Но успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной информации. Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности. Этот документ - Инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже отнесена к сведениям ограниченного доступа. Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа, машинописным или рукописным способом. Если документ рассылается четырем и более адресатам, оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа указывается:. Визирование документов с грифами конфиденциальности происходит под четким контролем исполнителя. В любом случае правила номерообразования для каждой группы документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству. При отправке конфиденциальных документов применяют двойное пакетирование вкладывание конверта в конверт: Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: При проведении проверки специально созданной приказом по организации комиссией осуществляются следующие действия:. Форма журнала учета машинных носителей может быть следующей:. Все эти особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству. Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. PRO Делопроизводство Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту! После регистрации вы сможете: Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта. Подписка на рассылки По вопросам подписки: Читайте в электронном журнале Все краски офисного лета для секретаря! Ввести код доступа О журнале. Делопроизводство Документооборот Архивное дело Деловой этикет Секретарь руководителя Законодательство Документационное обеспечение Системы делопроизводства Система документооборота Электронный документооборот Документы делопроизводства Регистрация документов Оформление документов Экспертиза ценности Деловые переговоры Все 59 тем. Высшая Школа Секретаря Вебинары Архив вебинаров Документы Образцы. Конфиденциальное делопроизводство имеет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства. Из каких разделов состоит этот документ? Содержание каждого из разделов Инструкции. Алгоритм работы с документами с грифами конфиденциальности. Сонин Бюджет движения денежных средств, уч. Наименование должности Подпись И. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Мероприятия Проверь свои знания и приобрети новые Посмотреть. Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Почему важно соблюдать правила оформления документов Как развить творческий интеллект Как подготовить руководителя и коллег к своему отпуску: Читайте в электронном журнале Секреты эффективного взаимодействия с руководителем Вам поручили создать архив: Диаграммы в MS Excel: Новости партнеров В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. При клике отсылаем событие GA Click jQuery " yw0 a. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Всего один шаг - и документ Ваш!
Инструкция устанавливает общие требования, предъявляемые к регистрации, учёту, оформлению, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации. Конфиденциальная информация может содержаться на бумажных, электронных, магнитных и оптических носителях, в кино- и фотоматериалах. Соответствующий гриф конфиденциальности проставляется на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию. Гриф конфиденциальности и учётный номер носителя наносятся специальным маркером, предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов. На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Гриф без кавычек проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам. На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например: На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учётный номер носителя информации по Журналу учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной. В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам документам. Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нём под грифом конфиденциальности указывается: Заключение Комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, утверждаемым председателем Комиссии. Аналогичные отметки вносятся в описи дел. Работа с входящей, исходящей и внутренней. Особенности при работе с конфиденциальной корреспонденцией: Поступившие конверты пакеты с грифом конфиденциальности вскрываются кроме указанных в п. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Конверты пакеты вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится номер и дата регистрации конверта пакета. Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по письменному поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциальной документации. В левом нижнем углу конверта обязательно указывается номер документа номера документов , вложенного в конверт. Конфиденциальные документы, подлежащие отправке адресатам ценными или заказными почтовыми отправлениями, курьерской службой или спецсвязью, отправляются с простановкой отметки в Журналах регистрации исходящих конфиденциальных документов. При этом документ регистрируется в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов структурного подразделения. Все виды журналов, предназначенные для учёта документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все страницы в них пронумерованы. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись. В журналах учёта отражаются данные о движении документов с момента их получения изготовления до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации. Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, которым был передан документ. Группировка конфиденциальных документов в дела. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела отдельно от документов открытого характера. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нём. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ. Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции. Все подшитые в дело том конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. По окончании дела тома в конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество внесенных в неё документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. Законченное дело том с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью председателя Комиссии. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело дела , которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нём документов. Дела передаются с обязательной полистной проверкой включенных в них документов. Ответственность за приём, хранение и выдачу дел с грифом конфиденциальности постоянного хранения возлагается на начальника указать структурное подразделение в котором осуществляется хранение дел. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в сейфах, запираемых шкафах ящиках. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т. Работы по тиражированию конфиденциальных материалов, а также уничтожению пробных и бракованных копий документов проводятся в присутствии сотрудника, ответственного за ведение конфиденциальной документации. В случае выполнения работ с использованием дискет электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере уничтожаются. Копирование конфиденциальных документов осуществляется только лицом, ответственным за ведение конфиденциальной документации, в соответствии с письменной резолюцией руководителя подразделения, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. Дополнительно размноженные документы учитываются за номером основного документа. При этом запись о дополнительно отпечатанных экземплярах производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: При пересылке документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется. Конфиденциальные документы запрещается передавать по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет, Интранет и другим без использования мер защиты. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем подразделения - исполнителя документа. В докладной записке указывается обоснование уничтожения конфиденциальных документов. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, подлежит обязательному удалению путём полного форматирования носителя. Контроль за состоянием конфиденциальной документации. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путём сверки журналов учёта с фактическим наличием документов, а также отметок об уничтожении или отправке документов в этих журналах с актами и реестрами. К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам, неисполненные конфиденциальные документы подлежат перерегистрации в журналах учёта нового года, а в старых журналах производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учётных номеров. Учёт лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации,. Ответственность за неисполнение ненадлежащее исполнение настоящей Инструкции. Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации 2. Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией 3. Группировка конфиденциальных документов в дела 4. Хранение конфиденциальных документов 5. Пересылка конфиденциальных документов 7. Уничтожение конфиденциальных документов 8. Учёт лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации, и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана Ответственность за неисполнение ненадлежащее исполнение настоящей Инструкции
https://gist.github.com/26c3b2072254d5e0769216df9f89127f
https://gist.github.com/d7c3ebdaa23c7936f0c7e90c7b3210a5
https://gist.github.com/5bf6688ce451e0dc86158acc5bc0e053