Plugin "Warehouse" jest dodatkiem do systemu LMS przeznaczonym do prowadzenia gospodarki magazynowej. Plugin umożliwia prowadzenie ewidencji każdego rodzaju asortymentu, którym są przede wszystkim urządzenia sieciowe.
W dalszej części dokumentu mogą być używane następujące akronimy:
- "OS" - Osprzęt Sieciowy
- "WH" - Warehouse
- "KI" - Katalog indeksów
Do prawidłowego funkcjonowania magazynu konieczne jest zakończenie procesu konfiguracji a następnie wykonanie czynności dodatkowych w kolejności występowania w tym dokumencie.
W tej części dokumentacji mowa jest tylko o towarach, które już posiadamy i chcemy wprowadzić na magazyn. Zarządzanie towarem, który będzie kupowany w przyszłości omówione jest w dalszej części dokumentacji związanej z dokumentami magazynowymi.
Czynności przygotowujące do uruchomienia musi przeprowadzić użytkownik z rolą "Administracja magazynem (MAG)" (nieco dalej o uprawnieniach). Do czasu zakończenia tego procesu nie zaleca się nadawania jakichkolwiek uprawnień do magazynu innym użytkownikom.
Katalog indeksów jest źródłem informacji o produktach jakimi możemy operować podczas pracy magazynu. To, że produkt znajduje się w katalogu indeksów nie oznacza, że podlega ewidencji magazynowej. Żeby takiej ewidencji podlegał musi zostać dodany do magazynu odpowiednim dokumentem magazynowym.
Katalog indeksów dostępny jest poprzez uruchomienie (Magazyn->Indeksy) w menu głównym LMS. Na początku pracy z magazynem KI jest pusty. Pierwszą czynnością będzie zainicjowanie KI osprzętem sieciowym.
W codziennej pracy z magazynem będzie można wyróżnić następujące rodzaje indeksów:
- Indeks, który jest powiązany z osprzętem sieciowym (indeks z egzemplarzami).
- Indeks, który nie jest powiązany z osprzętem sieciowym (z egzemplarzami lub bez egzemplarzy).
Każdy z rodzajów indeksów będzie odpowiednio ewidencjonowany.
Podstawowym zastosowaniem pluginu jest ewidencja osprzętu sieciowego. W związku z tym należy zainicjować katalog indeksów magazynowych tymże osprzętem. Taką operację możemy nazwać synchronizacją OS z WH. Jej celem jest powiązanie indeksów magazynowych z urządzeniami z OS. Po jej zakończeniu otrzymamy w KI indeksy z egzemplarzami.
Operacja synchronizacji nie wpływa w żaden sposób na dotychczasowe działanie OS.
Zaleca się zsynchronizowanie z magazynem całości OS oraz stałe utrzymywanie tej synchronizacji w codziennej pracy z magazynem.
Do tej pory w OS funkcjonowały pojęcia: producent, model, urządzenie sieciowe. W OS dla producenta przypisany jest model i ten zestaw przypisywany był do urządzenia sieciowego. W magazynie WH funkcjonują pojęcia: producent, produkt, egzemplarz produktu. Przekłada się to w następujący sposób:
- OS producent = WH producent,
- OS model = WH produkt,
- OS urządzenie sieciowe = WH egzemplarz produktu
Dzięki takiej zmianie możliwe będzie prowadzenie w WH ewidencji na poziomie produktu i jego egzemplarzy oraz uzyskamy możliwość ewidencjonowania dowolnych produktów, które nie są urządzeniami sieciowymi.
Synchronizacja może przebiegać w formie:
- masowej - jedną akcją synchronizuje się wiele urządzeń - synchronizacja działa jednokierunkowo i pomaga jedynie w przeniesieniu osprzętu sieciowego do magazynu. Nie ma zastosowania w przypadku przenoszenia indeksów magazynowych do osprzętu sieciowego,
- selektywnej - każde z: producenta, modelu lub urządzenia sieciowego, można synchronizować indywidualnie - synchronizacja działa dwustronnie i może mieć zastosowanie w przypadku przenoszenia indeksów magazynowych do osprzętu sieciowego.
Przed pierwszym uruchomieniem zlecane jest:
- sprawdzenie, czy wszystkie urządzenia sieciowe jakie posiadamy są zdefiniowane w OS i ewentualnie dodanie brakujących,
- przypisanie do każdego urządzenia sieciowego producenta i modelu ze słownika "Producenci i modele".
Synchronizacja:
- Uruchom (Magazyn->Synchronizacja) w menu głównym LMS.
