= = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = =
Файл: >>>>>> Скачать ТУТ!
= = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = =
Справочник по приказам и директивам министра обороны Российской Федерации
Ошибка 404
Справочник по приказам и директивам Министра обороны Российской Федерации (по состоянию на 1 января 2017 г.)
Заочная форма обучения оптимальна для тех, кто ценит своё рабочее время. Слушателям программы выдаётся удостоверение установленного образца! Что изменилось в законе с года узнаете на программе, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации приложение к настоящему приказу далее - Инструкция. Заместителям Министра обороны Российской Федерации, главнокомандующим видами Вооруженных Сил Российской Федерации, командующим войсками военных округов, командующему Северным флотом, командующим родами войск Вооруженных Сил Российской Федерации, руководителям центральных органов военного управления, командующим объединениями, командирам соединений и воинских частей, начальникам руководителям организаций Вооруженных Сил Российской Федерации и военным комиссарам обеспечить в подчиненных органах военного управления, воинских частях, организациях и подразделениях изучение и соблюдение положений Инструкции. Признать утратившей силу Временную инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденную Министром обороны Российской Федерации 19 августа г. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами Министерства обороны Российской Федерации. Приложение к приказу Министра обороны Российской Федерации от 4 апреля г. Представительства аппараты Министерства обороны за рубежом при организации делопроизводства и работе со служебными документами руководствуются положениями настоящей Инструкции с учетом специфики своей деятельности и требований, определенных отдельными специальными правовыми актами. При этом такие обращения регистрируются отдельно от других поступивших документов;. Особенности автоматизированного делопроизводства, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными правовыми актами Министерства обороны. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны и настоящей Инструкцией. Основным методом руководства и управления войсками силами является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи и других технических средств. Служебную переписку, в том числе в электронной форме, следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для личного общения как непосредственно, так и с использованием средств связи и других технических средств либо когда законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны предусмотрено составление письменного документа. Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между службами, отделами отделениями в соединении и ниже, а также внутри управлений, служб и отделов отделений не допускается. В отдельных случаях разрешается ведение служебной переписки в территориально обособленных подразделениях воинской части, а также в управлениях, службах и отделах отделениях объединений. Перечень таких подразделений с указанием должностных лиц, имеющих право подписи служебных документов, определяется в приказе командира воинской части или в положении об управлении объединения. Для пересылки личных пенсионных дел граждан, проживающих за границей, отправители представляют в Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны вместе с указанными делами сопроводительные письма в адрес получателей. Допускается отправка, минуя Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны, корреспонденции, содержащей служебную переписку:. Главного командования Военно-Морского Флота Управления навигации и океанографии Министерства обороны - с организациями иностранных государств и международными организациями, ведающими обеспечением безопасности мореплавания и изучением морей и океанов, по вопросам безопасности судоходства и организационно-техническим вопросам, касающимся гидрографии, океанографии, морской картографии и навигационного оборудования морей;. Департамента социальных гарантий Министерства обороны, военных комиссариатов их отделов - с организациями гражданами стран Содружества Независимых Государств по вопросам трудовых пенсионных отношений;. Департамента ведомственного финансового контроля и аудита Министерства обороны - с представительствами аппаратами Министерства обороны за рубежом по вопросам финансово-хозяйственной деятельности. Командиры начальники воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:. Не допускать уничтожения служебных документов дел , подлежащих передаче в архивы. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны:. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования для работы под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;. Положения пунктов 10 и 11 настоящей Инструкции доводятся до военнослужащих и лиц гражданского персонала ежегодно под личную подпись. Изготовление приобретение бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, а также немаркированных конвертов и обеспечение ими воинских частей на основании ежегодных заявок, представляемых в установленном порядке, возлагаются:. Согласование, в том числе с Департаментом эксплуатационного содержания и обеспечения коммунальными услугами воинских частей и организаций Министерства обороны, вопросов организации снабжения центрального органа военного управления указанной продукцией через объединенное стратегическое командование военного округа его довольствующие органы возлагается на этот заинтересованный центральный орган военного управления. Заявки на указанную потребную продукцию направляются ежегодно к 1 августа текущего года. При отсутствии централизованного снабжения указанная продукция может изготавливаться приобретаться воинскими частями с использованием имеющихся в их распоряжении технических финансовых средств. Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира начальника воинской части или одного из его заместителей. В целях организации в Вооруженных Силах документирования информации, своевременной подготовки в установленном порядке к рассмотрению служебных документов, работы с ними и их хранения создается служба документационного обеспечения управления Вооруженных Сил. Общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах, а также руководство службой документационного обеспечения управления Вооруженных Сил осуществляются Управлением делами Министерства обороны. Работа со служебными документами в воинских частях в нерабочее время допускается с разрешения командира начальника воинской части или начальника штаба воинской части, а если при работе предусматривается обработка информации ограниченного доступа, - с письменного разрешения указания этого должностного лица. Работа с несекретными служебными документами, их хранение за пределами служебных помещений воинских частей разрешаются с письменного разрешения командира начальника воинской части или начальника штаба воинской части, а в управлениях, службах и отделах отделениях от объединения и выше - с разрешения соответствующего начальника управления службы, отдела отделения. Военнослужащие и лица гражданского персонала при ведении личной переписки и во внеслужебных взаимоотношениях со сторонними организациями, с гражданами указывают предоставляют адреса электронной почты, используемые в личных целях, и или почтовые квартирные адреса своего места жительства фактического проживания без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают обратные почтовые телеграфные адреса, устанавливаемые командирами начальниками воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи общего пользования далее - предприятия связи , к которым воинские части приписаны на почтовое телеграфное обслуживание. При создании и использовании адресов электронной почты в личных целях не допускается использование информации, по которой можно определить принадлежность пользователя к Вооруженным Силам, его воинскую часть или специальность. Военнослужащие, лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, при переписке указывают условные наименования воинских частей без указания пункта приписки. На конвертах оболочках почтовых отправлений не допускается нанесение рисунков, по которым можно определить принадлежность отправителя к роду войск или службе, его специальность, место дислокации или страну пребывания воинской части. Создание служебных документов заключается в фиксации на материальных носителях документированной служебной информации с реквизитами, оформленными в установленном порядке и позволяющими определить такую информацию или ее носители. Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации. Созданию служебного документа должно предшествовать изучение существа вопроса, подлежащего решению, действующих по этому вопросу законодательных и иных правовых актов, справочного материала и других документов. Служебный документ должен быть написан официально-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, излагаться логически последовательно, кратко и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в международных договорах, законодательстве Российской Федерации, а также в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте служебного документа. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Если употребляются специальные или новые термины, то их значение должно быть понятно из текста либо разъяснено в примечаниях ссылках, сносках. Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусмотреть отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции разделов, глав, частей, статей, пунктов, подпунктов, абзацев, их исключения или признания утратившими силу, а также путем исключения, дополнения и замены отдельных слов, предложений, цифр. При составлении служебных документов могут использоваться листы бумаги, рабочие тетради, машинные носители информации МНИ. Для выделения части текста документа, наименования, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, смещение относительно границ основного текста, разреженный интервал, подчеркивание и другие опции. В автоматизированных информационных системах могут применяться иные текстовые редакторы, предусматриваемые этими системами. При создании служебных документов на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Каждое приложение к основному документу, за исключением распорядительных служебных документов, должно иметь самостоятельную нумерацию листов. Порядковые номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. На срочных документах, доставляемых местным адресатам через воинских почтальонов посыльных, нарочных, фельдъегерей , может указываться время доставки проставлением надписи:. Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из часового исчисления. Время обозначается в последовательности: В тексте служебных документов время обозначается словесно-цифровым способом в развернутом или сокращенном виде например, 2 часа 45 минут 30 секунд или 2 ч 45 мин 30 с. Цифровой способ обозначения времени применяется в научно-технических документах. Последовательность написания та же, что и в тексте служебных документов, но между числами ставится двоеточие например, Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования. Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся в служебных документах, только когда это необходимо по содержанию документов. Служебные документы, создаваемые на бумажном носителе, изготавливаются на бумаге белого цвета или светлых тонов. При создании текстовых служебных документов на бумажном носителе должна использоваться бумага с массой 1 кв. Служебные документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются преимущественно на бланках, на стандартных листах бумаги форматов А4 x мм , А5 x мм и других форматов размеров , в том числе с горизонтальным альбомным расположением большей стороны бланка листа. При оформлении служебных документов, подготавливаемых от имени двух и более воинских частей организаций , а также при внутриведомственной переписке бланки не используются. Служебные документы должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Каждый лист документа, напечатанный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги или оформленный в виде электронного документа, должен иметь следующие размеры полей: Основными реквизитами, используемыми при подготовке, оформлении и обработке служебных документов, а также при изготовлении бланков электронных шаблонов документов, являются:. Реквизиты бланков при угловом варианте располагаются в верхнем левом углу листа бланки с угловыми штампами , при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля продольные бланки. Бланки и электронные шаблоны документов должны быть идентичны по составу и расположению реквизитов. В состав бланка входят графические и иные отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов. Реквизиты бланков оформляются, как правило, в одноцветном варианте. Отдельные виды бланков могут разрабатываться в многоцветном варианте. Бланки электронные шаблоны документов изготавливаются на основе установленных образцов макетов бланков, утвержденных в установленном порядке. Для изготовления бланков используется бумага форматов А4 x мм , А5 x мм ; для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 x мм , А6 x мм. Бланки изготавливаются типографским способом и с использованием технических средств устройств, штампов. Изготовление гербовых бланков средствами вычислительной техники и использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается. В Вооруженных Силах применяются следующие основные виды бланков электронных шаблонов документов:. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним организациям и лицам. Гербовые и иные изготовленные типографским способом бланки подлежат учету. На них типографским способом или механическим нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Порядковый номер проставляется в нижнем поле оборотной стороны бланка. По состоянию на Контроль за изготовлением и хранением типографских бланков возлагается на службу делопроизводства. Лица, ответственные за учет и хранение типографских бланков, назначаются приказом командира воинской части. Состав и расположение реквизитов конкретного служебного документа определяются его видом и назначением. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках документов размещается на верхнем поле посередине зоны, занятой соответствующими реквизитами, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение эмблемы Вооруженных Сил на бланках с угловыми штампами размещается на верхнем поле посередине зоны, занятой соответствующими реквизитами, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Наименование вида и разновидности служебного документа не указывается на бланках служебных писем. Служебный документ, изданный совместно двумя или более организациями, должен иметь одну единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате его подписания утверждения. Дата указывается цифровым или словесно-цифровым способом. Цифровой способ в основном применяется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении служебных документов, а словесно-цифровой способ - при оформлении дат распорядительных служебных документов, протоколов, финансовых документов, служебных писем, телеграмм и в текстах этих документов. При оформлении даты служебного документа, представляемого для подписания утверждения , печатаются только месяц и год. Дата день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим утверждающим служебный документ. Служебный документ вступает в силу со дня его подписания утверждения , если документом или законодательством не предусмотрена другая дата. Для определения принадлежности служебных документов подразделениям воинской части могут в установленном порядке присваиваться цифровые и буквенные обозначения, которые включаются в регистрационный номер документа. При ведении служебной переписки использование в регистрационном номере исходящего документа буквенных обозначений подразделений воинской части запрещается. На служебном документе, составленном совместно двумя и более воинскими частями организациями , проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из воинских частей организаций. Реквизит обязателен для ответных писем. