Правила оформления делового письма
Как правильно писать и оформлять деловые письма
2. Правила оформления делового письма
Выбор ниши , бизнес идеи , поиск стартового капитала. Пошаговые инструкции, помощь юриста. Бухгалтерия , полезные советы , кредиты и лизинг , энциклопедия. Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами например, представителями гос. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем на бумажном носителе , так и электронных посланий. Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации или инструкции по делопроизводству. Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить. Впрочем, ГОСТ года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов когда они указываются по центру. Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант. Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу. Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета о чём пойдёт речь ниже , излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично. Одно из главных правил написания деловых писем гласит: Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами. В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:. Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Всегда обращайте внимание на тон послания. Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Попробуйте сперва предоставить убедительные не надуманные объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:. В идеале ещё перед обоснованием отказа — в самом начале письма — следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе — зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью? Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении — это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение. Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета — все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности. Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах. Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: Бизнес в сфере общепита: Как открыть расчётный счёт в банке: Как правильно установить срок полномочий директора. Как открыть магазин обуви: Приказы по основной деятельности: Условия, перспективы, окупаемость — франшиза туристического агентства. Интернет-журнал для молодых предпринимателей. Все права на тексты принадлежат администрации сайта dezhur. Сайт может содержать контент, не предназначенный для лиц младше 18 лет. Как правильно писать и оформлять деловые письма Автор статьи: Онлайн-помощь эксперта Бухгалтерские вопросы.
В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить. Деловыми или служебными письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией. Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация. Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты. К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем: Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6. Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения. Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Обращение пишется в середине строки. В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию. В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний. Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6. Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6. Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации или нескольких организациях. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота. Сдержанность и строгость при оформлении писем — норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения. Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения — это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста. Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту. Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ. Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже. Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес. При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней. Текст должен состоять из двух частей: Также текст может содержать только одну заключительную часть — к примеру, просьбу без пояснений. Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи. Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи. При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу. Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо в какой бы форме оно не отправлялось станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом. PRO Делопроизводство Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта. Подписка на рассылки По вопросам подписки: Читайте в электронном журнале Все краски офисного лета для секретаря! Ввести код доступа О журнале. Делопроизводство Документооборот Архивное дело Деловой этикет Секретарь руководителя Законодательство Документационное обеспечение Системы делопроизводства Система документооборота Электронный документооборот Документы делопроизводства Регистрация документов Оформление документов Экспертиза ценности Деловые переговоры Все 59 тем. Высшая Школа Секретаря Вебинары Архив вебинаров Документы Образцы. Оформляем письма по ГОСТу В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Из этой статьи вы узнаете: Какие существуют разновидности деловых писем; Правила оформления служебных писем; Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем; Какие реквизиты служебного письма являются обязательными; Как оформить деловое письмо с приложением. Справка При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как: При подготовке и оформлении писем используют следующие реквизиты: Ссылки на статьи портала и электронного журнала: Как секретарю составить и оформить акты Как написать письмо-претензию и ответить на него? Деловые письма в нестандартных ситуациях Деловое письмо: Какое письмо называется циркулярным? Письмо, отправленное одним адресантом нескольким адресатам Письмо, отправленное одним адресантом одному адресату Письмо, которое не было отправлено по ряду причин 2. Как правильно оформляется приложение к деловому письму? Приложение в 2 экземплярах на 2 листах Два листа приложения в двух экземплярах 3. Сколько существует этапов подготовки и составления делового письма? Что означает требование нейтрального тона в деловой переписке? Использование терминов, лексических и графических сокращений Почти полное отсутствие в письме экспрессивно или эмоционально окрашенных слов Широкое использование шаблонов 5. Из каких частей состоит деловое письмо? Обращение, вводная и основная части, заключение Основная часть, заключение Обращение, заключение. Почему важно соблюдать правила оформления документов Как развить творческий интеллект Как подготовить руководителя и коллег к своему отпуску: Читайте в электронном журнале Секреты эффективного взаимодействия с руководителем Вам поручили создать архив: Диаграммы в MS Excel: Новости партнеров В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. При клике отсылаем событие GA Click jQuery " yw0 a. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом. Обычные — как правило, направленные только одному получателю. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги. Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов. Формат листа — А4 x мм или А5 x мм. Лист должен иметь поля не менее: По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам. Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур. Деловое письмо с приложением оформляют так: Договор купли-продажи на 3 л. Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так: Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.
Вязаниена спицах беретыс описанием
Из чего сделать забор дешево и красиво
Как печь пирог шарлотка
5 на 5 бои без правил
Сделать виртуальные панорамы