- Do formularza zostaną załadowane informacje o wszystkich urządzeniach sieciowych oraz o producentach i modelach (tylko pochodzących ze słownika). Status wszystkich danych będzie "Przeładuj".
- Uruchom przycisk "Przeładowanie".
- Po przeładowaniu formularz wyświetli listę producentów gotowych do synchronizacji (status "Gotowy").
- Uruchom "Dodaj do magazynu wszystkie pozycje w stanie "Gotowe do dodania".
- Po ponownym wyświetleniu formularza pojawi się lista modeli gotowych do synchronizacji (status "Gotowy").
- Uruchom "Dodaj do magazynu wszystkie pozycje w stanie "Gotowe do dodania".
- Po ponownym wyświetleniu formularza pojawi się lista urządzeń sieciowych gotowych do synchronizacji (status "Gotowy").
- Uruchom "Dodaj do magazynu wszystkie pozycje w stanie "Gotowe do dodania".
- W tym momencie wszystko co mogło być dodane do magazynu zostało dodane (brak danych ze statusem "Gotowy"), pozostały jedynie informacje, których nie da się przenieść, gdyż wymagają interwencji użytkownika. Należy je przefiltrować (status "Nie gotowy" i zastosować się do dalszej części tego dokumentu pod tytułem "Błędy podczas synchronizacji".
- Synchronizację uznajemy za zakończoną kiedy wszystkie dane mają status "W magazynie".
Gdy synchronizacja jest niemożliwa dla pewnych danych, to dla tych danych zostaną wyświetlone komunikaty błędów i komentarze podpowiadające rozwiązanie.
UWAGA: Zmiana nazwy producenta lub modelu w OS nie skutkuje kaskadową zmianą w urządzeniu sieciowym. Dlatego, aby możliwe było trwałe skojarzenie urządzenia w OS i w WH, podczas synchronizacji zgłaszane będą błędy, że urządzenie sieciowe powinno mieć model i producenta przypisane ze słownika.
Generalna procedura usuwania błędów i kontynuowania synchronizacji jest następująca:
- Usuwamy dowolną ilość błędów.
- Przeładowujemy.
- Dodajemy do magazynu wszystkie dane o statusie "gotowe".
Możliwe jest obserwowanie budującego się katalogu indeksów na każdym etapie synchronizacji poprzez uruchomienie (Magazyn->Indeksy) w menu głównym LMS lub wybierając filtr "status = W magazynie" w formularzu synchronizacji.
Synchronizacja z poziomu WH odbywa się przy pomocy funkcji o nazwie podobnej do "Dodaj do urządzeń sieciowych" i jest możliwa do użycia podczas tworzenia producenta, produktu lub egzemplarza produktu w WH lub po ich dodaniu do WH.
Synchronizacja z poziomu OS odbywa się przy pomocy funkcji o nazwie podobnej do "Dodaj do magazynu" i jest możliwa do użycia podczas tworzenia producenta, modelu lub urządzenia sieciowego w OS lub po ich dodaniu do OS.
Aby możliwe było ewidencjonowanie osprzętu sieciowego należy do końca doprowadzić proces synchronizacji. Synchronizację uznajemy za zakończoną kiedy wszystkie dane, które chcemy poddać ewidencji magazynowej mają status "W magazynie" lub znajdują się w KI, pozostałe dane nie będą podlegać ewidencji.
Pomyślnie zakończona synchronizacja oznacza, że mamy pomyślnie zbudowany katalog indeksów magazynowych dla osprzętu sieciowego.
Uwagi:
- Jeśli cokolwiek z WH jest powiązane z OS i jest usuwane z WH jest usuwane tylko z WH. Zatem jeśli np. usuwamy jakiś egzemplarz produktu z KI, który jest powiązany z urządzeniem sieciowym w OS to urządzenie sieciowe w OS pozostaje nietknięte, usunięty zostaje tylko powiązanie z usuwanym egzemplarzem produktu. Ta sama zasada dotyczy producentów, modeli i produktów.
- Jeśli producent w WH jest powiązany z OS to zmiana nazwy producenta po stronie WH skutkować będzie zmianami nazwy producenta w OS i na odwrót.
- Jeśli produkt w WH jest powiązany z modelem w OS to zmiana nazwy produktu po stronie WH skutkować będzie zmianami nazwy modelu w OS i na odwrót.
- Jeśli egzemplarz produktu w WH jest powiązany z urządzeniem sieciowym w OS to zmiana nazwy i numeru seryjnego egzemplarza produktu po stronie WH skutkować będzie zmianami nazwy i numeru seryjnego urządzenia sieciowego w OS i na odwrót.