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. Реквизит помещается в пределах границ текстового поля без кавычек в правом верхнем углу первого листа служебного документа его проекта , обложки и титульного листа издания, а также сопроводительного письма к таким документам, на границе верхнего поля и дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется через 1 межстрочный интервал ниже грифа ограничения доступа к документу и центрируется по отношению к нему. При оформлении грифа ограничения доступа к документу на бланках, изготовленных типографским способом, допускается размещение реквизита за пределами границ текстового поля. На приложениях к приложениям гриф ограничения доступа к документу не оформляется. Адресатом документа может быть сторонняя организация, воинская часть, их структурные подразделения, должностное или физическое лицо. Наименования сторонней организации, воинской части, их структурных подразделений указываются в именительном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии. Адресат указывается на верхней правой стороне бланка с угловым штампом или первой страницы листа, если документ подготовлен не на бланке. Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина самой длинной строки не должна превышать 10 см. В наименованиях адресата сокращения в наименованиях организаций ПАО, ФГУП и т. При адресовании служебного документа большому числу адресатов в нем указывается не более четырех адресатов кроме указаний. При адресовании служебного документа в высшие инстанции и сторонние взаимодействующие организации служебный документ оформляется по количеству адресатов и командиром начальником подписываются все экземпляры. При адресовании служебного документа в подчиненные воинские части командиром начальником может подписываться только один экземпляр, который остается в деле отправителя или может высылаться одному из адресатов, когда оставлять его в деле нет надобности. При направлении документа более чем в четыре адреса, а также адресатам, указанным обобщенно, составляется расчет указатель рассылки и на каждом документе указывается только один адресат. На документах, направляемых в органы законодательной, исполнительной и судебной власти, иные государственные органы и постоянным корреспондентам, почтовый адрес не проставляется. При адресовании служебного письма в организацию сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании служебного документа должностному лицу без указания его фамилии указывается наименование должности лица, которому адресован документ, и почтовый адрес. Адресование служебных документов, направляемых командирам и другим должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию. Командиру войсковой части Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, дислоцирующихся за пределами Российской Федерации, производится без указания пунктов дислокации. Командиру войсковой части -. Фамилия и инициалы физического лица печатаются прописными буквами и инициалы отделяются от фамилии пробелом. Направляемый ответ адресуется следующим образом:. При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления, а также внутри военных округов и флотов служебные документы могут адресоваться и пересылаться по действительным или условным наименованиям. Доставка таких служебных документов осуществляется силами и средствами фельдъегерско-почтовой связи. При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления и штабами, управлениями, отделами отделениями и службами военных округов, флотов и в обратном порядке служебные документы составляются и адресуются по действительным наименованиям, а пересылка доставка их осуществляется:. В таком же порядке по присвоенным действительным наименованиям служебные документы составляются и адресуются воинскими частями, которым условные наименования не присвоены. Объединенные стратегические командования военных округов, штабы, управления, направления, отделы отделения и службы центральных органов военного управления, военных округов, флотов, которым присвоены условные наименования, при переписке с воинскими частями, со сторонними организациями и военными представительствами Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях все служебные документы составляют и адресуют под условными наименованиями. Военные представительства Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях при ведении служебной переписки несекретные служебные документы, не требующие заверения печатью установленного образца, составляют на бланках с угловыми штампами с наименованиями этих военных представительств. Несекретные служебные документы, направляемые военным представительствам Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях, адресуются по условным наименованиям этих военных представительств. Служебные документы утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. На служебных документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля. Гриф утверждения документа включает: Каждая составная часть грифа утверждения документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина самой длинной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Командир войсковой части При утверждении служебного документа несколькими лицами, состоящими в равных должностях, грифы утверждения документа располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. При разных должностях грифы утверждения документа располагаются один под другим в соответствии с занимаемой должностью через интервала. На документах, не требующих решений указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя исполнителей , подпись автора резолюции, дата резолюции. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Служебный документ формата А4 должен иметь заголовок. Служебные документы объемом не более одной страницы, а также доклады, служебные письма при внутриведомственной переписки могут составляться без заголовка. Заголовок печатается строчными буквами с прописной буквы на интервала ниже предыдущего реквизита. Заголовок в служебных письмах оформляется от левой границы текстового поля и должен быть, как правило, длиной не более 10 см, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах - центрируется относительно текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5. Текст документа должен быть кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на интервала ниже предыдущего реквизита и выравнивается относительно установленных границ полей. Текст документа может начинаться с уважительного обращения к адресату, которое располагается над основным текстом и центрируется относительно границ полей. Первая строка абзаца основного текста печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля далее - абзацный отступ. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных служебных документов, указываются наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата и регистрационный номер документа, заголовок, заключенный в кавычки, или наименование вида документа, наименование организации или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения либо дается ссылка на них. Допускается включать в конце текста приписку: Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели его составления, основной части, содержащей констатирующее повествовательное описание фактов процессов , и заключительной распорядительной части, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы, решения и указания. Основной текст положения, наставления, руководства, правил, инструкции, устава, перечня, плана мероприятий и других документов может подразделяться на главы разделы, части , пункты, подпункты, абзацы. Главы разделы, части нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - арабскими цифрами со скобкой или строчными буквами русского алфавита со скобкой. Нумерация глав разделов, частей , пунктов должна быть единой сквозной для всего текста документа. Пункты, подпункты и абзацы заголовков не имеют. Заголовки глав разделов, частей пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами. Точка в конце заголовков не ставится. Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой. Примечания к пунктам могут располагаться после основного текста затекстовые примечания или внизу страницы сноски. Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается с абзацного отступа на 1 интервал ниже текста документа и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом. Фрагменты текста документа могут быть представлены в форме таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, то заголовки граф таблицы повторяются на каждом листе или графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. При ведении контроля с использованием системы электронного документооборота Министерства обороны либо регистрационной базы документов признак контроля служебного документа формируется также в этой системе базе. Материалы, прилагаемые к служебному документу кроме распорядительного , указываются после основного текста документа либо на оборотной стороне последнего листа служебного документа с учетом зеркальности полей. На служебных документах, представляемых Министру обороны Российской Федерации, его заместителям, в том числе направляемых в установленном порядке в органы государственной власти, а также на служебных письмах центральных органов военного управления отметка о приложении оформляется в верхней части оборотной стороны служебных документов в установленных границах полей. Отметка о приложении, названном в тексте документа, оформляется следующим образом. Если приложение подлежит поэкземплярному учету, то указывается номер экземпляра и гриф ограничения доступа к документу. Если приложение подлинник направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то отметка о приложении составляется следующим образом. Если приложение направляется не всем адресатам, которым направляется служебный документ, то в отметке о приложении указывается, какому адресату оно направляется: Если приложение в тексте документа не названо или если в тексте документа названо несколько приложений, то в отметке о приложении перечисляется наименование каждого прилагаемого документа с указанием количества листов и количества номеров экземпляров и грифа ограничения доступа к документу при наличии. Состав комиссии на 3 л. При большом количестве приложений на них может составляться опись на отдельном листе листах , прилагаемая к документу, о чем в отметке о приложении указывается:. Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией листов, то отметка о приложении оформляется следующим образом:. Если приложение к служебному документу содержится на съемном МНИ, то в отметке о приложении указываются: При оформлении электронного документа, созданного и направляемого по системе электронного документооборота Министерства обороны, прилагаемые к нему файлы электронного документа количество файлов, имена файлов указываются под текстом документа. Приложения к распорядительному служебному документу являются неотъемлемой частью распорядительного служебного документа и имеют единую сквозную с ним нумерацию листов. Приложениями к распорядительному служебному документу могут быть утверждаемые этим распорядительным служебным документом положения, наставления, руководства, правила, инструкции, уставы, перечни, планы мероприятий и другие документы. Приложения к распорядительному служебному документу могут иметь приложения приложения к приложениям. Если имеется несколько приложений к распорядительному служебному документу приложений к приложениям , то они нумеруются последовательно по мере ссылки на них в тексте распорядительного служебного документа приложения к распорядительному служебному документу. Приложения к распорядительному служебному документу и приложения к приложениям нумеруются раздельно. При наличии приложения к распорядительному служебному документу приложения к приложению в тексте распорядительного служебного документа приложения к распорядительному служебному документу дается ссылка на приложение, а отметка о приложении оформляется на этом приложении. Отметка о приложении к распорядительному служебному документу о приложении к приложению оформляется в правом верхнем углу первого листа приложения к распорядительному служебному документу приложения к приложению. Все составные части отметки о приложении к распорядительному служебному документу о приложении к приложению печатаются через 1 межстрочный интервал и центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Оформление приложения к проекту распорядительного служебного документа завершается проставлением после текста приложения ниже на 1 межстрочный интервал черты длиною см. Приложения справки, таблицы и т. Гриф согласования документа включает: Каждая составная часть грифа согласования документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина самой длинной строки не должна превышать 10 см и ограничивается текстовым полем. Последняя буква в расшифровке подписи выравнивается по правой границе самой длинной строки. Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:. Если на документе проставляются два грифа согласования, то они оформляются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, при большем количестве - грифы согласования оформляются двумя вертикальными рядами через межстрочных интервала. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При подготовке на проекте основного документа делается отметка: Лист согласования является неотъемлемой частью служебного документа его проекта , для чего, как правило, используется применяется один из листов последний лист основного служебного документа. Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах распорядительных служебных документов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Служебный документ на бумажном носителе заверяется мастичной печатью установленного образца. Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, подписавшего документ. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего служебный документ. Для представления высылки в другую воинскую часть или в стороннюю организацию оформляется и выдается заверенная копия выписка из документа. Если подлинник документа остается в делах отправителя, то отметка об исполнителе дополнительно оформляется на лицевой стороне последнего листа служебного документа как нижний колонтитул. Отметка об исполнителе включает: Если указывается номер телефона режимной или иной внутренней связи, то отметка об исполнителе оформляется по форме:. Если документ направляется получателю по электронной почте, то отметка об исполнителе дополняется адресом электронной почты отправителя. Отметка об исполнителе может дополняться воинским званием, собственноручной подписью, аббревиатурой в скобках наименования структурного подразделения воинской части исполнителя. В случае подготовки несекретных служебных документов в специальных воинских частях исполнителями, личные данные которых подлежат засекречиванию прикрытию , по решению командиров начальников штабов этих воинских частей исполнители в отметке об исполнителе могут указывать только свой служебный телефон либо телефон дежурного по воинской части штабу или службы делопроизводства. В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте каждого экземпляра и дополнительно включает: Вопрос проработан совместно с Ссылка на электронный документ указывает на место хранения электронного документа электронной копии документа в системе электронного документооборота Министерства обороны имя файла документа и путь к нему. Подпись оформляется интервалами ниже предыдущего реквизита и включает: В отдельных случаях в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия. В зависимости от вида служебного документа наименование должности и воинское звание под ней печатаются от левой границы текстового поля или центрируются относительно текстового поля. Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 14 см. Расшифровка подписи располагается ниже на 1 межстрочный интервал от наименования должности воинского звания при наличии. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью через межстрочных интервала. В служебном документе, требующем подписания, указывается штатная должность лица, подписывающего документ. В случае временного исполнения обязанностей по невакантным должностям или временного исполнения обязанностей по вакантным должностям перед наименованием штатной должности дополнительно указывается временно исполняющий обязанности врио или временно исполняющий должность врид соответственно. В служебном документе, оформляемом на бланке с угловым штампом, наименование должности в зависимости от содержащихся в бланке реквизитов может быть сокращено. При оформлении служебного документа на должностном бланке должность этого лица в подписи не указывается. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Служебные документы, направляемые сторонним организациям, от имени Министерства обороны подписываются Министром обороны Российской Федерации и его заместителями, а по их решению поручению и в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Министерства обороны, - другими руководящими должностными лицами Министерства обороны; от имени других органов военного управления - руководителями этих органов военного управления от командира начальника воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, представляемые вышестоящим командирам начальникам , направляемые подчиненным воинским частям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности. Приказы и директивы подписываются командирами начальниками , которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы. Приказания подписываются начальниками штабов заместителями командиров воинских частей от имени командиров воинских частей, помощниками начальников гарнизонов по организации гарнизонной службы от имени начальников гарнизонов. Указания подписываются Министром обороны Российской Федерации, первыми заместителями и заместителями Министра обороны Российской Федерации, начальником Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, главнокомандующими видами Вооруженных Сил, командующими войсками военных округов, флотами, командующими родами войск Вооруженных Сил, руководителями центральных органов военного управления, заместителями и помощниками командующих войсками военных округов, флотами, армиями, флотилиями, начальниками управлений видов Вооруженных Сил и родов войск Вооруженных Сил, а также управлений, отделов отделений и служб, подчиненных командующему войсками военного округа, флотом, армией, флотилией. Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, в пределах полномочий предоставляется:. В центральных органах военного управления право подписи некоторых видов служебных документов может быть предоставлено начальникам несамостоятельных центров, управлений, направлений, отделов отделений и служб, а также отдельным должностным лицам, не входящим в структурные подразделения центрального органа военного управления помощникам, главным инженерам, референтам и др. Виды служебных документов и перечень должностных лиц, имеющих право подписывать эти служебные документы, устанавливаются решениями начальников главных штабов видов Вооруженных Сил и штабов родов войск Вооруженных Сил, руководителей центральных органов военного управления. В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира начальника , имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего. О возложении временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира начальника. В отношении руководителей центральных органов военного управления, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы, временное исполнение обязанностей объявляется приказом представителя нанимателя, если иное не предусмотрено в должностном регламенте лица, замещающего руководителя центрального органа военного управления. Предписания ссылку на приказ военнослужащим о направлении к новому месту военной службы и отпускные билеты может подписывать начальник отдела кадров строевого отдела на основании приказа командира начальника воинской части. В объединенном стратегическом командовании военного округа отпускные билеты может подписывать начальник управления отдела отделения , службы военного округа. Командиры начальники воинских частей своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым настоящей Инструкцией предоставлено право подписи служебных документов. Служебные документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. При задании местоположения, размера и других характеристик отметки об электронной подписи и ее элементов должны выполняться следующие требования:. Отметка об электронной подписи включает: В Вооруженных Силах создаются следующие основные виды служебных документов: Командир начальник воинской части в соответствии со статьей 95 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право регламентировать которые ему предоставлено. Приказы подписываются командиром начальником воинской части и начальником штаба воинской части. В воинской части, где воинская должность начальника штаба воинской части не предусмотрена штатом, приказы подписываются командиром начальником воинской части единолично. Приказами командира начальника воинской части по строевой части в пределах предоставленных полномочий могут регламентироваться следующие вопросы:. В конце приказа командира начальника воинской части указывается при необходимости, до кого довести приказ, а также порядок контроля за его выполнением. Директива - распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой и мобилизационной готовности, всестороннего обеспечения войск сил , по боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, по вопросам проведения организационных мероприятий и другим вопросам жизни и деятельности войск сил. Указание - распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов директив и других актов вышестоящих органов, как правило, ненормативного характера, и который адресуется нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности. Постановление - правовой акт, содержащий решение коллегиального органа или должностного лица постановление военного совета, постановление о возбуждении уголовного дела и др. Положение - правовой акт распорядительный служебный документ , устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления подразделения воинской части. Руководство - правовой акт уставной документ , содержащий указания и требования по вопросам обучения личного состава, устройства и эксплуатации боевого применения военной техники, хранения военного имущества как в повседневной, так и в боевой деятельности. Наставление - правовой акт уставной документ , содержащий указания и требования по вопросам подготовки планирование, обеспечение, управление и ведения военных действий, а также подготовки и боевого применения штабов и войск сил. Инструкция - служебный документ, регламентирующий организационную, научно-техническую, хозяйственную, финансовую и иные специальные стороны деятельности воинских частей или содержащий указания по применению военной техники. Положения, руководства, наставления и инструкции утверждаются, как правило, приказами. Устав - правовой акт, регламентирующий повседневную деятельность военнослужащих, жизнь, быт и несение службы в Вооруженных Силах, подготовку личного состава, а также определяющий основные положения по подготовке и ведению боя боевых действий подразделениями, воинскими частями и соединениями, а также по его всестороннему обеспечению и управлению войсками силами. Регламент - служебный документ, регулирующий организацию и порядок деятельности какого-либо органа, его подразделения или должностного лица и их взаимодействие. Представление - служебный документ установленной формы, содержащий сведения по вопросам представления:. Отчет, доклад - служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру начальнику. Донесение - служебный документ, разрабатываемый в целях представления определенных сведений вышестоящему командиру начальнику по оперативным и мобилизационным вопросам, службе войск, состоянию воинской дисциплины, обеспеченности вооружением, военной техникой, другими видами снабжения войск сил и иным вопросам. Договор соглашение, контракт - соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. План - служебный документ, в котором отражаются порядок действий, перечень работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков выполнения и исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр. Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований. Протокол - служебный документ, фиксирующий ход проведения каких-либо действий, мероприятий, принятые решения протокол собрания, заседания; протокол осмотра и т. Акт - служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т. Справка - документ, описывающий или подтверждающий те или иные действия, факты, события, содержащий выводы. Служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью. В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. Запрещается возлагать обязанности по ведению несекретного делопроизводства на личный состав подразделения по защите государственной тайны. В воинской части в зависимости от характера выполняемых работ могут быть организованы делопроизводства филиалы и в соответствующих службах, отделах отделениях. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих служб, отделов отделений и осуществляется с учетом особенностей учета, хранения и обращения с некоторыми документами, определенных специальными наставлениями, руководствами, инструкциями. Для ведения делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов. При ведении делопроизводства двумя и более лицами между ними распределяются в том числе с учетом взаимозаменяемости и утверждаются их функциональные обязанности. В воинской части, имеющей штатное подразделение делопроизводства, разрабатывается положение о подразделении делопроизводства, которое утверждается командиром начальником воинской части. Запрещается возлагать на подразделение делопроизводства выполнение задач и функций, не связанных с ведением делопроизводства. Для ведения делопроизводства и хранения служебных документов выделяются и оборудуются необходимые помещения с сейфами шкафами, ящиками , которые должны быть приспособлены для запирания и опечатывания. Делопроизводство должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи приема документов или барьером и обеспечиваемых необходимыми средствами в том числе в противопожарном отношении и на случай экстренной эвакуации наиболее важных служебных документов. Входные двери в помещения должны быть оборудованы замками, гарантирующими надежное закрытие помещений, приспособлениями для опечатывания и техническими средствами охраны, сигнализирующими о несанкционированном проникновении в помещения. Ведение делопроизводства в службах, отделах отделениях разрешается в общих служебных комнатах этих служб, отделов отделений , обеспечивающих сохранность документов. Время работы службы делопроизводства регламентируется распорядком дня, при этом на выполнение внутренних работ, не связанных с выдачей приемом служебных документов должностным лицам воинской части, предусматривается не менее двух часов. По окончании работ помещения, в которых ведется делопроизводство, запираются. Порядок опечатывания, сдачи постановки под охрану и вскрытия помещений, в которых ведется делопроизводство, а также хранения опечатанных пеналов со вторыми запасными экземплярами ключей запасных средств доступа системы контроля и управления доступом СКУД при необходимости от входных дверей в эти помещения и от находящихся в них сейфов шкафов, ящиков определяется начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. Служба делопроизводства находится в постоянной готовности к работе в условиях перевода войск с мирного на военное время. Все документы делопроизводства в зависимости от условий приведения воинской части в различные степени боевой готовности и возлагаемых на нее задач распределяются по группам:. IV - передаваемые в вышестоящие штабы или воинским частям, остающимся в пунктах постоянной дислокации. С этой целью в службе делопроизводства разрабатывается инструкция по действиям личного состава при приведении воинской части в высшие степени боевой готовности, которая утверждается начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей и доводится под подпись до личного состава службы делопроизводства, а также до лиц, обеспечивающих боевую готовность делопроизводства. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, проекты актов на уничтожение служебных документов, не требующихся в условиях военных действий, описи дел, подлежащих передаче в архив, а также описи на документы, передаваемые правопреемнику формируемой воинской части и т. Для хранения несекретных служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, при выполнении задач в боевых полевых условиях служба делопроизводства должна иметь хранилища полевого типа и другие материальные средства, необходимые при их перевозке и организации работы с ними, а для доставки архивных материалов к месту сдачи - мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания. По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество несекретных служебных документов, дел, книг и журналов. Перечень их определяется начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. Данный перечень формируется на основании заявок рапортов командиров начальников служб, отделов отделений и других подразделений воинской части. Учет служебных документов в воинской части осуществляется по журналам и книгам учета соответствующих форм, установленных настоящей Инструкцией журнальный учет , или с использованием средств автоматизации делопроизводства, принятых на снабжение в эксплуатацию либо поставленных в воинскую часть в рамках соответствующих государственных контрактов автоматизированный учет. Специальное программное обеспечение автоматизированного учета должно позволять вести учет служебных документов с отображением учетных данных о них в объеме, не менее чем при журнальном учете. Такие пакеты дежурный хранит, не вскрывая, в опечатываемом шкафу сейфе и с прибытием делопроизводителя сдает в делопроизводство под расписку в этой книге. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает командиру начальнику воинской части или начальнику штаба воинской части и действует по его указанию. В зависимости от характера нарушений один экземпляр акта пересылается органу связи, доставившему пакет, или отправителю пакета, а второй - подшивается в дело. В случае, когда нарушение оболочки пакета дает возможность ознакомиться с его содержимым, об этом немедленно докладывается командиру или начальнику штаба воинской части и пакет хранится в делопроизводстве до принятия решения. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то поступающая служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном пунктами 89 и 92 настоящей Инструкции. В случае отсутствия дежурного порядок приема срочной служебной корреспонденции в нерабочее время определяется командиром начальником воинской части. При вскрытии пакета все находящиеся в нем вложения аккуратно изымаются, проверяются правильность адресования документов, наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на пакетах. С получением акта воинская часть, отправившая пакет, принимает меры к выяснению причин и в трехдневный срок извещает получателя пакета о принятых мерах. Поступившие в воинскую часть служебные документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за теми же номерами, а излишние - возвращаются отправителю или по его просьбе согласованию с ним высылаются в другую воинскую часть с вложением лицевой части вскрытого пакета. При журнальном учете служебные документы регистрируются в журналах книгах учета установленных форм. При автоматизированном учете регистрационные данные вносятся в учетные формы, сформированные на МНИ. Регистрация в воинской части поступивших служебных документов осуществляется в день их поступления либо на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время , если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Срочные и оперативные служебные документы регистрируются немедленно. При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп, в оттиск которого вносятся порядковый входящий регистрационный номер по журналу учета служебных документов, количество листов и дата время при необходимости поступления документа. