График деловых совещаний
Положение о порядке подготовки и проведения совещаний
2. Организация делового совещания в предприятии
Запланированные совещания проводят согласно графику, который составляют на месяц квартал. Однако регулярные совещания типа ежедневных, а также оперативок, как правило, заранее обусловленную повестку дня не имеют. На них решают текущие, оперативные вопросы деятельности предприятия, подраздела. Решение о проведении совещания принимает руководитель. При этом следует учитывать, что для участия в совещании от выполнения своих основных обязанностей отвлекаются, как правило, руководящие работники, которые имеют высокую заработную плату. Очевидно, что принятие решения самим руководителем без привлечения широкого круга работников нуждается в меньших расходах, чем проведении совещания. Следовательно, необходимость и целесообразность созыва совещания следует тщательным образом проанализировать. Недопустимы попытки подменить решение вопросов, которые следует решать на основе единоначалия, коллективным их обсуждением. Следует подчеркнуть, что совещание — это орган при руководителе, который использует его по своему усмотрению. Независимо от того, какое решение будет принято на совещании, право окончательного решения, как правило, сохраняется за руководителем. Не следует сзывать совещания ради мелких, отдельных вопросов, которые можно выяснить и решить в процессе работы. Мету совещания необходимо формулировать четко и однозначно, что позволит: Цель проведения совещания может быть разной: Определяя цель совещания, следует четко представлять ожидаемый результат разработка рекомендаций, убеждения оппонентов, сообщения новой информации, согласования действий, в ситуации, которая сложилась, и тому подобное. Потом обсуждают наиболее спорные проблемы, дискуссия из которых может быть острой и длительной. Отмеченный порядок дает возможность начать обсуждение дискуссионных проблем в спокойной обстановке, избежать предубежденности, ослабить внимание эмоциональных факторов. Если в повестке дня несколько вопросов, первым целесообразно обсуждать те, которые касаются всех собравшихся, а затем в более узком кругу те, которые остались. Поскольку срок не несет конкретную информацию, рекомендуется дополнять этот пункт коротким перечнем вопросов, которые подлежат обсуждению, например: Дату и время проведения совещания устанавливают согласно плану или за указанием руководителя. В случае потребности их согласовывают с заинтересованными подразделами и работниками. Длительность совещания не должна превышать 1,5 час, а оперативной — мин. Определяя время подготовки до совещания, дату ее проведения менеджер должен учитывать такие факторы:. Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, во время второго пика суточной работоспособности, поскольку первая более производительная для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить больше одного совещания на день, тем более с постоянным составом участников. В графике, объявлении или сообщении, о проведении совещания отмечают часы ее начала и окончания. Это необходимо не только с точки зрения порядка, уважения к участникам, но и для того, чтобы каждый из них мог планировать свое рабочее время. Если совещание назначенно, например на 14 час, и работник не знает, когда она закончится, это не дает ему возможность назначить деловые встречи, договориться о совместной работе но др. Состав участников совещания устанавливают согласно его цели и повестке дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентностью, желанием и способностью, активно участвовать в обсуждении, вносить свои предложения, предполагаемым участием в реализации решений совещания и другими факторами. Нередко в повестку дня совещания включают вопросы, которые вызывают интерес, в первую очередь, у исполнителей. В этом случае руководитель подраздела — участник совещания превращается еще в одну инстанцию, которая лишь усложняет передавание информации и нередко приводит к ее изменению. Не целесообразно также приглашать на совещание работников, чье присутствие на ней не обязательно, поскольку такой порядок стимулирует пассивность, приводит к нерациональному использованию времени специалистов. Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не больше 20 чел. Неоправданное увеличение численности усложняет управление ходом совещания, продлевает дебаты, вызывает в собравшихся чувство неудовлетворения, потерянного времени. С определенной степенью условности можно утверждать, что эффект от совещания обратно пропорциональный количеству ее участников. В том случае, когда идет речь о регулярном проведении совещаний с утвержденной тематикой, может быть определен постоянный контингент участников. В некоторых ситуациях руководитель, который имеет информацию о совещании, которое должно состояться, сам решает, быть присутствует ему или направить одного из подчиненных. В ряде министерств, ведомств сложилась практика, когда на все совещания, независимо от рассматриваемых вопросов, приглашают только первых руководителей. Это по большей части нецелесообразно, поскольку они часто не имеют специальную информацию и их участие в совещании имеет пассивный характер. Роль руководителя в этих случаях сводится к тому, что информацию, добытую на совещании, он передает своим подчиненным, которые будут выполнять решения, принятые на совещании. У этих работников, как правило, возникает множество вопросов, на которые руководитель ответить не может. Непосредственные исполнители вынуждены обращаться за разъяснением к организаторам совещания. Это отвлекает работников, порождает многочисленные телефонные переговоры, переписки, потребность проведения консультаций. Следовательно, присутствие руководителя на совещании целесообразно лишь тогда, когда рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. Во всех других случаях его представляют на совещаниях соответствующие специалисты — заместители, руководители подразделов или другие ответственные работники. Если организаторы совещания заинтересованы в присутствии на ней того или другого работника, в приглашении следует это подчеркнуть. Способами оповещения участников совещания они зависят от условий работы и расположения предприятия, круга участников, технических средств могут быть: Приглашение следует рассылать как можно раньше. Его текст должен быть четким и не вызывать вопросы у адресата. FAQ Обратная связь Вопросы и предложения. Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Распределение и кооперация управленческого труда. Неприятные дела, откладывание которых на потом нежелательно. Работа менеджера с коммерческой и тайной информацией план: Системы документации в управлении. Деловые контакты в деятельности менеджера. Организация делового совещания в предприятии В организации делового совещания в предприятии можно выделить три этапа: Планирование совещания Оно осуществляется с целью: Организация делового совещания 1. Подготовка доклада и проекта решения. Подготовка документов и помещение. Контроль выполнения принятых решений. Подготовка участников к совещанию. Требования к повестке дня совещания: Определяя время подготовки до совещания, дату ее проведения менеджер должен учитывать такие факторы: Определение плановой сметы совещания предусматривает такие этапы: Определение общего фонда рабочего времени специалиста за месяц:
О порядке подготовки и проведения совещаний. Проводимые организацией совещания подразделяются на два вида: Постоянные совещания — совещания, проводимые Генеральным директором Директором и включающие в себя следующую тематику: Периодические совещания — совещания, проводимые председателями совещаний по различной тематике. Председателями периодических совещаний могут быть: Совещание собирается по любому вопросу, решение которого требует присутствие двух и более руководителей структурных подразделений. Проводимые в организации совещания могут быть нескольких типов: Инструктивное или информационное совещание брифинг. Брифингом называют совещание, в котором Генеральный директор либо руководитель структурного подразделения дает указания или инструктирует своих подчиненных, чтобы они поняли свои частные задачи, или определяет политику, которую следует проводить сотрудникам. Консультация собирается для обмена информацией. Она не собирается для принятия решения, как такового. Комитет — это совещание, в котором представители различных групп или интересов встречаются на приблизительно равных основаниях, чтобы выработать решение по вопросам, представляющим взаимный интерес. Комитет характеризуется следующими признаками: Переговорами называют совещание, на котором участники представляют различные интересы, но решения могут приниматься, скорее, в результате торга, а не голосования. Совещания в организации проводятся еженедельно: Начало совещания в Место проведения — зал совещаний. Порядок подготовки к плановому совещанию включает в себя несколько этапов: Оформление повестки планового совещания и оповещение участников осуществляется руководителем секретариата. Совещания по итогам еженедельной ежемесячной работы — планирование деятельности и подготовка соответствующих