:. Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов заверенных копий документов. Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом. Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле штампов установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности. Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме в форме заявления с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. Таким образом, личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме переводе на соответствующую должность. Формирование последующее ведение и оформление личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами. Формирование личного дела производится непосредственно после приема перевода работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:. Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок. Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров анкеты , отражаются в дополнении к личному листку анкете. Дополнение к личному листку включает: Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника присвоении ему почетных званий и т. Кроме того, в личное дело помещаются но при этом не подшиваются в него справки, заверенные фотографии сотрудника и т. Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации далее ТК РФ запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством. Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно, отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве компании либо в территориальном архиве. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября г. Личные дела хранятся в кадровой службе в приспособленном для этой цели помещении отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов сведений от хищения разглашения. С этой целью личные дела следует хранить в сейфах шкафах , располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа шкафа могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:. В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов - алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в личное дело обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и хранению дел. Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке личного дела к передаче в архив организации после увольнения работника. Форма обложки личного дела отличается от формы обложки дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, конкретизацией вида дела Личное дело , указанием индекса дела не по номенклатуре дел все личные дела включаются в номенклатуру дел организации под одним индексом , а отдельным журналом книгой учета личных дел, указанием в качестве заголовка дела фамилии, имени и отчества работника, на которого заведено личное дело. При этом следует помнить, что если в период формирования и ведения личного дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней. Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал книга учета личных дел, форма которого установлена в Инструкции. При регистрации личного дела в журнале книге заполняются следующие графы: Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный при постановке на учет, то есть при регистрации в журнале книге. Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале книге учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа распоряжения, решения, постановления о приеме на работу назначении на должность. Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче в архив подлежат все дела, возникшие в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст. Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется согласно требованиям законодательствам. К актам законодательства, регламентирующим соответствующие вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Исходя из требований нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве. Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации специалистом по кадрам. Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в г. Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления сколки, скрепки, булавки и т. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке по датам поступления и порядковым номером таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления во избежание ржавчины. Нумерация листов в деле. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставиться новый номер. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патетные изобретения и др. Форма внутренней описи, порядок её составления регламентируются основными правилами работы архивов организаций. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись лист-заверитель дела , в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации пропущенные и литерные номера и физическое состояние документов дела. Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с отражением его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, а старая заверительная надпись зачеркивается. Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером. Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, поскольку на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела тома, части , крайние даты документов дела, количество листов в деле. Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении освобождении от занимаемой должности. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики Если она есть формирования отдельных категорий дел. Передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от Главная Цены Заказать Статьи О проекте. Home Диплом Менеджмент Правила ведения и хранения личных дел. Правила ведения и хранения личных дел. Заказ работы Нужна авторская работа? Все для успешной учебы.
Платиновая карта почта банка стоимость обслуживания
Каталог запчастей мазда милления
Смоленск ярцево расписание
Формирование дел. Личное дело работника: документы, прядок ведения, сроки хранения
Какую сумму составляет материнский капитал 2017 году
Жироуловитель для кухни своими руками
Туристическая карта мира для путешествующих людей
Личное дело работника
Трудности перевода фразеологизмов в художественном дискурсе
Каталог аудио техники
Помощь: Личные дела работников: порядок формирования, ведения и хранения
Расписание внеурочной 5 7 классы
Положение о верховном суде
История цивилизаций предмет история цивилизаций
Инструкция по формированию, ведению и хранению личных дел работников мкоу дод базарносызганской дши
Пар костей не ломит значение