- Unikalność nazwy egzemplarza jest na poziomie produktu tzn. ta sama nazwa egzemplarza nie może być użyta w ramach jednego produktu ale może być użyta dla innego produktu. Zalecane jest jednak utrzymywanie unikalności nazwy na poziomie całego magazynu.
- Konflikty nazw w OS i WH są niewrażliwe na wielkość liter np. nazwa 'device' , 'DEVICE' i 'Device' są traktowane jako takie same.
Zaleca się aby po wdrożeniu magazynu operacje takie jak dodawanie, edycja i usuwanie producentów, modeli i urządzeń sieciowych prowadzić wyłącznie z poziomu magazynu poprzez tworzenie producenta, indeksu lub egzemplarza indeksu z jednoczesną synchronizacją.
Katalog indeksów może zawierać również indeksy niepowiązane z osprzętem sieciowym. Takich indeksów możemy użyć do ewidencjonowania np. kabli, elementów montażowych, oraz typowego asortymentu sprzedażowego.
Zakładanie indeksu:
- Wejdź do menu głównego LMS (Magazyn->Indeksy).
- Uruchom "Nowy produkt"
- Wypełnij dane (NIE ZAZNACZAJ opcji "Dodaj do urządzeń sieciowych").
- Zapisz.
Jeśli dla założonego indeksu będziemy chcieli ewidencjonować każdy z jego egzemplarzy to należy takie egzemplarze utworzyć w następujący sposób:
- Wejdź do menu głównego LMS (Magazyn->Indeksy).
- Wyszukaj produkt, dla którego dodasz egzemplarz.
- W wierszu produktu kliknij ikonkę "Dodaj egzemplarz".
- Wprowadź dane dla nowego egzemplarza produktu (NIE ZAZNACZAJ "Dodaj do urządzeń sieciowych").
- Zapisz.
Słowniki:
-
Producenci - słownik służy do definiowania producentów towarów w magazynie i ewentualną ich synchronizację z producentami z OS. Z tego słownika czerpane są informacje o producencie podczas tworzenia nowego indeksu.
- Podczas dodawania producenta do WH istnieje możliwość jednoczesnego dodania producenta do OS o ile nazwa nie jest zarezerwowana w OS.
- Istnieje możliwość dodania producenta z WH do producentów w OS, ale tylko pod warunkiem, że nazwa nie jest już zajęta.
- Edycja producenta w WH, który jest powiązany z OS powoduje zmiany również w OS.
- Usuwanie producenta z WH powiązanego z producentem z OS powoduje usunięcie tylko z WH (usunięcie powiązania).
- Usunięcie producenta z WH jest możliwe tylko jeśli nie jest przypisany do żadnego produktu.
-
Grupy produktów - słownik służy do definiowania grup asortymentu. Każdy indeks(produkt) może mieć przypisaną jedną grupę na potrzeby łatwiejszego katalogowania indeksów(produktów).
-
Jednostki miar - słownik służy do definiowania jednostek miar jakie używane będą w magazynie. Każdy indeks musi mieć przypisaną jednostkę miary.
-
Rodzaje cen - słownik służy do definiowania rodzajów cen jakie używane będą w magazynie. Każdy indeks może mieć przypisanych klika rodzajów cen dzięki czemu możliwe jest zdefiniowanie polityki cenowej sprzedaży.
- Produkt może posiadać różnego rodzaju ceny sprzedaży, ale nie musi.
- Jeśli są jakieś ceny sprzedaży to tylko jedna z nich może być ceną domyślną.
- Usunięcie ceny domyślnej nie jest możliwe bezpośrednio (chyba, że jest to jedyna cena). Należy najpierw ustalić nową cenę domyślną a następnie ewentualnie usunąć starą cenę.
- Modyfikacja ceny obejmuje zmianę jej wartości netto i brutto. Jeśli potrzebna jest zmiana typu ceny należy usunąć stary typ ceny i dodać nowy typ.
Jeśli nie przypisze się egzemplarza do indeksu i wprowadzi indeks do jakiegoś dokumentu magazynowego (nawet niezatwierdzonego) to już nie będzie można dodawać egzemplarzy dla takiego indeksu. Będzie to indeks bez egzemplarzy.
Jeśli wszystkie indeksy zostały założone można przejść do kolejnych etapów inicjalizacji magazynu.
