Приказ об утверждении номенклатуры дел
Составление номенклатуры дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов
Образец номенклатуры дел ДОУ (новая)
Наличие номенклатуры дел является обязательным для каждой организации. Более того, данная необходимость обусловлена большим практическим значением номенклатуры, которая помогает в определении сроков хранения документов, состава дела и т. Также с помощью номенклатуры становится возможным более систематизированное архивное хранение дел и дальнейшая работа с ними. Однако не все имеют представление, как составить номенклатуру дел организации образец представлен ниже , и чем руководствоваться при ее оформлении. Давайте разберемся в данном вопросе. Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду вопросу и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения. Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения. С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел. Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей. Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения. Имеет рекомендательный характер и необходима для определения примерного состава дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется. Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах. При создании индивидуальной номенклатуры следует:. Сводная номенклатура дел организации объединяющая номенклатуры структурных подразделений составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения. Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:. Составляется номенклатура дел организации образец представлен ниже с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:. Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года. При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству более половины , то процедура составления номенклатуры значительно упрощается. Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет. Перед тем, как приступить к составлению, необходимо проверить наличие нормативных правовых документов, изданных на уровне публично-правового образования республики, области, края. При отсутствии таковых следует руководствоваться Положением N в части, не противоречащей актам, изданным позднее , Правилами N Также следует помнить, что номенклатура дел, составленная в бюджетном учреждении, подлежит обязательному согласованию с экспертной комиссией государственного муниципального архива, источником комплектования которого является данное бюджетное учреждение. Более того, номенклатура дел бюджетной организации подлежит обязательному согласованию с соответствующим архивным учреждением не реже, чем раз в 5 лет. Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. PRO Делопроизводство Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту! После регистрации вы сможете: Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта. Подписка на рассылки По вопросам подписки: Читайте в электронном журнале Все краски офисного лета для секретаря! Ввести код доступа О журнале. Делопроизводство Документооборот Архивное дело Деловой этикет Секретарь руководителя Законодательство Документационное обеспечение Системы делопроизводства Система документооборота Электронный документооборот Документы делопроизводства Регистрация документов Оформление документов Экспертиза ценности Деловые переговоры Все 59 тем. Высшая Школа Секретаря Вебинары Архив вебинаров Документы Образцы. Кадровое делопроизводство Номенклатура дел. Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в году. Лучшие статьи Инструкция по делопроизводству Корпоративный кодекс: Как составить график рабочего дня? Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Мероприятия Проверь свои знания и приобрети новые Посмотреть. Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Почему важно соблюдать правила оформления документов Как развить творческий интеллект Как подготовить руководителя и коллег к своему отпуску: Читайте в электронном журнале Секреты эффективного взаимодействия с руководителем Вам поручили создать архив: Диаграммы в MS Excel: Новости партнеров В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. При клике отсылаем событие GA Click jQuery " yw0 a. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Всего один шаг - и документ Ваш!
Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Ф едеральным законом от На нее в настоящее время нацелено основное внимание специалистов нашей отрасли — экспертов и практиков. Но на этом изменения не заканчиваются. Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры так как они помещены вместе в единый пункт внутри частей 1 и 2 статьи В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Документы по личному составу за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи , созданные до года , хранятся:. Документы по личному составу за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи , созданные начиная с года , хранятся:. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:. Пока отсутствуют разъяснения Росархива о том, как государственные и муниципальные архивы, по графику принимавшие документы по личному составу, должны теперь исполнять договоры, уже заключенные с организациями — источниками комплектования. Это, действительно, требует разъяснений либо корректировки нормативной базы, которых мы ожидаем в начале следующего года. Но даже при отсутствии официальных разъяснений по применению действующего законодательства его нормы должны соблюдаться! Что можно и нужно сделать уже сейчас? Поэтому, если в организации создан архив как структурное подразделение , то в раздел Положения об архиве, где устанавливается состав документов, которыми он комплектуется, необходимо внести соответствующее упоминание документов по личному составу с указанием временной границы при определении сроков их хранения:. Если архив как структурное подразделение не создается , то ответственность за архивное хранение документов по личному составу должна быть возложена на другое подразделение и его сотрудников персонально. Это оформляется приказом первого руководителя, который отвечает по должности за организацию текущего оперативного и архивного хранения документов компании. Распорядительный пункт приказа о возложении ответственности за архивное хранение кадровых документов. Если архив не создается как структурное подразделение, ответственность за архивное хранение документов организации может возлагаться и на одного из сотрудников службы делопроизводства а в небольшой организации — на секретаря:. Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников заручившись их письменным согласием на это:. Для разработки номенклатуры дел на очередной календарный год служба делопроизводства, как известно, использует свой рабочий экземпляр, в который в течение текущего года вносит необходимые изменения и уточнения, конкретизирует заголовки дел, занимает резервные номера, ведет таблицу соответствия индексов дел при изменении структуры организации и т. И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на летний, то более короткие сроки 10 лет, 5 лет, 3 года и т. Например, при наличии сотрудников, принятых на работу в году и ранее, сроки хранения их личных дел и лицевых счетов будут отличаться от сроков в отношении работников, принятых на работу позже:. Фрагмент номенклатуры дел за год коммерческой организации с комментариями, выделенными оранжевым цветом. Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до года включительно и подлежащие долговременному свыше 10 лет хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения. И в этом случае самым актуальным становится совершенно иной вопрос: Закон обратной силы не имеет по крайней мере не должен иметь , однако необходимость в разъяснениях со стороны Росархива остается. Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет со ссылкой на ст. Правила составления итоговой записи к номенклатуре дел на год , которая выполняет учетную функцию, формально могут не меняться. В итоговой записи предусматривается указание общего количества дел подобного срока хранения за год, в том числе переходящих личные дела, книги и журналы учета и т. При разработке номенклатуры дел на год рекомендуем обратить внимание на 3 важнейших фактора: В Примере 6 покажем формулировки заголовков дел и их систематизацию, правильные сроки хранения в проекте номенклатуры дел кадровой службы коммерческой организации на год. При этом обратите внимание, что:. С учетом требований к защите персональных данных личные дела целесообразно формировать на каждого сотрудника отдельно, и в процессе оформления личных дел уволенных при подготовке их к сдаче в архив не объединять несколько личных дел в одно, даже если оно не превышает по объему лимит в листов, то есть не сшивать несколько личных дел вместе по году увольнения. Личные дела сотрудников в металлическом шкафу в кадровой службе или у секретаря всегда делились на 2 массива:. Аналогично нужно поступить со всеми делами, для которых этот закон скорректировал срок хранения. Чтобы много раз не вписывать вручную длинный текст, для ускорения процесса можно использовать самонаборный штамп. Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Введенные пароли не совпадают. Не заполнено обязательное поле Должность. Выберите, что Вам интересно. Выберите, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Бухгалтерия и налоги Юридический навигатор Арсенал индивидуального предпринимателя. Введите логин или Email. Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Бухгалтерия и налоги Арсенал индивидуального предпринимателя. Об издательстве Журналы Контакты Рекламодателям Сотрудничество Архив статей Карта сайта Служба рассылок. Составление номенклатуры дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов Рейтинг 5 0 комментариев просмотров. Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ. Документы по личному составу за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи , созданные до года , хранятся: Документы по личному составу за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи , созданные начиная с года , хранятся: Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся: Пример 1 Фрагмент Положения об архиве. Пример 2 Распорядительный пункт приказа о возложении ответственности за архивное хранение кадровых документов. Пример 3 Распорядительный пункт приказа о возложении ответственности за архивное хранение кадровых документов. Пример 4 Фрагмент номенклатуры дел за год коммерческой организации с комментариями, выделенными оранжевым цветом. Пример 5 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в отделе кадров. Пример 6 Табличная часть номенклатуры дел кадровой службы коммерческой организации на год. Пример 7 Корректировка срока хранения на обложке дела выделено оранжевым. Вернуться назад Пункт 4. Версия для печати Отправить коллеге. Как подвести итоги делопроизводственного года и подготовиться к новому? Ушанов Александр Попытка обеспечить сохранность документов ликвидированных предприятий: Иритикова Вера Как исправить ошибку нумерации дел в сдаточных описях? Свернуть форму комментария Комментировать. Юридический справочник руководителя Делопроизводство и документооборот на предприятии Кадровая служба и управление персоналом предприятия Налоговый учёт для бухгалтера Арсенал предпринимателя Перейти к оформлению подписки. Подписка на печатные версии журналов издательства по низким ценам - в ООО "Дело-пресс". Допускается ли организационный документ, разработанный на предприятии, утверждать как самостоятельный документ не приложение к приказу и позже вводить в действие приказом? Компания ликвидирована, и документы по личному составу уже сданы в архив. Подскажите, как правильно уничтожить оставшиеся документы? Как отобрать к уничтожению проектную, рабочую документацию? Задать вопрос для интервью. Новое на сайте delo-press. Нашли опечатку на сайте? Выделите ее и нажмите: Россия , , Москва , ул. Правила подписки на сайте delo-press.
Mercedes cla 45 amg характеристики
Соляная комната сколько можно находиться
График на месяц образец
Какие изделия можно сделать своими руками
История россии 8 класс отечественная война 1812