Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет
Образец приказа об аренде автомобиля
Приказ об аренде автомобиля в связи с ремонтом служебного автомобиля (образец заполнения)
В некоторых случаях работодателю выгоднее воспользоваться автомобилем сотрудника, чем приобретать в собственность транспортное средство. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может различными способами:. Возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг. Выплата работникам компенсации за использование ими своего легкового автомобиля в служебных целях для организации выгодна, только когда ее размер укладывается в нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от В утвержденные суммы уложиться было затруднительно еще в момент выхода указанного Постановления, в настоящее же время это практически невозможно. Поэтому многие работодатели заключают с сотрудниками договор на аренду автомобиля. По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации ст. По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации ст. Работодатели чаще заключают с сотрудниками договор аренды без экипажа. Сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль во временное пользование, выступает в роли арендодателя, работодатель же является арендатором автомобиля. Транспортное средство, как было сказано выше, в этом случае предоставляется арендодателем арендатору во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и без обязательств по его технической эксплуатации. Арендатор же своими силами организует управление автомобилем и его эксплуатацию ст. Договор аренды автомобиля без экипажа заключается в письменной форме независимо от срока договора ст. Государственная регистрация при его заключении не требуется. В договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды п. Это означает, что в договоре аренды автомобиля необходимо указать как минимум: При отсутствии перечисленного в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным п. Стороны вправе условиться о возможности субаренды. Неотражение такого условия позволяет арендатору сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца п. При этом ответственным по договору перед арендодателем остается арендатор. К договорам субаренды применяются правила о договорах аренды, если иное не установлено законом или иными правовыми актами п. Пожелания владельца транспортного средства в части ограничения его использования стороны также могут отразить в договоре. Например, для пассажирского микроавтобуса может быть оговорена допустимость только пассажирских перевозок и запрет на перевозку грузов. Арендатор, как было сказано выше, обязан выплачивать арендодателю арендную плату. Поэтому в договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Размер арендной платы можно определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики. А в этом случае он будет сопоставим с суммой амортизации , начисляемой по автомобилю с аналогичными характеристиками. Финансисты же при установлении размера арендных платежей рекомендуют руководствоваться ценами, сложившимися в регионе Письмо Минфина России от Сроки внесения платежей арендатор и арендодатель определяют самостоятельно. Как правило, арендная плата вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа пп. В договоре можно установить и иной порядок, например в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов. Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год п. Работник вправе потребовать досрочного расторжения договора, если арендная плата не выплачивалась в срок два раза подряд п. Условия о порядке и сроках внесения арендной платы не являются существенными условиями договора, как и условие о сроке аренды п. При отсутствии такого условия договор считается заключенным на неопределенный срок п. В договоре желательно привести восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Определить ее можно и по договоренности сторон. При обнаружении работодателем недостатков за которые отвечает работник , полностью или частично препятствующих работе арендованного автомобиля, он вправе потребовать, в частности, уменьшения арендных платежей п. Работник же не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, если они п. Гражданским законодательством на арендатора возлагается обязанность ст. Однако стороны вправе иначе перераспределить обязанности по содержанию мелкий и капитальный ремонт , страхованию, эксплуатации арендованного автомобиля. Исходя из этого в договоре желательно четко прописать обязанности сторон по несению расходов. Условие о распределении расходов является обоснованием для их признания при исчислении налога на прибыль у арендатора. Страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств является обязательным условием эксплуатации автомобиля п. Возможно, что к моменту передачи машины в аренду работник уже застраховал гражданскую ответственность и в полисе ОСАГО указаны конкретные лица, которые имеют право на управление автомобилем. Работодатель же, скорее всего, захочет, чтобы им управляли другие лица. Сотрудник в этом случае должен самостоятельно внести в полис изменения, заключив со страховой компанией дополнительное соглашение о допущении к вождению автомобилем лиц, указанных работодателем, либо неограниченного числа лиц. Эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре. Если автомобилем будет управлять лицо, не вписанное в страховой полис, то организацию могут оштрафовать на руб. Договором может быть предусмотрено и добровольное страхование автомобиля от различных рисков каско , от угона хищение, кража, грабеж, разбой и ущерба ДТП, пожар, взрыв, стихийное бедствие и т. Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме или воспользоваться актом о приеме-передаче объекта основных средств форма N ОС-1, утв. Постановлением Госкомстата России от В акте желательно указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. К акту прикладываются документы на транспортное средство: Договор считается заключенным с момента передачи арендатору транспортного средства ст. По общему правилу договор аренды прекращается по истечении срока аренды. Если же арендодатель или арендатор пожелает расторгнуть договор в любое другое время, то предупредить об этом другую сторону необходимо за месяц п. При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю автомобиль в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором, если в договоре об этом было сказано отдельно абз. