«Организатор задач Outlook»
Управление задачами в MS Outlook. Как настроить, как пользоваться
Назначать задачи коллегам по работе через Outlook
Создание и отслеживание назначенных задач
Контроль исполнения задач в программе MS Outlook
Уровень 1" 13 июля г. Москва, Вебинар с Глебом Архангельским "Корпоративный тайм-менеджмент" 9 августа г. Москва, Онлайн мастер-класс "Майнд-менеджмент" сентября г. Москва, Семинар "Успешный ребенок. Тайм-менеджмент для бизнес-родителей" 16 ноября г. Пермь, VIP-семинар "Тайм-менеджмент для первых лиц" 1 декабря г. Москва, VIP-семинар "Тайм-менеджмент для первых лиц" декабря г. Управление потоками информации" 31 октября г. Москва, VIP-семинар Глеба Архангельского "Тайм-менеджмент для первых лиц" 17 ноября г. Москва, Бизнес-семинар Глеба Архангельского "Тайм-драйв для руководителей" 14 декабря г. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы. Он любил держать дела в порядке. Последний раз полюбовался он хорошо разглаженными показаниями, телеграммами и различными справками. В папке были даже фотографии и выписки из бухгалтерских книг. Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того, как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, один из моих клиентов, управляющий директор группы производственных компаний, в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:. Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички клиент отозвался так:. В этой статье я опишу основные принципы и техники налаживания обзора на базе MS Outlook. Еще одна техническая оговорка: Это всегда поиск баланса между противоположными требованиями:. В Outlook такой подход также возможен. При желании внутри ключевых областей можно выделить еще несколько поднаправлений. Упорядочение задач по ключевым областям. В основном это полезные мысли и информация по соответствующим темам, которые необходимо время от времени перечитывать. Доступ к настройке представлений из меню. Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования. Это не очень удобно. Для того, чтобы гибко настраивать обзор различных сущностей, стоит отличать их друг от друга. При этом обозначения могут комбинироваться. При настройке обзора какого-либо одного типа сущностей, например, проектов, форматирование применяется по-другому. Сортировка по статусу и по календарной привязке. В приведенных выше примерах неявно применялся общий подход к организации любого обзора, который сейчас уместно сформулировать в явном виде. Из психологии известна следующая структура внимания:. В соответствии со структурой внимания желательно организовывать и рабочее пространство. На любом уровне обзора стоит выделять три области:. Вот несколько примеров реализации этого принципа при создании обзора. Главное рабочее пространство Outlook. Размеры областей могут гибко настраиваться, в частности, для многих бывает удобно в центре внимания держать график не недели, но только текущего рабочего дня. Внутри все области также структурированы по МСВ-принципу: К сожалению, в Outlook по сравнению с версией дизайнеры зачем-то увеличили высоту строк в панели задач, и тем самым существенно сократили количество категорий, которые видны в описанном выше представлении. Это не умаляет общности примера, просто в жизни проматывать окно вниз приходится чаще. МСВ-структура внутри отдельной задачи. В качестве примера очень удобного класса форм обзора приведу актуальную для многих менеджеров форму обзора клиентских задач. В качестве примера приведу собственную систему обзора продаж. В консалтинге, как и во многих других областях, продажа представляет собой достаточно протяженный во времени процесс. Причем этапы этого процесса могут быть различны, где-то проводится очная презентация, где-то готовится коммерческое предложение, и т. Таким образом, представление дает полный обзор ситуации по клиентам, где и какие действия нужно предпринять. Но клиентов много, и каждый раз перечитывать весь список было бы неудобно. Работа с этим представлением происходит так. Просматривается оно как правило два-три раза в неделю, во время сессий созвонов с клиентами. Внутри каждой задачи, в верхней части поля заметок, находятся координаты контактного лица. Там же в ходе телефонного разговора делаются пометки. Таким образом, вся история взаимоотношений фиксируется в задаче и видна во время любого общения с клиентом. Также к задаче можно прикреплять файлы или ссылки на них. И, например, при обсуждении полученного клиентом коммерческого предложения иметь возможность легко открыть его, не выискивая в глубинах файловой системы. Поэтому в них при необходимости можно устанавливать выпрыгивающие напоминалки; эти задачи видны в панели задач на основном рабочем экране Рис. Если процесс продаж или любого другого внешнего взаимодействия разбивается на стандартные этапы, это можно отразить в настройках представления. Например, в отделе продаж одной IT-компании после тайм-менеджерского семинара было настроено примерно следующее представление:. Поэтому в этой главе я приведу примеры организации обзора не только на Outlook, но и на Excel. Для обзора оперативных задач, особенно при управлении в условиях аврала и цейтнота, бывает удобно применять один лист Excel, организованный по МСВ-принципу. Область близкого внимания разделена на несколько подразделов: Задачи легко и быстро перетаскиваются между подразделами. Возможности применения двухмерных форм обзора в Outlook связаны в основном с уже упоминавшимся графиком Гантта. Напомню, это широко известный в проектном менеджменте инструмент планирования, позволяющий отображать длительности задач, сроки их исполнения, и взаимосвязи между ними. С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные. Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Обратите внимание, что даты в столбцах — это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена. Пример графика регулярных задач. Сравнительно сложную форму графика Гантта также можно использовать для обзора, но к сожалению скорее в Excel, чем в Outlook. Как правило это бывает удобно для стратегического планирования. График Гантта с обзором проектов в Excel. Аналогичный график можно применять для более детального планирования, задав подневную временную сетку. Его система планирования дня в Outlook выглядит следующим образом:. Его время планировалось секретарями, в основном это были встречи с сотрудниками и клиентами. Не хватало обзора задач для себя, дающего картину приоритетных направлений деятельности. Увидев, что клиенту нравится все разноцветное и бумажное, я порекомендовал повесить на стену большую белую магнитную доску, и закупить к ней цветных фломастеров и стикеров. Буквально в течение нескольких дней на доске стала вырисовываться некая структура: Важно, что этот обзор, оптимальный для клиента, был выращен постепенно, не придуман из головы. Поэтому он оказался и простым, и удобным. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором. Глеб Архангельский Тайм-менеджмент на базе MS Outlook Глеб Архангельский, Александр Мискарян Контекстное планирование в Outlook Глеб Архангельский, Александр Мискарян Хронометраж на MS Outlook. Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. О сайте О компании Школа Работа 2. Например, один из моих клиентов, управляющий директор группы производственных компаний, в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook: Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида: О полезности таблички клиент отозвался так: Это всегда поиск баланса между противоположными требованиями: С одной стороны, в идеале вся информация должна быть в одном месте. Поэтому требуется как-то уменьшать количество единовременно обозреваемых задач. По ним необходимы разве что напоминания и мотивирующие подергивания соответствующего исполнителя. Заголовки мыслей отображаются светло-серым цветом, так как мыслям нужно меньше внимания, чем задачам. Эти задачи отображаются светло-зеленым. Метод структурирования внимания В приведенных выше примерах неявно применялся общий подход к организации любого обзора, который сейчас уместно сформулировать в явном виде. Из психологии известна следующая структура внимания: Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой документом, мыслью Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Важно не мешать ему в этом, и не пытаться решать все проблемы одновременно. Структура внимания В соответствии со структурой внимания желательно организовывать и рабочее пространство. На любом уровне обзора стоит выделять три области: Фокус внимания — область, соответствующая сознанию, на которой концентрируется внимание. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация. Обзор основного рабочего пространства Рис. МСВ-структурирование панели задач К сожалению, в Outlook по сравнению с версией дизайнеры зачем-то увеличили высоту строк в панели задач, и тем самым существенно сократили количество категорий, которые видны в описанном выше представлении. МСВ-структура внутри отдельной задачи Рис. Практика показала, что любые другие формы сортировки по приоритетности, по срокам, и т. А вот в алфавитном списке нужная задача отыскивается моментально. Например, в отделе продаж одной IT-компании после тайм-менеджерского семинара было настроено примерно следующее представление: График Гантта С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Пример графика регулярных задач Сравнительно сложную форму графика Гантта также можно использовать для обзора, но к сожалению скорее в Excel, чем в Outlook. Его система планирования дня в Outlook выглядит следующим образом: Точно такой же подход стоит применять в налаживании обзора на Outlook: Глеб Архангельский Тайм-менеджмент на базе MS Outlook Глеб Архангельский, Александр Мискарян Контекстное планирование в Outlook Глеб Архангельский, Александр Мискарян Хронометраж на MS Outlook Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Хроники хронометража Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
Мышкин где остановиться и стоимость
Специфическая профилактика брюшного тифа
Сколько стоит турбина на мерседес вито
Красивые стихи любимому с благодарностью
Дешевые мопеды с рук