Ссылка на файл: >>>>>> http://file-portal.ru/Инструкция по ведению делопроизводства и архива/
Как организовать ведение делопроизводства с нуля
Рекомендации по ведению делопроизводства в организации
Шаблоны: инструкция по ведению делопроизводства
Утверждено приказом отдела образования от Инструкция составлена в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности , необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники. Состав документов, образующихся в процессе деятельности , определяется: Организационные документы устав учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях ; должностные инструкции сотрудников; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка ;. Распорядительные документы приказы, инструкции ; информационно-справочные документы протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др. Подписанный приказ регистрируется зав. Оформляется приказ на бланке учреждения и должен иметь следующие реквизиты: Текст приказа состоит из двух частей: В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Отдельные задания например, задания, содержащие цифровые данные могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер. Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:. Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, советов или собраний. Дата протокола - это дата проведения совещания. Текст протокола состоит из двух частей: Вводная часть содержит постоянную информацию слова: При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание. При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" пишутся от 0-нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "повестка дня" печатают от 0-нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад отчет, сообщение, информация , наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили решили ", а также протоколируются вопросы и ответы. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: Телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается,. Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения. Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления. Регистрация всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется в журналах регистрации входящих и исходящих документов. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК. При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный срок. Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией секретаря поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле. В целях правильного формирования дел учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается. В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела. В деле группируются документы одного календарного Исключение составляют переходящие дела дела по вопросам, которые решаются несколько лет. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу назначение, перемещение, увольнение сотрудников и от приказов об отпусках, командировках и т. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который за который они составлены. В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности документов в общеобразовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя общеобразовательного учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря общеобразовательного учреждения. Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В заверительной надписи указывается количество листов цифрами и прописью в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного свыше 10 лет срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов особо ценные, личные дела и др. По окончании делопроизводственного года в тех общеобразовательных учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа так построена и примерная номенклатура общеобразовательного учреждения. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК экспортно-проверочной комиссией этого архива не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом, куда поступают документы учебного заведения приложение На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении приложение Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Официальный сайт отдела образования администрации Задонского муниципального района. Главная Нормативно-правовые документы Документы отдела образования Инструкция по ведению делопроизводства. Общие положения Инструкция составлена в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р6. Документирование управленческой деятельности 2. В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы устав учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях ; должностные инструкции сотрудников; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка ; Распорядительные документы приказы, инструкции ; информационно-справочные документы протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: Приложение к приказу от Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись: Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: Телефонограмма включает следующие реквизиты: Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается, Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов. Прием и регистрация документов 3. Регистрация документов производится в день их поступления. Документ снимается с контроля после его исполнения. Систематизация отдельных категорий документов. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись 6. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле. Дела временного хранения оформляются упрощенно: Описание документов постоянного срока хранения. Обеспечение сохранности дел 7. Статьи Отдел образования Образовательные организации Опека и попечительство Программа развития образования Муниципальные услуги Нормативно-правовые документы Федеральные законы и постановления Нормативно-правовые акты администрации района Документы отдела образования Бланки Модернизация образования План работы на год Итоговый отчёт Отдых и оздоровление Экономика образования Контакты Справки о доходах Антикоррупционная политика Ссылки Профсоюз Здоровый регион.
Общий тест 9 17
Вызов духовв домашних условиях инструкция
Сердце мужчины стих
Редакция журнала «Вестник образования»
Обвязка лифа крючком схемы и описание
Стих научи меня
Ключ вездеход для домофона своими руками
ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Аскорбиновую кислоту инструкция
Сколько времени в орле
Инструкция по ведению делопроизводства
Хромосомные болезни связанныес изменением структуры хромосом
Букет из цветов и фруктов своими руками
Ремонт рулевой рейки шевроле эпикасвоими руками
Делопроизводство и архив – нормативно-методические документы
Н тетрадь смерти