Plugin "Warehouse" umożliwia prowadzenie ewidencji magazynowej z uwzględnieniem firm występujących w LMS. Każda firma w LMS powinna posiadać własne plany numeracyjne dla dokumentów magazynowych. Z tego względu zalecane jest utworzenie domyślnych planów poprzez uruchomienie z menu głównego LMS (Magazyn-słowniki -> Plany numeracyjne) i ewentualnie późniejsze dokonanie zmian nazw szablonów wg własnych potrzeb.
Plugin "Warehouse" umożliwia prowadzenie ewidencji magazynowej z uwzględnieniem firm występujących w LMS. Każda firma w LMS powinna posiadać własne magazyny.
Magazyn tworzymy poprzez uruchomienie z menu głównego LMS (Magazyn-słowniki -> Magazyny -> Dodaj magazyn). Aby rozpocząć ewidencję magazynową dla firmy musi być dla niej zdefiniowany magazyn główny.
Dodatkowo można utworzyć dla firmy magazyn "Do sprzedaży", z którego będzie w przyszłości prowadzona sprzedaż, ale nie jest to konieczne na etapie uruchamiania magazynu. Szczegółowe zastosowanie tego typu magazynu zostanie opisane w innej części dokumentacji dotyczącej dokumentów magazynowych związanych ze sprzedażą.
Dla każdej firmy może istnieć tylko jeden magazyn główny i jeden magazyn sprzedaży. Magazyn główny może być jednocześnie magazynem do sprzedaży.
Usuwanie magazynu jest możliwe pod warunkiem, że magazyn nie jest główny i nie było z nim powiązanych dokumentów dlatego należy dokładnie przemyśleć schemat nazw i symboli magazynów.
System uprawnień w magazynie działa na trzech poziomach:
- uprawnienia do modułów,
- uprawnienia do magazynów,
- uprawnienia do dokumentów.
Plugin dostarcza następujące role systemowe:
- Administracja magazynem (MAG) (dostęp do wszystkich modułów pluginu)
- Obsługa magazynu (MAG) (dostęp do wybranych modułów pluginu)
Brak wymaganych uprawnień do modułu zgłaszany jest poprzez odpowiednie komunikaty
Uprawnieniami może zarządzać tylko użytkownik z rolą "Administracja magazynem (MAG)".
Każdy użytkownik, który będzie pracował z konkretnym magazynem musi mieć nadane uprawnienia do tego magazynu (niezależnie od uprawnień do modułów). Jeśli takich uprawnień nie będzie posiadał, nie będzie miał dostępu do danych o produktach powiązanych z tym magazynem. Możliwy będzie jedynie dostęp do katalogu indeksów.
Uprawnieniami może zarządzać tylko użytkownik z rolą "Administracja magazynem (MAG)".
Każdy użytkownik, który będzie pracował z magazynem musi mieć nadane uprawnienia do dokumentów (niezależnie od uprawnień do modułów). Uprawnienia pozwalają na zdefiniowanie dla każdego typu dokumentu (BO,PZ,WZ,RW,MM) dozwolonych operacji (podgląd(wydruk), tworzenie, edycja, usuwanie, zatwierdzanie). Dodatkowo aby użytkownik mógł tych operacji używać musi mieć nadane uprawnienia do magazynu, którego dotyczą dokumenty.
Przykład:
Jeśli chcemy aby użytkownik mógł przyjmować z zewnątrz produkty na magazyn o nazwie "MAG-A" należy nadać użytkownikowi prawa dostępu do magazynu o nazwie "MAG-A" oraz prawo tworzenia dokumentu "PZ".
Jeśli funkcje systemu nie działają w spodziewany sposób należy przede wszystkim sprawdzić czy użytkownik posiada wystarczające uprawnienia do wykonania działania.
Bilans otwarcia magazynu nie podlega raportowaniu JPK.
Zbudowany katalog indeksów nie oznacza, że indeksy podlegają ewidencji magazynowej. Żeby tak było, indeksy muszą zostać dodane do magazynu, który jak na razie jest pusty. Utworzenie BOM ma na celu określenie początkowego stanu ilościowego i wartościowego magazynu.
Plugin "Warehouse" umożliwia każdej firmie występującej w LMS prowadzenie własnej ewidencji magazynowej dlatego każda firma w LMS powinna stworzyć własny dokument BOM.
