Как правильно писать деловые письма? Виды и структура делового письма
Как правильно писать и оформлять деловые письма
Деловые письма
Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев. Деловое письмо — это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами поставщики, покупатели. Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:. Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления о предстоящих изменениях. Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает. Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом извещение, предложение приглашение и т. Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте. Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем. Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере. Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены. Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все. Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:. В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф. Пример делового письма стандартные реквизиты:. Ниже идет заголовок о чем документ или его вид. Здесь указывается название документа извещение, уведомление, и т. Следующим пунктом идет вступление. В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку. Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:. Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:. Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики. Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. В заключительной части могут применяться варианты: Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:. Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Допустимо и буквенное оформление месяца. Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна. Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера. При отправке писем необходимо заполнять все поля адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение. Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:. Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество. Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам. Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже. Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию. Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого. В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка. В рекламации всегда указывается основание приобретения чек, накладная и прочее , дата покупки, наименование и количество бракованных единиц. В заключительной резюмирующей части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств. Ваш e-mail не будет опубликован. Календарь рынка акций Важный и полезный календарь для тех кто хочет заработать на акциях! Кто как ни компании влияют на котировки своих акций. Публикация отчетов может сильно сказаться на ценных бумагах. Читайте все пояснения и терминологию календаря - Читать далее. Если вы в деле, то вы в Equity! Мы говорим о том, как зарабатывать деньги на финансовых рынках. Мы не ждем помощи и новых изменений, мы стараемся изменить что-то сами, сейчас. О проекте Карта сайта Контакты. О проекте Котировки Контакты. Чт, Июль 13, Главная Прямой эфир Активы онлайн График Котировки Планировщик Календарь отчетностей Экономический календарь Прогнозы ТВ онлайн РБК Euronews Bloomberg Рынки Финансовые рынки Рынок ценных бумаг Валютный рынок ФОРЕКС Бинарные опционы Срочный рынок Облигации Биржевые ETF Фонды Биржи Фондовые биржи Время работы бирж Активы Биржевые активы Российские акции Иностранные акции Фондовые индексы Сырьевые товары Валютные пары Трейдинг Трейдинг Трейдинг Торговые роботы Управление капиталом на Форекс Психология трейдинга Литература Аналитика Фундаментальный анализ Технический анализ Индикаторы технического анализа Фигуры технического анализа Макроэкономические показатели Стратегии Стратегии бинарных опционов Стратегии на рынке ценных бумаг Стратегии на рынке Форекс Фибоначчи Price Action Брокеры Брокерские компании Обзоры брокеров и отзывы Торговые платформы Регуляторы брокеров Лучшие Лучшие брокеры бинарных опционов Лучшие брокеры по ценным бумагам Лучшие ФОРЕКС брокеры Личные финансы Управление Инвестиции Бизнес Карьера Деньги Криптовалюты Личные финансы Семейный бюджет Словарь Глоссарий FAQ Говори как инвестор Люди Стиль. Как написать деловое письмо. Виды деловых писем Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Можно выделить следующие виды деловых писем: Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов когда меняют обслуживающий банк. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением. Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер. Текст содержит обращение с просьбой. Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества. По количеству лиц компаний существуют следующие виды деловых писем: Правила написания делового письма Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Основные правила делового письма следующие: Составляются письма на фирменном бланке организации. Профессиональная деформация личности Кем вы видите себя через 3, 5 и 10 лет? Как и где получить дистанционное высшее образование Как уйти во фриланс, чтобы не пожалеть Как найти работу за границей по настоящему. Оцените пожалуйста, мы очень старались! Комментировать Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован. Уважаемый читатель, комментарии не относящиеся к статье, содержащие ссылки на другие сайты, оскорбления других участников, субъективные мнения - будут удаляться. Если тебя не тянет ни в одну из профессий. Финансовые рынки это одновременно легко и сложно, но избегать их было бы ошибкой. От самых главных активов на которых стоят все мировые рынки никуда не деться. Анализируйте и сравнивайте, ведь каждая взаимосвязь может принести вам деньги. Stock market calendar by equity. Инвестиции в Нобелевские портфели. Что такое майнинг криптовалюты. Автоматическая торговая система Trend a Lot. Пассивный доход оффлайн и в интернете. Универсальный торговый советник Profit Fx. С чего начать торговать бинарными опционами. За последние годы торговля бинарными опционами стала Бинарный опцион — это сделка, в которой вы прогнозируете Для того что приступить к заработку на бинарных опционах Набравшие в последнее время бешеную популярность Каждые минуты выходит аналитика с графиками и целевыми Куда вложить деньги в году? Как искать недооцененные акции. Самые крутые способы заработать на бинарных опционах! Все данные по акциям Google GOOG,GOOGL. Расскажите нам об ошибках. Программы для достижения целей. Что можно купить за биткоины в России и в мире. Лучшие инструменты для инвестиций приносят постоянный пассивный доход! Финансовые рынки обладают высокими рисками, вся информация на сайте не является рекомендацией или инструкцией к действию, мы не берем на себя ответственность за ваши решения. Поэтому во избежание понижения вашего рейтинга в поисковых системах, ссылка на источник обязательна.
Подвиг человека рассказ
Лада 2107 технические характеристики
Поздравления с крестинами мальчика в стихах
Из рук в руки нальчик ищу работу
Система финансов понятие и общая характеристика
Боровая 12 почта на карте
Где отдохнуть сегодняв екатеринбурге
Что делать если модем плохо грузит
План цпкио екатеринбург
Банк санкт петербург ярко где потратить
Какдля отчетапо практике делать титульник
Hyundai h tv2105pf схема
Место социологии в системе социальных наук реферат
Медтехника таганрог каталог
Новошахтинск волгоград расписание автобусов