Номенклатура дел
Разработка номенклатуры дел: классика жанра
Номенклатура дел организации образец бланк
Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. Это потребует от каждой службы делопроизводства проведения серьезной аналитической работы. Необходимо сравнение действующей в организации номенклатуры дел конкретных заголовков дел и сроков хранения с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня. Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году а при необходимости - уточнить заголовки дел и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 1. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов , возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы то есть в дела с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями заголовками дел. Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности. Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. Номенклатура дел является плановым документом , так как содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет. На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ , поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс номер , а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, то есть фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения см. По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного до 10 лет включительно срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы. В ином случае она играет роль лишь учетного документа. Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа. Если названиями разделов номенклатуры дел классами в главной таблице являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа. Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей но не всегда идентичной утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела класса 01 в главной таблице выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией на уровне руководства. Пример 1 Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел структурного типа. В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов классов в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Пример 2 Приведем примеры фрагментов главных таблиц номенклатуры дел как классификатора:. Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления , но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным. Различают три вида номенклатур дел: Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов. В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел с указанием их примерных индексов , заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер. Правовые и организационные основы разработки номенклатур дел в настоящее время устанавливаются Правилами делопроизводства 2 , в соответствии с требованиями которых государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел. Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 3. Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:. Следует иметь в виду, что перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России в году, совсем недавно признан утратившим силу согласно приказу Федерального архивного агентства от Перечни типовых архивных документов со сроками хранения типовые перечни являются нормативными документами и имеют обязательный характер. Типовые перечни служат нормативной основой для разработки:. Ведомственные перечни документов со сроками хранения, отражающие отраслевую специфику документальных фондов государственных и иных органов например, перечень документов со сроками хранения, разработанный Банком России , могут быть использованы как нормативные документы межотраслевого характера при установлении сроков хранения документов, не нашедших отражения в типовых и примерных перечнях. Нормативными документами для некоторых организаций являются и типовые номенклатуры дел , которые обычно вышестоящие органы разрабатывают и утверждают для сети своих территориальных и подведомственных организаций, осуществляющих однотипные функции. Следовательно, в их деятельности возникают однотипные документы, по отношению к которым возможно сформулировать однотипные заголовки дел, установить обязательные сроки хранения и даже типовую индексацию дел. Типовые и примерные номенклатуры дел обычно считаются методическими пособиями, которые могут использоваться при разработке индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. И, наконец, конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел , может установить экспертная комиссия ЭК или центральная экспертная комиссия ЦЭК самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания, на котором рассматривался вопрос о согласовании номенклатуры дел на следующий год, или в процессе подготовки соответствующих предложений на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ЭПК архивного учреждения. Эту особенность отраслевого регулирования обычно знают и учитывают в своей деятельности члены ЭК организации. В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве:. Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства. Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает визирует ее проект, но не может быть ответственным за ее составление. Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год. К сожалению, довольно часто ответственность за разработку номенклатуры дел в форме прямого поручения в подобного рода приказах возлагается на заведующего архивом, который не отвечает за документальный фонд организации, а обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование архивного фонда. По общему правилу номенклатура дел организации сводная должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений , согласованных ими с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих структурных подразделений. Но в подразделениях практически никогда не хватает ресурсов и отсутствуют специалисты, способные разработать собственные номенклатуры. Основную аналитическую работу по созданию номенклатуры дел организации должна основательно выполнить служба делопроизводства самостоятельно или заказать эту работу компании, предоставляющей услуги разработки номенклатуры дел и другие архивные или делопроизводственные услуги на условиях аутсорсинга. Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации. На первом этапе разработки номенклатуры дел изучаются устав организации или положение об органе управления, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты по основным направлениям деятельности. Выявляются временно действовавшие в организации комиссии, подразделения, органы, включая ликвидационную комиссию, дела которой должны быть включены в номенклатуру дел ликвидируемой организации. Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы, если они составлялись, а также конкретные первичные комплексы документов - дела, сформировавшиеся и в службе делопроизводства на уровне управления организацией, и в структурных подразделениях. В процессе разработки классификационной схемы индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации используют также классификационные схемы разделы содержания типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, типовых и примерных номенклатур дел. Результатом работы на первом этапе должны стать решение о типе номенклатуры дел организации и ее классификационная схема главная таблица. До недавнего времени считалось, что если организация небольшая и не имеет внутренней структуры, то в ней составляется номенклатура дел производственно-отраслевого или функционального типа. Но процессное управление, внедрение матричных не иерархических маркетинговых, клиентских и т. Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться подшиваться, формироваться в этом деле. Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов. При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел:. Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии. В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела. Документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело не группируются, то есть документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сформированы в разные дела. В дело включается только один экземпляр документа, то есть дополнительные экземпляры, а также проекты и черновики документа за исключением особо ценных в дело вместе с подлинником не помещаются, как не формируются в дело и документы, требующие возврата. Напоминаем, что в перечнях устанавливаются названия категорий документов, поэтому не следует механически переносить названия статей и формулировки перечня в конкретную номенклатуру дел. Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранения документов данного дела. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения. Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения. Конкретный заголовок дела разработчик номенклатуры дел должен соотнести с категорией и видом документа по перечню и сделать профессиональное заключение о сроке его хранения с учетом условий, определенных перечнем. Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке в таблице Excel или в базе данных , с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел. Причем на карточке необходимо сначала указать название раздела или подраздела главной таблицы номенклатуры дел, в который в последующем будет оформлен конкретный заголовок дела со сроком хранения см. Рекомендуем также для удобства последующей систематизации сортировки заголовков отметить на карточке категорию, к которой относятся документы конкретного дела организационные, распорядительные, учетные, переписка с гражданами, переписка с подведомственными органами и т. Следует обратить внимание и на то, что срок хранения в номенклатуре дел необходимо оформить в том виде, который установлен перечнем, включая условные сокращения, знаки препинания, примечания и условия соблюдения данного срока. Например, при анализе документов в бухгалтерии бюджетной организации может быть оформлена следующая карточка сделаны записи в базе данных или таблице Excel:. Пример 3 Оформление карточки, если срок хранения устанавливается по перечню документов со сроками хранения. Пример 4 Оформление карточки, если срок хранения устанавливается не по перечню. Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя! Наоборот, согласно ГОСТу Р ИСО выбор носителя определяется сроками хранения документов. Уменьшение сроков хранения , установленных перечнями типовых архивных документов или типовыми и примерными номенклатурами дел, запрещается. А увеличение сроков вполне возможно, в том числе и по решению ЭК организации. На третьем этапе разработки номенклатуры дел осуществляется систематизация расположение заголовков дел по разделам проекта номенклатуры дел в определенной последовательности. Эту последовательность определяют два решающих фактора - степень значимости документов и их взаимосвязь. Схема расположения заголовков дел предусматривает, что в начале каждого раздела должны располагаться заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций решения, приказы, указания, поручения при этом должны располагаться перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Следует помнить, что документы, относящиеся к подсистеме организационных, регламентируют не оперативное управление, а более важные организационные, правовые стороны деятельности, поэтому являются более значимыми, имеют более длительный срок действия и долговременный как правило, постоянный срок хранения. Итак, в схеме расположения заголовков дел лучшей рекомендацией является такая последовательность:. Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф см. В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы номера дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения кода раздела и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис. Например, , где 01 - код структурного подразделения например, секретариат и 03 - номер заголовка дела в данном разделе в секретариате. В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера не более трех для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности сохранять одинаковые индексы для однородных дел внутри разных разделов номенклатуры, а для переходящих дел когда делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел томов, частей. В течение года заголовки могут уточняться в процессе формирования документов дела. Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве. Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела. Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах , в негосударственных - в трех. Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации грифом утверждения или приказом и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов. После ее утверждения служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры дел в качестве обязательного плана формирования дел в следующем году. Пример 5 Сводная номенклатура дел на год коммерческой организации, которая не является источником комплектования гос- или муниципального архива. По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел томов, частей. Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, то есть количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив если документы организации передаются на соответствующее хранение или в архив организации если документы не передаются в государственный или муниципальный архив. Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи. В этом значении термин "номенклатура дел" используется и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утв. Объединённая редакция деловых журналов. В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Объединённая редакция деловых журналов В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Зачем нужна номенклатура дел? Типы и виды номенклатур дел Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа. Пример 2 Приведем примеры фрагментов главных таблиц номенклатуры дел как классификатора: Чем руководствоваться при разработке номенклатуры дел? Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются: Основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива Сейчас ожидается издание нового документа в статусе нормативного то есть обязательного для применения - в следующем году возможно появление Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения утв. Типовые перечни служат нормативной основой для разработки: Алгоритм разработки В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве: Классификационная схема Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации. Известны шесть признаков заведения дел: Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел: Вид документа - его содержание: Вид - автор - содержание: Переписка - корреспондент - содержание: Переписка - корреспондент - территория - содержание: Например, при анализе документов в бухгалтерии бюджетной организации может быть оформлена следующая карточка сделаны записи в базе данных или таблице Excel: Пример 3 Оформление карточки, если срок хранения устанавливается по перечню документов со сроками хранения Пример 4 Оформление карточки, если срок хранения устанавливается не по перечню Перечни документов устанавливают сроки хранения документов: Систематизация расположение заголовков дел На третьем этапе разработки номенклатуры дел осуществляется систематизация расположение заголовков дел по разделам проекта номенклатуры дел в определенной последовательности. Итак, в схеме расположения заголовков дел лучшей рекомендацией является такая последовательность: Оформление, согласование и утверждение номенклатуры Четвертый этап - оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение. Обычно согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения. Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже 1 раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда приходится разрабатывать новую номенклатуру дел. Пример 5 Сводная номенклатура дел на год коммерческой организации, которая не является источником комплектования гос- или муниципального архива По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел томов, частей.