Może istnieć tylko jeden dokument BOM w ramach firmy i jest on zawsze tworzony dla magazynu głównego firmy. Jeśli chcemy rozpocząć ewidencjonowanie już posiadanego sprzętu, to zalecane jest utworzenie dokumentu BOM jako pierwszego dokumentu magazynowego w firmie i dopiero po jego zatwierdzeniu rozpoczęcie pracy z pozostałymi dokumentami magazynowymi. Jeśli prowadzimy ewidencję dla kliku firm to zalecane jest (tylko ze względu na wygodę pracy) utworzenie i zatwierdzenie BOM dla każdej firmy zanim rozpocznie się pracę z dokumentami w firmach.
Dodanie nowego BOM jest możliwe tylko jeśli nie ma jeszcze żadnego dokumentu BOM dla danej firmy i nie ma niezatwierdzonych BOM innych firm.
Istnieje możliwość masowego wczytywania produktów oraz dodawanie każdego produktu z osobna do dokumentu BOM.
Tworzenie BOM:
- Z menu głównego LMS uruchom BOM (Magazyn-dokumenty -> BOM).
- Wybierz firmę, dla której będzie tworzony dokument.
- Wybierz magazyn (podpowiadany jest magazyn główny dla wcześniej wybranej firmy).
- Wybierz plan numeracyjny (podpowiadany jest plan dla wcześniej wybranych: typu dokumentu BOM i firmy).
- Zapisz.
Wygenerowany zostanie dokument BOM w stanie edycji. Do dokumentu można dodawać wszystkie dostępne indeksy magazynowe i ich egzemplarze. W przypadku produktów z egzemplarzami "Dostępne" egzemplarze to takie, które nie zostały wcześniej dodane do innych dokumentów BOM lub PZ. Daje to możliwość współdzielenia tych samych indeksów przez różne firmy, a nawet przypisania poszczególnych egzemplarzy tego samego produktu różnym firmom. Inaczej mówiąc, wszystko czego nie dodamy do BOM dla firmy X będziemy mogli dodać do BOM firmy Y, a z kolei jeśli czegoś nie dodamy do BOM firmy Y, trafi do BOM firmy Z itd..
Jeśli jakiś indeks lub egzemplarz indeksu nie znajdzie się w żadnym dokumencie BOM żadnej firmy to nie będzie on podlegał ewidencji magazynowej.
Dokument BOM może podlegać wielokrotnym zmianom. Dokument jest dostępny do edycji do momentu jego zatwierdzenia.
Dla każdego indeksu należy wprowadzić:
- cenę jednostkową netto zakupu (jeśli indeks posiada egzemplarze podać średnią cenę dla wszystkich egzemplarzy),
- ilość jednostek (jeśli indeks posiada przypisane egzemplarze zmiana ilości jednostek jest możliwa jedynie poprzez dodawanie lub usuwanie egzemplarzy z dokumentu BOM),
- wartość netto wszystkich jednostek
Pod wpływem zmian w jednym polu pozostałe wyliczają się automatycznie.
Dodawanie do BOM indeksów i egzemplarzy indeksów:
Dodawać można tylko indeksy lub egzemplarze indeksów, które nie zostały jeszcze dodane do żadnego dokumentu BOM. Opcja dodawania egzemplarza uaktywnia się tylko jeśli istnieją dostępne egzemplarze indeksu.
Usuwanie z BOM indeksów i ich egzemplarzy:
Jeśli usuwamy indeks posiadający egzemplarze to usuwany jest on wraz ze wszystkimi dodanymi w BOM egzemplarzami.
Aby usunąć konkretny egzemplarz trzeba najpierw wyświetlić listę wszystkich egzemplarzy dla danego indeksu i usunąć wybrany.
Usunąć można jedynie niezatwierdzony BOM.
Przed zatwierdzeniem BOM należy usunąć wszystkie indeksy, z zerowymi ilościami.
Zatwierdzenie dokumentu BOM dla firmy kończy proces przygotowywania magazynu do uruchomienia i powoduje, że wprowadzone w nim stany magazynowe zaczynają obowiązywać i od tej pory możemy prowadzić gospodarkę magazynową poprzez generowanie dokumentów magazynowych.
Po rozpoczęciu wystawiania dokumentów magazynowych naprawa błędów w BOM może okazać się niemożliwa nawet z pominięciem interfejsu użytkownika dlatego zaleca się jego skrupulatną weryfikację przed zatwierdzeniem.
W dowolnym momencie można dodać do magazynu kolejną firmę. Należy jednak dla niej koniecznie utworzyć BOM. Dla takiej nowej firmy podczas tworzenia BOM do dokumentu będą mogły trafić wszystkie indeksy bez egzemplarzy oraz indeksy z egzemplarzami, które to egzemplarze jeszcze nigdy nie były powiązane z żadnym zatwierdzonym dokumentem magazynowym.
