Роль секретаря в решении задач защиты информации - Роль секретаря в организации информационного и документационного обеспечения
Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний
Ответы на экзаменационные билеты
Организация рационализации документационного обеспечения
Организация работы секретаря
Глава IV. Круг обязанностей секретаря
Реферат: Деятельность секретаря в обеспечении конфиденциальной информацией
В России должность секретаря появилась в XVIII в. В Толковом словаре В. Даля дается такое определение: В первой четверти XVIII в. Секретарь — это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов правления, дирекции, совета компании ; четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работаю в приемной рецепции , с телефоном или телефон6ной станцией, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Объектом курсовой работы является организация секретарского обслуживания на предприятии, предметом — роль секретаря на предприятии, а именно в организации командировок. Цель работы — проанализировать роль секретаря в организации, рассмотреть такую функцию как организация командировок, выявить недостатки и проблемы и предложить пути оптимизации делопроизводства на предприятии. Данная тема была рассмотрена и проанализирована следующими авторами: Глава I История развития секретарского дела в России. Развитие письменности на Руси в X-XI вв. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований. В начале XII в. В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси. В целом, как принято считать, делопроизводство в старой России прошло три основных этапа развития: Начиная с конца XV в. Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в середине и второй половине XVI в. Число приказов в XVI в. Приказная бюрократия думные дьяки, дьяки и подьячие контролировала многие сферы жизни страны. При царе Федоре Алексеевиче приказная система подверглась реформам: Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии. При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т. Затем в г. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине. Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля г. Для некоторых документов дипломы, патенты были созданы генеральные формуляры, то есть образцы, по которым они должны были оформляться. В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др. Дворяне были разделены на 14 "рангов" в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе. Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами. В начале XIX в. Высшим законодательным органом стал Государственный совет г. Чуть ранее г. Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний. В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти. Для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом. Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах. Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов. В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций. В целом в гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса. На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография. После Октябрьской революции г. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту. Однако дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства. Несколько позже, в г. В годы Великой Отечественной войны гг. В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации. В июле г. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. Через два года, в г. С начала х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. Начиная с г. Однако вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата, эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности. Распад Советского Союза в начале х годов прошлого века и становление на новой основе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в том числе и в сфере архивной, и в области всего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива ГАРФ. В настоящее время ГАРФ - один из крупнейших архивов страны. В этом параграфе мы рассмотрим основные нормативно-методические документы, регламентирующие делопроизводство и секретарскую деятельность в России. Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации Госстандарт России осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения. Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:. Государственный стандарт ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта г. Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Требования стандарта являются рекомендуемыми. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября г. Положения Типовой инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января г. Федеральный закон от 27 июля г. N ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Федеральный закон от 22 октября г. Федеральный закон от 29 декабря г. Постановление Правительства от 15 июня г. Постановление Правительства РФ от 17 июня г. Постановление Правительства РФ от 16 апреля г. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта г. Постановление Госкомстата России от 5 января г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Постановление Минтруда России от 10 октября г. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля г. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября г. Приказ Росархива от 19 января г. Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий. Безусловно, исторически сложившееся развитие рыночных отношений в стране дало новый импульс подъему и совершенствованию секретарского дела. В современных условиях профессия секретаря в полной мере и объеме востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью, что было бы невозможно без существующей нормативно-методической базы. Глава II Роль и обязанности секретаря в организации командировок. Круг обязанностей секретаря бывает весьма обширным и во многом зависит от специфики деятельности конкретной организации или фирмы[4]. Примерный перечень обязанностей секретаря может выглядеть следующим образом:. Организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола. Организация дел в кабинете руководителя, то есть ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете. Информационное обеспечение руководителя, то есть знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация. Условно все секретарские обязанности можно разграничить на работу по документному оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив и бездокументному доброжелательный прием посетителей любой из них может стать выгодным клиентом фирмы , подготовка командировок, телефонное обслуживание и т. При планировании своего рабочего времени секретарь исходит из иерархии задач по важности и первоочередности , стоящих перед руководством учреждения, и из рабочего плана руководителя[6]. При этом он руководствуется следующими принципами: При приеме работников других учреждений и организаций или командированных из других городов секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должен записать день и час приема и накануне напомнить о нем руководителю. В противном случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику. Мы более подробно остановимся на организационных задачах, которые должен выполнять секретарь при организации командировок. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями блокноты, ручки, папки и т. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт ы назначения и время убытия из него них. Командировочное удостоверение оформляется по форме Т Приложение 4 , утвержденной постановлением Госкомстата России. В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее — последующие сутки. Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин вокзал находится в черте города , первым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января. Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января. Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки секретарем. Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется секретарю, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки Приложение 5. Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись. При работе над отчетом секретарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно отчет включает три раздела:. В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации Приложение 6. При соблюдении этих нехитрых правил организации поездок командировки будут способствовать процветанию вашей фирмы, а не ее разорению. Следовательно, от исполнения секретарем функций на фирме зависит очень многое. Глава III Статус секретаря сегодня. Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками. С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком[7]. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых негосударственных организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии. Тем не менее многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах. Особенность состоит в том, что в этой деятельности немало принципиально разных видов работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов. Функциональные различия в деятельности секретарей должны найти свое отражение и закрепление в наименованиях должностей и их квалификационных характеристиках, в связи с этим пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют такие современные, востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности, как: Долгие годы должность секретаря в т. В Квалификационном справочнике должностей относилась к разряду технических исполнителей. Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер, к разряду специалистов, а в ряде случаев в зависимости от масштабов организации и решаемых задач и к разряду руководителей среднего или низшего звена. Отсутствие четких рамок функциональной специализации секретарей и должностных характеристик приводит к снижению эффективности их труда, потерям рабочего времени, служебным конфликтам. Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, и профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому секретарю. Глупо ориентироваться только на бездокументное обслуживание управленческого аппарата. Особенно важно хорошее знание делопроизводства для секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом. Однако по многим из этих вопросов секретари ощущают острую нехватку как нормативных актов, так и методических указаний и рекомендаций. Отсутствие достаточной нормативно-методической базы в наибольшей степени мешает секретарям в настоящее время. С одной стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур. Но в то же время слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве. Большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними. Работа молодых специалистов часто сопряжена с различного рода ошибками и оплошностями. В этом нет ничего удивительного: Служебная деятельность секретаря с первого взгляда может показаться довольно простой и необременительной. Однако это далеко не так. Сам факт того, что она является многоплановой и нередко связана с общением довольно значительного круга разных людей, свидетельствует: Очень часто от четкой, аккуратной и организованной работы секретаря в значительной степени зависит качество работы всего предприятия, фирмы, объединения, посольства и других зарубежных организаций конечно, в случае, если секретарь попадает на работу за границу. Вдумчивое изучение основ секретарского дела, всесторонняя и тщательная подготовка к деятельности секретаря могут в значительной степени избавить в начале служебного пути от многих ошибок и оплошностей. Я очень хотел бы лично переговорить с директором вашей фирмы по важному производственному делу. По какому вопросу он звонил? Какой, наконец, у него номер телефона? Однако ни на один из этих вопросов Лена ответить не может. Незнакомец сам ничего не сказал, а Лена ни о чем и не спросила. Делового контакта не получилось. Неизвестный пообещал перезвонить сам, но звонка по какой-то причине не последовало. Начинающая секретарша Галя снимает трубку. Ей передают информацию о том, что у одной из партнерских компаний сменился почтовый адрес. Галина записывает новые реквизиты на каком-то листочке бумаги. Затем