ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Требования к оформлению деловых писем
Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов
Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях независимо от форм собственности и вида деятельности и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии. Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти М. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:. Государственный герб Российской Федерации если учреждение государственное ;. Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица;. Реквизит 01, 02 — Государственный герб РФ или герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства РФ от На бланке может быть или герб России, или герб субъектов Федерации, но не два герба одновременно. Реквизит 03 — Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Реквизит 04, 07 — Код организации и Код формы документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД класс Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО. Реквизит 05 — Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица ОГРН Реквизит 08 — Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо. Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру — при продольном расположении реквизитов. Реквизит 09 — Справочные данные об организации. Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: Реквизит 11 — Дата документа. Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Реквизит 12 — Регистрационный номер документа. Это порядковый номер документа с началом календарного года. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационный номер по усмотрению организации можно дополнять индексом: Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно. Реквизит 13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Реквизит 15 — Адресат. Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:. Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. Если документ адресован должностному лицу, то адресат оформляют следующим образом:. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания военным или ученым , эти звания указываются перед фамилией. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес. На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв — тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, реквизит можно оформить шрифтом меньшего кегля. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя инициал имени , фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес. Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя инициалы имени , фамилия, затем почтовый адрес. Реквизит 17 — Резолюция. Это конкретное поручение руководителя по исполнению документа. Этот реквизит используется при поступлении письма в организацию. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. На письмах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель или исполнители и срок исполнения. Если срок исполнения письма является типовым или он указан в тексте самого письма и, следовательно не требуется его специального указания в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя исполнителей с инициалами, подпись и дату. Резолюция переносится службой делопроизводства в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции. Реквизит 18 — Заголовок к тексту. Включает краткое изложение основного смысла текста составляемого письма. По окончании составления текста письма к нему формулируется заголовок, являющийся обязательным его элементом. Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается от левой границы правого поля документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок из двух или более строк печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка должно быть не более пяти. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок нужно формулировать обобщенно. Реквизит 19 — Отметка о контроле. Может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки красным, синим, зеленым карандашом. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Реквизит 20 — Текст. Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их: Письма, как правило, состоят из двух частей. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: В письмах используют следующие формы изложения: Подробно о текстах писем будет изложено в следующем разделе этой темы. Реквизит 21 — Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме:. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Между названиями приложений делается 1,5—2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:. Реквизит 22 — Подпись. Это обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Подпись помещается сразу под текстом от левого поля документа. В состав подписи входят: Расшифровка подписи оформляется без скобок строчными буквами кроме заглавных на уровне последней строки в наименовании должности. Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Когда письмо подготовлено несколькими организациями, то подписывают его, соответственно, их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне. При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же предприятия, например начальником и главным бухгалтером, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности и обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Реквизит 24 — Визы согласования документа. Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой главным бухгалтером. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку инициалы, фамилия и дату, при необходимости — должность визирующего. Для письма, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого письма. Реквизит 25 — Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на гарантийных письмах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации. Реквизит 26 — Отметка о заверении копии. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации при направлении документа в другую организацию. Реквизит 27 — Отметка об исполнителе. Состоит из фамилии исполнителя или фамилии, имени, отчества и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы — справки, заключения, письма и т. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа иначе придется делать копию двух сторон листа. Для документов с грифом ограниченного доступа указываются адресаты всех экземпляров. Реквизит 28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит 29 — Отметка о поступлении документа в организацию. Проставляется при получении документа в нижнем правом углу первой страницы, допускается отметку проставлять специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает порядковый номер и дату получения документа является началом отсчета срока исполнения полученного документа , при необходимости — часы и минуты. Реквизит 30 — Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. FAQ Обратная связь Вопросы и предложения. Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Правила оформления делового письма Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях независимо от форм собственности и вида деятельности и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: При подготовке письма используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации если учреждение государственное ; Герб субъекта Российской Федерации в учреждениях субъектов РФ ; Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания ; Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица; Код формы документа; Справочные данные об организации; Регистрационный номер документа; Ссылка на регистрационный номер и дату документа; Резолюция при поступлении письма в организацию ; Заголовок к тексту; Отметка о контроле; Отметка о наличии приложения; Визы согласования письма; Оттиск печати гарантийные письма ; Отметка о заверении копии если необходима копия письма ; Отметка об исполнителе; Отметка об исполнении документа и направлении его в дело; Отметка о поступлении документа в организацию; Идентификатор электронной копии документа. Наименование организации указывается в именительном падеже. Кирова, 3, офис 14, г. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей: Фролову Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем: Начальнику отдела кадров П. Управление начального профессионального образования Отдел кадров гл. Сидорову При адресовании документов лицам, имеющим звания военным или ученым , эти звания указываются перед фамилией. Российский государственный гуманитарный университет Историко-архивный институт Зав. Руководителям предприятий Красноярского края Администрациям районов, городов Омской области 4. Widmar, chairman, Coke and Son Ltd LONDON SWK 48 C ENGLAND Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя инициалы имени , фамилия, затем почтовый адрес. Luis Serrano Correcher 34 Call Alcala 6a pl. Servicio de prenca MADRID ESPANA Реквизит 17 — Резолюция. Галкину Личная подпись О сроках поставки продукции Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме: Акт приема работ на 12 л. Отзыв на проект доклада на 7 л. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Петрова При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Организация должна иметь печать со своим наименованием. Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись М. Иванко Или Решено протоколом согласования Черняк Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит помещается на нижнем поле первой страницы документа. Схема расположения реквизитов служебного письма представлена на рис. Расположение основных реквизитов на бланке служебного письма.
Самсунг 4s мини характеристики
Самсунг gt i9192 характеристики
Какой народ самый
Мероприятия недели истории и обществознания в школе
Для чего нужны ядра в процессоре
Лазурит в абакане каталог
Найдите косинус aob
Fallout shelter секреты ios
Как делают второе кесарево сечение видео
Украшения заварного теста
Казань ларнака прямой рейс расписание 2017
Otzovik сколько можно заработать
Потеют руки причины у взрослого человека
Классификация и характеристика физических упражнений в лфк
Стихотворный размер илиады и одиссеи