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче. Соглашения об изменении или расторжении договора стороны должны оформлять в письменной форме п. Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций утв. Приказом Минфина России от Получение автомобиля в аренду отражается записью по дебету счета , а его возврат по окончании срока действия договора - по кредиту счета При этом имущество учитывается за балансом по стоимости, указанной в договоре аренды. Если стороны не смогли определить ее, арендованный автомобиль отражается по нулевой стоимости:. Организации-арендатору желательно открыть на арендованный автомобиль инвентарную карточку учета объекта основных средств форма N ОС-6, утв. Арендная плата и эксплуатационные расходы у арендатора признаются расходами по обычным видам деятельности. Данные расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств п. При начислении арендной платы используется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В зависимости от того, в каком структурном подразделении эксплуатируется арендованный автомобиль, указанный счет корреспондирует со счетами учета затрат: При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией пп. Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством. По общему правилу датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре. Если данное условие отсутствует, то расходы можно учесть в последний день отчетного периода пп. Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Он же своими силами и средствами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией. Вышеприведенное позволило финансистам заключить, что затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства с физическим лицом, в том числе на приобретение топлива ГСМ для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения , а также на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. Напомним, что расходами в целях налогообложения признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком для осуществления деятельности, направленной на получение доходов. Эксплуатационные расходы - это комплексное понятие, включающее несколько видов затрат, в частности приобретение ГСМ, техническое обслуживание автомобиля, его хранение и мойку, заработную плату водителя с начисляемыми на нее страховыми взносами в государственные внебюджетный фонды. Каждый вид затрат учитывается по правилам, установленным для соответствующего вида расходов. Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы для целей налогообложения прибыли достаточно договора аренды и акта о передаче автомобиля работодателю. Финансисты при этом не настаивают на ежемесячном оформлении акта об оказании услуг по аренде Письма Минфина России от Сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или собственником ст. Поэтому для признания расходов арендатора работник, передающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации-арендатору документы, подтверждающие его право собственности на машину. Таким документом может быть паспорт транспортного средства ПТС. В период действия договора аренды у арендатора должна храниться его копия. Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то необходима и ее копия. Кроме того, работник должен передать организации свидетельство о регистрации автомобиля и страховой полис если риски ранее застраховал сотрудник. Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: Организации, не являющиеся автотранспортными, могут использовать в качестве путевых листов его унифицированную форму утв. В таком путевом листе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные п. Приказом Минтранса России от Подтвердить ремонт автомобиля, осуществленный собственными силами, арендатору помогут смета ремонтных работ, дефектная ведомость, накладные на приобретенные запчасти и акт о списании израсходованных запчастей. Затраты на ремонт автомобиля, произведенный специализированной организацией-подрядчиком, подтверждает договор на выполнение работ договор подряда , акт сдачи-приемки выполненных работ, счет-фактура и платежные документы об оплате ремонта. Кроме того, как при выполнении ремонта автомобиля собственными силами, так и при ремонте в специализированной организации сведения о выполненных работах должны быть отражены в акте о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме N ОС-3 и инвентарной карточке автомобиля по форме N ОС Расходы на страхование организация-арендатор вправе учесть, только если по условиям договора аренды указанные расходы возложены именно на нее ст. Расходами организации по страховым договорам как обязательным, так и добровольным являются страховые премии, уплачиваемые страховой компании п. Если организация применяет метод начисления и договор страхования заключен на срок более одного отчетного периода квартала, полугодия, девяти месяцев , то расходы на страхование учитываются при исчислении налога на прибыль равномерно в течение срока п. При этом в обоих случаях включаемая в расходы сумма рассчитывается пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде. Если срок договора менее одного отчетного периода, то расходы на страхование включаются в состав расходов в момент оплаты п. Остальные вышеприведенные расходы организация может учесть в том отчетном налоговом периоде, к которому они относятся, в силу п. При кассовом методе все перечисленные расходы включаются в расходы при исчислении налога на прибыль после их оплаты п. По общему правилу арендатор автомобиля амортизацию не начисляет, поскольку в этом случае право собственности на него к организации не переходит п. Однако если работодатель с согласия работника произвел неотделимые улучшения