документов для доклада об итогах работы подразделения за неделю месяц. Ответственные - руководителями начальниками структурных подразделений. Совещания по утверждению приказов, распоряжений — подготовка необходимых для утверждения документов с приложениями. Ответственный - руководитель секретариата. Порядок подготовки к периодическому совещанию включает в себя несколько этапов: Оформление повестки периодического совещания и оповещение участников осуществляется руководителем начальником структурного подразделения председателем совещания. Подготовка соответствующих документов для проведения совещания осуществляется председателем созываемого совещания либо ответственным по назначению председателя совещания. На совещании должностные лица организации: Докладывают председателю совещания о возложенных на них задачах и о поручениях, решение которых планировалось на отчетный период: Докладывают итоги деятельности подразделения за прошедшую неделю месяц по вопросам: Участники совещания несут ответственность за достоверность предоставляемой информации. В конце совещания, председатель совещания подводит итоги, принимает решение по проблемным вопросам и ставит задачи ответственным за их исполнение. Участники совещаний обязаны руководствоваться при проведении совещаний следующими правилами: Всегда представлять только себя в своих высказываниях. Вопросы задавать по существу рассматриваемой темы, с отражением причины постановки вопроса и его значения. Всегда выражать мнение по рассматриваемой проблеме. Высказывать только свое подлинное мнение. Говорить не о поступках и мыслях, а о собственном восприятии этих поступков и мыслей. При обсуждении проблемы делать акцент не на поиске виновных или причин недостатков, а на определении путей выхода из критической ситуации. При выработке решений использовать системный подход, предполагающий учитывать многообразие взаимосвязанных факторов организационных, экономических, психологических, экологических и других последствий. Использовать консенсус в качестве основного принципа принятия решений. Консенсус — метод принятия управленческих решений на основе общего согласия и отсутствие принципиальных возражений у большинства заинтересованных лиц. Придерживаться следующих правил критики: Соблюдать тематические и процедурные рамки заседания: Ответственность административная или материальная за исполнение данного Положения возлагается на руководителей структурных подразделений, согласно принятых Положений и утвержденных приказов в организации. Times New Roman начертание: Акты Приказы Заявления Договора Инструкции Положения Регламенты Стандарты? На заметку Полезные материалы Блог Документы. Акты Приказы Заявления Договора Положения Инструкции Регламенты. Закрыть Следующая ссылка будет отправлена на указанный Вами e-mail адрес: Введите текст на картинке. Нортон и Каплан ССПЭ Практический курс по складской логистике Факторинг Маркетинговые войны Servise Презентация 1 Описание стратегии Конфликты. Время на принятие решения: Состав присутствующих, согласно повестки совещания. Время; день, месяц, год. График совещаний РК Уфа. Подведение итогов деятельности Компании в разрезе подразделений за прошедшую неделю текущего месяца. Все руководители начальники структурных подразделений. Согласно Регламента по инициации совещаний. Подведение итогов деятельности Компании в разрезе подразделений за предыдущий месяц. Отчеты о проделанной работе. Совещание по планированию и коррекции планов деятельности РК Уфа на следующий период. Лист решений система контроля по принятым решениям на совещаниях, согласно подписанного протокола. Внести изменения в график структуры продаж по сегментам. Внести изменения в вопрос "Пути развития в секторе услуг, всторону увеличения норматива выработки на одного сотрудника с параллельным снижением наценки. Включить в доклад и план работы вопрос о развитии сервисного центра в опрных регионах РБ и вопрос по аутсорингу изготовления узлов и др. Всем участникам на основании бизнес-плана заполнить первые дел в утвержденном формате. Разработать, презентовать и обосновать стратегическую карту целей II и III уровня по своему подразделению. Разбить всех участников на группы. Дополнить бизнес-план недостающей информацией. Введите email того, с кем бы Вы хотели поделится ссылкой: Вывоз мусора контейнером и его преимущества. Понятие и особенности брендбука. Отзыв об автосалоне АвтоГЕРМЕС.
Что делает душа во сне
План го объекта экономики
Детская поликлиника в егорьевске расписание врачей
Где поесть в архангельске
Как полностью очистить яндекс браузер