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится и заполняется штамп для регистрации приложений к входящим документам. На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах и за какими номерами они учтены. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в службу делопроизводства. Регистрация в воинской части созданных служебных документов осуществляется в день их создания подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Служебные документы, созданные для временного пользования справки, планы, графики, расписания и т. По указанию командира начальника воинской части один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в делопроизводстве. Поступившие служебные документы передаются на рассмотрение командиру начальнику воинской части, иным должностным лицам только после их регистрации. В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно командиру начальнику воинской части уполномоченному им лицу и рассмотрен им до регистрации, документ в соответствии с резолюцией передается на исполнение только после его регистрации. Командир начальник воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам зарегистрированные служебные документы передаются службой делопроизводства. Остальной личный состав служебные документы на исполнение получает в службе делопроизводства. Командиром начальником при рассмотрении служебного документа в пределах полномочий и по вопросам, отнесенным к его компетенции, принимается решение, которое может оформляться в форме резолюции, содержащей поручение. На нижнем поле отдельного листа бланка, электронного шаблона для резолюции, как правило, под датой резолюции указывается номер служебного документа, к которому относится резолюция. После исполнения отдельный лист бланк для резолюции скрепляется со служебным документом или наклеивается на оборотную сторону его последнего листа. Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другой организации, то из него делается выписка или изготавливается копия, которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ. Если командир начальник , которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса. При установлении срока исполнения командир начальник должен исходить из срока, установленного органом, направившим служебный документ, или срока, установленного законодательством, и учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа. В случае направления служебного документа с поручением, перенаправления по компетенции в другую воинскую часть срок исполнения служебного документа исчисляется со дня его первоначальной регистрации в вышестоящей воинской части. Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца с даты его подписания до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, служебный документ должен быть исполнен в предшествующий ему рабочий день. При установлении длительного срока исполнения служебного документа свыше 30 дней могут предусматриваться промежуточные сроки доклада о ходе его исполнения. При обеспечении доступа исполнителей к электронным копиям служебных документов в системе электронного документооборота Министерства обороны служебные документы могут передаваться доводиться им с использованием данной информационной системы. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под подпись в том же реестре. Головной ответственный исполнитель обязан обеспечить надлежащее исполнение поручения в установленный срок. Головному исполнителю предоставляется право созыва должностных лиц соисполнителей и координации их работы. Соисполнители обязаны представить головному исполнителю необходимые материалы и предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, если не установлен иной срок их представления головному исполнителю. О соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок, головной исполнитель информирует командира начальника , давшего поручение в ходе доклада об исполнении. Проект служебного документа до представления на подпись командиру начальнику воинской части согласовывается с соисполнителями при наличии поручения , а также с заинтересованными подразделениями в пределах их компетенции. В частности, проекты служебных документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с подразделениями должностными лицами , отвечающими за финансовое обеспечение; пункты проектов служебных документов, содержащие указания о представлении донесений, докладов, согласовываются с подразделениями - держателями отчетности по данному вопросу; проекты служебных документов по вопросам режима секретности - с подразделениями должностными лицами , отвечающими за защиту сведений, составляющих государственную тайну. Проект служебного документа перед представлением на подпись командиру начальнику воинской части согласовывается с его заместителями по вопросам, отнесенным к их компетенции. Согласование проекта служебного документа с заместителями командира начальника воинской части, заинтересованными подразделениями проводит подразделение-исполнитель. Подразделение, получившее проект служебного документа на согласование, обязано рассмотреть его в срок, установленный головным исполнителем, а если он не установлен, - в кратчайший срок, но не более 10 дней с даты получения проекта служебного документа. Отказ от рассмотрения проекта служебного документа, поступившего на согласование, не допускается. При согласии проект служебного документа визируется, а при наличии замечаний предложений визируется с замечаниями предложениями командиром начальником подразделения лицом, исполняющим его обязанности. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта служебного документа. Замечания предложения оформляются на отдельном листе, подписываются командиром начальником подразделения, имеющим замечания предложения , и прилагаются к проекту служебного документа. В случае отказа в визировании проекта служебного документа дается мотивированное заключение с обоснованием отказа в его согласовании далее - мотивированное заключение. Мотивированное заключение оформляется на отдельном листе, подписывается командиром начальником подразделения, имеющим возражения, и прилагается к проекту служебного документа. Подразделение-исполнитель учитывает замечания предложения и возражения, указанные в мотивированном заключении, или обеспечивает обсуждение проекта служебного документа в целях поиска взаимоприемлемого решения. В случае если имеются не урегулированные по результатам проведенных согласительных процедур разногласия, оформляется протокол согласительного совещания в произвольной форме , который подписывается командирами начальниками подразделения-исполнителя и подразделения, направившего замечания предложения или имеющего возражения. В докладе сопроводительном письме командиру начальнику кратко излагаются содержание этих разногласий и обоснование позиции по ним подразделения-исполнителя с приложением протоколов согласительных совещаний, подлинников замечаний предложений и мотивированного заключения. Если в процессе согласования в проект служебного документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект служебного документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. При наличии в структуре воинской части подразделения должностного лица юридической службы проект служебного документа представляется для доклада командиру начальнику после проведения правовой экспертизы и визирования полистно должностным лицом юридической службы. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагаются материалы с поручениями, во исполнение которых подготовлены служебные документы, согласований замечаний , протоколы согласительных совещаний при наличии разногласий и другие материалы, необходимые для принятия обоснованного решения при рассмотрении представляемых документов. При наличии объективных причин продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за 3 дня по срочному документу - за 1 день до истечения срока исполнения представляется доклад с мотивированным ходатайством о продлении срока исполнения с обязательным указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения доработки служебного документа. Доклад с ходатайством о продлении срока исполнения служебного документа может быть представлен без согласования с соисполнителями. Об изменении срока исполнения служебного документа делаются соответствующие отметки в документах, в которых был указан первоначальный срок исполнения. В случае если служебный документ не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем головным исполнителем. В случаях, когда командир начальник , которому адресован документ, дает ответ на поставленные в нем вопросы на самом документе в виде краткой резолюции, такой документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за регистрационным номером входящим без сопроводительного письма. Ответ на служебный документ, полученный из вышестоящего органа, оформляется отдельным документом. Служебные документы после их подписания командиром начальником передаются исполнителем с расчетом рассылки в службу делопроизводства для регистрации и отправки. Расчет рассылки подписывается командиром начальником подразделения, подготовившего служебный документ. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, который оформляется на экземпляре, остающемся в деле, или на отдельном листе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Телеграммы и другие срочные документы отправляются немедленно. Исходящий служебный документ, независимо от того, оформлен он на бланке с угловым штампом или без него, должен иметь исходящий номер, в состав которого входит порядковый номер по журналу учета служебных документов исходящих. Перед порядковым номером проставляются присвоенный воинской части цифровой индекс, иные цифровые обозначения если таковые установлены в воинской части , которые отделяются дробными чертами. Если служебный документ оформлен не на бланке, то исходящий номер оформляется от левой границы текстового поля под датой подписанного служебного документа через 1 интервал. Каждый исходящий служебный документ должен, как правило, иметь копию, которая изготавливается машинописным способом и заверяется подписью исполнителя или его командира начальника либо изготавливается на копировально-множительном аппарате. При наличии электронной копии документа, изготовленной средствами системы электронного документооборота Министерства обороны, изготовления копии исходящего документа на бумажном носителе не требуется. При отправке служебного документа в высшие инстанции и во взаимодействующие сторонние организации в деле остается копия документа. В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых служебных документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов по количеству адресатов без копии. Копия при наличии подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под подпись. Отчеты, доклады, акты, списки и другие подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловыми штампами без угловых штампов , проставляется ниже подписей должностных лиц от левой границы текстового поля. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой учетный номер, в соответствующем журнале книге учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен. При необходимости отправки входящих инвентарных служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими инвентарными номерами. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, заносится в систему электронного документооборота Министерства обороны журнал учета служебных документов или в системе электронного документооборота Министерства обороны сохраняется электронная копия возвращаемого служебного документа. Рабочие тетради и издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем. Служебные документы, подлежащие пересылке на бумажном носителе, конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с трафаретными адресами отправителя и получателя, исполненными техническими средствами. На лицевой стороне почтового конверта, на оболочке почтового отправления иного вида указываются:. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: В центральных органах военного управления, непосредственно обеспечивающих документационную деятельность Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, степень срочности доставки рассмотренных ими служебных документов, если соответствующая отметка отсутствует на документах в поручениях , определяется руководителями заместителями руководителей этих органов военного управления. Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: На внутреннем пакете указывается, кому адресован документ действительное или условное наименование воинской части - получателя , а на внешнем - адрес узла станции фельдъегерско-почтовой связи, к которому приписана воинская часть - отправитель. По действительным наименованиям могут адресоваться почтовые отправления, пересылаемые между центральными органами военного управления, штабами, управлениями, службами и отделами отделениями внутри военных округов и флотов, при условии, что доставка таких почтовых отправлений осуществляется силами и средствами узлов станций фельдъегерско-почтовой связи. Делопроизводитель, конвертующий и отправляющий служебные документы, обязан перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров реестре и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы. Пакеты, подлежащие пересылке, сдаются воинскими почтальонами фельдъегерями , а при их отсутствии - делопроизводителями либо другими лицами, определенными начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей, на узлы станции фельдъегерско- почтовой связи или предприятия связи в рамках централизованного контракта на оказание услуг почтовой связи для нужд Министерства обороны, к которым приписаны воинские части. Регистрируемые почтовые отправления с описью вложения сдаются непосредственно на предприятия связи. При возможности и целесообразности доставки пакетов адресатам без пересылки воинские почтальоны фельдъегери сдают их по реестру непосредственно адресатам. В объединениях, соединениях доставка пакетов и другой служебной корреспонденции, адресованной воинским частям, по решению начальника вышестоящего штаба может производиться как силами и средствами воинских частей, так и силами и средствами узла станции фельдъегерско-почтовой связи. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве. Учет количества документов поступающих, создаваемых и отправляемых проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа. Экземпляры документа, получаемые в результате размножения копирования или тиражирования , в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются считаются за один документ. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в воинские части и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Сведения о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются командиру начальнику воинской части в виде справок сводок, отчетов статистического и аналитического характера. Сведения об объеме документооборота в Министерстве обороны ежегодно обобщаются, анализируются и представляются Управлением делами Министерства обороны в установленном порядке Министру обороны Российской Федерации. Центральные органы военного управления направляют сведения об объеме документооборота в Управление делами Министерства обороны в сроки и по форме, которые определяются Управлением делами Министерства обороны. Все исполненные служебные документы подшиваются помещаются в дела, которые заводятся по предметному тематическому и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела заводятся, как правило, на один календарный год. Номенклатура составляется службой делопроизводства совместно с другими службами, отделами отделениями и подразделениями воинской части. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы в том числе заводимые в электронном виде воинской части, а также дела, книги и журналы, не оконченные ведением в текущем году переходящие. Номера заводимых дел, книг и журналов по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел, книг и журналов номера сохраняются. Номенклатура на следующий год подписывается начальником службы делопроизводства и утверждается не позднее 20 декабря текущего года начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей и вводится в действие с 1 января следующего года. Во вновь сформированной воинской части номенклатура составляется и утверждается в сжатые сроки, но не позднее одного месяца со дня сформирования воинской части. Службам, отделам отделениям и другим подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры в части, их касающейся. В каждой заведенной книге журнале листы должны быть пронумерованы и прошнурованы прочными нитками шнуром. На оборотной стороне последнего чистого листа книги журнала делается заверительная надпись. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается в книгах журналах: В номенклатуре своевременно производятся записи о дате начала дел, книг и журналов, их окончания, количестве листов и другие необходимые данные. Даты о начале и окончании дела проставляются в номенклатуре после его окончания. Дополнения, изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные дополнения, изменения заверяются подписью начальника службы делопроизводства. Дела за номерами 19 и 65 не заводились. После проведения годовой проверки наличия служебных документов номенклатура подшивается в отдельное дело. При переименовании присвоении только почетного наименования воинской части ведение продолжается, а на обложках под старым наименованием указывается новое наименование воинской части. На учитываемых МНИ наносятся на нерабочей поверхности их учетные данные реквизиты: Учетные данные наносятся штампом, а при невозможности его применения - заметным красителем нестирающимся на самом носителе или путем закрепления специального ярлыка, содержащего указанные реквизиты. Книга учета рабочих тетрадей и журнал учета машинных носителей информации ведутся из года в год в нарастающем порядке. При необходимости рабочие тетради, другие носители информации могут быть перерегистрированы в новую книгу новый журнал. Старые книги журналы учета выверяются комиссией и по истечении срока хранения уничтожаются. В этом случае итоговая запись делается по окончании каждого календарного года. В итоговой записи в журнале учета служебных документов указываются: Карточки учета ведутся в картотеках, размещаемых в картонных коробках или ящиках. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек учета. Карточки учета картотека учитываются по номенклатуре. Карточки учета раскладываются в коробке ящике в порядке их нумерации. За последней карточкой учета в коробке ящике помещается отдельный лист формата карточки, содержащий заверительную надпись. Коробки и ящики с карточками учета, если они не убираются в сейфы шкафы , должны запираться и опечатываться соответствующими печатями должностных лиц, ответственных за их ведение. Служебные документы в течение 10 дней со дня их исполнения снятия с контроля должны сдаваться исполнителем для подшивки в дела. На каждом служебном документе, сдаваемом для подшивки в дело, оформляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, отметка о направлении документа в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяется исполнителем или его командиром начальником в соответствии с имеющейся выпиской из номенклатуры. Дата начала дела, проставляемая в номенклатуре, должна соответствовать дате самого раннего документа, дата окончания дела - дате самого позднего документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. В дела подшиваются только учтенные исполненные документы. При приеме документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: Подшивка должна производиться периодически по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов. В соответствующих журналах книгах учета отражаются данные документооборота делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа. Записи производятся чернилами шариковой ручкой. Запрещается делать подчистки, исправления корректирующей жидкостью. Внесенные исправления должны оговариваться и заверяться подписью исправившего с ее расшифровкой инициал имени, фамилия и с проставлением даты. Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, переданные в службу делопроизводства и не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся сейфах шкафах, ящиках , которые опечатываются номерной металлической печатью лица, ответственного за их хранение. Замки сейфов шкафов, ящиков должны иметь два экземпляра ключей. Место и порядок хранения ключей определены пунктом 84 настоящей Инструкции. Дела располагаются в сейфах шкафах вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой для их быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются номера в соответствии с номенклатурой. Опись дел, находящихся в сейфе шкафу , помещается на внутренней стороне двери сейфа шкафа. Допускается хранение указанных документов на открытых стеллажах только в отдельно выделенных помещениях при условии ответственности за их сохранность одного должностного лица. После окончания ведения в текущем году дел, книг и журналов делаются соответствующие отметки в номенклатуре. Если некоторые дела, книги или журналы необходимо продолжать ведением в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году. Законченные делопроизводством дела, книги и журналы учета хранятся в службе делопроизводства и составляют документальный фонд воинской части, а подлежащие из них передаче в архивы - архивный фонд. Инвентарный журнал является основным учетным документом архивных материалов воинской части и ежегодно учитывается в номенклатуре как переходящий. Учет в этом журнале ведется в нарастающем порядке из года в год. Справка-заместитель подшивается на место выданного служебного документа. Исправление общего количества листов в этом случае в деле не производится. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель, а если изымается документ с постоянным сроком хранения, то также подшивается копия служебного документа, заверенная в установленном порядке. При изменении состава документов дела изъятии, включении новых документов, замене документов копиями и др. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. В каждой воинской части должен быть установлен контроль за служебными документами, требующими исполнения, в целях обеспечения своевременного и надлежащего их исполнения и исполнения содержащихся в них поручений. Осуществление контроля за исполнением служебных документов является одной из основных обязанностей всех командиров начальников , ответственных за организацию контроля и исполнение служебных документов. Командир начальник воинской части при организации и осуществлении контроля за исполнением служебных документов обязан:. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначаемых приказами соответствующих командиров начальников. Лица, непосредственно осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, обязаны:. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении проведении других конкретных мероприятий. Персональная ответственность за своевременное и надлежащее исполнение служебных документов возлагается на командиров начальников , которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих воинских частей, так и направляемых в подчиненные воинские части. Контроль за исполнением служебных документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование командиров начальников о состоянии исполнения документов. На лицевой стороне первого листа служебных документов, подлежащих контролю, ставится отметка о контроле. Контроль за исполнением служебных документов может строиться на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения служебных документов, по исполнителям, группам документов. Лица, осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, не реже одного раза в неделю представляют командиру начальнику воинской части информацию о состоянии исполнения находящихся на контроле служебных документов и не реже одного раза в месяц заслушиваются им по вопросам контроля. На исполненном служебном документе в порядке, установленном настоящей Инструкцией, оформляется отметка об исполнении документа. Поручения, по которым командир начальник воинской части является соисполнителем, снимаются с контроля на основании документированной информации о направлении в установленном порядке головному исполнителю предложений, заключений, проектов документов и иных материалов или о согласовании проектов документов. О снятии служебного документа с контроля проставляется отметка в журнале карточке контроля, регистрационной базе данных при ее ведении либо в электронной базе данных контроля. Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году по состоянию на 1 января и 1 июля комиссиями, специально назначаемыми приказами командира начальника воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам начальникам. В актах проверки отражаются следующие вопросы: Служебные документы должны печататься размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров. Рукопись для изготовления служебного документа с помощью печатающих устройств и других технических средств должна быть написана четко, разборчиво и только чернилами шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать. Обработка служебных документов на средствах вычислительной техники осуществляется в порядке, определенном Руководством по защите информации от несанкционированного доступа в Вооруженных Силах Российской Федерации. Несекретные служебные документы печатаются размножаются исполнителями на объектах печати информатизации , имеющихся непосредственно в подразделении, в службе делопроизводства и других специализированных подразделениях машинописное бюро, копировально-множительное бюро и т. Исполнитель несет персональную ответственность за количество и качество отпечатанных им экземпляров служебных документов на технических средствах печатания, имеющихся в подразделении. Разрешаю снять сделать 2 копии. Размножение служебных документов, разработанных в воинской части или поступивших от других сторонних организаций, и изготовление выписок из них допускаются с разрешения командира начальника подразделения, подготовившего получившего документ. Лицам, работающим на копировально-множительных аппаратах, персональных электронных вычислительных машинах, запрещается размножать посторонние документы, выносить из воинской части служебные документы без разрешения соответствующего должностного лица. При хранении электронных копий служебных документов, обработанных с использованием средств вычислительной техники, должны выполняться требования, установленные настоящей Инструкцией к порядку обращения со служебными документами. Не оконченные печатанием размножением служебные документы, бланки, журналы книги учета, съемные МНИ и другие материалы по окончании работы сдаются на хранение в службу делопроизводства или запираются в сейфах лиц, получивших эти документы и материалы для печатания размножения , или их командира начальника и опечатываются. Помещения, в которых расположены технические средства для изготовления и размножения служебных документов, по окончании рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по штабу воинской части дежурному по воинской части. Помещения, оборудованные СКУД, допускается не опечатывать. Если приказы и директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов и директив они не учитываются. Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов и директив ежегодно начинаются с первого номера. С номерами приказов и директив могут проставляться буквенные индексы, устанавливаемые правовыми актами Министерства обороны. Приказы по различным видам по основной деятельности, личному составу, строевой части о составе суточного наряда и другие издаются отдельно и имеют свою нумерацию. Приказы и директивы должны издаваться в строго ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части, которым они необходимы. Высылка приказов и директив для сведения не разрешается. Ответственность за правильность определения тиража и рассылки приказов и директив возлагается на начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира начальника воинской части или одного из его заместителей. Приказы и директивы рассылаются по расчетам рассылки, которые составляются на каждый приказ директиву в отдельности. В расчеты рассылки приказов и директив Министра обороны Российской Федерации за исключением возвращаемых для издания и хранения разработавшим их органам военного управления в обязательном порядке включается Правовой департамент Министерства обороны. Расчеты рассылки приказов и директив составляются на обороте последнего листа подлинного экземпляра приказа директивы или на отдельном листе листах , подписываются командиром начальником подразделения, подготовившего проект приказа директивы , и утверждаются начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. В необходимых случаях расчеты рассылки могут составляться в специально заведенной книге расчетов рассылки. Управление делами Министерства обороны уведомляет Правовой департамент Министерства обороны обо всех подписанных правовых актах Министра обороны Российской Федерации. Приказы и директивы, высылаемые воинским частям, могут направляться за присвоенными им номерами без сопроводительных писем с указанием на пакете номера, количества если направляется более одного экземпляра и номеров если имеются экземпляров приказа директивы. При высылке нескольких экземпляров приказа директивы одному и тому же адресату они могут высылаться при сопроводительных письмах, в которых указываются количество и номера если имеются экземпляров и для кого они предназначены. Типовые расчеты периодически уточняются. Воинским частям, которым приказы и директивы в полном объеме не требуются, высылаются выписки из них. На пакетах и реестрах проставляются: О произведенных выписках на приказах и директивах делаются отметки с указанием объемов выписок, кому высланы. Командиры начальники воинских частей в своих приказах и директивах могут довести в изложении до подчиненных воинских частей отдельные требования приказов и директив вышестоящих командиров начальников с обязательной ссылкой на них. Объявление в своих приказах приказов и директив вышестоящих командиров начальников запрещается, за исключением приказов по личному составу. Приказы и директивы подшиваются в дела в порядке номеров по годам. При небольшом количестве объеме приказы и директивы могут подшиваться в дела за несколько лет. Приказы подшиваются отдельно от директив. Подшивать приказы и директивы в дела с другими служебными документами запрещается. Приказы поступившие выписки из них по личному составу подшиваются в дела отдельно от других приказов. Подлинные приказы и директивы брошюруются в отдельные папки дела , за исключением случаев, когда приказы и директивы пишутся в специальных книгах. Документы, послужившие основанием для издания приказа директивы , доклады и материалы согласований подшиваются отдельно в соответствующие дела с проставлением на них даты и номера приказа директивы. Дела и специальные книги с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям не выдаются, о чем на обложке дел и специальных книг