Составление описей дел и уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, - это завершающие этапы работы с документами в делопроизводстве, после которых дела, подлежащие хранению, передаются в архив организации. В данной статье мы рассмотрим порядок подготовки описей дел по личному составу, выясним, какие требования предъявляются при составлении описи, каковы ее порядок и оформление. В процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения. Напомним, что с точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы документов: В архив организации передаются только документы временных свыше 10 лет и постоянного сроков хранения, поэтому описи составляются только на эти категории дел. Словарь кадровика Опись дел структурного подразделения сдаточная опись - систематизированный перечень заголовков дел, отобранных для передачи в архив организации, содержащий учетные и справочные данные о делах индекс дела, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов и др. На дела временных сроков хранения до 10 лет включительно описи не составляются - учет этих дел ведется по номенклатуре дел за соответствующий год. Описи дел составляются в структурных подразделениях организации, поэтому их называют описями дел структурных подразделений, а поскольку по ним дела передаются в архив, их еще называют сдаточными описями. Опись дел структурного подразделения сдаточная опись выполняет учетную функцию и одновременно обеспечивает поиск документов. В структурных подразделениях организации составляются отдельные описи на дела: В данной статье мы будем говорить о составлении и оформлении описей дел на документы по личному составу. Описи дел структурных подразделений представляются в архив федерального органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Правила составления описей структурных подразделений изложены в Основных правилах работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой нумерацией. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой их систематизации, т. Если в организации по каким-либо причинам нет номенклатуры дел, опись составляется непосредственно на основе дел, подготовленных и оформленных для передачи на архивное хранение. В этом случае информация для включения в опись берется непосредственно с обложки дела. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Я работаю в отделе кадров уже несколько лет, но впервые при мне готовится опись на документы по личному составу для передачи в архив. Документы у нас за разные годы, т. Как правило, в опись включаются документы одного года. Однако в случае, если в организации в течение ряда лет не проводилась работа по подготовке документов и дел к архивному хранению, то допускается включать в опись документы за несколько лет. Документы по личному составу - в зависимости от их объема, видового состава, особенностей использования - включаются в одну или в несколько описей. В отдельные описи могут выделяться личные дела, личные карточки уволенных работников, приказы по личному составу или иные документы при их большом количестве , а также невостребованные трудовые книжки. Таким образом, нет каких-либо запретов на выделение или соединение в одной описи нескольких видов документов. Все остается на усмотрение работодателя и работников кадровой службы. Заголовок дела, внесенный в опись, со всей относящейся к нему информацией в соответствующих графах описи называется описательной статьей описи. Описательная статья описи дел содержит следующие элементы: Впервые оформляю опись дел по личному составу. Что нужно писать в этой графе? Каждое дело том, часть, если дело состоит из нескольких томов или частей, в т. Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверить качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел их следует устранить. Мы подготовили дела по личному составу к передаче в архив еще в прошлом году. Через некоторое время стали составлять описи и обнаружили, что не хватает одной папки. Дело числится по номенклатуре дел, точно помним, что проверяли, как оно сформировано, и откладывали на отдельную полку для последующей передачи в архив Но вот как сквозь землю провалилось! Что же теперь делать? Если при подготовке дел к архивному хранению и при составлении описей выявляется отсутствие числящихся по номенклатуре дел, структурное подразделение совместно с экспертной комиссией организации принимает меры по их розыску. Если розыск не дал результатов, составляется акт справка об отсутствии дела, который подписывается руководителем подразделения и вместе с описью передается в архив организации. Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверять качество формирования и оформления дел. Итак, для того чтобы правильно составить опись дел по личному составу, необходимо соблюдать следующие правила. Заполняйте графы описи в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. Дополнительные сведения о деле пишите полностью; заголовок воспроизводите в начале каждого нового листа описи также полностью. Описи дел по личному составу составляются по форме, установленной для описей дел структурных подразделений приложение 1. Опись составляется в двух экземплярах: При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования. А что делать, если экспертная комиссия не создана? И вообще - нужно ли ее создавать? У нас организация небольшая, работает всего 40 сотрудников. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу их научной и практической ценности, оформление дел, составление описи. Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и установления сроков хранения. Такую экспертизу в организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия ЭК. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают, как правило, секретаря организации. Самостоятельные экспертные комиссии создаются в подразделениях, имеющих сложную структуру, большую численность и соответственно большой объем документов и дел. При наличии экспертных комиссий в структурных подразделениях в организации создается центральная экспертная комиссия. В рассматриваемой ситуации утверждать экспертную комиссию, на наш взгляд, нет необходимости, поскольку численность организации составляет всего 40 человек. В описи указывается полное официальное наименование организации, а также сокращенное наименование, если оно было предусмотрено уставом положением организации в тот период, за который документы включаются в опись. Если в течение периода, за который в опись включаются документы, организация меняла название, указывается ее последнее наименование на тот период. В опись дел включаются документы за гг. Под наименованием организации указывается наименование структурного подразделения, документы которого включаются в опись. Если на документы, подготовленные для передачи в архив, составляется одна опись, в каком порядке включать в нее дела? Если на документы, подготовленные для передачи в архив, составляется одна опись, то дела включаются в опись в следующем порядке: Внутри каждой совокупности дела систематизируются по хронологии периодам, датам. Для таких категорий документов, как личные дела, личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, внутри периода принят алфавитный принцип систематизации документов по алфавиту фамилий работников. Лицевые счета работников включаются в опись дел бухгалтерии, а акты о несчастных случаях на производстве, как правило, - в опись дел отдела охраны труда. Если же в организации нет такого подразделения и данная документация ведется службой кадров, акты о несчастных случаях на производстве включаются в опись дел по личному составу; заголовки этих дел обычно помещаются в конце описи. Заголовки дел, содержащих личные дела личные карточки работников, включаются в опись по году увольнения работника. В опись допускается включать заголовки дополнительно обнаруженных дел. Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. Совет Если в архив передаются личные дела, каждое из которых оформлено как отдельное дело, составьте на них отдельную опись. Допускается включать в опись заголовки дополнительно обнаруженных дел, не включенных в номенклатуру. Их заголовки включаются в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец описи. Личные дела уволенных работников для передачи на архивное хранение могут формироваться как комплекты, когда в одно дело включается несколько личных дел приложение 3 , но могут составлять и отдельные дела. Если каждое из личных дел работников при подготовке к передаче в архив оформляется как отдельное, целесообразнее составить на них отдельную опись. В заголовке дела в описи указывается фамилия, имя, отчество работника приложение 4. Если фамилии работников совпадают, личные дела систематизируются по алфавиту имен и отчеств. Таким же образом вносятся сведения о невостребованных персональных документах трудовых книжках, дипломах, аттестатах и др. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, где указываются цифрами и прописью: По ранее действовавшему Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Данный срок хранения применяется с г. Литерные номера возникают в описи в том случае, если заголовок дела включается в опись уже после того, как была проведена нумерация описательных статей описи, или если по ошибке два или более дел были обозначены одним номером. Пропущенные номера тоже свидетельствуют об ошибке при нумерации. Например, статьи описи пронумерованы следующим образом: Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности опись дел по личному составу подписывает руководитель службы кадров , согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах: Напомним, что при наличии в структурном подразделении собственной экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК подразделения. При приеме-передаче дел в архив организации сотрудник архива в присутствии работника структурного подразделения проставляет отметки о наличии каждого дела в двух экземплярах описи. В конце каждого экземпляра указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела. Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации. По согласованию с архивом на обложках дел мягким черным графитным карандашом проставляют номера дел томов, частей по описи. В архиве на основании описей дел структурных подразделений т. Как и опись дел структурного подразделения, архивная опись выполняет учетную функцию и одновременно обеспечивает поиск документов. Архивные описи являются основным видом научно-справочного аппарата к документам фонда коллекции. Пример оформления описи дел по личному составу, когда в одно дело включается несколько личных дел. Пример оформления описи дел по личному составу, когда личные дела сформированы в отдельные дела. Пример оформления описи дел по личному составу, содержащей невостребованные подлинные личные документы. Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Для Вас актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству. Ваш подарок при регистрации: Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более форм и образцов документов. О журнале Ввести код доступа. Летние поправки в ТК Работа с персональными данными Сезон отпусков Как вести ГО Список обязательных профстандартов 5 опасных заблуждений о профстандартах. Должностная инструкция Персональные данные Гражданская оборона Рабочее время Кадровое делопроизводство и документы Оплата труда Трудовой договор Шаблоны Особенности труда отдельных категорий работников Увольнение Приказы Все тем. Рабочий стол кадровика Кадровый университет Образцы документов Запись на вебинары Прошедшие вебинары Судебные решения Производств. Опись дел по личному составу: Кадровое делопроизводство и документы Архив. Приходилось ли вам когда-нибудь составлять опись на дела по личному составу? Скорее всего, приходилось, и не один раз. Получалось ли у вас сразу составить ее так, чтобы не появлялись лишние вопросы? Может быть, и получалось, но все ли было правильно? Возможно, кто-то и не придает этой работе особого значения: Это ошибочное мнение многих кадровиков, поскольку переданные в архив документы могут потребоваться в любое время при наступлении тех или иных обстоятельств - как у работника, так и у работодателя. Надеемся, наши рекомендации помогут вам правильно составить опись на дела по личному составу и оформить все так, чтобы в будущем не возникло никаких проблем. Вы пользуетесь профессиональной информацией! Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом. Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно. Как хранятся в организации дела временных сроков хранения до 10 лет включительно? Каким образом составляется опись, если в организации нет номенклатуры дел? Кстати сказать По ранее действовавшему Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. В каких случаях в итоговой записи будут указываться литерные номера? Приложение 1 Форма описи дел по личному составу. Приложение 2 Пример оформления описи с несколькими томами дела. Приложение 3 Пример оформления описи дел по личному составу, когда в одно дело включается несколько личных дел. Приложение 4 Пример оформления описи дел по личному составу, когда личные дела сформированы в отдельные дела. Приложение 5 Пример оформления описи дел по личному составу, содержащей невостребованные подлинные личные документы. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Какие могут быть проблемы и как их решить Документы, которые понадобятся, если вам поручили вести гражданскую оборону Новый комплект документов при увольнении. Кто что выдает Кадровый тренд — FF 2px solid; width: Мобильная версия Рекламодателям Обратная связь Контакты Интернет-магазин Официальные представители. При клике отсылаем событие GA Click jQuery " yw0 a. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!
Февраль 2015 события
Сколько времени надо учиться в автошколе
Помощь: Составление описи дел по личному составу и описи личных дел в кадровой службе
Как сделать прическу каскад в домашних условиях
Мабтера инструкция отзывы
Сфера колымские рассказы
Сонник фотографии родственников
Приказ управления здравоохранения
Рожденные 18 июня характеристика мужчины
Успеть за 24 часа официальный сайт стать
Расписание автобусов город алексин
Як варити какао
Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок
Отче наш скачать текст
Карта ульяновск димитровград
Обжалование приказа о выговоре
Как сделатьв excel таблицув ячейке
Хиромантия типы рук
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КАЛЕНДАРЬ
Правила безопасности труда средстваи
Battleme hey hey my my перевод
Делать тест во время месячных
Даль автор словаря