Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой СУБД. Access — система управления базами данных СУБД. Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач. Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обрабатки данных и генерации сложных отчетов. Поддержка в Access механизма Запроса по образцу Query by Example — QBE , обеспечивающая выборку, сортировку и поиск данных. Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access 97 далее — просто Access — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя. Access — это, прежде всего, система управления базами данных СУБД. Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций таких, как ведение счетов, учет, планирование и т. С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Access— мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта— детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95 или Windows NT, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм. С помощью объектов OLE Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов в Windows 95 и компонентах Microsoft Office 97 Excel, Word, PowerPoint и Outlook можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator. При всем этом Access — не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 97, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint. Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access например, мастера и конструкторы написаны именно на VBA. Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке. Сначала познакомимся с Access на уровне конечного пользователя. Затем перейдем к более сложным элементам таким как элементы программирования на VBA и взаимодействия с Internet. Что предлагает Access 1. Настоящая реляционная модель баз данных В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных. Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений. Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп. Контекстно-зависимая справка и Office Assistant Организация справочной системы фирмы Microsoft — по-прежнему лучшая в отрасли, причем как для новичков, так и для опытных пользователей. При этом можно легко перейти к оглавлению справочной системы, конкретной информации, журналу предыдущих обращений и закладкам. В Access 97 компания Microsoft ввела Office Assistant ассистента и Screen Tips всплывающие подсказки. Всплывающие подсказки содержат короткие объяснения чего-либо. В системе предусмотрена целая галерея из десяти возможных персонажей ассистентов выбрать можно любого во своему вкусу. Если ассистент вам надоест, можете его отключить. Простые в использовании мастера и конструкторы Мастер Wizard может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров , помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач. Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем , а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате. Связывание ранее именовавшееся присоединением означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server. Формы и отчеты WYSIWYG Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь. Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма. В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов. Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла. Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты. Многотабличные запросы и отношения Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов например, таблицу Access и таблицу dBASE. После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой. Графики и диаграммы В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph. Возможности DDE и OLE С помощью DDE Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными и OLE Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов в формы и отчеты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE например, растровые изображения или документы текстовых процессоров Word или WordPerfect или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access. Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access 97 с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц! Встроенные функции Access содержит свыше ста функции небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение , выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. Visual Basic for Applications программирование баз данных Access— это серьезная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA ранее известный как Access Basic реализует объектно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически все, что только можно себе представить. Это мощный язык структурного программирования. Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках DLL операционных систем Windows 95 и Windows NT. Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: Рекомендации для пользователей Даже если вы уже работали с какими-либо базами данных, то это вовсе не означает, что с Access все сразу пойдет гладко. Можно быть крупным специалистом в таких реляционных СУБД, как dBASE, FoxPro и Paradox, но при этом не иметь опыта работы с базами данных в среде Windows. Сначала стоит поближе познакомиться с Windows: Стоит создать диаграмму в Excel, воспользоваться услугами одного из мастеров, обратиться к справочной системе. Все это поможет в дальнейшем при освоении Access. Также необходимо привыкнуть к новым терминам. Информация для пользователей электронных таблиц Опытный пользователь Excel или заметит, что Access и Excel во многом похожи. Во-первых, обе эти программы — продукты Windows, поэтому ему должны быть уже привычны соглашения Windows, которые будут использоваться и при работе с Access. Внешний вид таблиц и запросов Access соответствует внешнему виду электронных таблиц и носит название таблицы данных datasheet. Размеры строк и столбцов таблиц можно изменять точно так же, как и в рабочих листах Excel. По сути дела, режим ввода данных в Access 97 соответствует режиму ввода данных Excel. Нужно просто ввести данные и определить заголовки столбцов; все остальное Access сделает автоматически. Access, как и Excel, поддерживает режим WYSIWYG и работу с графическим приложением Microsoft Graph. Таким образом, у пользователя всегда есть возможность создавать в обеих системах однотипные диаграммы. Кроме того, в Access входит мастер диаграмм, аналогичный используемому в Excel. Как и в Excel, в Access 97 предусмотрен мастер сводных таблиц; по сути, с его помощью можно создавать сводные таблицы Excel: Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс. Если читателю приходилось использовать меню Excel для формирования запросов и критериев сортировки данных, значит, эти понятия ему уже знакомы. Словом, система Access 97 функционально совместима со всеми продуктами Office Что такое "База данных". В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Для автоматического выполнения некоторых операций используются макросы, содержащие набор из одной или более макрокоманд, таких как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Иногда бывает необходимо создать собственную процедуру, которая должна запускаться из любого окна базы данных или процедуру, предназначенную для обработки определенного события. Набор таких процедур на языке Visual Basic, собранный в одну программную единицу, называется модуль. Существует два основных типа модулей: Модули класса - это модули форм и модули отчетов, связанные с определенной формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий например, нажатие клавиши и создаются автоматически при создании первой процедуры обработки события. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных. В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующую вкладку например, "Таблицы". С помощью кнопок справа можно создавать и изменять существующие объекты. Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных. Этапы проектирования базы данных: Определите цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой. Разработайте на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами: Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных. Определите необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить: Каждое поле должно быть связано с темой таблицы. Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация. Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя". Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. Определите связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. Еще раз просмотрите структуру базы данных и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными. Добавьте данные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Используйте средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их. В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных. Если Вы создаете новую базу данных только в этом случае , появится диалоговое окно "Файл новой базы данных", в котором Вы должны указать имя и местоположение файла для создаваемой базы данных. Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение. Эта команда позволяет сохранить вне базы данных ее отдельные объекты. При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы. Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица "Товары" содержит сведения только о товарах, а таблица "Поставщики" - только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы "поля" и в строки "записи". Существует два режима работы с таблицей. Вы можете выбрать режим Конструктор или Режим таблицы, кликнув на специальной кнопке на панели инструментов. В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы. Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце "Имя поля". Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец "Тип данных", нажмите в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка. Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты 1 гр. Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля. Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов. В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы. Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка. Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов. Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов. Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных: Текстовый Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов. Поле МЕМО Длинный текст или комбинация текста и чисел. Числовой Числовые данные, используемые для проведения расчетов. Денежный Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах. Счетчик Уникальные последовательно возрастающие на 1 или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Поле объекта OLE Объект например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате , связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access. Гиперссылка Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Мастер подстановок Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля. Лекция 2 Ввод и редактирование данных Ввод данных В режиме таблицы отображаются все введенные данные. Если же создана только структура таблицы, значит, данных таблице еще нет. В пустой таблица Маркер записи с изображением треугольного указателя, направленного вправо обычно установлен в первой строке таблицы. Для ввода значения в поле в режиме таблицы переместите курсор в это поле и наберите значение. Во время редактирования записи маркер записи принимает вид карандаша. При вводе новой записи на маркере которой изображен карандаш автоматически появляется следующая строка на маркере которой изображена звездочка для обозначения новой-записи. Маркер новой записи всегда отмечает последнюю строку таблицы. При вводе новой записи курсор обычно размещается в первом поле таблицы. В зависимости от выполняемой операции и типа записи, маркер записи может принимать одну из четырех форм. Маркер блокированной записи при работе в многопользовательском режиме. Сохранение записи Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи или при закрытии таблицы При этом маркер записи меняет свою форму: После перехода к следующей записи эта кнопка вернется в обычный режим отмены И, изменив следующую запись, вы уже не сможете отменить изменение предыдущей. Проверка корректности введенных данных Автоматическая проверка типа данных Некоторые типы данных Access проверяет автоматически, безо всякого вмешательства. Для полей, содержащих данные этих типов, не нужно заполнять свойства Условие на значение. Перечислим эти типы данных. Если вы попытаетесь ввести время Да Yes , Истина True Вкл On или любое отличное от нуля число для логического Да и Нет No , Ложь False , Выкл Off или 0 для логического Нет. Для некоторых типов данных проверка допустимости значения выполняется автоматически. Однако при создании некоторых таблиц может потребоваться ввести данные в нестандартных определенных пользователем форматах и установить для них правила проверки допустимости в свойстве Условие на значение Validation Rule. Далее мы рассмотрим различные способы ввода данных. В полях Fam Name Name1 для ввода данных использована маска ввода. Если вы вводится значение строчными буквами, оно отобразится: Текст можно проверить на наличие особых значений и отобразить в заданном формате. Иногда в поле типа Текстовый Text нужно ввести значение, состоящее из нескольких строк. Эта возможность полезна для форматирования строк адресного поля, а также поля Memo. Access отобразит значение в виде Арг С другой стороны можно ввести в поле Арг 96, и в таблице будет сохранено значение Арг Это условие говорит о том, что введенная дата рождения должна входить в интервал между 1 января г. Форматы влияют на отображение данных, а не на объем занимаемой ими памяти. Ввод текстовых данных с проверкой данных Для текстового поля может быть задано свойство Условие на значение. Оно ограничивает вводимые данные значениями например, F,M,C. Если вы попытаетесь ввести в это поле значения, отличные от F, М, и C, то появится диалоговое окно с таким, например, сообщением: В это поле можно ввести только значение М, F или С. Ввод числовых данных с проверкой условия на значение Для числовых полей заданы правила проверки допустимости данных. При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля. Ввод данных типа OLE Поле объекта OLE под названием Foto можно заполнять даже без отображения самого объекта изображения на экране. В поле типа OLE могут храниться следующие объекты. Объект спознаваемый OLE-сервером, можно сохранить в Access в поле типа OLE OLE-объекты обычно вводятся в формы таким образом, чтобы их можно был о видеть, слышать или использовать. При размещении OLE-объекта в таблице вы увидите текст с описанием объекта например, в поле типа OLE можно увидеть надпись Paintbrush Picture. Ввести объект можно двумя способами. Этот тип позволяет вводить до байт текста для каждой записи. В таблице отображается только часть введенного текста. Если вы находитесь в режиме Конструктор Table Design , щелкните на кнопке Представление таблиц Views , чтобы перейти в режим таблицы для внесения изменений в данные. Перемещение по записям Чтобы перейти к любой записи, можно просто поместить на нее курсор или щелкнуть на ней мышью Но если таблицах очень велика, то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остроту Для перемещения по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют перемещать маркер записи только на одну позицию за один щелчок Поэтому для более быстрого перемещения через несколько записей сразу лучше пользоваться бегунком полосы прокрутки Можно также щелкнув мышью в области между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки, чтобы переместиться на много позиций вперед. При перемещении по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех пор, пока вы не щелкнете на каком-либо поле записи. Поиск заданного значения Хотя, зная номер записи, можно перейти к ней и найти конкретное поле, в большинстве случаев нужно будет находить в записи определенное значение Это можно сделать тремя способами: Для выполнения