Делопроизводство : Делопроизводство
Studepedia.org - это Лекции, Методички, и много других полезных для учебы материалов
Регистрация документов в вопросах и ответах
Правила регистрации документов в вопросах и ответах
Book: Делопроизводство для секретаря
Регистрация документов
Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К кадровый или ЛС по личному составу , номер распоряжения принято дополнять литерой Р. При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее — по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле папке его искать, например:. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф факс или Э электронная почта можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм журналов. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды при создании или получении. Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, то есть внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:. Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты? Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется. Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Следует отличать виды документов от способов их передачи: Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с Как объяснить, что так делать недопустимо? Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия наказание для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал? Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя. Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству. Наряду с этим, ГОСТ Р 6. Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К кадровый или ЛС по личному составу. Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов. У предложенного варианта нумерации приказов по дате есть существенный недостаток — он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг? В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, то есть любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму например, в формате Excel , а традиционный бумажный журнал не использовать вообще? Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем отправленном документе по запросу коллег и клиентов. Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации сразу по всем структурным подразделениям или в каждом подразделении должны быть свои журналы? В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:. Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем уполномоченным сотрудником. Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать? В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать каждый отдел или секретарь? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? Объем документооборота — это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:. Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных поступивших на исполнение внутренних документов. Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания в структурном подразделении или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. В одном конверте приходят счета за месяц. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы? В делопроизводстве различают три автономных документопотока: В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству. Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне — достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта. Главная О компании О компании Контакты Новости компании История Наши клиенты Наши партнеры Команда Вакансии Сертификаты и лицензии Пресс-центр ЭОС в соцсетях Филиалы компании. Автоматизация бизнес-процессов Внешний документооборот Организация и ведение делопроизводства на предприятии Импортозамещение Электронное правительство Классическое делопроизводство Корпоративный портал Мобильные приложения Решение для перевода бумажных документов в электронный вид Совместная работа Управление договорами Управление ресурсами и задачами Управление финансовыми и бухгалтерскими документами Электронная подпись и защита информации Электронный архив документов Решения партнёров Решения по отраслям Решения по отраслям: Делопроизводство в банке Производство Строительство Топливно-Энергетический Комплекс Учебным заведениям. ДЕЛО Мобильные приложения EOS for SharePoint ECM-cистема eDocLib Поточное сканирование АРХИВНОЕ ДЕЛО Госуслуги на базе ПО ЭОС АИС МФЦ ДЕЛО Цены для РФ Цены для СНГ Услуги АКЦИИ Другие продукты. Общая информация для пользователей Новости сопровождения Часто задаваемые вопросы Задать вопрос в техническую поддержку Предложения по развитию Форум для пользователей Вопросы по методологии и внедрению. Партнерская программа Партнерам по EOS for SharePoint Есть идея Заявка на партнерство Материалы для партнеров Новости партнеров Описание проектов партнеров Форум для партнеров Наши партнеры. Календарь всех мероприятий Весенний документооборот Веб-семинары Осенний документооборот - Конференции ЭОС прошлых лет. Новости отрасли Аналитика Интересные материалы Библиография Нормативные акты Формы документов Форум по документообороту Подкомитет ПК Новости отрасли Аналитика О разделе Системы электронного документооборота, проблемы, перспективы Актуальные вопросы управления документами Российские и зарубежные стандарты Кадровое делопроизводство, управление предприятием Информационная безопасность, ЭП Архивы и архивное дело, внеофисное хранение документов Законодательные акты и комментарии, проекты законов, практическое применение Электронное правительство Проблемы IT Разное Интересные материалы О разделе Делопроизводство, электронный документооборот Кадровое делопроизводство, управление персоналом, управление предприятием Информационная безопасность, ЭП Законодательные акты и комментарии, проекты законов, стандарты Информатизация Зарубежье Архивы и архивное дело Совсем разное Библиография О разделе Статьи ведущих сотрудников компании ЭОС, интервью Делопроизводство и документооборот Кадровое делопроизводство, управление персоналом, управление предприятием Архивное дело, архивоведение Информационная безопасность, информатизация и другие смежные дисциплины В помощь юристу В помощь бухгалтеру Учебная литература Нормативные акты О разделе Федеральные законы и нормативные акты Президента Российской Федерации Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации Нормативные акты Минкультуры России и Росархива Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти министерств, служб, агентств, комитетов Законодательные и нормативные акты субъектов Российской Федерации, документы организаций Нормативные акты и документы организаций Москва Национальные стандарты ГОСТы Нормативные акты СНГ Международные и национальные законодательные акты и стандарты Межгосударственные, межправительственные документы Другие документы Формы документов Форум по документообороту Подкомитет ПК-6 Новости. При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее — по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле папке его искать, например: Регистрация документов строится на следующих основных правилах. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают: Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации. Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал базу данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами например, способ отправки. Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления создания документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: Решения Автоматизация бизнес-процессов Классическое делопроизводство Мобильные приложения Решения по отраслям Электронная подпись Электронные госуслуги Электронный архив документов Электронный Парламент Продукты ДЕЛО EOS for SharePoint Мобильные приложения eDocLib Архивное ДЕЛО EDSIGN КАРМА Цены Услуги О компании Контакты Новости компании Наши клиенты Наши партнеры Партнёрская программа Вакансии Команда Сертификаты и лицензии ЭОС в соц. Свяжитесь с нами, и мы поможем найти оптимальное решение ваших задач. Заказать бесплатную презентацию системы у Вас в офисе Получить коммерческое предложение на поставку и внедрение Получить бесплатную демо-версию системы.
Лечение ударно волновой терапией
Где лучше фармить в вов
План уборки дома на месяц
Утепление балкона своими руками фото
Стихи для любимого мужчины который далеко
Чехол для свидетельства о рождении