с приказами и директивами делается специальная запись. Дела и специальные книги по их окончании с подлинными приказами и директивами подлежат передаче в архив. Дела с приказами командира начальника воинской части по строевой части о составе суточного наряда в архив не сдаются и по истечении трех лет хранения в воинской части подлежат уничтожению в установленном порядке. Порядок ознакомления с приказами и директивами устанавливается начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части. В книге учета изданий могут регистрироваться приказы и другие руководящие документы наставления, инструкции, руководства, правила , которые предназначены для длительного использования и которые нецелесообразно подшивать в дела. При расформировании воинской части приказы директивы вышестоящих командиров начальников по указанию вышестоящего штаба передаются в другие воинские части или уничтожаются в установленном порядке. На сопроводительных документах письмах, накладных , при которых эти издания получены, указывается, за какими номерами они учтены по книгам соответствующего учета, а лица, получившие издания на хранение, расписываются в этом. На изданиях, оставляемых для пользования внутри воинской части, на обложке и титульном листе ставится оттиск штампа для регистрации изданий, в который вписывается инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми номерами. Издания с учетом их содержания направляются по подчиненности и только в те воинские части, для которых они действительно необходимы. Пересылка служебных изданий через штабы военных округов в воинские части, дислоцирующиеся на территории военных округов и непосредственно подчиненные главнокомандующим видами Вооруженных Сил, командующим родами войск Вооруженных Сил, руководителям центральных органов военного управления, запрещается. Издания, поступающие для рассылки, рассылаются за инвентарными номерами или при сопроводительных документах, в которых указываются наименование, количество если более одного экземпляра и номера если имеются экземпляров изданий. Сопроводительные письма, при которых получены или отправлены издания, подшиваются в соответствующие дела. Расчеты рассылки в этом случае подписываются исполнителем или его командиром начальником и утверждаются начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. Отправка изданий в другие воинские части для временного пользования производится только при сопроводительных письмах, в которых при необходимости указывается срок возврата изданий но не позднее начала годовой проверки их наличия. Отметки об отправке изданий в книге соответствующего учета не производятся и по возвращении изданий они хранятся за прежними инвентарными номерами. Отметки о возвращении изданий делаются на сопроводительных письмах, при которых они высылались, с указанием номеров сопроводительных писем или реестров, за которыми они высланы. Контроль за своевременным возвращением изданий осуществляется ответственными за хранение и учет изданий. Издания пересылаются через узлы станции фельдъегерско-почтовой связи или предприятия связи. В случае износа или окончания книги соответствующего учета, а также в тех случаях, когда большинство изданий разослано или уничтожено, с разрешения начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командира начальника воинской части или одного из его заместителей может быть произведен переучет изданий и заведена новая книга. Переучет производится ответственными за хранение и учет изданий. В новую книгу учета переносятся только те издания, которые к моменту переучета имеются в воинской части либо высланы в другие воинские части для временного пользования и в дальнейшем будут использоваться в работе. Издания, которые не требуются в работе и отобраны для уничтожения в установленном порядке, в новой книге не учитываются. Для проверки правильности переучета приказом командира начальника воинской части назначается комиссия. Комиссия обязана проверить наличие всех имеющихся изданий, сверить записи в старой и новой книгах, проверить документы, подтверждающие отправку или уничтожение изданий. После проверки переучета старая книга учета хранится и по истечении установленного срока хранения уничтожается в установленном порядке. При наличии в воинской части большого количества более 5 тысяч наименований каждого из видов официальных, служебных изданий, перерегистрация которых связана с большими трудностями, разрешается заводить новые книги соответствующего учета. При этом для отличия от прежних инвентарных номеров на изданиях перед этими номерами проставляются номера вновь заведенных по номенклатуре книг соответствующего учета например, инв. Старые книги учета по мере их закрытия и переучета оставшихся изданий в новые книги учета проверяются комиссией с составлением акта. Издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы. Выдача изданий производится под расписку в карточке выдачи или в читательском абонементе. Библиотеки могут вести картотеки на издания. На каждой карточке проставляется инвентарный номер, за которым учтено издание. Передача издания Министерства обороны в сторонние организации производится с разрешения должностного лица, принявшего решение о его издании. Передача изданий Министерства обороны организациям иностранных государств или международным организациям производится на основании международного договора. К служебным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающуюся деятельности воинских частей, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившие в воинские части документы, содержащие несекретную информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен в настоящей Инструкции с учетом положений Федерального закона от 27 июля г. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе, если такие имеются, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Отпечатанные и подписанные, а также размноженные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации делопроизводителю, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются делопроизводителем с отражением факта уничтожения в учетных формах. На обороте последнего листа отпечатанного размноженного служебного документа в левом нижнем верхнем углу указываются: При печатании размножении более 5 экземпляров документа на обороте последнего листа первого экземпляра или на отдельном листе листах , хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется расчет рассылки. На остальных экземплярах документа в этом случае указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона. При необходимости тиражи могут быть изготовлены в виде электронных изданий на МНИ. Размножение внутренних служебных документов с принятыми по ним Министром обороны Российской Федерации, его заместителями решениями и их доведение осуществляются:. Разрешаю снять 1 копию. Расчет рассылки подписывается исполнителем либо его непосредственным командиром начальником и утверждается начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде в виде файлов , сформированной на МНИ, передача осуществляется по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации, ведущемуся по форме: Передача служебной информации ограниченного распространения на МНИ осуществляется между подразделениями воинской части по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации, который ведется в службе делопроизводства. Передача служебной информации ограниченного распространения на МНИ между воинскими частями осуществляется по сопроводительным документам письмам , в которых указываются необходимые учетные данные передаваемых МНИ и информации на них и при необходимости условия и ограничения по использованию этой информации. При наличии в воинской части системы электронного документооборота и доступа к ней исполнителей документы с резолюцией командира начальника воинской части доводятся до них без размножения;. Они выдаются под расписку руководителям занятий работ и должны переноситься и храниться в чемоданах портфелях. Акты, если они составлены на листах, подшиваются в отдельно заводимые в этих целях дела и хранятся в воинской части не менее 5 лет. В случае, если до начала очередной проверки срок хранения книг и журналов учета, содержащих сведения о подлежащих проверке делах, изданиях и других материалах, истек, то такие книги и журналы подлежат хранению и могут быть отобраны на уничтожение не ранее окончания проверки. Результаты расследования оформляются и докладываются командиру начальнику , назначившему комиссию. В отдельных воинских частях с учетом специфики деятельности для работы с документами в электронном виде могут использоваться информационные системы, разрешенные к применению правовыми актами Министерства обороны. В системе электронного документооборота Министерства обороны используются следующие документы в электронном виде:. Перечень служебных документов, создаваемых только в форме электронных документов, определяется отдельным правовым актом Министерства обороны. В воинских частях, оснащенных средствами системы электронного документооборота Министерства обороны, осуществляется автоматизированный учет служебных документов в указанной системе. Воинским частям - адресатам, оснащенным средствами системы электронного документооборота Министерства обороны, служебные документы отправляются доставляются с использованием данной информационной системы. Получение отправка документов в электронном виде по системе электронного документооборота Министерства обороны осуществляется службой делопроизводства. В нерабочее время воинские части могут отправлять получать срочную корреспонденцию документы по системе электронного документооборота Министерства обороны назначенным дежурным. Контроль за доставкой срочной корреспонденции документов по системе электронного документооборота Министерства обороны возлагается на лицо, осуществляющее отправку. При отсутствии информационного взаимодействия между его участниками обмен документами осуществляется на бумажном носителе. Составление, оформление, комплектование и представление проектов электронных документов осуществляются в соответствии с правилами, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе настоящей Инструкцией, Регламентом Министерства обороны Российской Федерации, правилами подготовки и оформления проектов отдельных документов, представляемых на рассмотрение руководящим должностным лицам Министерства обороны, и другими правовыми актами Министерства обороны. Другие документы материалы могут быть подготовлены в иных форматах, поддерживаемых системой электронного документооборота Министерства обороны. Проекты электронных документов представляются на подписание через службу делопроизводства, которая осуществляет их проверку на соответствие установленным требованиям. Проекты электронных документов, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются исполнителям на доработку. При подписании электронных документов должностными лицами используется, если иное не установлено законодательством, усиленная квалифицированная электронная подпись. При необходимости подписания несколькими должностными лицами электронный документ подписывается электронной подписью каждого должностного лица. Подписание электронного документа электронной подписью может дублироваться собственноручной подписью того же документа на бумажном носителе. Подписание электронного документа может осуществляться уполномоченным должностным лицом, которое в установленном порядке наделено полномочиями на подписание электронных документов электронной подписью от имени назначившего его должностного лица. При несогласии с представленным проектом электронного документа должностное лицо, которому проект представлен для подписания, или уполномоченное им лицо отказывает в подписании с указанием причины отказа даются комментарии, поручение. Первичная обработка поступивших документов в электронном виде включает проверку комплектности, соответствия установленным требованиям форматов файлов электронных документов, подлинности и действительности электронных подписей и распределение документов в электронном виде на регистрируемые и на подлежащие отказу в регистрации. Регистрация отказ в регистрации поступивших документов в электронном виде осуществляется в день их поступления в службу делопроизводства либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Документы, поступившие по системе электронного документооборота Министерства обороны с поручениями из вышестоящих воинских частей, учитываются, как правило, за входящими регистрационными номерами вышестоящих воинских частей. При регистрации в системе электронного документооборота Министерства обороны на каждый служебный документ вне зависимости от способа его доставки отправки создается РКД, в которой формируются дата регистрации и регистрационный номер далее - регистрационные данные поступившего созданного документа. Перед сканированием отправляемого документа на бумажном носителе на нем проставляются регистрационные данные. Подлинник документа, подписанного на бумажном носителе и разосланного в электронном виде, остается на хранении в воинской части - отправителе. На обороте последнего листа служебного документа делопроизводителем делается отметка о его направлении адресату в электронном виде по системе электронного документооборота Министерства обороны. Отправка досылка подлинника служебного документа на бумажном носителе при наличии системы электронного документооборота Министерства обороны осуществляется только в случаях:. При отсутствии у воинской части технической возможности получения подписанного электронного документа с использованием системы электронного документооборота Министерства обороны в ее адрес направляется копия электронного документа на бумажном носителе, содержащая в обязательном порядке регистрационные данные и отметку отметки об электронной подписи подписях. В процессе регистрации созданного отправляемого электронного документа проверяются его комплектность, действительность электронной подписи подписей и помимо регистрационных данных формируются:. Отправка электронного документа при несоответствии его комплектности, недействительности одной или нескольких электронных подписей не допускается. Электронные документы после их исполнения помещаются в соответствии с номенклатурой в дела, заводимые в электронном виде электронные дела. Электронные дела, документы, их регистрационные и другие необходимые данные до передачи в архивы или уничтожения в установленном порядке хранятся в системе электронного документооборота Министерства обороны в архивной подсистеме. Оформление законченных делопроизводством электронных дел, документов, подготовка и передача их в соответствующие архивы осуществляются в соответствии с правовыми актами в области архивного дела. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов только несекретных служебных документов. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким контрастным изображением оригиналы или их ксерокопии. В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа факсограммы указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона, при необходимости наименование воинской части подразделения. Подготовленная для передачи факсограмма визируется исполнителем, подписывается командиром начальником в пределах его полномочий и после регистрации передается адресату средствами факсимильной связи. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. На оригинале переданной принятой факсограммы ответственным лицом собственноручно проставляются фактические дата и время передачи приема факсограммы, наименование корреспондента куда направлена или откуда получена факсограмма и номер его факса, если эти сведения не проставляются аппаратно, и заверяются эти записи своей подписью с указанием ее расшифровки инициал имени, фамилия. Принятая факсограмма передается на регистрацию в службу делопроизводства и после регистрации докладывается должностному лицу, которому она адресована, и с его резолюцией передается исполнителю. Поступивший вслед за факсограммой подлинник служебного документа передается исполнителю. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены командиром начальником воинской части на лиц, привлекаемых к дежурству. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается печатается получателем и не должен превышать более 50 слов. Исходящая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается должностным лицом, от имени которого она передается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и инициалы, номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует. Зарегистрированная телефонограмма после передачи исполнения подшивается в дело на общих основаниях. Телеграмма посылается только по срочным вопросам и лишь в тех случаях, когда невозможно другим способом передать информацию. Исходящая телеграмма пишется печатается на лицевой стороне телеграфного бланка или на отдельных листах. Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности: Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, адресованная в несколько адресов, подписывается в одном экземпляре к многоадресной телеграмме составляется расчет рассылки. Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера документа, на который дается ответ. Текст телеграммы излагается в порядке, определенном для составления служебных документов, по возможности максимально кратко, без переноса слов, союзов, предлогов, знаков препинания если при этом не искажается смысл текста и без исправлений. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами. Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Числовые значения, содержащиеся в тексте телеграммы, точность передачи которых важна, должны быть написаны полностью словами. Наименование должности лица, подписывающего телеграмму, располагается отдельной строкой через интервала от текста. Дата и регистрационный номер телеграммы проставляются после ее подписания 2 интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой также от левой границы текстового поля. В нижней части телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Дата отправки, наименование подразделения воинской части - исполнителя, фамилия и номер телефона исполнителя могут указываться на обороте телеграммы. Служебные документы, дела, книги и журналы учета, издания, другая служебная литература, не имеющие научной, исторической ценности и утратившие практическое значение, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться. Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира начальника воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, изданий, дел, книг и журналов учета. В состав комиссии включают не менее трех лиц, в том числе делопроизводителя. Перед началом работы комиссии начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей проводится инструктаж членов комиссии. Отбор и уничтожение архивных дел, книг и журналов учета с истекшими сроками хранения производятся в установленном порядке. Акт составляется в одном экземпляре. Последний лист акта подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы заверяются подписью председателя комиссии. Несекретные служебные документы, кроме указанных в пункте настоящей Инструкции, уничтожаются без составления акта. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями делопроизводителя и исполнителя. После сверки учетного номера и количества листов документ уничтожается. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются перезаписываются на новые МНИ отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты, перезаписаны учетные номера и наименование документов, номера дел и листов , а также указывается, в какие дела подшиты изъятые документы и номера листов на какие МНИ перезаписаны электронные документы, в каких форматах и объем Мб. Перечень подписывается всеми членами комиссии и прилагается к акту, а в акте указывается фактическое количество листов, объем Мб в деле, подлежащих уничтожению. Акты на уничтожение служебных документов могут составляться на отдельных листах или в специально заведенных для этих целей книгах. Перед уничтожением служебных документов по акту комиссия сверяет номера и наименования служебных документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета, где были учтены эти документы. При уничтожении служебных документов обязаны присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную ответственность за правильность и полноту указанных в акте на уничтожение служебных документов. В актах на уничтожение служебных документов не должно быть исправлений. В случае крайней необходимости в акт могут быть внесены исправления, которые оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии. Служебные документы, составленные для временного пользования внутри воинской части, не учтенные в книгах, журналах учета и не подлежащие хранению в делах, а также черновые материалы и проекты служебных документов по миновании надобности сдаются в службу делопроизводства для уничтожения. Уничтожение служебных документов на бумажном носителе, конвертов, писем, военных газет, журналов, конспектов, еженедельников, боевых листков производится путем механической переработки на бумагоуничтожающих машинах, а там, где их нет, - путем сожжения. При сожжении фотокинопленки пепел собирается и сдается на переработку для извлечения серебра. Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Порядок пользования бумагоуничтожающими машинами и печами устанавливается начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей. Сожжение или механическая переработка служебных документов на бумажном носителе должны производиться до полного их уничтожения. Уничтожение электронных дел, документов осуществляется путем физического уничтожения машинных носителей этой информации или уничтожения записанной на них информации программно-техническими средствами без возможности ее восстановления с соблюдением требований Руководства по защите информации от несанкционированного доступа в Вооруженных Силах Российской Федерации. Уничтожать служебные документы каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается. В гарнизонах, где имеются бумагоперерабатывающие картонажные фабрики, разрешается уничтожать служебные документы путем переработки на этих фабриках. Об уничтожении служебных документов служба делопроизводства проставляет отметки в соответствующих книгах и журналах учета. В актах указывается о списании в книгах и журналах учета уничтоженных служебных документов. Командиры начальники воинских частей систематически контролируют состояние делопроизводства и порядок работы со служебными документами. Ежегодно в январе - марте состояние несекретного делопроизводства в воинской части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира начальника воинской части. Члены комиссии на период ее работы освобождаются от исполнения должностных обязанностей и привлечения к несению службы в наряде. План работы комиссии утверждается командиром начальником штаба воинской части, доводится под личную подпись до всего состава комиссии. Начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром начальником воинской части или одним из его заместителей до начала проверки организуется инструктаж членов комиссии. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в службу делопроизводства, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах учета нового года, высланные поступившие в воинские части материалы инвентарного учета издания для временного пользования возвращены обратно. В книгах и журналах учета прошлого года при перерегистрации делается отметка с указанием новых учетных номеров. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием служебных документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами расписками. Штамп в пенале, опечатанном номерной печатью председателя комиссии, хранится в службе делопроизводства. О результатах проверки командиру начальнику воинской части представляется акт, в котором указывается, какие документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер, выявленные недостатки и предложения по совершенствованию ведения несекретного делопроизводства. К акту прилагается перечень служебных документов, не подшитых в дела, и план работы комиссии. С учетом результатов работы комиссии, указанных в акте, службой делопроизводства составляется и представляется на утверждение командиру начальнику воинской части план устранения недостатков. Контроль за выполнением мероприятий плана возлагается на начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - на одного из заместителей командира начальника воинской части. В воинских частях Военно-Морского Флота ведется исторический журнал в порядке и по форме, которые устанавливаются приказом главнокомандующего Военно-Морским Флотом. В воинских частях ниже отдельного батальона , в учреждениях, на предприятиях, в организациях и военных представительствах Министерства обороны, в центральных органах военного управления, управлениях видов и родов войск Вооруженных Сил, управлениях военных округов и армий, а также в самостоятельных управлениях, службах и отделах отделениях ведется историческая справка по форме I , VII и IX разделов исторического формуляра. Карточка учета Боевого знамени воинской части составляется в двух экземплярах по вручении Боевого знамени. Первый экземпляр карточки представляется в Управление службы войск и безопасности военной службы Министерства обороны, второй - хранится в разделе VIII исторического формуляра. Карточка учета Боевого знамени воинской части подписывается командиром и начальником штаба воинской части, заверяется печатью установленного образца, хранится и пересылается как секретный документ. Если должность начальника штаба воинской части штатом не предусмотрена, то карточку учета Боевого знамени воинской части подписывает командир начальник воинской части единолично. При большом количестве таких документов в воинской части может заводиться книга книги по форме: Военнослужащим, лицам гражданского персонала и членам их семей выдаются справки, необходимые для представления в соответствующие учреждения и организации. По запросам воинских частей, сторонних организаций, а также граждан могут выдаваться справки по архивным документам, порядок оформления которых изложен в Наставлении по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации. Командир начальник воинской части по письменному заявлению заинтересованных лиц может выдавать заверенные копии выписки из служебных документов с обязательным указанием местонахождения этих документов , исходящих от воинской части, если такие копии выписки необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся военнослужащих или лиц гражданского персонала. Копии выписки из таких служебных документов выдаются на бланке с угловым штампом воинской части. В таком же порядке командир начальник воинской части может выдавать заверенные копии выписки из имеющихся в воинской части служебных документов, исходящих от других воинских частей, от которых непосредственно получить заверенные копии выписки из этих служебных документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда служебные документы были исполнены на бланках с угловыми штампами, при изготовлении копий выписок воспроизводятся реквизиты бланков. Воинские части высылают также заверенные копии выписки из имеющихся у них служебных документов по запросам других воинских частей и сторонних организаций, если заверенные копии выписки таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Командир начальник воинской части обязан заверять верность копий документов, необходимых для предоставления военнослужащими, лицами гражданского персонала и другими гражданами в эти воинские части, если законодательством не предусмотрено предоставление копий таких документов, заверенных в нотариальном порядке. Не подлежат заверению копии документов, которые имеют неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. На копиях выписках из служебных документов, кроме документов, указанных в пунктах настоящей Инструкции, проставляется отметка о заверении. Вооруженные Силы Российской Федерации - Вооруженными Силами; Министерство обороны Российской Федерации - Министерством обороны; военные округа, Северный флот - военными округами; центральные органы военного управления и иные подразделения, входящие в структуру Министерства обороны Российской Федерации, - центральными органами военного управления; органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, военные комиссариаты и организации Вооруженных Сил Российской Федерации - воинскими частями; лица гражданского персонала федеральные государственные гражданские служащие и работники Вооруженных Сил Российской Федерации - лицами гражданского персонала. Переформирование проводится с переименованием воинской части, переводом ее на другой штат и установлением нового действительного наименования. Отметка об ЭП является подтверждением того, что данная электронная подпись была верна на момент включения документа в систему электронного документооборота Министерства обороны. Отметка об ЭП не является аналогом ЭП и доказательством верности данной ЭП на момент обращения пользователя к документу. КОМАНДИРА ВОЙСКОВОЙ ЧАСТИ КОМАНДИР ВОЙСКОВОЙ ЧАСТИ КОМАНДИРА ШТАБА ВОЙСКОВОЙ ЧАСТИ Журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам. При ведении несекретного делопроизводства могут изготавливаться другие книги, журналы учета, штампы. Если в делопроизводстве работает один делопроизводитель,. Учет поступающих и отправляемых служебных документов ведется в журналах учета служебных документов входящих и исходящих соответственно. Служебные документы, созданные для внутреннего пользования внутренние документы и подлежащие в дальнейшем хранению в делах, учитываются в журнале учета служебных документов входящих. Регистрация, в том числе если журнал учета служебных документов ведется на протяжении нескольких лет, ежегодно начинается с первого номера;. В книге учитываются приказы директивы , издаваемые воинской частью, а также полученные для рассылки подчиненным воинским частям. Приказы директивы разных инстанций в книге учитываются раздельно, для чего книга подразделяется на несколько разделов в зависимости от количества инстанций. В книге подлежат учету все поступающие в воинскую часть несекретные официальные издания, а также могут быть учтены разработки, лекции и другие созданные для внутреннего пользования документы, которые предназначены для постоянного или длительного пользования и нецелесообразно подшивать в дела. Книга ведется до полного заполнения как переходящая из года в год, после чего заводится новая книга, которая учитывается в номенклатуре как очередной том. Нумерация начинается с первого номера и продолжается в нарастающем порядке из года в год. Инвентарный номер проставляется на экземплярах издания кроме поступивших для временного пользования и подлежащих возврату , документа и на сопроводительных документах, при которых получено издание. В тех случаях, когда часть полученных экземпляров издания подлежит рассылке в другие воинские части, инвентарный номер на них не проставляется;. Если издание подлежит рассылке, то запись последующего издания производится с учетом того, чтобы осталось свободное место для отметок об отправленных экземплярах издания в графах 8 - 11;. Если рассылка издания произведена без сопроводительного документа, то указывается номер реестра. Запись производится против того названия издания, которое отправлено;. Количество уничтоженных экземпляров указывается в графе ФАМИЛИЯ указывается при необходимости. В заголовке номенклатуры указывается действительное наименование воинской части или условное наименование, если действительное не присвоено. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. В графе 9 под Перечнем понимается Перечень документов со сроками их хранения. В графе 10 проставляются отметки о переходящих делах, книгах, журналах например, переходящее с года , о выделении дел, книг, журналов к уничтожению, о лицах, ответственных за ведение и формирование дел, о передаче дел в другой орган военного управления воинскую часть и т. При выдаче изданий и других материалов, имеющих типографский или другой надежный переплет, графа 2 может не заполняться. Порядковый номер носителя информации рабочей тетради, журнала, книги является его учетным инвентарным номером. Для различия учетных номеров носителей информации, зарегистрированных в книге учета рабочих тетрадей, от учетных номеров инвентарного учета других книг журналов рекомендуется использовать индексы например: Журнал ведется до полного заполнения как переходящий из года в год, после чего заводится новый журнал, который учитывается в номенклатуре как очередной том. При уничтожении дел, в которых вместо изъятых документов подшиты. Исторический формуляр является документом, в котором отражаются изменения организационно-штатной структуры и боевая деятельность воинской части, важнейшие события, боевая подготовка, состояние воинской дисциплины и другие сведения. Исторический формуляр ведется в мирное время. В военное время при убытии воинской части на фронт исторический формуляр сдается на временное хранение в штаб военного округа, отдельной армии по месту дислокации, а вместо исторического формуляра ведется журнал боевых действий, выписки из которого при переводе на мирное время заносятся в исторический формуляр. Воинские части, не входящие в состав действующей армии, продолжают ведение исторического формуляра и в военное время. Соединения, воинские части войск противовоздушной обороны, выполняющие боевые задачи за пределами тыловой границы фронтов, ведут журнал боевых действий, выписки из которого по наиболее важным событиям вносят ежемесячно в исторический формуляр, ведение которого не прекращают. Исторический формуляр ведется в воинской части с момента ее сформирования по прилагаемой форме в одном экземпляре. Ответственность за ведение исторического формуляра возлагается на начальника штаба воинской части начальника учреждения. Записи в исторический формуляр производятся на пишущей машинке или других технических средствах либо от руки чернилами шариковой ручкой разборчивым почерком, без помарок и подчисток. Сокращение слов и наименований не разрешается. Все разделы в историческом формуляре после заполнения подписываются командиром и начальником штаба воинской части и заверяются печатью установленного образца. По мере заполнения того или иного раздела в него вшиваются дополнительные листы, которые учитываются в описи количества листов, находящихся в историческом формуляре. Отметка о количестве дополнительно вложенных листов заверяется начальником штаба воинской части. Командир или начальник штаба воинской части при сдаче дел и должности обязан сдавать исторический формуляр, указывая это в акте о сдаче дел и должности. При переформировании воинской части исторический формуляр передается в ту воинскую часть, в которую передается Боевое знамя. При расформировании воинской части исторический формуляр передается в Центральный архив Министерства обороны. О сдаче исторического формуляра в архив или передаче его командир воинской части начальник организации докладывает по команде. Основанием для записи в исторический формуляр являются официальные документы приказы, директивы, акты инспекторских проверок, журналы боевых действий и т. Запись событий, подлежащих внесению в исторический формуляр, производится сразу же после того, как они произошли. История развития воинской части и изменения ее организационно-штатной структуры. Боевое знамя, годовые праздники и юбилеи, зачисление в списки навечно или почетными солдатами, посещение воинской части. В разделе I указываются в хронологическом порядке с указанием дат, приказов и распоряжений высших инстанций следующие сведения, касающиеся формирования, реорганизации воинской части:. В разделе II указываются сведения о боевых действиях воинской части и их результатах трофеи, потери и др. Результаты выполнения поставленной задачи и выводы по операции при неудачном выполнении поставленной задачи указываются причины ;. В разделе III указываются сведения с указанием дат, приказов, распоряжений, актов и других документов , характеризующие состояние боевой подготовки и воинской дисциплины:. Отличные роты и им равные подразделения заносятся в исторический формуляр воинской части, а отличные батальоны и им равные подразделения - в исторический формуляр воинской части и соединения;. В разделе IV указываются данные о работе с личным составом для военных профессиональных образовательных организаций и военных образовательных организаций высшего образования - о воспитательной работе с указанием дат, приказов, распоряжений, актов и других документов ;. В разделе VII указываются: Замечания по ведению исторического формуляра. В разделе IX указываются сведения об изменении дислокации и подчиненности воинской части, дата и номер приказа директивы и место дислокации. Папка исторического формуляра состоит из твердых картонных обложек x мм , покрытых ледерином или легким дерматином. На оборотной стороне обложки исторического формуляра имеется карман из дерматина 45x мм для хранения описи документов и ледериновая тесьма 10x мм. Внутри папки вшито 9 листов-прокладок x мм с клапанами и корешками 45x мм по количеству разделов формуляра для подшивки документов, относящихся к соответствующим разделам. КАРТОЧКА УЧЕТА БОЕВОГО ЗНАМЕНИ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ. СВЕДЕНИЯ О БОЕВОМ ЗНАМЕНИ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ. В разделе I , кроме того, указываются сведения о состоянии Боевого знамени воинской части находится в хорошем состоянии, требует ремонта, какие повреждения имеются. На фотографиях должно быть четкое изображение обеих сторон полотнища Боевого знамени воинской части. Фотографии за углы приклеиваются на места, отведенные для этой цели на лицевой стороне карточки. В разделе II указывается, какие почетные наименования имеет воинская часть и какими приказами они присвоены. В разделе III указывается дата годового праздника, в ознаменование какого события и каким приказом он установлен. Оборотная сторона командировочного удостоверения. Оборотная сторона отпускного билета. Отметка о постановке на учет и снятии с учета. Военнослужащим, гражданам, уволенным с военной службы, лицам гражданского персонала, а также членам их семей воинскими частями выдаются справки и другие документы, необходимые для представления в соответствующие учреждения и организации. Ниже приводятся примерные формы некоторых справок. Москву приказом Министра обороны Российской Федерации. Справка по такой форме представляется в органы внутренних дел для регистрации военнослужащего в г. Такая справка является основанием для расторжения трудового договора контракта в связи с переводом супруга супруги на работу в другую местность. Военнослужащим, гражданам, уволенным с военной службы, лицам гражданского персонала, а также членам их семей по их просьбам должны выдаваться другие справки и иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами Министра обороны Российской Федерации, ведомственными нормативными актами. Если для осуществления законных прав военнослужащих, граждан, уволенных с военной службы, лиц гражданского персонала и членов их семей необходимы справки, прямо не предусмотренные настоящими Правилами и другими нормативными актами, то такие справки выдаются командирами начальниками воинских частей в пределах их компетенции. В справке, как правило, указывается, для какой цели она выдана. Выдаваемые справки подписываются командиром начальником воинской части или другими должностными лицами, которым предоставлено право подписи служебных документов, и заверяются в воинских частях, имеющих условные наименования, печатью установленного образца с условным наименованием, а в воинских частях, не имеющих условных наименований, - печатью установленного образца с действительным наименованием. При выдаче справок воинское звание подписывающего лица не указывается, а при выдаче справок для представления их в гражданские учреждения и организации не указывается, кроме того, место дислокации воинской части в угловом штампе. В гарнизонах, где содержатся отделы военной полиции, справки могут выдаваться за подписью командира начальника воинской части без указания номера условного наименования воинской части и воинского звания с проставлением на них углового штампа и печати установленного образца отдела военной полиции, а в гарнизонах, где нет отделов военной полиции, - углового штампа и печати установленного образца по условному наименованию воинской части, от которой назначен начальник гарнизона. В штабах, управлениях, службах и отделах отделениях центральных органов военного управления, военных округов, флотов при оформлении справок военнослужащим и лицам гражданского персонала для представления в различные сторонние организации применяются бланки с угловым штампом и угловые штампы с наименованиями: Служебные документы по материально-техническому обеспечению, расчетно-денежные и другие документы, требующие особого удостоверения их подлинности, заверяются печатью установленного образца. Справки выдаются личному составу без оставления копий, за исключением случаев, когда приказами Министра обороны Российской Федерации для некоторых справок предусмотрено оставление копий. Медицинским работникам из числа гражданского персонала воинских частей, которым не присвоены условные наименования, справки выдаются по действительным наименованиям с указанием занимаемой должности. При выдаче справок о денежном содержании военнослужащих или о заработной плате лиц гражданского персонала по требованию соответствующих государственных органов в справках указываются полученные суммы за каждый месяц. На проезд по железной дороге от ст. В его ее личном деле записаны: Угловой штамп воинской части ставится в случае выдачи. Подпись командира начальника воинской части заверяется. Она содержит правила приема, первичной обработки, учета, составления, оформления, изготовления, размножения, отправки, доведения, хранения, уничтожения и использования служебных документов, а также порядок контроля за их исполнением. Система ГАРАНТ выпускается с года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ. Все права на материалы сайта ГАРАНТ. РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", , г. Купить ГАРАНТ Демо-доступ Продукты и услуги Семинары Компания и партнеры Стать партнером. Введите адрес электронной почты: Судебная практика Налоги и бухучет Бизнес Малый бизнес Практика Труд Социальная сфера ЖКХ Образование Транспорт Государство Общество IT Профессия Проверки. Информационно-правовое обеспечение Безупречный сервис Система ГАРАНТ Интернет-версия системы ГАРАНТ Правовой консалтинг ПРАЙМ Правовой портал www. Повышение квалификации "Реформа ГК по вопросам обязательственного и вещного права". Программа повышения квалификации "О корпоративном заказе" ФЗ от Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Приказ Министра обороны РФ от 4 апреля г. Обзор документа Приказ Министра обороны РФ от 4 апреля г. Временно исполняющий обязанности Министра обороны Российской Федерации генерал армии В. Герасимов Приложение к приказу Министра обороны Российской Федерации от 4 апреля г. В тексте настоящей Инструкции используются следующие термины и понятия: Особенности ведения делопроизводства определяются: Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке. Допускается отправка, минуя Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны, корреспонденции, содержащей служебную переписку: Командиры начальники воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны: Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны: Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать; ж правильно применять действительные и условные наименования воинских частей при составлении и отправке служебных документов; з немедленно сообщать своему непосредственному командиру начальнику об утрате или недостаче служебных документов, учтенных машинных и других носителей информации, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, штампов, а также об обнаружении излишних и неучтенных служебных документов; и при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности увольнением с военной службы, работы службы , переводом к новому месту военной службы службы , по указанию непосредственного командира начальника в установленном порядке своевременно передавать все числящиеся за ними служебные документы и иные носители информации другим лицам или сдавать их в делопроизводство; к своевременно сдавать в делопроизводство исполненные служебные документы, а также документы, полученные временно для работы, надобность в которых миновала; л предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и другие учтенные в делопроизводстве носители информации делопроизводителям по их требованию. Лицам, работающим со служебными документами, запрещается: Изготовление приобретение бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, а также немаркированных конвертов и обеспечение ими воинских частей на основании ежегодных заявок, представляемых в установленном порядке, возлагаются: Создание служебных документов в Вооруженных Силах Российской Федерации Служебный документ должен отвечать следующим требованиям: При составлении служебного документа рекомендуется: В отдельных случаях тип, размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены. Отдельные документы заявления, анкеты, объяснения, рапорты и т. На срочных документах, доставляемых местным адресатам через воинских почтальонов посыльных, нарочных, фельдъегерей , может указываться время доставки проставлением надписи: Выбор формата бланка зависит от вида и объема служебного документа. Основными реквизитами, используемыми при подготовке, оформлении и обработке служебных документов, а также при изготовлении бланков электронных шаблонов документов, являются: Бланки электронные шаблоны документов, их учет и хранение Электронные шаблоны бланков должны иметь неизменяемую форму. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В Вооруженных Силах применяются следующие основные виды бланков электронных шаблонов документов: Бланки, изготовленные с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат. Типографские бланки хранятся в надежно запираемых сейфах шкафах. Оформление основных реквизитов Сокращенное наименование в скобках помещается ниже полного. Почтовый адрес Министерства обороны - г. Дата оформляется на одной строке в последовательности: Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. ФАМИЛИЯ При адресовании служебного документа большому числу адресатов в нем указывается не более четырех адресатов кроме указаний. Москва, При адресовании служебного документа должностному лицу без указания его фамилии указывается наименование должности лица, которому адресован документ, и почтовый адрес. Чита, Адресование служебных документов, направляемых командирам и другим должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию. Москва, Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, дислоцирующихся за пределами Российской Федерации, производится без указания пунктов дислокации. Направляемый ответ адресуется следующим образом: Москва, в форме электронного документа если не требуется досылка документа почтовым отправлением на адрес электронной почты: При ведении служебной переписки между центральными органами военного управления и штабами, управлениями, отделами отделениями и службами военных округов, флотов и в обратном порядке служебные документы составляются и адресуются по действительным наименованиям, а пересылка доставка их осуществляется:
Ошибка Страница недоступна. Возможно, она была переименована или искомый документ был удален из базы.
Сколько жиров и углеводов в хлебе
Основы технических измерений
Использование товарного знака
Как заполнить адрес в мобильном приложении алиэкспресс
Бюргерское кружево крючком схемы и модели