поиска только по определенному полю поместите в него курсор причем сделайте это до открытия диалогового окна. Установите в диалоговом окне флажок Только в текущем поле Search Only Current Field , и Access будет вести поиск только в указанном поле. В этом диалоговом окне можно задавать различные параметры поиска. В текстовом поле Образец Find What ввести искомое значение Значение можно ввести в том виде, в каком оно представлено в поле, или с использованием приведенных ниже специальных символов: Для поиска любого значения, которое начинается с символов АВ, заканчивается символами и содержит только два символа между ними, нужно ввести АВ?? В раскрывающемся списке Совпадение Match содержится три варианта выбора: С любой частью поля Any Part of Field Поля целиком Whole Field С начала поля Start of Field Стандартной является опция Поля целиком Whole Field Например, значение Пет будет найдено, если значение равно Пет. Если выбрана опция С любой частью поля Any Part of Field , то в результате поиска будут извлечены значения Петров, Петровский. В раскрывающемся списке Просмотр Search вы можете выбрать одну или несколько опций из набора Все, Вверх, Вниз Up, Down, All При выборе кнопки опции Только в текущем поле Search Only Current Field поиск значения будет вестись только в одном поле Флажок С учетом регистра Match Case определяет, будут ли различаться прописные и строчные буквы. По умолчанию они не различаются При поиске по значению Пет будут найдены пет, Петр и Петров. При выборе флажка С учетом регистра Match Case Access игнорирует флажок С учетом формата полей Search Fields As Formatted Если вы форматировали поля таблицы, установите этот флажок Например, вам нужно найти в поле ДатаРождения записи обо всех, родившихся в апреле года Для этого установите флажок опции С учетом формата полей Search Fields as Formatted и введите Апр Поиск начнется после щелчка на кнопке Найти Find First или Найти далее Find Next Найдя значение, Access выделяет его Для поиска первого подходящего значения щелкните на кнопке Найти. Для поиска следующего значения нужно щелкнуть на кнопке Найти далее На протяжении всего процесса поиска диалоговое окно остается открытым. Поэтому, найдя нужное значение, щелкните на кнопке Закрыть Close , чтобы закрыть диалоговое окно Изменение значений в режиме таблицы Чтобы изменить значение, перейдите к нему и внесите необходимые исправления. Для редактирования значения может быть несколько причин. Нажатие клавиши пробела стирает значение и заменяет его пробелом С помощью мыши содержимое поля можно выделить следующими способами: Поместив указатель мыши перед конкретным символом, вы активизируете режим вставки, и при вводе нового значения существующие значения сдвинутся вправо. С помощью клавиш управления курсором можно переходить от одного а к другому, не вызывая их изменения. Поле этого типа можно использовать в качестве первичного ключа Вычисляемые поля Access создает эти поля в формах или запросах, но на самом деле они не сохраняются в таблице Блокированные или отключенные поля Чтобы запретить ввод в заданные поля, можно соответствующим образом определить их свойства в форме Поля в многопользовательских блокированных записях Редактировать поля в записи, которая блокирована другим пользователем, невозможно Отмена действий Иногда кнопка Отмена Undo , находящаяся на панели инструментов, недоступна, и ею нельзя воспользоваться. Но только вы начнете редактировать запись, она станет доступной, и вы сможете с ее помощью отменить ввод элементов текущее поле. Ее нажатие отменяет операцию изменения значения-или поля. Однако после редактирования следующей записи эти изменения уже нельзя будет отменить. Операции удаления в буфер, копирования и вставки из буфера используются для обмена данными как между различными Windows-приложениями, так и внутри самой Access. С помощью этого метода можно копировать целые записи в другие таблицы или даже в другие базы данных, а также обмениваться данными с программами Microsoft Word и Excel. Только, помимо текстового поля Образец Find What , в нем есть еще поле Заменить на Replace With. Найдя значение по образцу. Для замены этого значения щелкните на кнопке Заменить Replace. А чтобы сразу заменить все значения, щелкните на кнопке Заменить все Replace All. Но если этим способом вы удалите записи по ошибке, то восстановить их будет уже невозможно. Для выделения смежных т е. Дело в том, что эти операции изменяют структуру данных Как вам известно, при внесении изменений в режиме-конструктор Table Design изменяется базовая структура данных Однако в режиме таблицы вы можете даже не осознать всех последствий внесенных изменений Поэтому, создавая базы данных для других пользователей, следует принять меры, чтобы они не могли вносить в режиме таблицы изменения. Затем в записи этого столбца вы сможете ввести новые данные. При добавлении нового столбца структура таблицы изменяется то есть в нее добавляется новое поле. При сохранении таблицы Access определяет свойства добавленного поля на основании введенных в него значении. Изменение имени поля заголовка столбца При добавлении нового столбца желательно перед сохранением таблицы изменить его заголовок. Для этого нужно дважды щелкнуть на нем и внести необходимые изменения. При сохранении таблицы