арендованного автомобиля к примеру, поставил на машину кондиционер и при этом работник не возмещает их стоимость, то на такие улучшения организация вправе начислять амортизацию с 1-го числа месяца, следующего за месяцем их ввода в эксплуатацию, в течение всего срока действия договора аренды абз. Норму амортизации капитальных вложений при этом необходимо установить исходя из срока полезного использования, определяемого в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы утв. Постановлением Правительства РФ от О возможности учета арендатором в целях налогообложения прибыли расходов в виде амортизационных отчислений от стоимости неотделимых улучшений в объект основных средств, арендованный у физического лица, в общеустановленном порядке указано в Письме ФНС России от Напомним, что неотделимыми являются улучшения, которые не могут быть изъяты без причинения вреда арендованному имуществу п. Если на дату возврата арендованного автомобиля неотделимые улучшения амортизированы не полностью, их остаточная стоимость не признается расходом п. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме п. Налоговый агент обязан исчислять и удерживать налог со всех доходов налогоплательщика, источником которых он является п. Исключением являются доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются самостоятельно налогоплательщиком в соответствии со ст. В перечисленных статьях доходы в виде арендной платы не упомянуты. Поэтому при выплате арендной платы работодателю следует исчислять и удерживать НДФЛ. Сумму же налога надлежит перечислить в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника п. Арендная плата, выплачиваемая работнику-арендодателю, НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога ст. Арендатор вправе принять к вычету предъявленные продавцами суммы НДС по ГСМ, другим материально-производственным запасам, в том числе запасным частям, работам и услугам, оказываемым в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, после их оприходования при наличии соответствующих счетов-фактур и условии, что указанное имущество, работы, услуги приобретаются для операций, реализация которых облагается НДС пп. Заметим, что при оформлении страховки на автомобиль на услуги страховой компании НДС не начисляется пп. Объектом обложения налогом на имущество организаций для российских организаций признается движимое и недвижимое имущество, учитываемое на балансе в качестве объектов основных средств в соответствии с установленным порядком ведения бухгалтерского учета п. Налог на имущество по объекту основных средств, полученных в аренду, уплачивает та сторона сделки, на балансе которой объект учтен Письма Минфина России от Таким образом, с полученного в аренду автомобиля налог на имущество организация не уплачивает, поскольку автомобиль - это собственность работника-арендодателя, а не работодателя-арендатора. Транспортный налог уплачивают лица, на которых зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом обложения данным налогом абз. Приказом МВД России от Поскольку при аренде автомобиля право собственности к организации не переходит, то транспортный налог она не уплачивает. Поэтому именно работник обязан платить транспортный налог. При этом факт передачи автомобиля в аренду для целей исчисления указанного налога значения не имеет. Исключением являются лишь случаи передачи собственных автомобилей по договору лизинга или сублизинга другому лицу. Такие транспортные средства по соглашению сторон договора могут быть зарегистрированы либо за лизингодателем, либо за лизингополучателем п. Если работодатель принял решение компенсировать сотруднику расходы по уплате транспортного налога, то сумму такой компенсации учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не удастся п. При этом у организации возникнет обязанность по исчислению с этой суммы НДФЛ и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды подробнее - см. Выше говорилось, что у работодателя отсутствуют какие-либо ограничительные нормы по размеру арендной платы. Поэтому вполне логично увеличить ее на величину компенсации, ведь вся сумма арендной платы учитывается при расчете налога на прибыль. Объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, осуществляемые в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг п. Не относятся к объекту обложения, в частности, вознаграждения по договорам, связанным с передачей в пользование имущества п. К договорам, связанным с передачей в пользование имущества имущественных прав , относятся договоры аренды имущества. То, что арендная плата, установленная договором аренды транспортного средства без экипажа, заключенным между организацией и ее работником, не является объектом обложения страховыми взносами, подтвердило и Минздравсоцразвития России в Письме от Не начисляются на арендную плату и страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний п. В связи с производственной необходимостью организация решила арендовать автомобиль на срок три месяца у сотрудника организации В. По условиям договора арендная плата - 18 руб. Для приобретения ГСМ водителю автомобиля ежемесячно выдавалось под отчет руб. Расходы на ГСМ в августе составили руб. В сентябре для автомобиля приобретены запчасти на сумму руб. Автомобиль передан организации 1 августа г. В бухгалтерском учете затраты по аренде автомобиля сопровождаются следующими записями: Дебет - руб. Дебет 20 Кредит 73 - 18 руб. Дебет 60 Кредит 51 - руб. Кредит - руб. Начисление заработной платы водителю арендованного автомобиля, страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, исчисление НДФЛ осуществляются в общем порядке. При исчислении налога на прибыль за 9 месяцев г. При определении облагаемой базы за г. Копирование материалов без согласия авторов запрещено. Сайт о бухгалтерском и налоговом учете, аудите, компаниях Москвы, предоставляющих бухгалтерские и аудиторские услуги. Новости Статьи Бухгалтерские фирмы Консультации Документы. Бухгалтерский учет новогодних подарков. Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника.
