По структуре письма можно подразделить на регламентированные стандартные и нерегламентированные нестандартные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу. При этом соблюдаются жесткие требования к формату бумаги, составу реквизитов, структурных частей, оформлению всех элементов письма. Большинство официальных писем имеют строго определенный вид и характер. При составлении таких писем используются конкретные языковые формулы. Регламентация структуры официальных писем в большинстве случаев является результатом многолетней практики деловой переписки. Однако не стоит считать накопившийся в этой области опыт бюрократией, от которой обязательно следует избавляться. Напротив, стандартизация переписки имеет положительные результаты. Например, в случае использования в однотипных ситуациях стандартных посланий сокращается время на составление текста письма отправителем, чтение и понимание получателем. Очень часто обмен знаниями подрывается на начальном этапе. Недостаточное умение изложить информацию в письменной форме может разрушить процесс, сделав информацию сложной для понимания, увеличив время, необходимое для осознания того, что сказано. Нерегламентированные письма используются в деловой переписке реже, чем регламентированные. Они имеют более свободную форму, структуру и стиль изложения. Как правило, нерегламентированные письма пишутся в ситуациях, отличных от типовых, стандартных. С этим и связана потребность дополнительных разъяснений, использования более выразительных речевых средств. Тем не менее в таких письмах тоже применяются традиционные языковые формулы. Примером нерегламентированных писем может служить: При составлении делового письма важно придерживаться конкретного правила. Письмо должно быть построено в следующей логической последовательности: Особенно важно помнить это правило при подготовке нерегламентированного делового письма. Именно в таких письмах у автора есть возможность выбора структуры построения текста и стиля изложения, а следовательно, есть возможность ошибки. В регламентированных письмах, форма и текст которых уже отработан, ошибки менее вероятны. Письмо должно содержать заголовок в виде разъяснения того, какому вопросу оно посвящено. Например, "О поставке оборудования", "О повышении квалификации инженеров технической службы" и т. Это необходимо для ускорения работы с входящими документами организации- адресата, в которой, в действительности, заинтересованы обе стороны - и организация-отправитель, и адресат. Если заголовок не сформулирован, то для того чтобы понять о чем письмо, какому должностному лицу его нужно передать для ответа и исполнения, может потребоваться много времени. Кроме того, есть вероятность ошибки, если человек, работающий с входящей в организацию корреспонденцией, не поймет о чем идет речь в письме. В таком случае также происходит задержка во времени, пока письмо передается из отдела в отдел в поисках настоящего адресата. Вполне возможно, что письмо будет потеряно. При подготовке делового письма следует помнить о важности правильной композиции его содержания, то есть выстраивании структуры его текста. Композиция текста делового письма - это последовательность расположения его составных частей аспектов. Структура делового письма зависит от объема и сложности информации, которую отправитель хочет донести до получателя. Наиболее рациональной считается простая структура текста, состоящая из одной-двух частей: При этом во вступлении излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, а во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения. При необходимости изложить в письме сложную для восприятия, или спорную информацию, письмо следует структурировать следующим образом: В таком случае во вступлении приводится причина возникновения вопроса, или его краткая история. В основной части излагаются существо вопроса, доводы, доказательства, факты. В заключении письма также как и в первом случае формулируется предложение или просьба. Описанная структура характерна для традиционного, принятого в российских организациях делового письма. Она не является строго заданной и неизменной, но создавая иную композицию документа, следует помнить о том, чтобы иная - оригинальная структура была логичной, а текст кратким, но в то же время конкретным и понятным получателю. Сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем, доводим до Вашего сведения, обращаемся к Вам в связи Вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу. Благодарим, выражаем признательность, с сожалением сообщаем, приносим извинения, желаем успехов, выражаем соболезнование. При оформлении делового письма также должен соблюдаться ряд требований. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:. Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты. Как правило, реквизиты указаны на бланке организации. Бланк письма - это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа. В состав реквизитов входят: Если составляется ответ на полученное ранее письмо, то к реквизитам следует добавить его номер и дату. На восприятие делового послания влияет аккуратность его оформления. Например, поля делового письма должны соответствовать определенным требованиям. Каждый лист, оформленный как па бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей: Размер шрифта должен быть одинаковым во всем тексте делового письма. Он не должен быть ни слишком крупным, ни слишком мелким. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с м размером кеглем. Если объем письма превышает две страницы, то в нижних правых углах листов необходимо произвести нумерацию. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма. В общем случае письмо визируется руководителем подразделения, его подготовившего и подписывается руководителем организации. В некоторых случаях оно может визироваться и другими должностными лицами, имеющими отношение к данному вопросу. Кроме того, в деловом письме, в нижней части листа под подписью руководителя приводится информация о подготовившем его исполнителе - должность, ФИО, номер служебного телефона. Создание электронного послания имеет существенные отличия от традиционного письма. Во-первых, во многих случаях электронное письмо имеет полуофициальный характер, в результате чего снижается формальность общения. Составитель тратит на написание электронного письма гораздо меньше времени, так как ниже требования к стилистике речи. В случае если электронное послание должно иметь официальный характер, то есть по электронной почте пересылается не просто сообщение, а документ, он должен быть удостоверен подписью. Для этого предусмотрена электронно-цифровая подпись. Таким образом, структура и стиль, оформление делового письма определяются целым рядом общих требований, во многом соответствуют сложившимся традициям. В то же время многие крупные компании разрабатывают свой, корпоративный, стандарт оформления деловых писем, в котором предусмотрены правила обращения к адресату, требования к структуре письма, реквизиты, подпись и некоторые другие элементы. Главная Менеджмент Коммуникативный процесс и его элементы. Деловые письма и прямая почта. Структура делового письма, стиль и содержание. Структура делового письма, стиль и содержание Деловые письма, их структура, стиль и содержание По структуре письма можно подразделить на регламентированные стандартные и нерегламентированные нестандартные. К деловому письму предъявляются следующие общие требования. В подтверждение нашей договоренности В соответствии с ранее достигнутой договоренностью В ответ на Ваш запрос сообщаем На основании изданного приказа В порядке оказания помощи прошу Вас В связи с финансовыми трудностями Ввиду задержки получения груза В связи с нарушением срока поставки Учитывая увеличение спроса на продукцию В связи с завершением работ по В целях обмена опытом направляем В целях увеличения товарооборота В целях упорядочения работы структурных подразделений организации В целях расширения сотрудничества Во избежание конфликтных ситуаций Для согласования спорных вопросов Убедительно прошу решить вопрос о Обращаемся к Вам с просьбой Настаиваем на выполнении договоренности Напоминаем вам, что срок соглашения истекает Организация оставляет за собой право К сожалению, удовлетворить вашу просьбу не представляется возможным В настоящее время организация не располагает возможностью Мы не можем предоставить интересующую вас информацию, так как Организация не может представить информацию о Ваше распоряжение не может быть выполнено в установленные сроки по следующим причинам Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание не может быть выполнено в связи Доводим до вашего сведения, что Извещаем Вас о том, что Ставим Вас в известность Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки Похожие темы Письма прямой почтовой рассылки Язык и стиль делового письма Письма-резюме Язык и стиль делового письма Деловое письмо:
Движение рук наруто
Политика стран евросоюза
Характеристика ов раздражающего действия