Помощь: Порядок разработки должностных инструкций
Директор издательства
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КАЛЕНДАРЬ
Техническая библиотека гостов, стандартов, правил, нормативов. Все для информационного обеспечения технической службы Вашей организации. Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте. Об утверждении "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября г. Утвердить прилагаемую "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". Считать утратившей силу "Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации", утвержденную Государственной архивной службой России Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти далее именуется - Типовая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральной архивной службой России. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением федеральными органами исполнительной власти действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов, как составной части Архивного фонда Российской Федерации. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления далее именуется - служба ДОУ федерального органа исполнительной власти. Деятельность федерального органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией федерального органа, порядком разрешения вопросов единоначальный или коллегиальный , объемом и характером взаимосвязей между федеральным органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6. Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти - головными исполнителями законопроектов с приложением следующих сопроводительных материалов: Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован руководителями федеральных органов исполнительной власти, подготовивших вносящих законопроект, или лицами, исполняющими их обязанности, руководителем Министерства юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций. Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство Российской Федерации с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются представившим их федеральным органам исполнительной власти. Законопроект имеет следующие реквизиты: Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. О внесении изменений в пункт 2 статьи Гражданского кодекса. Российской Федерации в части платежей в бюджет. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Текст законопроекта может подразделяться на части например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации , разделы, главы, статьи. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Номера глав проставляются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Текст статьи печатается в строку. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи. Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом, за подписью руководителя федерального органа исполнительной власти, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением. Согласование проектов актов указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника проекта документа в нижней его части. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект акта Президента Российском Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются руководителями федеральных органов исполнительной власти или лицами, исполняющими их обязанности, которые представляют проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти. Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещении, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством имущественных отношений Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации - с Управлением делами Президента Российской Федерации. Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации. Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт 1,5 интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть в распоряжении - распорядительную часть. Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом постановляю , которое печатается в разрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ распоряжение , должны соответствовать структуре основного нормативного акта. При наличии приложений к указу распоряжению Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов распоряжений Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации в других случаях не рекомендуется. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля. Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: На распоряжениях место издания не печатается. Печатается от левой границы текстового поля. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов распоряжений. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем органа, внесшего проект. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки, печатаются центрированным способом относительно границ текста. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы наименование граф повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа распоряжения Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части разделы, подразделы, пункты, подпункты можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой например, 1. Номер пункта должен состоять, из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками например, 2. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь, порядковую нумерацию в пределах каждого пункта например, 1. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа распоряжения в нижней его части. На приложениях к проектам указов распоряжений визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся руководителями федеральных органов исполнительной власти. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним. Документы программы, положения, планы, нормы и т. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой. Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться руководителями федеральных органов исполнительной власти иными органами государственной власти , которые представили проект и которым в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти. Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями. Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации. При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения замечаний он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение замечания визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта. Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Фе дерации внесены уточнения, не меняющие его сущности определяется руководителем подразделения - исполнителя. Проект акта имеет следующие реквизиты: Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта. Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов распоряжений Президента Российской Федерации. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть в распоряжениях - распорядительную. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая распорядительная часть проектов постановлений распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению распоряжению Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля. Приложения к проектам актов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений распоряжений. Порядок оформления приложений к проекту постановления распоряжения Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов распоряжений Президента Российской Федерации. Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов распоряжении Президента Российской Федерации. Справка к проекту постановления распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: В заголовке указывается полное название проекта постановления распоряжения , к которому подготовлена справка. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей инициалы и фамилия. Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала. Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции в соответствии с положениями о них в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа г. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти. Проекты приказов распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов приказов распоряжений является обязанностью службы ДОУ. Проекты приказов распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа распоряжения , возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов распоряжений , представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Проекты приказов распоряжений печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Проекты приказов распоряжений , подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий федерального органа исполнительной власти и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Копии приказов распоряжений или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ. Проект приказа распоряжения во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Приказ распоряжение имеет следующие реквизиты: Наименование федерального органа исполнительной власти. Наименование вида документа - приказ. Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. О командировании работников Министерства в …. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст приказа может состоять из 2 частей: В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю , которое печатается в разрядку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие - то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка. Подразделения должностные лица , до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах распоряжениях Президента Российской Федерации. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи инициалы, фамилия. Приказы распоряжения подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. При оформлении совместного приказа: Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти. Порядок подготовки проекта положения правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. Текст проекта положения правил, инструкции печатается на общем бланке федерального органа исполнительной власти. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: Основной текст положения правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания заседания , представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Справки подписываются руководителями подразделений - исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: Присутствовали - список присутствовавших или отсылка. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Постановление решение - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления решения. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления решения по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений решений , принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления решения в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании совещании и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании совещании , его личной подписи, расшифровки подписи инициалы и фамилия. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Гриф пометка ограничения доступа к документу - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа пометки через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним. При решении правовых нормативных вопросов федеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают постановления, как самостоятельные документы. Оформление реквизитов постановления аналогично п. Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся: Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма федерального органа исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. В федеральных органах исполнительной власти применяются следующие бланки: Состав видов бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности по заказам федеральных органов исполнительной власти. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя службы ДОУ. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению поручению руководителя федерального органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков. При подготовке организационно-распорядительных документов работники федерального органа исполнительной власти обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже. Заголовок к тексту документа. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5 заголовок не составляется. Датой документа является дата его подписания распорядительные документы, письма или события зафиксированного в документе протокол, акт ; для утверждаемого документа план, инструкция, положение, отчет - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти должны иметь одну единую дату. Способ написания даты зависит от характера документа: Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем федерального органа или, по его поручению, первым заместителем руководителя. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем ответственным исполнителем и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы. Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Заместитель министра путей сообщения. Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности: На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Федерального органа исполнительной власти. В состав резолюции входят следующие элементы: В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указании по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, например: На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Оформление приложений к документу. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: Движение документов в федеральных органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в федеральных органах исполнительной власти, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам. При применении в федеральных органах исполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операции, производимых с документом и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в федеральные органы исполнительном власти. Доставка документов в федеральные органы исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в федеральные органы исполнительной власти доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: Документы, поступающие в федеральные органы исполнительной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы, адресованные руководству федерального органа исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму далее именуется - РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. Документы, отправляемые федеральным органом исполнительной власти, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ федерального органа исполнительной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября г. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти технических и программных средств. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телефонной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа г. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается печатается получателем. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри федерального органа исполнительной власти, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создаст файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик область памяти ЭВМ , которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляемся через эти почтовые ящики. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: Заявки хранятся в течение одного года;. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. Учет количества документов за определенный период времени год, месяц проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в федеральном органе исполнительной власти системы учета документов. Учет количества документов может проводиться по федеральному органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах. Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: Все отметки размещаются на свободных от текста местах. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов проектов документов, справок, сведений и т. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату. При обращении депутата в федеральный орган исполнительной власти должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью. При обращении депутата должностные лица безотлагательно а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке установленном федеральным законом о государственной тайне. Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованной с инициатором запроса срок. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос должно дать ответ на него в устной на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российском Федерации или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленной соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ федерального органа исполнительной власти в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. В структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. В федеральном органе исполнительной власти анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом руководство федерального органа исполнительной власти. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя федерального органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ. Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, регистрируются в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах. Регистрационный номер документа состоит из порядковою номера, который, исходя из информационных потребностей федерального органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: Регистрация документов - ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу - ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в федеральных органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т. Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности федерального органа исполнительной власти, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам федерального органа исполнительной власти, иным государственным органам, организациям, физическим лицам. Порядок получения пользователем информации определяет федеральный орган исполнительной власти как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется федеральными органами исполнительной власти, в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством. Контроль исполнения включает в себя: Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. Контроль исполнения обеспечивает руководитель федерального органа исполнительной власти и по его поручению специальная служба контроля, а в ее отсутствие служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, приказы федерального органа исполнительной власти, решения коллегиального органа и др. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя федерального органа исполнительной власти, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 - х дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, руководители федеральных органов исполнительной власти представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ новый срок, дата изменения, подпись. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган организация - автор документа. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов предварительный контроль в следующем порядке: Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель федерального органа или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение ответственный исполнитель , дата. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно руководителем федерального органа исполнительной власти либо по его поручению одним из заместителей руководителя. Руководитель федерального органа, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции. Служба ДОУ делает соответствующие отметки в РКФ: Руководитель службы ДОУ еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководителя федерального органа исполнительной власти о состоянии исполнительской дисциплины по исполнению документов вышестоящих органов. О ходе и результатах исполнения каждого документа руководителю федерального органа исполнительной власти представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности. Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Прави тельства Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки. Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупности видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в центральный архив федерального органа исполнительной власти далее именуется - архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков наименований дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о федеральном органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел, за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание. Номенклатура дел структурного подразделения составляется отделом , лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения, и представить ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива федерального органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией далее именуется - ЦЭК федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией далее именуется - ЭПК федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в федеральном органе исполнительской власти. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения федерального органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в но менклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве федерального органа исполнительной власти. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального органа исполнительной власти. Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы федерального органа исполнительной власти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел томов, частей. Заголовок дела должен четко, и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: Документы о проведении тематических выставок планы, списки, доклады, характеристики экспонатов. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Переписки с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно - технической документацией. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы населенного пункта , ее его название указывается в заголовке дела. Переписка с филиалом РГАНТД г. Самара об использовании архивных документов. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период квартал, год на за который составлены планы отчеты. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома части , уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения. Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел томов. Формирование дел - группировка исполненных документов и дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в федеральном органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях. Исполненные документы должны в дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегий группируются в два дела: Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела федерального органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразде лений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов частей , являются крайние даты документов дела, то есть даты число, месяц, год регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и т. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. На делах постоянного хранения пишется: Архивный шифр дела номера фонда, описи, дела на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива до этого он проставляется карандашом. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организации ОКПО. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения вносятся уточнения: Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела временного до 10 лет включительно хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются, в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного свыше 10 лет сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле, заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Документы федерального органа исполнительной власти являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного свыше 10 лет срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение федеральный орган исполнительной власти образует архив. Подготовка документов к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов в федеральном органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: Для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия далее именуется - ЦЭК и, при необходимости, экспертные комиссии далее именуется - ЭК в структурных подразделениях. Функции и права ЦЭК ЭК , а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти для ЦЭК и руководителем структурного подразделения для ЭК. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральной архивной службой России. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК ЭК под непосредственным методическим руководством архива. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК федерального органа исполнительной власти. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; на дела временного до 10 лет хранения описи не составляются. В федеральном органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива федерального органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив федерального органа. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел федерального органа исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные номера и пропущенные номера. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении федерального органа ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти, а второй остается и качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ЭК федерального органа исполнительной власти одновременно. Согласованные ЦЭК ЭК федерального органа исполнительной власти акты утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти только после утверждения экспертно-проверочной комиссией далее именуется - ЭПК соответствующего Федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего федерального органа исполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. В архив федерального органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и временного свыше 10 лет хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного до 10 лет включительно хранения передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив федерального органа исполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. Прием каждого дела производится заведующим архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью ко личество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив федерального органа исполнительном власти передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Форма справки о документообороте. При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации. Заполняется в соответствии с наименованием вида документа. В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа. В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа. Переносится в РКФ из регистрационного штампа. Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова. В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель исполнители , автор и дата резолюции. Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. Форма справки о состоянии исполнения документов. Заголовок дела тома, частей. Кол-во дел томов, частей. Временного до 10 лет включительно. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти. Итоговые сведения переданы в архив. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти. Форма обложки дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения. Форма внутренней описи документов дела. Индекс дела тома, части. Заголовок дела тома, части. Дата дела тома, части. Количество л истов в деле томе, части. Срок хранения дела тома, части. Форма описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу структурного подразделения. Заголовок дела или групповой заголовок дел. Дата дела или крайние даты дел. Номера описей номенклатур за годы. Количество дел томов, частей. Сроки хранения дела тома, части и номера статей по перечню. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документация федерального органа исполнительной власти. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. Организация документооборота и исполнения документов. Прием, обработка и распределение поступающих документов. Организация обработки и передачи отправляемых документов. Порядок прохождения внутренних документов. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи. Работа исполнителей с документами. Работа с обращениями и запросами депутатов. Поисковая система по документам.. Организация поисковой системы по документам.. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Организация документов в делопроизводстве. Формирование и оформление дел. Организация оперативного хранения документов. Порядок передачи документов на хранение в архив. Подготовка и передача документов в архив. В библиотеке документов. ГОСТы стандарты - в библиотеке действующих стандарта:: НОРМАТИВЫ - в библиотеке документов:: Реквизиты Комментарий по заполнению 1 2 Автор корреспондент При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида документа. Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа. Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа. Дата поступления Переносится в РКФ из регистрационного штампа. Индекс поступления Переносится в РКФ из регистрационного штампа. Заголовок к тексту Переносится заголовок к тексту документа. Резолюция В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель исполнители , автор и дата резолюции. Срок исполнения Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. По срокам хранения Всего В том числе: Москва Об утверждении "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября г. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации 3. О внесении изменений в пункт 2 статьи Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации 3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации 3. О командировании работников Министерства в … Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Положение, правила, инструкция 4.
Другие инструкции в разделе: Ru Библиотека Исследования Форумы. Директор издательства относится к категории руководителей. Директор издательства должен знать: Действовать от имени издательства без доверенности.
Сколько дней могут оплодотворять сперматозоиды
Краткая характеристика основных форм бухгалтерской отчетности
Характеристика от учителя на родителя
Допустимое значение коэффициента ликвидности
Лего ниндзяго моро