раздаются новые звонки, у нее что-то спрашивает посетитель, очередную справку требует директор…. Галя забывает переписать новый адрес партнерской фирмы в журнал, а листочек куда-то пропадает, возможно, кто-то из сотрудников чисто случайно расписал на нем новую авторучку, а затем мошинально бросил в мусорную корзину. Пора отсылать очередную партию почтовых отправлений. Но где же данные с новым адресом? Галя в волнении ищет везде, где только можно, но злосчастный листок пропал бесследно и безвозвратно. Она буквально бросается выполнять любое порученное ей задание. Все поручения Екатерина выполняет быстро и четко. Вместе с тем, она старается участвовать в делах тогда, когда ее об этом совсем не просят. Услышав, что директор, Игорь Петрович, потребовал от одного из сотрудников представить отчет о проделанной работе к му числу, Катя энергично напоминает всем сослуживцам: Однако вскоре выясняется, что к му отчет должны сдать работники вспомогательных служб, а остальные сотрудники обязаны представить свои отчеты к му. Положив пакет в сумку, она отправилась в путь. Перед этим бегло взглянула на конверт, где размашистым почерком был указан адрес. Добравшись до Сокольников, девушка решила еще раз уточнить адрес. Но что же это такое? Второпях она неправильно прочитала написанное на конверте, где значилось: Загородное шоссе, дом Зинаида стала лихорадочно расспрашивать прохожих, но, как на грех, никто не мог ей точно ответить и показывали иногда совершенно разные направления. Дело кончилось тем, что Зина доставила конверт по нужному адресу только ближе к вечеру. Оказалось, что в конверт были вложены, кроме документов, еще и билеты на самолет, который к тому времени уже выруливал на старт. Деловая поездка двух партнеров в Норильск была сорвана. Но, тем не менее, не стоит надеется на простоту и необременительность данной профессии, учитывая несовершенство нормативной базы делопроизводства и возможные ошибки в работе, которые могут повлечь за собой серьезные проблемы как для самого секретаря, так и для фирмы в целом. Проанализировав историю развития секретарского дела, существующую нормативную базу, определив роль секретаря в организации командировок, рассмотрев статус секретаря на сегодняшний момент и отметив возможные ошибки при работе, мы пришли к выводу, что в секретарском деле имеет место проблема и не одна: Мы, рассмотрев все аспекты секретарского обслуживания, предлагаем следующие пути решения существующих проблем:. Тем не менее, для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях. Характеризуя пути развития профессии секретаря и ее современных модификаций секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя и др. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя — М.: Москва Содержание Введение……………………………………………………………….. Глава II Роль и обязанности секретаря в организации командировок…………………………………………………………… Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: При написании курсовой работы были использованы методы: Нормативно-методическая база делопроизводства 1. Нормативную базу делопроизводства составляют: Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами: Делопроизводство и архивное дело. Основные термины и определения. Глава II Роль и обязанности секретаря в организации командировок 2. Примерный перечень обязанностей секретаря может выглядеть следующим образом: Просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты. Ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей. Подшивка документов и ведение дел. Составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т. Руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала. Учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя. Освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций. Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов: Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию: Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны. Перечень документов необходимых руководителю в командировке: После возвращения руководителя из командировки секретарь: Обычно отчет включает три раздела: Типичные ошибки секретарей 3. Для более глубокого осознания типичных ошибок мы приведем конкретные примеры: Лена снимает телефонную трубку. Он будет примерно через час. Через час Лена докладывает директору о телефонном звонке и состоявшемся разговоре. Обсудим второй пример аналогичного характера. Затем раздаются новые звонки, у нее что-то спрашивает посетитель, очередную справку требует директор… Галя забывает переписать новый адрес партнерской фирмы в журнал, а листочек куда-то пропадает, возможно, кто-то из сотрудников чисто случайно расписал на нем новую авторучку, а затем мошинально бросил в мусорную корзину. Один из старших консультантов возражает: Заключение Проанализировав историю развития секретарского дела, существующую нормативную базу, определив роль секретаря в организации командировок, рассмотрев статус секретаря на сегодняшний момент и отметив возможные ошибки при работе, мы пришли к выводу, что в секретарском деле имеет место проблема и не одна: Мы, рассмотрев все аспекты секретарского обслуживания, предлагаем следующие пути решения существующих проблем: Список использованных источников и литературы 1. Тексты ГОСТов, законов, постановлений, взяты с сайта www. Должностные инструкции — М.: Приложения Приложение 1 Приложение 2 Приложение 3 Приложение 4 Приложение 5 Приложение 6 [1] Галахов В. Роль секретаря в организации командировок Слов: Вам также могут понравиться эти работы: Взаимозаменяемость автомобильных свечей зажигания Виды и применение стамесок Карачаганакское месторождение Электронный документооборот 3 История виски 2 Личностные характеристики, влияющих на эффективность управленческой деятельности менеджеров Механизм качающегося конвеера.
Как сделать прозрачный фон в фотошопе cc
Дарсонваль инструкция по применению отзывы
История создания поисковых систем
Любовьи наказание описание каждой серии
Эконом мебель красноярск каталог диваны
Навигационная карта офлайн для компьютера