Przed przystąpieniem do wystawiania dokumentów magazynowych należy zatwierdzić bilans otwarcia.
Każdy niezatwierdzony dokument posiada ten sam numer numer (0) i pełny numer według planu numeracyjnego. W momencie zatwierdzania dokumentu zostanie on w razie konieczności odpowiednio przenumerowany aby zapewniona była ciągłość numeracji według planu numeracyjnego o czym użytkownik zostanie powiadomiony.
Niezatwierdzone dokumenty nie maja wpływu na stany ilościowe i wartościowe magazynu i nie podlegają raportowaniu JPK-MAG.
O tym czy dokument znajdzie sie w raporcie JPK_MAG za zadany okres decyduje data zatwierdzenia dokumentu.
W ramach jednego dokumentu PZ możliwe jest przyjęcie towaru tylko na jeden dowolny magazyn.
Istnieje możliwość masowego wczytywania produktów oraz dodawanie każdego produktu z osobna do dokumentu PZ.
Jeśli istnieje potrzeba dodania części towaru z dostawy na różne magazyny należy najpierw przyjąć wszystko na jeden magazyn a następnie, przy pomocy dokumentu MM, dokonać odpowiednich przesunięć wybranych indeksów na inne magazyny.
W przypadku dodawanie indeksu z egzemplarzami ilość takiego indeksu określamy poprzez dodawanie i usuwanie dostępnych egzemplarzy. Należy pamiętać, że aby egzemplarz pojawił się na liście musi on najpierw zostać dodany do indeksu w katalogu indeksów.
Dodawanie kolejnego PZ może odbyć się bez względu na to czy już istniejące PZ są zatwierdzone.
Edycja dokumentu PZ jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu. Edycji podlegają wyłącznie pozycje dokumentu.
Usuwanie dokumentu PZ jest możliwe tylko jeśli dokument jest niezatwierdzony.
Aby pozycje zawarte w PZ pojawiły sie w stanach magazynowych dokument PZ musi zostać zatwierdzony. Stan magazynowy zaistnieje z datą zatwierdzenia dokumentu PZ.
Podczas zatwierdzania dokumentu PZ może wystąpić sytuacja kiedy żądane egzemplarze są już niedostępne w czasie zatwierdzania dokumentu. W takim przypadku zostanie wyświetlone odpowiednie ostrzeżenie i taki egzemplarz należy usunąć z dokumentu.
W ramach jednego dokumentu RW możliwe jest wydanie towaru tylko z jednego dowolnego magazynu.
W przypadku dodawanie do dokumentu indeksu z egzemplarzami ilość takiego indeksu określamy poprzez dodawanie i usuwanie dostępnych egzemplarzy. Należy pamiętać, że na liście pojawiają się tylko egzemplarze dostępne na magazynie w momencie dodawania indeksu do dokumentu.
Dodawanie kolejnego RW może odbyć się bez względu na to czy już istniejące RW są zatwierdzone.
Dokument RW może być dokumentem dzierżawy, wtedy wystawiany go na konkretnego klienta. W zależności od tego do jakiej firmy jest przypisany klient w formularzu podpowiadane są odpowiednie informacje o tym z jakiego magazynu nastąpi wydanie. Informacja o kliencie nie podlega raportowaniu JPK-MAG i należy ją traktować jako komentarz do RW, który pozwoli zidentyfikować dzierżawę sprzętu dla klienta.
Edycja dokumentu RW jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu. Edycji podlegają wyłącznie pozycje dokumentu.
Usuwanie dokumentu RW jest możliwe tylko jeśli dokument jest niezatwierdzony.
Zmiana stanu magazynowego następuje z datą zatwierdzenia dokumentu RW.
Podczas zatwierdzania dokumentu RW może wystąpić sytuacja kiedy żądane egzemplarze są już niedostępne w czasie zatwierdzania dokumentu. W takim przypadku zostanie wyświetlone odpowiednie ostrzeżenie i taki egzemplarz należy usunąć z dokumentu.
Każdy dokument RW można jednorazowo skorygować.
Edycja dokumentu RWk jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu. Edycji podlegają wyłącznie pozycje dokumentu. Poprzez korektę można jedynie zmniejszyć ilość produktu.
Usuwanie dokumentu RWk jest możliwe tylko jeśli dokument jest niezatwierdzony.
Zmiana stanu magazynowego następuje z datą zatwierdzenia dokumentu RWk.
