Компания не занимается реализацией и сопровождением товаров и услуг не связанных с производством и обслуживанием грузоподъёмных механизмов. ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ. Единая система конструкторской документации. Unified system for design documentation. Registration and storage rules. Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов выполненных в бумажной и электронной формах далее - документы изделий всех отраслей промышленности. На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с приложением 1. Все имеющиеся на предприятии 1 подлинники, дубликаты и копии документов далее - подлинники, дубликаты и копии подлежат учету и хранению в соответствии с разд. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила: Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий , репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2. Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют: Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют учитывают. При регистрации заполняют следующие реквизиты: Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом вручную. При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий дизели, вагоны, тракторы, турбины и т. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения изготовление и учет копий, изменение, применяемость. Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2 , 2а , 2б и 2в приложения 3. Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить по классификационным характеристикам группировкам поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика. Допускается хранить подлинники без учета форматов. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3. Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов. Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде. Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением 1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников. В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении. При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа. В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям начиная с первого изменения. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений , в восстановленном подлиннике, в круглых скобках должно быть написано: При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника или снятой с него учтенной копии имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например: Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных продольных , а затем вдоль линий параллельных поперечных к основной надписи. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл. Устанавливаются следующие виды складывания: Складывание для непосредственного брошюрования. Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены без пропусков все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами. На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологических документов: Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т. Наличие архивных копий отражают в карточках учета форма 2 , приложение 3. В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий, в папках альбомах или на электронном носителе. Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов. Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак буква, цифра и др. Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак буква, цифра и др. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения выдача-приемка устанавливает организация. Учет выдачи отсылки и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы 2 , 2а в соответствии с приложением 3. Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью полистно , так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы. При хранении россыпью полистно копии складывают на формат А4. Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с приложением 1. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки альбомы в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия. Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки альбомы в следующей последовательности: Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;. Если на деталь кроме чертежа выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей в порядке записи их в спецификации. Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку альбом помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия. При необходимости, в одну папку альбом допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия. В одну папку альбом укладывают не более листов документов, приведенных к формату А4. При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок альбомов. На этикетках папок альбомов или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки альбома. Допускается в каждой папке альбоме предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы или отдельно по каждому изделию. Допускается копии хранить россыпью полистно сложенными на формат А4 или A3. В каждой папке альбоме должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы. Регистрацию учет копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп. На каждую регистрируемую копию или комплект копий в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра при наличии нескольких экземпляров и даты регистрации. Указанный штамп в папках альбомах ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки. На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью полистно , штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4. Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2 , 2а , 2б , 2в в соответствии с приложением 3. Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду предприятия. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета. Карточка учета документов лицевая сторона. Карточка учета документов оборотная сторона. Карточка учета документов лицевая сторона вторых и последующих листов. Карточка учета документов оборотная сторона вторых и последующих листов. Абонентская карточка лицевая сторона. Абонентская карточка оборотная сторона. В карточке учета документов указывают: Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета. При отсутствии замены ставят прочерк. Допускается также использовать этот штамп без указания номера экземпляра при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников. Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения документации на предприятии. Под учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание учтенный документ. Перечень функций, организационная структура и распределение функций системы документооборота устанавливается предприятием. Для электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит. На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист. Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения резервного копирования периодичность, регистрацию и др. К приложению 2 пункты 1. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от Обозначение НТД, на который дана ссылка. Все опубликованные материалы, за исключением нормативной документации и книг, являются собственностью компании. Копирование и использование разрешается только с указанием гиперссылки на сайт http: Заказать обратный звонок Ваше имя Ваш телефон. В данном разделе размещена информация справочного характера, предоставленная открытыми источниками. Metrika ; yaCounter Теперь, для Вас, звонок бесплатный! Заказать обратный звонок Ваше имя. Халимова Ландыш Фаридовна td-9 nchkz. Замалетдинова Гульшат Масгутовна td-1 nchkz. Ахунзянов Ильдар Флюрович td-6 nchkz. Щербаков Станислав Вячеславович td-7 nchkz. Ризатдинова Эльвира Фанисовна td-4 nchkz. Саляхова Екатерина Ивановна td nchkz. Бесплатная библиотека нормативной документации.
Докипедия убедительно просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Технология, автоматически генерируемых обратных ссылок на источник информации, доставит удовольствие вашим адресатам. Перейти к основному содержанию. Справка О проекте Государственные правовые системы Обратная связь. Правила учета и хранения. Единая система конструкторской документации. ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ. Unified system for design documentation. Registration and storage rules. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены". За принятие стандарта проголосовали:. Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов далее - документы на изделия всех отраслей промышленности. На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии. В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:. Виды и комплектность конструкторских документов. Общие требования к выполнению. Стадии разработки и виды документов. Система обозначения технологической документации. Общие требования и нормы. Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если ссылочный стандарт заменен изменен , то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим измененным стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку. В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:. Копия конструкторского технологического документа, отражающая состояние конструкции или технологии изготовления изделия в период утверждения их заказчиком, передачи подлинников организациям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т. Копия конструкторского технологического документа, предназначенная для обслуживания производства. В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:. ЕСКД - Единая система конструкторской документации;. Справка Содержание Цепочка документа Редакции. Сокращенное наименование национального органа по стандартизации.