Как правильно написать электронное письмо
Этикет делового письма. Cоздаем хорошее впечатление.
Уроки для начинающих в Интернете
В переговорах с партнёрами из-за рубежа очень важно знать традиции страны, которую они представляют. Свежий номер Архив Реклама Для планшетов. Даниил Финогеев ведущий бизнес-тренер Высшей школы управления Института управления и информационных технологий ИУИТ МИИТа, управляющий партнёр и бизнес-тренер компании Personnel Invest. На смену бумажной корреспонденции пришла электронная. Деловая переписка — тема, которую можно рассматривать с нескольких ракурсов. Основной фокус сосредоточим на эффективности обычного электронного письма. На первый взгляд специального изучения тема не требует. Однако именно здесь нередко возникают проблемы: Электронные письма сегодня заменяют живое общение и напрямую влияют на взаимоотношения, формируют репутацию. Подчас от писем зависят решения стоимостью в десятки и сотни тысяч долларов. Поэтому написать электронное письмо не так просто, как может казаться. Зачастую, стараясь составить красивое послание, человек проделывает колоссальную работу: Поскольку письмо деловое, то и формулировки автор подбирает соответствующие — казённые, как канцелярская скрепка, шаблоны. Перегруженность, невнятность и неясность ключевой мысли — неполный перечень проблем, с которыми может столкнуться адресат. Затраченные силы и время оборачиваются отрицательной реакцией. Объясняется это тем, что ваш адресат в день получает объёмную корреспонденцию. А ещё отвечает на звонки, планирует встречи, общается с коллегами. Его интересуют не обороты речи, а суть вопроса. И если основная мысль сразу не ясна, письмо приходится перечитывать, что вызывает раздражение. Ключевое отличие деловой коммуникации от житейского общения — её эффективность. Результатом письма должны быть конкретные действия. Поэтому давайте выделим несколько этапов подготовки эффективного делового письма. Подготовительный этап Задайте себе вопрос, что именно заинтересует вашего адресата. Не очень важную, но необходимую информацию уберите в приложение. Сформулируйте цель письма, ответив на вопрос, к чему я хочу побудить адресата, в чём мне необходимо его убедить. Если вам самому не ясно, каких конкретных действий вы ждёте от собеседника, нельзя надеяться, что он сделает то, что вам нужно. Быстро набросайте основные тезисы. Не тратьте время на правку и структуру. Основной принцип — отключить внутренних редакторов, критиков и корректоров, очистив сознание. Структура Письменная речь должна гарантировать полное и однозначное понимание адресатом ваших ключевых мыслей и приводить его к нужным вам решениям. Соответственно, качественное деловое письмо по структуре будет существенно отличаться от разговора. Структура делового письма — векторная. Тема письма должна иметь побуждающий характер, чтобы адресат его открыл. При дефиците внимания она ориентирует на важность послания. И если адресат посчитает, что письмо можно отложить, с большой долей вероятности он к нему уже не вернётся. К прочтению письма побуждают темы из зоны его прямых интересов. Лучше всего привлекают внимание риски или возможности. Если в письме есть вложения, укажите их в теме. В будущем это позволит адресату легко найти нужное и сэкономит время. Парадокс в том, что оба варианта могут быть расценены как вежливые, и наоборот. Универсальной формулы нет, так как обращение напрямую зависит от дистанции возрастной, иерархической, социальной между вами и собеседником. Суть этики и многих светских ритуалов в том, чтобы проявить уважение к социальному статусу и роли собеседника, а также к существующей дистанции. Её в письме не следует искусственно сокращать, но и специально удлинять не стоит. Выбирайте оптимальное приветствие по шкале от длинной к короткой: Это привязка письма к прошедшим событиям и актуальной ситуации. Письмо должно произрастать из прошлых событий. Иногда стоит внести целый абзац: Он показывает адресату, что вы не с неба на него свалились, а это логическое продолжение совместной работы. Если хотите, чтобы письмо дало нужный результат, избавьте адресата от необходимости ломать голову, что именно вы хотите сказать и что, собственно, предлагаете. К примеру, можно много писать о проблемах системы мотивации в вашем подразделении, о текучке кадров, приводить аналитику по заработной плате, рынку труда и ждать, что собеседник придёт к нужному выводу и примет решение. Чтобы сформулировать её окончательно, уясните сами, какой вывод в идеале должен сделать из письма адресат. И сделайте этот вывод за него не в конце, а в начале письма, сразу после контекста. Она будет для адресата, по сути, первым ответом на вопрос, что вы хотите сказать и к чему клоните. Лучше выделять позицию отдельной строкой, далее буллитами ключевые аргументы в пользу вашей идеи. После того как позиция озвучена, на неё нанизываются доказательства. Деловое письмо не должно полностью раскрывать вопрос, а скорее побуждать адресата глубже его изучить. Более подробные материалы убирайте в приложения. Чтобы адресат понял, что рассматриваемая проблема касается его непосредственно, свяжите каждый свой аргумент со значимыми для него выгодами или рисками. Предлагайте простой конкретный первый шаг. Вероятность, что адресат пойдёт вам навстречу, гораздо выше. Они необходимы, чтобы показать адресату ваше позитивное