W ramach jednego dokumentu MM możliwe jest wydanie towaru tylko z jednego dowolnego magazynu do innego magazynu.
W przypadku dodawanie do dokumentu indeksu z egzemplarzami ilość takiego indeksu określamy poprzez dodawanie i usuwanie dostępnych egzemplarzy. Należy pamiętać, że na liście pojawiają się tylko egzemplarze dostępne na magazynie w momencie dodawania indeksu do dokumentu.
Dodawanie kolejnego MM może odbyć się bez względu na to czy już istniejące MM są zatwierdzone.
Edycja dokumentu MM jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu. Edycji podlegają wyłącznie pozycje dokumentu.
Usuwanie dokumentu MM jest możliwe tylko jeśli dokument jest niezatwierdzony.
Zmiana stanu magazynowego następuje z datą zatwierdzenia dokumentu MM.
Podczas zatwierdzania dokumentu MM może wystąpić sytuacja kiedy żądane egzemplarze są już niedostępne w czasie zatwierdzania dokumentu. W takim przypadku zostanie wyświetlone odpowiednie ostrzeżenie i taki egzemplarz należy usunąć z dokumentu.
Każdy dokument WZ jest wystawiany na konkretnego klienta. W zależności od tego do jakiej firmy jest przypisany klient w formularzu podpowiadane są odpowiednie informacje o tym z jakiego magazynu nastąpi wydanie.
W ramach jednego dokumentu WZ możliwe jest wydanie towaru tylko z magazynu przeznaczonego do sprzedaży.
W przypadku dodawanie do dokumentu indeksu z egzemplarzami ilość takiego indeksu określamy poprzez dodawanie i usuwanie dostępnych egzemplarzy. Należy pamiętać, że na liście pojawiają się tylko egzemplarze dostępne na magazynie w momencie dodawania indeksu do dokumentu.
Dodawanie kolejnego WZ może odbyć się bez względu na to czy już istniejące WZ są zatwierdzone.
Edycja dokumentu WZ jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu. Edycji podlegają wyłącznie pozycje dokumentu.
Usuwanie dokumentu WZ jest możliwe tylko jeśli dokument jest niezatwierdzony.
Zmiana stanu magazynowego następuje z datą zatwierdzenia dokumentu WZ.
Podczas zatwierdzania dokumentu WZ może wystąpić sytuacja kiedy żądane egzemplarze są już niedostępne w czasie zatwierdzania dokumentu. W takim przypadku zostanie wyświetlone odpowiednie ostrzeżenie i taki egzemplarz należy usunąć z dokumentu.
Każdy dokument WZ można skorygować jednorazowo.
Edycja dokumentu WZk jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu. Edycji podlegają wyłącznie pozycje dokumentu. Poprzez korektę można jedynie zmniejszyć ilość produktu.
Usuwanie dokumentu WZk jest możliwe tylko jeśli dokument jest niezatwierdzony.
Zmiana stanu magazynowego następuje z datą zatwierdzenia dokumentu WZk.
Integracja WZ z modułem finansowym wprowadza pewne zmiany w dotychczasowym funkcjonowaniu faktur sprzedaży, oraz faktur proforma. Generalnie schemat sprzedaży produktów magazynowych odbywa się na dwa sposoby:
- wystawia się dokument FA na podstawie WZ
- Wystawia się dokument WZ do dokumentu FA
Jeśli chcemy prowadzić sprzedaż pozycji z magazynu, poniżej opisane są scenariusze w jaki sposób można to zrobić z użyciem powyższych sposobów.
Mechanizm objęty jest przez plugin walidacją więc w przypadku jakichkolwiek problemów użytkownik będzie o nich informowany.
-
Tworzymy zatwierdzony dokument WZ.
Uwaga: Do dokumentu WZ można utworzyć zatwierdzoną korektę, wtedy do faktury zostaną przeniesione dane uwzględniające tą korektę.
-
Dla dokumentu WZ (nie korekty WZ) otwieramy stronę z informacjami o dokumencie i uruchomiamy funkcję "Utwórz dokument sprzedaży" co wyzwala przekierowanie do formularza tworzenia faktury, który jest uzupełniony o dane przeniesione z WZ.
Informacje:
- Możemy zmieniać jedynie cenę sprzedaży dla pozycji magazynowych. Domyślnie wstawiana jest domyślna cena sprzedaży produktu. Podpowiadane są również ceny zakupu produktu w celu zabezpieczenia przed sprzedażą poniżej ceny zakupu.
- Nie możemy usuwać pozycji magazynowych.