Часто сотрудники используют личные транспортные средства на блага компании. Как правильно оформить договор аренды транспортного средства. Согласно ГК такой договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, однако регистрировать его, в отличие от договора аренды недвижимости, не надо. Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье ГК: Расходы в связи с эксплуатацией — это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю. Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению. Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет. Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т. Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником ст. Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину. Такой бумагой является паспорт транспортного средства ПТС. В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия. После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласовывают условия аренды и составляют договор. Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным ч. Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности. В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа подп. Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов ст. Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год ч. При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи. В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств. В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи НК РФ, арендная плата принимается в расходы для определения налогооблагаемой базы, поэтому для компании очень привлекательно ее увеличивать. Однако существует позиция Минфина по данному вопросу. На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Все неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в его пользу. При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией подп. Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода подп. Налог на прибыль уменьшают обоснованные экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода п. Экономическую оправданность легко обосновать — она указана в приказе, о котором говорилось выше. Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, письмом УФНС по г. Москве от 30 апреля г. Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября г. В письме от 25 августа г. Не отменена также унифицированная форма этого документа, утвержденная постановлением Госкомстата от 28 ноября г. Таким образом, арендатор имеет выбор:. Из выплат физическим лицам, производимым в связи с действием договора аренды автомобиля без экипажа, НДФЛ облагаются:. Подотчетные суммы не являются доходом физического лица, поэтому не являются объектом обложения НДФЛ. Арендатор в данном случае выступает в роли налогового агента. Он должен удержать налог и уплатить его в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника подп. Отношения, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов, регулируются Законом от 24 июля г. Согласно части 1 статьи 7 Закона от 24 июля г. На основании части 3 статьи 7 Закона от 24 июля г. Следовательно, арендная плата, выплачиваемая работнику по договору аренды транспортного средства без экипажа, не является объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование. Минздравсоцразвития в своем письме от 12 марта г. Ситуация из ряда вон. Всякие случаи бывают, вот отличный сайт нашел для покупки автозапчастей для автомобиля http: НДС , налог на прибыль , страховые взносы , подоходный налог НДФЛ , налог на имущество , транспортный налог , УСН , ЕНВД , НДПИ , земельный налог. Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль. С 1 января года работодатели обязаны сдавать в ПФР два вида отчетности. Какой код ОКВЭД выбрать при регистрации ООО или ИП? Российский налоговый портал представляет примеры заполнения деклараций 3-НДФЛ. Учетная политика для целей бухгалтерского учета на год с учетом последних изменений. Главная Новости Аналитика Документы Законодательство НДФЛ Налоговый FAQ Справочники Мероприятия Мероприятия Онлайн-конференции Вебинары Семинары Курсы повышения квалификации. Опросы На ринге В центре внимания Досье на судей Интервью Налогообложение Аналитические обзоры. Аренда автомобиля у работника Часто сотрудники используют личные транспортные средства на блага компании. Бухгалтерский учет и аудит. Подобные доходы списывают постепенно в течение того периода, к которому они относятся. Главная Новости Мнения Онлайн-конференции. Форум Аналитика Налоговый FAQ Семинары. Каталог компаний Судебные дела Законодательство Международное налогообложение. О редакции RSS-сервис Экспорт Для авторов. О сайте Реклама Контакты.
Как назвать девочку по дате
Сколько больничный после лапароскопии удаление кисты
Мировой суд центрального района
Статья 131 фз рф
Расписание электрички хоста лоо