Основы документооборота в организации: составляем номенклатуру дел и формируем документы в дела (Данченко С.П.)
Понятие и виды номенклатуры дел
Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел
Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждение с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования. Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, то есть она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов файлов в организации на уровне файловой системы или БД. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу поле с указанием срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого поля показателя в автоматизированных системах работы с документами СЭД позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре дел, учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно также, как при формировании дел в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения 1. Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - в бумажных ручных системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого документа. Заголовки дел из номенклатуры переносят на обложки дел;. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы в традиционной системе делопроизводства. Наиболее значимой функцией номенклатуры дел - она является справочным инструментом для поиска нужной информации. Например, чтобы определить, где искать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда нужно подшить исполненные документы, вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а затем в него подшиваются документы. Номенклатура дел является важнейшим организационным документом и определяет не только организацию хранения документов в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве. Итак, номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела схема классификации , указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного до 10 лет включительно хранения. Перейти к загрузке файла. Главная Менеджмент Роль номенклатуры дел в организации документационного процесса. Номенклатура дел используется и как вспомогательный справочник: В делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет ряд функций: Заголовки дел из номенклатуры переносят на обложки дел; - по окончании года номенклатура дел становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел; - используется при построении информационно - поисковой системы по документам предприятия.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. После исполнения документы определенно время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстрее находить и использовать, необходима систематизации исполненных документов, т. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дела. Номенклатура дела - систематический перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы курсовой работы. Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел в делопроизводстве, их номенклатуры и хранения. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел. Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную индивидуальную номенклатуру дел. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения приказы, распоряжения, решения и т. В последней группе переписка первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями. В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении. Номенклатура дел, как учреждения, так и его структурных подразделений, ежегодно не позднее ноября-декабря месяца пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой - либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающиеся более одного года так называемые переходящие дела. Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривается несколько резервных номеров. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела дело, документы, переписка или название вида документа приказы, акты и др. Степень конкретизации, детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже. Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Использование термина материалы и документальные материалы не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:. В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовках дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчётную документацию. При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указывают вид документа, автор и год, например: Заголовки дел, содержащих плановые или отчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или шифр: Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический. Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Автор определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения, где составлен документ, подпись в письмах, предложениях, заявлениях граждан, а также в распорядительных документах. Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы дела. Хронологический признак содержит указание о том, за какой период времени сгруппированы документы в деле. Как правило, в дела подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т. Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены. Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела переписка, журнал, книга и т. Затем идут такие его элементы, как автор документа название организации, структурного подразделения, лица ; корреспондент или адресат название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы , краткое содержание документов дела; название местности территории , с которой связано содержание документов дела; даты период , к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учётом взаимосвязи документов. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом Устав, положения или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации приказы, распоряжения. Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами годовыми, квартальными, месячными , перепиской и др. Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после этого - месячные. Аналогично систематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований. Корреспондентов или географических названий, например:. Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства например, канцелярия. Последние разделы - это общественные организации или органы, действующие на общественных началах. В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных подразделениях, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов. Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:. Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми. Сроки хранения документов - постоянные или временные один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в году, исчисляется с 1 января года. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатур дел структурного подразделения приведена на рис. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел томов, частей - заполняется именно тогда. В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количествах заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата проставления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации, если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатура дел организации сводная должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. От того, насколько правильно составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов. Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением организацией своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы журналы, картотеки. Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение. Для повышения качества номенклатуры дел и успеха ее применения в практике учреждений важное значение имеет правильная организация работы по ее составлению. Номенклатура дел должна разрабатываться на основе внимательного изучения функций и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов. В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел. Как организовать делопроизводство на предприятии. Инфра-М, - с. ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Герда, - с. Приор, - с. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. Бизнес-школа, , с. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: МИФИ, , с. Управление документацией и новые информационные технологии. Научная книга, , с. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. Делопроизводство Организация и технология документационного обеспечения управления: Ее основные функции, типы и принципы построения. Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве. Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления. Требования при формировании дел. Требования к оформлению основных видов информационно-справочных документов. Регистрационные формы, их заполнение. Номенклатура дел, порядок работы с ней. Общие требования к номенклатуре дел. Классификационная схема номенклатуры дел при формировании справочной картотеки на исполненные документы. Правила составления и оформления номенклатуры дел. Теоретические аспекты номенклатуры дел: Особенности оформления сроков хранения дел. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел. Формирование и хранение дел. Номенклатура дел - оформленная соответствующим образом сводная ведомость заглавий дел, ведущиеся в организации на протяжении года. Порядок формирования и ее удостоверения. Срок хранения дела и номера статей по перечню. Индекс, заголовок и количество дел. Сущность делопроизводства и документирования. Нормативная база для разработки должностных инструкций. Организация и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Образцы правильного оформления документов. Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Формы регистрации, обработки и организации хранения документов в компании. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел. Процесс накопления и хранения информации в организации. Общие требования к составлению и оформлений номенклатур дел. Систематизация отдельных категорий документов. Обработка дел для последующего хранения и использования. Сдача дел в ведомственный архив. Теоретические основы и сущность организации делопроизводства, понятие документооборота. Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве, основные правила организации документооборота. Контроль исполнения документов, составление номенклатуры. Требования к организации документационного обеспечения управления ООО "КРАВТ". Порядок работы с входящими и исходящими документами. Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов. Составление номенклатуры дел; передача их в архив. Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Главная Коллекция рефератов "Otherreferats" Бухгалтерский учет и аудит Номенклатура дел. Технология формирования дел в делопроизводстве. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства предприятия: Поэтапное описание разработки и хранения номенклатуры дел. Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей: Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел; - каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов; - номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы; - номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного; - номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия. При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих правил: В номенклатуру дел не включаются: После внесения изменений номенклатура дел: Определение круга документов для включения в номенклатуру. Не включаются в номенклатуру печатные издания сборники, справочники и т. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее: Корреспондентов или географических названий, например: Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней: Вторая графа - название заголовков дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел: По срокам хранения Всего В том числе переходящих Постоянного 8 1 Временного свыше 10 лет 14 6 Временного до 10 лет включительно 25 Итого 47 7 В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ведомствах. Порядок формирования и оформление дел. Номенклатура дел виды, роль и значение. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел. Технология работы с документами. Организация хранения документации в организации. Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования. Организация работы с документами в ООО "Кравт". Другие документы, подобные "Номенклатура дел".
Дефектная ведомость двигателя образец
Азербайджан армения война новости
Мележа 4 на карте
Скачать игру кс го 1.6 русская версия
Масло шиповника инструкция по применению отзывы