- Możemy w tym momencie dodawać do faktury pozycje nie pochodzące z magazynu.
-
Zapisujemy fakturę sprzedaży.
Uwaga!
- Zapisanie faktury powoduje, że edycja takiej faktury nie będzie możliwa dla pozycji magazynowych. Zmian w pozycjach magazynowych można dokonać jedynie przez korektę faktury.
- Usunięcie faktury będzie niemożliwe.
- Anulowanie takiej faktury nie powoduje żadnych akcji po stronie magazynu. Dokument WZ nadal będzie istniał i będzie zmniejszał stany magazynowe.
Mechanizm objęty jest przez plugin walidacją więc w przypadku jakichkolwiek problemów użytkownik będzie o nich informowany.
-
Tworzymy nową fakturę sprzedaży.
Informacje:
- Kiedy klient, na którego jest faktura, jest przypisany do firmy, wtedy można wybierać pozycje z magazynu sprzedaży dla firmy klienta.
- Podpowiadane są ceny zakupu produktu w celu zabezpieczenia przed sprzedażą poniżej ceny zakupu.
- Dla produktów z egzemplarzami należy wskazać konkretne egzemplarze aby określić ilość produktu.
- Faktura sprzedaży może zawierać pozycje magazynowe i niemagazynowe.
-
Zapisujemy fakturę sprzedaży.
Uwaga!
- Zapisanie faktury powoduje, że automatycznie tworzony jest zatwierdzony dokument WZ dla tej faktury, który zawiera tylko pozycje magazynowe.
- Jeśli faktura nie posiada pozycji magazynowych dokument WZ nie będzie tworzony.
- Jeśli wprowadzimy ręcznie pozycję o takiej samej nazwie jak pozycja magazynowa to zostanie ona potraktowana jak pozycja magazynowa i trafi na dokument WZ.
- Zapisanie faktury powoduje, że edycja takiej faktury będzie możliwa dla pozycji magazynowych jedynie w zakresie cen. Pozostałych zmian w pozycjach magazynowych można dokonać jedynie przez korektę faktury.
- Usunięcie faktury będzie niemożliwe.
- Anulowanie takiej faktury nie powoduje żadnych akcji po stronie magazynu. Dokument WZ nadal będzie istniał i będzie zmniejszał stany magazynowe.
Tworząc fakturę proforma można do jej pozycji dodawać pozycje magazynowe w dowolnej ilości i cenie. Przekształcenie faktury proforma w fakturę sprzedaży powoduje, że faktura będzie podlegać walidacji danych zgodnie ze schematem obowiązującym przy wystawianiu faktury z pozycjami magazynowymi.
Mechanizm objęty jest przez plugin walidacją więc w przypadku jakichkolwiek problemów użytkownik będzie o nich informowany.
Uwaga!
- Korygowanie pozycji magazynowych można wykonać tylko raz (tylko przy pierwszej korekcie faktury będzie generowany dokument WZk).
- Zapisanie korekty faktury powoduje, że automatycznie tworzona jest zatwierdzona korekta dokumentu WZk dla tej faktury, który zawiera tylko pozycje magazynowe.
- Jeśli faktura nie posiada pozycji magazynowych dokument WZk nie będzie tworzony.
- Zapisanie korekty faktury powoduje, że edycja takiej korekty faktury będzie możliwa dla pozycji magazynowych jedynie w zakresie cen.
- Usunięcie korekty faktury będzie niemożliwe.
- Anulowanie korekty faktury nie powoduje żadnych akcji po stronie magazynu. Dokument WZk nadal będzie istniał i będzie zmieniał stany magazynowe.
Usuwanie faktur i ich pozycji możliwe jest z kilku miejsc w systemie. Jeśli faktura jest powiązana z dokumentem WZ operacja usuwania się nie powiedzie.
Dokumenty magazynowe drukowane są do formatu html. Każdy typ dokumentu ma zdefiniowany odpowiedni wydruk. Zasadnicza różnica w wydruku dokumentu zatwierdzonego i niezatwierdzonego przejawia się prezentacją cen i wartości operacji. Zmienna konfiguracyjna warehouse.print_with_proces pozwala ustalić czy na zatwierdzonych dokumentach magazynować drukować ceny czy nie.
- Stany magazynowe - raport pokazuje stany magazynowe według określonego filtra. Wyświetlanie danych podlega systemowi uprawnień do magazynów.
- Historia dokumentów - raport pozwala prześledzić historię dokumentów dla wybranego produktu lub jego egzemplarza.