Инструкция по ведению делопроизводства
Инструкция по делопроизводству в небольшой организации
Вопрос 24. Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок, составление и оформление.
Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО "Малый кадр" единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО "Малый кадр". Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО "Малый кадр" автоматизированной системы "XXXXX", предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО "Малый кадр". Обеспечение ЗАО "Малый кадр" оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО "Малый кадр", курирующих соответствующие отделы. Прием входящей корреспонденции осуществляется помощником менеджера административного отдела, при этом проверяются правильность ее доставки и наличие приложений. Вскрывается вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой "Лично", которая вручается непосредственно адресату. Принятая корреспонденция передается в Дирекцию для последующей обработки и доклада генеральному директору или директорам, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в их компетенцию. Регистрация документов осуществляется централизованно в Дирекции путем занесения данных в компьютер в журнал регистрации полученных документов. На полученных документах в нижней части лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО "Малый кадр" и указанием даты поступления документа, а также его порядкового входящего номера с начала года. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается соответствующая отметка: Регистрация документа производится однократно секретарем генерального директора. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо-ответ, то к нему прикрепляется инициативное письмо. В результате рассмотрения документа генеральным директором на нем проставляется резолюция, содержание которой исполнитель, срок исполнения заносится в журнал регистрации полученных документов. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить в Дирекцию информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщаются дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело N", а также отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью и ставит дату. Затем документ подшивается в соответствующее дело. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора. В ЗАО "Малый кадр" устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор ЗАО "Малый кадр". Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на секретаря генерального директора. Директора проводят выборочный контроль по существу исполнения указаний генерального директора. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится штамп "Контроль". Вся информация об этих документах заносится в контрольный журнал секретарем генерального директора. Задание снимается с контроля только с разрешения генерального директора или временно замещающего его директора. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным. Исполнитель обязан давать секретарю генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в контрольный журнал и снятия документа с контроля. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа поручения несут исполнитель и директор, курирующий этот отдел. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в контрольный журнал. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО "Малый кадр". При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе. Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 5 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя. Документы оформляются в соответствии с образцами документов ЗАО "Малый кадр", которые находятся в файле exa. Документы ЗАО "Малый кадр" приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их генеральным директором, а в его отсутствие - заместителем. Приказ - правовой акт, издаваемый генеральным директором ЗАО "Малый кадр" или в его отсутствие - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед ЗАО "Малый кадр". Посредством приказа генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов. Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как генеральный директор, так и директора. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО "Малый кадр". Тексты этих документов состоят из двух частей: Распорядительная часть начинается словами "Приказываю" в приказе и "Предлагаю" в распоряжении. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Проект приказа и распоряжения согласовываются с юристом, а в части оформления - с секретарем генерального директора. На оборотной стороне листа приказа, распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела в Дирекции, вторые - вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников ЗАО "Малый кадр". Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его. Передавать документы на подпись генеральному директору следует через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа генеральному директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично директора или ответственные исполнители. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. В левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер. Исходящий номер состоит из: Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле Дирекции. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле. Данные об исходящем документе заносятся в журнал регистрации отправленных документов секретарем генерального директора. При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид:. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО "Малый кадр". Сводная номенклатура дела должна отражать полный комплекс дел всех отделов ЗАО "Малый кадр". Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы. Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО "МАЛЫЙ КАДР" и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки исходящая, входящая. При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. Номенклатура дел отделов на следующий год представляется в Дирекцию не позднее 15 декабря текущего года. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ЗАО "Малый кадр". В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке документы, поступившие последними, в деле будут первыми. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут начальники отделов и директора, курирующие данный отдел. Дела могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешаются. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения директора, курирующего отдел. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указываются отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника отдела и директора-куратора. Секретарь генерального директора один раз в квартал выборочно проводит проверку наличия дел и документов в отделах и информирует начальника отдела и директора-куратора о ее результатах. Полная проверка наличия дел и документов проводится в отделах ежегодно по завершении делопроизводственного года не позднее 20 января. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия ЗАО "Малый кадр" не менее 3 человек. В состав экспертной комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники отделов, юрист ЗАО "Малый кадр", а также представитель Дирекции. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются в архив. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается генеральным директором. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов осуществляет Дирекция ЗАО "Малый кадр". Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии членов экспертной комиссии. Экспертная комиссия осуществляет свою работу ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов экспертной комиссии участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же отдела, уполномоченный директором-куратором. Новости Документы по виду Документы по автору Документы по теме Архив. Драгин по делопроизводству Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов 2. Контроль за исполнением документов 3. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Порядок составления и оформления служебных документов 4. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Элементами грифа утверждения являются: Подготовка и оформление приказов и распоряжений. В вводной части излагаются основания для издания документа. Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в Дирекции. Порядок работы с исходящими документами 5. Исходящие документы готовятся на бланках писем ЗАО "Малый кадр". Слово "Копия" перед 2-м, 3-м, 4-м адресатом не проставляется. Регистрация исходящих документов 6. Индексация отделов ЗАО "Малый кадр": Дирекция 2 Отдел маркетинга 3 Технический отдел 4 Отдел эксплуатации 5 Бухгалтерия 6 Административный отдел 1 При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид: Составление номенклатуры дел 7. Образец номенклатуры дел, представляемой в Дирекцию: Ведение дел вне номенклатуры в отделах ЗАО "Малый кадр" не допускается. Обложка дела оформляется следующим образом: Обеспечение сохранности документов 9. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Экспертиза практической ценности документов Председатель экспертной комиссии Подпись И. Фамилия Члены экспертной комиссии: Примерная форма ЗАО "Малый кадр" УТВЕРЖДАЮ АКТ Генеральный директор о выделении документов к уничтожению Подпись В. Фамилия Акт на уничтожение подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается генеральным директором. Волгин Источник - "Кадровик. Постановление директора Федеральной службы судебных приставов - главного судебного пристава Российской Федерации об изменении не соответствующего требованиям законодательства Российской Федерации решения постановления должностного лица службы судебных приставов Рекомендуемая форма перечня муниципального имущества, подлежащего передаче органам местного самоуправления иных муниципальных образований, а также принятию от иных муниципальных образований на территории Солнечногорского муниципального района Московской области Опись грузов материальных ценностей , вносимых ввозимых на объект таможенной инфраструктуры Производственная инструкция кухонного рабочего подсобного Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера лица, поступающего на работу на должность руководителя федерального государственного учреждения Счет-фактура, заполняемый при осуществлении экспортных операций образец заполнения Уведомление об отказе в предоставлении сведений из ЕГРЮЛ, ЕГРИП Заявление о предоставлении двойного стандартного налогового вычета на ребенка в удвоенном размере в связи с отказом от вычета второго родителя образец заполнения Свидетельство о государственной регистрации прав на воздушное судно. Копирование материалов сайта допускается только с указанием активной гиперссылки на сайт.
АРХИВ "Студенческий научный форум". Индекс цитирования научной работы подсчитывается автоматически. Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами. Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, так как требование издавать инструкции по делопроизводству для них необязательно. Однако на сегодняшний день не отменена, принятая в году Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУ , которая регламентирует вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях объединениях , в учреждениях и общественных организациях. Уполномоченные органы вправе осуществлять контроль надзор за деятельностью юридических лиц, включая организацию делопроизводства. Общий порядок осуществления контроля регламентируется ФЗ от Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное архивное агентство его территориальный орган. Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства. Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание в необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность по документационному обеспечению управления будет организована на современном уровне, что выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с документами. Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. Пример оформления приказа о введении инструкции по делопроизводству приведен в Приложении 2. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. После утверждения она рассылается во все структурные подразделения для использования в работе. Инструкции по делопроизводству должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ — контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе. При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: Хотя они является обязательными только для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не менее, структура и отдельные общие положения могут быть использованы при подготовке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности. Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения ДСП , по техническому обеспечению подготовки документов печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства показал, что на сегодняшний день отсутствует формуляр-образец инструкции по делопроизводству с отображением полного набора реквизитов. В связи с этим нами была разработана модель формуляра-образца Инструкции по делопроизводству с необходимым набором реквизитов см. В разработанный нами формуляр-образец включен полный набор необходимых реквизитов, чем то представлено в научных источниках. Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия. Многие организации для оформления локальных нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления. Анализ будем производить на основе формуляра-образца, разработанного нами на материале нормативно-методического обеспечения федеральных органов исполнительной власти и практики предприятий данной организационно-правовой формы. По видам деятельности назначению и месту в системе управленческой документациианализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, так как инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом например, собранием акционеров или Советом директоров. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом постановлением, решением, приказом или распоряжением. Инструкция по делопроизводству не имеет кода формы документа в ОКУД, следовательно, не входит в унифицированные системы документации. Анализируемый документ не имеет строгой унификации. Данный реквизит необходимо включить в формуляр Инструкции по делопроизводству, так как с документом должны быть ознакомлены все сотрудники, работающие с документами. Анализируемая инструкция по делопроизводству оформлена на чистом листе бумаги с оформлением титульного листа. Инструкция по делопроизводству относится к документам сложной структуры, оформление которых отличается от других организационно-распорядительных документов, поэтому наличие титульного листа оправдано. Инструкция имеет все необходимые реквизиты для идентификации документа, однако не достает реквизитов идентифицирующих автора документа. Документ оформлен с продольным расположением реквизитов. Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям. Инструкция по делопроизводству оформлена на бланке документов стандартного формата А4 х мм , что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6. На титульном листе должны присутствовать реквизиты общего бланка документа, наименование ЛНА, гриф утверждения, год издания. В анализируемой инструкции на титульном листе отсутствуют реквизиты эмблема организации, наименование организации, гриф утверждения, место составления или издания документа. С количественной точки зрения документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствие места составления, визы ознакомления ослабевает юридическую и управленческую функции документа. Наличие реквизитов отметки об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа не обязательно, так как инструкция действует до замены новой. Соответствие или несоответствие оформление реквизитов требованиям формуляра-образца. Реквизит 10 - Наименование вида документа — верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6. Наименование ЛНА включает название вида документа Инструкция , заголовок, раскрывающий содержание документа, составляющий одно целое с наименованием документа. Наименованием выполняет поисковую функцию документа. Реквизит 11 — Дата документа — в анализируемой инструкции оформлена после заголовка в аббревиатуре цифровым способом: Реквизит оформлен не в соответствии с требованиями ГОСТа к его расположению на бланке. Датой инструкции по делопроизводству является дата утверждения документа. Оформление даты в анализируемом документе затрудняет понимание даты вступления документа в юридическую силу. Прописанная дата является датой разработки или это дата утверждения. В целом оформление даты на титульном листе допустимо в соответствии с принятым оформлением в организации. Реквизит 18 — заголовок к тексту — грамматически верно сочетается с наименованием вида документа Инструкция. Заголовок оформлен верно с прописной буквы, полужирным шрифтом без кавычек и точки в конце. Выполняет поисковую функцию и отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ. Реквизит 20 — текст документа — оформлен на государственном языке РФ. Текст анализируемой инструкции оформлен в виде связного текста, разделен на пункты, подпункты. Текст полностью отвечает требованиям нейтрального тона изложения. Отсутствует личная подпись, что свидетельствует о том, что перед нами проект документа. Отсутствие собственноручной подписи и даты согласования свидетельствует, что документа является проектом. Реквизит 12 — регистрационный номер — включает обязательный элемент - порядковый номер — 12, который должен соответствовать записи в журнале регистрации организационно-правовых издаваемых документов. Реквизит оформлен в правом поле чуть ниже середины листа. Отступление от требований к месторасположению регистрационного номера не влияет существенно на выполняемые анализируемым реквизитом функции, обеспечивает документу поисковую и юридическую силу. В практике делопроизводства выработалось такое правило: Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, т. Понятно, что такой подход неудобен для систематизации ЛНА, их учета, формирования единого информационного ресурса ЛНА. Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документов, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер. В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА. В анализируемой инструкции отсутствует отметка об исполнителе, которую заменяет реквизит Разработчик. По мнению Янковой В. Согласование для данной инструкции следует оформить на отдельном листе. В анализируемом документе спутаны гриф согласования и виза согласования, которые оформлены ниже подписи. Такое оформление ослабляет управленческую функцию документа. Отсутствует реквизит 30 - Идентификатор электронной документа. Это может затруднить поиск документа в электронном каталоге документов организации. В анализируемую инструкцию мы включили реквизит виза ознакомления. В организации может быть заведен журнал ознакомления с Инструкцией, либо оформляется лист ознакомления. Тексту инструкции обеспечен нейтральный тон изложения. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, либо в безличной форме. Требования точности, лаконичности, ясности, информативности, управленческой целесообразности соблюдены. Анализируемая инструкция по делопроизводству является проектом документа, так как отсутствуют собственноручные подписи разработчика, и. Анализ конкретной инструкции по делопроизводству демонстрирует важную роль формуляра-образца при составлении и оформлении инструкции по делопроизводству на предприятии. Разработанный нами формуляр-образец может быть использован для разработки инструкции по делопроизводству любой организационно-правовой формы, что актуально для предприятий, которые не входят в органы исполнительной власти. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Федеральный закон от Федеральный закон от 20 февраля г. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня г. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказомРосархиваот 23 декабря г. Государственная система документации по документационному обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления. Современные технологии документационного обеспечения управления: Издательский дом МЭИ, Вход в Личный портфель. АРХИВ "Студенческий научный форум" Текст научной работы размещён без изображений и формул. Полная версия научной работы доступна в формате PDF. Полная версия научной работы. Инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются: Кто должен разрабатывать инструкцию? Требования к составлению инструкции по делопроизводству При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: Структура инструкции по делопроизводству Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Композиционно в оформлении данной инструкции по делопроизводству присутствуют все части: Соответствие или несоответствие оформление реквизитов требованиям формуляра-образца Реквизит 10 - Наименование вида документа — верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6. Подготовка и оформление документов; 4. Организация документооборота и исполнения документов; 5. Контроль исполнения документов; 6. Формирование дел и хранение документов; 7. Начальник службы ДОУ подпись И. Фамилия Руководитель архива подпись И. Главный бухгалтер подпись И. Фамилия Менеджер по персоналу подпись И. Основные правила работы архивов организаций. Для участия в дискуссии, вы можете пройти авторизацию через соц. Перейти к обсуждению работы. Полная версия научной работы доступна в формате PDF Полная версия научной работы КБ Индекс цитирования научной работы подсчитывается автоматически. Полное наименование организации Краткое наименование организации. Полное наименование организации Краткое наименование организации ПРИКАЗ.
Сколько от нижнего до воронежа
Как доехать из спб до смоленска поездом
Дикие племена видео с русским переводом
Альпийская баллада краткое содержание
Уколы в6 инструкцияпо применению