этот заголовок будет использован в качестве имени поля в структуре таблицы. Изменяя заголовок столбца, вы изменяете и имя поля в таблице. И если оно используется в формах, отчетах, запросах, макросах или модулях, то эти объекты не будут работать до тех пор, пока вы не внесете в них соответствующие исправления. Этот способ изменения имени поля чреват неприятными последствиями, поэтому желательно, чтобы его применяли только опытные пользователи. Отображение записей При добавлении или изменении записей можно пользоваться как мышью, так и командами меню. С помощью команд меню Формат Format или мыши можно изменить порядок следования полей, скрыть и закрепить столбцы, изменить высоту строки и ширину столбца, выбрать другой шрифт и даже отобразить или удалить линии сетки. Изменение порядка следования полей По умолчанию Access отображает поля в режиме таблицы в том же порядке, что и в таблице или запросе. Однако иногда нужно разместить некоторые поля рядом, чтобы легче было анализировать содержащиеся в них данные. Чтобы изменить порядок расположения полей, выберите столбец и перетащите его на новое место. Выбирать и перетаскивать столбцы можно по одному или целыми группами. Допустим, вы хотите, чтобы поля Name располагался в начале таблицы. Для этого выполните следующие действия. Поместите указатель мыши на имя поля столбца Name он примет форму направленной вниз стрелки. Нажмите кнопку мыши и удерживайте ее в этом положении. В результате будет выделен весь столбец Name. Снова щелкните кнопкой мыши на имени одного из столбцов и удерживайте ее в нажатом положении; указатель примет вид стрелки с рамкой. Перетащите этот столбец к левой границе таблицы. Отпустите кнопку мыши, и столбец переместятся к началу таблицы. Таким образом можно перемещать одно или несколько выбранных полей влево, вправо или даже за пределы правой! Перемещение полей в режиме таблицы не вызывает изменений в структуре таблицы. Изменение ширины поля Чтобы изменить ширину поля то есть столбца , нужно задать ее либо в диалоговом окне где она определяется количеством символов , либо перетаскивая правую границу заголовка столбца при этом указатель мыши примет вид крестика с двунаправленной стрелкой. Чтобы изменить ширину столбца, выполните два простых действия: Поместите курсор между двумя заголовками столбцами на линии их разделения. Перетащите границу столбца влево, чтобы сузить его, или вправо, чтобы расширить. Чтобы мгновенно изменить ширину столбца по принципу оптимальной подгонки взяв за основу самый длинный элемент , нужно дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца. Существует и другой способ изменения ширины столбца: Появится диалоговое окно Ширина столбца Column Width. Здесь вы можете задать ширину столбца, измеряемую количеством символов. А чтобы определить ширину, принятую по умолчанию, установите флажок Стандартная ширина Standard Width. При перетаскивании правой границы столбца влево до границы предыдущего столбца данный столбец будет скрыт. То же самое произойдет и при установке значения 0 в диалоговом окне Ширина столбца Column Width. Необходимость увеличить высоту строки возникает в том случае, если нужно поместить в ней текст с более крупным шрифтом или несколько рядов текста. При перетаскивании границы записи указатель мыши изменится Чтобы изменить высоту строки, выполните следующие действия. Поместите курсор на линии разделения между двумя строками в области маркера записи. Перетащите границу строки вверх, чтобы уменьшить, или вниз, чтобы увеличить высоту строки. Изменение высоты строки приводит к одновременному изменению высоты всех строк в режиме таблицы. Существует и другой способ изменения высоты строки: При этом появится диалоговое окно, в котором можно ввести высоту строки в пунктах. Для выбора высоты, принятой по умолчанию, установите флажок Стандартная Standard Height. Если при перетаскивании границы записи вверх она пересечется с границей предыдущей записи, то все строки будут скрыты. То же самое произойдет и при установке в диалоговом окне Высота строки Row Height значения, близкого к 0 например, 0,1. Отображение сетки Обычно на экране отображается сетка, линии которой служат границами строк и столбцов. Диалоговое окно Вид сетки Cell Effects. Изменение шрифта отображения Размеры строки и столбца изменяются автоматически при изменении размера шрифта отображения. Access по умолчанию отображает все данные в режиме таблицы шрифтом MS Sans Serif размером 8 пунктов и начертанием Обычный Regular. Вы можете обнаружить, что он неправильно распечатывается, поскольку это экранный шрифт. Поэтому лучше подойдет шрифт Arial размером 8 пунктов и начертанием Обычный Regular. Изменение шрифта отображения оказывает влияние на всю таблицу. Для того чтобы видеть на экране больше информации выберите маленький размер шрифта. Если у вас есть необходимое оборудование, переключитесь на более высокое разрешение. А если вы хотите, чтобы буквы были большего размера, увеличьте размер шрифта. Дляя перехода к шрифту Arial размером 10 пунктов и начертанием Полужирный Bold выполните следующие действия. В поле Шрифт Font выберите Arial, В поле Начертание Font Style выберите Полужирный Bold. Введите 10 в поле Размер Size. Щелкните на кнопке ОК. При изменении атрибутов шрифта в области Образец Sample появится образец этого шрифта. Таким образом, пежде чем внести какие-либо изменения, вы можете их увидеть. При желании можно изменить и цвет шрифта. Скрытие и отображение столбцов Чтобы скрыть столбец, можно перетащить его границу к предыдущему полю или установить для ширины столбца значение 0. Чтобы скрыть один столбец, выполните следующие действия. Поместите курсор в любое место столбца, который Нужно скрыть. При этом появится диалоговое окно. Щелкните на кнопке ОК и напечатайте Wy тем шрифтом, который вы выбрали для отображения или его ближайшим эквивалентом для принтера. На распечатке будут также отражены все опции, установленные на момент печати таблицы. Скрытые столбцы напечатаны не будут. Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Причем разделение данных на страницы Access выполняет автоматически. Печать таблицы Управлять процессом печати можно из диалогового окна Печать Print , выбирая следующие опции. Печатать Print Range Распечатывает всю таблицу или только выбранные страницы или записи Копии Copies Определяет число копий Разобрать Collate Определяет, будет ли распечатка разобрана по копиям С помощью кнопки Свойства Properties можно вызвать диалоговое окно настройки принтера. Кнопка Настройка Ир позволит определить поля и заголовки. Предварительный просмотр Иногда перед печатью отчета возникают некоторые сомнения. Например, не лучше ли изменить высоту строк и ширину столбцов либо выбрать другой шрифт? Поэтому перед печатью всегда стоит вывести отчет на экран, чтобы убедиться, что с ним все в порядке. В результате появится окно предварительнoro просмотра После щелчка на кнопке Предварительный просмотр Print Preview вы перейдете в режим предварительного пр смотра перед печатью. На экране будет показана первая из печатаемых страниц, а на панели инструментов появятся новые кнопки. Для перемещения по страницам можно воспользоваться кнопками, расположенными в нижней части окна предварительного просмотра так же, как при перемещении по записям в режиме таблицы. Кнопки панели инструментов обеспечивают быстрый доступ к следующим опциям печати: Если вы удовлетворены видом таблицы в режиме предварительного просмотра и хотите ее распечатать, щелкните в кнопке Печать Print , расположенной на панели инструментов. Если же вас что-то смущает, щелкните на кнопке Закрыть Close , и вы вернетесь в режим таблицы, где можно будет отредактировать данные или изменить макет. Заключение Рассмотрены приемы ввода данных в режиме таблицы, перемещения по строкам и столбцам и изменения данных, передвижения строк и столбцов и изменения их размеров, предварительного просмотра и распечатки таблиц. Причем на уровне таблицы или формы вы можете добавить свои собственные правила проверки допустимости данных. С помощью функции отмены Undo можно отменить ввод значения поля, текущей записи или сохраненной записи. С помощью кнопок сортировки можно мгновенно изменять порядок расположения записей при отображении. Кнопки Фильтр по выделенному Filter by Selection и Изменить фильтр Filter by Form используются для определения порядка сортировки или критериев фильтрации записей в таблице. Новости Темы Экономика Здоровье Авто Наука и техника Недвижимость Туризм Спорт Кино Музыка Стиль Спецпроекты Телевидение Знания Энциклопедия Библия Коран История Книги Наука Детям КМ школа Школьный клуб Рефераты Праздники Гороскопы Рецепты Сервисы Погода Курсы валют ТВ-программа Перевод единиц Таблица Менделеева Разница во времени. Новости В России В мире Экономика Наука и техника Недвижимость Авто Туризм Здоровье Спорт Музыка Кино Стиль Телевидение Спецпроекты Книги. Поиск по рефератам и авторским статьям. Возможности Access ACCESS Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой СУБД. Access автоматически поддерживает поля типа Счетчик AutoNumber , вычисляя их значения при создании каждой новой записи. Поле этого типа можно использовать в качестве первичного ключа. Access создает эти поля в формах или запросах, но на самом деле они не сохраняются в таблице. Чтобы запретить ввод в заданные поля, можно соответствующим образом определить их свойства в форме. Редактировать поля в записи, которая блокирована другим пользователем, невозможно. Отменяет последнее изменение в текущем поле и все изменения в текущей записи. Мнения авторов опубликованных материалов могут не совпадать с позицией редакции. При полном или частичном использовании редакционных материалов активная, индексируемая гиперссылка на km. Хостинг предоставлен компанией e-Style Telecom.
Диплом на тему разработка бизнес плана предприятия
Основные сведения о базах данных
Nokia n8 характеристики отзывы
ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS ПРИ СОЗДАНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Легалон 140 инструкция отзывы
MS-Access: назначение и возможности. Объекты MS-Access.
Сделать русское гражданство
Microsoft Access
Стихи о поделках сделанных своими руками
Возможности Access
Основное понятие общей теории систем
Новые возможности приложения Microsoft Access
Имплантанты зубов волгоград
Основные сведения о базах данных
Публичная карта кадастровая брянский район
MS-Access: назначение и возможности. Объекты MS-Access.
Судебное заседание арбитражного суда
Microsoft Access
Где находится номер двигателя форд фиеста