Номенклатура дел отдела кадров на год. Приказы по личному составу прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки 75 л. Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами. Main menu Главная Консультация Образцы документов Статьи Вопросы Политика конфиденциальности Поиск на сайте: Номенклатура дел - установленный законодательством или внутренним распоряжением организации список заводимых и ведущихся накопительных дел по направлениям деятельности общества, независимо от его правовой формы. Предлагаем кратко проанализировать такое делопроизводство и предложим типовые примеры используемой номенклатуры дел. Квалифицированные специалисты готовы дать бесплатные пояснительные рекомендации, в случае возникновения у вас дополнительных вопросов. Для этого достаточно заполнить онлайн заявку на сайте и направить ее в наш адрес. Основания и порядок формирования номенклатуры. В некоторых случаях номенклатура дел устанавливается действующим законодательством. Это касается, прежде всего, трудовой деятельности, связанной с особо важным документооборотом или оборотом бланков строгой отчетности. Однако, любой руководитель организации вправе самостоятельно определить список номенклатуры дел в областях, не регламентированных действующими нормами права. Установленный порядок заведения, ведения и хранения дел устанавливается посредством издания внутреннего локального акта. Такой документ документально закрепляет применяемые правила документооборота. Для сотрудников, назначаемых ответственными за ведение рассматриваемых дел могут быть изданы дополнительные инструкции и положения, устанавливающие правила поведения. В необходимых случаях, порядок ведения дел может быть изменен руководством организации. Такое изменение подлежит документальному оформлению в виде приказа, распоряжения или иного подобного документа. На предприятии может быть установлена единая номенклатура дел, а также требуемый список дел, подлежащих ведению в обособленных подразделениях организации. Оконченные производством дела подлежат сдаче в архив для последующего хранения установленный временной промежуток. Правила ведения номенклатуры дел в организации. Заведенные дела ведутся в строгом соответствии с требованиями законодательства, а также внутренними локальными актами организации. Дополнительные положения, изданные в фирме, не должны противоречить действующим нормам права. Дополнительные регламентирующие документы подлежат утверждению и передаче для ознакомления заинтересованным и ответственным за подобный документооборот должностным лицам или работникам фирмы. В случае, если ведущиеся дела имеют гриф секретности или для служебного пользования, то сотрудники организации, ответственные за ведение таких дел, должны иметь соответствующий допуск к государственной тайне. Документы и дела, ведущиеся в электронном виде или в виде соответствующих электронных баз, также подлежат включению в номенклатуру дел. Подшитые в такие дела документы подлежат хранению необходимое количество лет, установленных для дела в целом. В случае необходимости, хранящиеся в таких делах документы могут изыматься из них. В таком случае, на их места, для учета, подлежит приобщению карточка-заместитель, к которой указывается дата и основания изъятия основного документа, сотрудник фирмы осуществивший изъятие, а также место нахождение такого документа после его изъятия из дела. Весь образец номенклатуры дел размещен в прикрепленном файле. Типовой бланк номенклатуры дел. Как к Вам обращаться: Эти статьи и документы могут быть Вам полезны Трудовой договор бланк образец. Увольнение по сокращению штатов, теория и практика. Положение о дисциплинарной и материальной ответственности работников общества. Положение о защите персональных данных работников общества. Клиентам Образцы документов Статьи Вопросы Отзывы. Рассказать о сайте друзьям. Любое использование информации с ресурса должно сопровождаться активной ссылкой на сайт uristhome.
Хк трактор последние новости
Кабель юсб мини юсб схема
Сколько кредитов в рублях
Техника массажа от целлюлита
500 миль сколько км