отношение к нему лично, даже если есть разногласия по обсуждаемому вопросу. При этом, естественно, стоит помнить о дистанции. Литературная правка Удостоверившись, что письмо структурировано и ключевая мысль ясна, проведите стилистическую работу над текстом. Во-первых, проверьте ясность речи. Чтобы ваше письмо можно было прочесть с первого раза, постарайтесь каждую фразу уложить в 5—7 слов. Для этого все сложноподчинённые предложения разбейте на простые, избавьтесь от лишнего, многословные обороты замените на односложные. Само письмо разбейте на два — четыре абзаца в три — пять строк каждый. Количество буллитов в списках также не должно превышать семи пунктов. Добившись максимально лаконичных формулировок, чётче обозначьте фразовые ударения. В простом предложении смысловое ударение всегда падает на последнее слово. Смысловые оттенки и акценты будут меняться в зависимости от расстановки слов. Или можно просто поставить в начало письма своё имя и прочесть его с позиции адресата. Так легче оценить, насколько корректно и ясно изложены все мысли и сообщения. Проверка грамотности текста Это завершающий этап, после чего письмо можно отправлять. Приведённая выше структура делового послания облегчает не только понимание письма, но и позволяет лаконично на него среагировать. Еще материалы из рубрик: Дополнительная ценность Анна Иванова , руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами GEFCO, Алина Чурикова , специалист по внешним коммуникациям GEFCO, Логистические услуги, которые облегчают жизнь клиенту Рубрики: Чистая работа Железнодорожники заботятся о природе Рубрики: Аксиомы делового общения Татьяна Николаева , бизнес-консультант по этикету, Соблюдение норм этикета позволяет выстраивать эффективные коммуникации Рубрики: География вежливости Елена Игнатьева , бизнес-консультант по вопросам имиджа и этикета, ISPEP В переговорах с партнёрами из-за рубежа очень важно знать традиции страны, которую они представляют Рубрики: Рубрики Корпоративное управление Управление персоналом Технологический процесс IT-технологии Гость номера Корпоративная культура Перевозки Разбор полетов Современная техника Стиль Мастер-класс От первого лица. Дизель преткновения Демонстрация моделей Завязать узлы От двери к двери Идеальная поездка Дополнительная ценность Занимательная логистика Индивидуальный подход Эффект инноваций Лётная подготовка Молодым — дорога Кадровое завтра Перестройка мышления Будущее — за цифровизацией За линией горизонта Отраслевые новости Время не ждёт. Автором и владельцем сайта WWW.
Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод — несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо. Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться. Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Если есть время, отвечайте сразу. Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме— стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило — тема должна состоять приблизительно из слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Начните письмо с приветствия. Экономьте время свое и чужое — пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма. Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой играют роль абзацев для лучшего восприятия информации. Не вставляйте в письмо мелкие подробности — для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания чтобы не подумали, что это вирус. Подпись в электронном письме ставить обязательно — максимум строк. Она непременно должна включать ваше имя отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами. С уважением, Евгения Полоса kontakt delo-ved. Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке — отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста. Контролируем — начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности например, СРОЧНО!!!! Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков. И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: Готовлю тренинг для сотрудников по теме делового общения. Ваша статья простая и полезная. Главная О проекте Контакты Содержание. Как правильно написать электронное письмо Помещено в тему: Наиль 02 06 Кристина 23 01 Большое спасибо, очень полезная и востребованная информация! Juliya 14 03 Ирина 02 12 Николай Мишин 29 10 Четко и ясно, спасибо! Темы Архивное дело Описи дел Хранение и уничтожение документов Делопроизводство Документооборот Номенклатура дел Оформление документов Образцы документов Документы по кадровому обеспечению Информационно-справочные документы Образцы актов Образцы писем Образцы приказов и распоряжений Образцы протоколов. Полезное Номенклатура дел организации Образец номенклатуры дел организации Деловая переписка, бланк письма — правила написания деловых писем Как составить приказ по основной деятельности Как составить акт Образец протокола заседания Организация работы архива Уничтожение документов. Популярное Образец объяснительной записки Образец служебной записки Образец докладной записки Образец письма-просьбы Образец письма-запроса Как написать благодарственное письмо Образец распоряжения Справка с места работы Характеристика с места работы на сотрудника Рекомендательное письмо сотруднику Образец автобиографии Резюме для устройства на работу.
Английский словарь рифм
Фильм забытое рецензия
Спальный район 1
Пицца со слоеным бездрожжевым тестом
Где логика 1 сезон 6 выпуск