Термины и определение
Инструкция по делопроизводству в ДОУ
Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) (на примере инструкции конкретного учреждения)
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Анализ инструкции по делопроизводству ДОУ на примере инструкции конкретного учреждения. Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов реквизитов , грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации -- уставе, регламенте в коллегиальных органах , положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве -- положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях -- положения инструкции о порядке работы с обращениями граждан. Однако основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения в том числе кадровая служба и работники организации, является инструкция по делопроизводству. Этим обуславливается актуальность выбранной темы. Целью курсовой работы является проведение анализа инструкции по делопроизводству. Для достижения этой цели ставятся следующие задачи:. Инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом1, с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение канцелярия, управление делами, секретариат и др. В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Организации особенно государственные в соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов обязаны иметь инструкцию по делопроизводству далее Инструкция. Инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления -- основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации учреждения, предприятия, фирмы. Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству. В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ 1установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами особенно небольших коммерческих структур , от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. На наш взгляд, при всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным. Инструкцию разрабатывает и утверждает тот, кто отвечает за делопроизводство в организации. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры. Инструкция утверждается нормативным правовым актом приказом, распоряжением и др. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова утверждена, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением. Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ. На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный методический характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта. Примерные инструкции, разрабатываемые, как правило, для организаций определенной отрасли системы , не следует путать с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях. Типовая инструкция по делопроизводству составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются. Если такая инструкция предусматривает на ее основе разработку в организациях отрасли индивидуальных инструкций по делопроизводству, то она является примерной. Если же такая инструкция должна использоваться организациями непосредственно в практической деятельности, то она может быть определена как типовая. Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения. Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств. Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы подразделы , как "Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи", "Звукозапись мероприятий", "Использование электронной почты" и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел "Оформление документов, направляемых за рубеж". Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами. Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должностная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях. Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, принятой в конкретной организации: Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. К инструкции даются приложения и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Инструкция по делопроизводству, также как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего они утверждаются приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа они вводятся в действие и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для их внедрения. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку. Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и инструкция по делопроизводству - основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении. Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения ДСП , по техническому обеспечению подготовки документов печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. Она состоит из 8 разделов. Ответственность за ее несоблюдение. Также говорится о передаче документов для служебного пользования, их копий работникам других организаций. Когда и кем производится прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции. Все документы, рассмотренные главой Администрации района, его заместителями, управляющими делами Администрации направляются для исполнения в отделы. Кто организует исполнение поступивших документов, а также рассмотрение. В разделе указываются еще и подразделы:. При составлении и оформлении документов работники аппарата Администрации должны руководствоваться следующими основными требованиями. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с представленными им полномочиями. В документе информационно-справочного характера, имеющим приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количества прилагаемых экземпляров. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений главы Администрации производится в соответствии с требованиями, установленным настоящей Инструкцией. Осуществляет управляющий делами и отделы Администрации в соответствии с их задачами и функциями. Ведется в соответствии с законодательством РФ и нормативными документами по делопроизводству. В них также есть подразделы:. На предприятии действует централизованная система ведения делопроизводства. В связи с отсутствием надобности создания службы документационного обеспечения управления, ответственным за делопроизводство приказом генерального директора назначен секретарь. Внешний документопоток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний - перемещение документов внутри организации. Внутренним документам отнесем документы, разрабатываемые должностными лицами предприятия, исходя из задач и потребностей организации. Входящие документы - это документы, поступающие в организацию извне. Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:. Исходящие документы -- это документы, разработанные внутри организации. Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения тиражирования , контроля исполнения, хранения и использования документов. Работники структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование визирование проекта, утверждение, размножение тиражирование. Составитель документа несет ответственность за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники. Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: Изучены этапы подготовки инструкции по делопроизводству и определены сущность и назначение инструкции. Общая характеристика должностной инструкции, ее роль и значение. Основные требования к форме должностной инструкции, краткое содержание ее разделов. Разработка должностной инструкции для сотрудников сферы обслуживания на примере ООО "Континент-тур". Понятие, роль и задачи должностных инструкций. Анализ причин необходимости написания должностной инструкции для работников, рассмотрение процедуры создания документа. Выделение основных разделов должностной инструкции и их краткая характеристика. Организационно-распорядительные документы для осуществления деятельности организации: Примеры заявлений и других документов на предприятии. Определение понятия "регламент", основные его виды. Понятие и сущность должностной инструкции. Характеристика общих подходов к разработке структурного плана на предприятии. Анализ должностных инструкций с точки зрения правильности их составления. Анализ должностной инструкции организационно-контрольного отдела администрации центрального района. Работа в районной администрации. Организация выполнения работ в соответствии с планом действий. Должностные инструкции подразделений организации. Понятие и задачи делопроизводства. Основные нормативные акты по документированию управленческой деятельности. Определение сущности и назначения инструкций. Этапы их подготовки по делопроизводству. Финансирование предприятия, организация документооборота. Правовой статус и организационная структура управления предприятием, основные виды его деятельности. Содержание основных разделов инструкции. Понятие о должностной инструкции, анализ работы врачей-специалистов в разных медицинских учреждениях. Разграничение компетентности отдельных служб подразделений , примерное положение о лечебно-диагностическом центре, должностная инструкция врача. Разработка должностной инструкции начальника отдела кадров Центрального отделения коммерческого банка "Гранит", начальника отдела платежей и государственных кредитов федерального бюджета федерального казначейства РФ, их права и обязанности, требования. Управление атомной энергией и эксплуатирующая организация Смоленской АЭС, ее политика в области качества. Заявление руководства Смоленской АЭС о политике в области риск-менеджмента. Разработка проекта административной инструкции в рамках СМ ПБиЗ. Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Главная Библиотека "Revolution" Менеджмент и трудовые отношения Анализ инструкции по делопроизводству ДОУ на примере инструкции конкретного учреждения. Аспекты анализа инструкции по делопроизводству. Этапы подготовки нормативных документов. Содержание инструкции по делопроизводству. Организация документооборота на примере учреждения "Удорский район". Анализ инструкции по делопроизводству предприятия. Анализ инструкции по делопроизводству ДОУ на примере инструкции конкретного учреждения Студента группы Д Кудряшовой Валерии Руководитель - Л. Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству 1. Для достижения этой цели ставятся следующие задачи: Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству делопроизводство инструкция документооборот Инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: Подготовке проекта Инструкции предшествуют: К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие: В разделе указываются еще и подразделы: В них также есть подразделы: Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом: Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом: Документы должны оформляться на бланках, соответствующих стандарту. Список используемых источников и литературы 1. Разработка должностных инструкций для работников сферы обслуживания. Краткий курс кадрового делопроизводства. Документационное обеспечение управление персоналом. Разработка должностной инструкции специалиста цеха. Положения о медицинских подразделениях. Разработка проекта административной инструкции по управлению рисками на рабочем месте. Другие документы, подобные "Анализ инструкции по делопроизводству ДОУ на примере инструкции конкретного учреждения ".
Примерная инструкция по делопроизводству в дошкольных образовательных учреждениях Чувашской Республики далее — Примерная инструкция разработана в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности дошкольного образовательного учреждения далее — ДОУ , соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации, обеспечения контроля исполнения документов. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами в ДОУ независимо от вида носителя документов, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий. Примерная инструкция носит рекомендательный характер и может применяться всеми ДОУ Чувашской Республики. Бычкова — главный специалист отдела документационного обеспечения управления и методической работы;. Горланова — начальник отдела документационного обеспечения управления и методической работы. Примерная инструкция по делопроизводству в дошкольных образовательных учреждениях Чувашской Республики далее — Примерная инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности дошкольного образовательного учреждения далее — ДОУ документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства в ДОУ. Примерная инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ДОУ. Примерная инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики и методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела, также с учетом положений ГОСТ Р 6. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Требования Примерной инструкции к работе с бухгалтерской, медицинской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Ответственность за организацию делопроизводства, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, обеспечение сохранности документов возлагается на руководителя ДОУ. Сотрудники ДОУ несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. Права, обязанности и ответственность сотрудников определяются в должностных инструкциях. При уходе в отпуск, перемещении по работе, выезде в командировку или в случае увольнения сотрудники обязаны передать все имеющиеся у них документы руководителю ДОУ или по указанию руководителя ДОУ другому работнику. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя ДОУ. Деятельность ДОУ обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документов, образующихся в процессе деятельности ДОУ, определяется: Документирование управленческой деятельности в ДОУ заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники; качество документов как источников информации. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа: Бланк — документ определенного формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации. При угловом расположении реквизиты помещаются в левом верхнем углу, при продольном — по середине листа вдоль верхнего поля. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 х мм , А5 х мм. В ДОУ могут применяться следующие виды бланков документов: Формы бланков утверждаются руководителем ДОУ. Бланки документов ДОУ по заказу должны изготавливаться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, имеющими соответствующие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции. Бланки документов ДОУ подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не должны передаваться другим организациям и лицам. В целях эффективного использования средств вычислительной техники и унификации состава, форм и процессов работы с документами в ДОУ устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов. Документы, создаваемые в ДОУ, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов или флаговым способом каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При подготовке документов работники ДОУ должны соблюдать следующие правила оформления реквизитов документов. Наименование ДОУ — автора документа — должно соответствовать его наименованию, указанному в уставе. Над наименованием ДОУ через один межстрочный интервал 24 пт более мелкими буквами может указываться наименование вышестоящего органа, например:. Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями, установленными Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля г. Чебоксары, Чувашская Республика, Наименование вида документа должно соответствовать компетенции ДОУ, видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации ОКУД , содержанию документируемого управленческого действия. Дата документа проставляется руководителем ДОУ или сотрудником, его замещающим на момент подписания или утверждения документа. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год. Все служебные отметки, связанные с прохождением и исполнением документа, должны подписываться и датироваться. В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. Дата в документах оформляется десятью знаками: Если в дате одна цифра, то перед ней обязательно ставится 0. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат: Словесно-цифровой способ оформления даты применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, а также в нормативных документах устав, положения и др. Регистрационный номер документа — это его условное цифровое иногда буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Место расположения регистрационного номера на документе — рядом с датой. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату поступившего документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения, например: Адресование, то есть указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на отправляемых документах или представляемых руководству заявления, докладные или объяснительные записки. Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки не должна превышать см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке. Для внутренних документов служебные, докладные, объяснительные записки и др. В этом случае название ДОУ входит в название должности, например:. При адресовании документа сторонней организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации-получателя документа и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию сначала указывают ее наименование, затем — почтовый адрес:. При адресовании документа гражданину в ответах на обращения, жалобы и заявления обязательно указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес:. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании документа гражданину — после фамилии. При направлении документа органам государственной власти Чувашской Республики и органам местного самоуправления в Чувашской Республике почтовый адрес не указывается. На одном документе нельзя помещать более 4-х адресатов. Если количество адресатов больше четырех, то должен составляться список рассылки. В таком случае на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю ДОУ для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции. Резолюция — это надпись на документе, сделанная руководителем ДОУ и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. В состав резолюции входят следующие элементы: Прошу подготовить информацию о ходе выполнения плана мероприятий по обеспечению пожарной безопасности к В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись руководителя ДОУ, дата. В случаях, когда на документе нет свободного места или если резолюция готовится в виде отдельного поручения, то данный реквизит может оформляться на отдельном листе бумаги обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. Заголовок к тексту является обязательным элементом любого документа, выполненного на бумаге формата А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа смысл текста. Заголовок грамматически должен быть согласован с наименованием вида документа, например: Заголовок размещается в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится. Отметка о контроле проставляется на верхнем поле документа в правом углу. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй заключительной — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа или документа вышестоящего органа управления, указывают его реквизиты: Для лучшего восприятия документа текст должен делиться на абзацы. Абзац текста документа печатается с красной строки, отступая от границы левого поля на пять печатных знаков, что составляет 1,25 см. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими документами могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложений даются документы, которые ими или утверждаются, или вводятся в действие. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. Если приложение упомянуто в тексте документа, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:. Если приложения в тексте не названы, их названия даются в отметке о приложениях с указанием количества листов и числа экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Если документ имеет несколько приложений, то при печатании между названиями приложений делается 1, межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то они печатаются через один межстрочный интервал. Если приложение в свою очередь имеет приложение, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:. Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, количество листов не указывается. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение — только в один адрес, отметка о приложении оформляется в следующем виде:. Подпись — обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Все организационно-распорядительные документы в ДОУ подписываются руководителем или лицом, его замещающим. На документах, принимаемых коллегиальными органами педагогическим, методическим и попечительскими советами или собранием трудового коллектива ставятся две подписи: Документы, составляемые комиссией, подписывают все члены комиссии. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:. Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:. Если руководитель ДОУ, подпись которого указана на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия. Согласование проекта документа со специалистами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования документа. Проект документа может быть согласован непосредственно руководителем ДОУ, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Согласование бывает внутренним и внешним. Внутренне согласование документа оформляется визой на документе. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи инициалы и фамилию , дату. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:. ДОУ имеет печать с изображением Государственного герба Чувашской Республики или герба муниципального образования. Оттиск печати с изображением Государственного герба Чувашской Республики или герба муниципального образования ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. В ДОУ разрабатывается и утверждается перечень документов, на которых ставится гербовая печать. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности руководителя или лица, подписавшего документ. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа. Отметка о поступлении документа в ДОУ содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа при необходимости — время поступления. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , которая проставляется в левом углу на нижнем поле каждой страницы документа и содержит полное имя файла на машинном носителе, устанавливаемые в ДОУ, например:. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности ДОУ, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ДОУ, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ подлежит обязательной регистрации в журнале регистрации. Текст приказа оформляется на бланке приказа и должен иметь следующие реквизиты: Датой приказа является дата его подписания руководителем ДОУ. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно. Если в ДОУ по оперативным вопросам издаются распоряжения, их нумерация проводится отдельно от приказов в пределах календарного года. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Об организации группы кратковременного пребывания детей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы левого поля. В констатирующей части указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы органов государственной власти Чувашской Республики, органов местного самоуправления в Чувашской Республике, решения коллегиальных органов ДОУ или производственная необходимость. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснениях, то констатирующую часть приказа можно не составлять. В распорядительной части указывается:. Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Пункты нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с новой строки. В последнем пункте указывается специалист или структурное подразделение, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ пункт документа с указанием его даты, номера, заголовка. Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Отдельные задания например, задания, содержащие цифровые данные могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи, например:. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Подпись отделяется от текста межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании заседании , его личную подпись, расшифровку подписи, например:. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Текст протокола состоит из двух частей: В вводной части указываются: Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, приведенных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Доклад отчет, сообщение, информация , наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Ниже указываются список присутствующих, состоящий из наименования должностей, инициалов и фамилий присутствующих, или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступивших в прениях указываются с красной строки. При этом наименование должности докладчика не указывается, так как оно уже указано в повестке дня. Должности выступивших в прениях указываются после фамилий и инициалов. Постановление решение в тексте печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления решения. По характеру информации в ДОУ могут создаваться следующие виды служебных писем: При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются от центра верхнего поля листа арабскими цифрами. Первичная профсоюзная организация ДОУ не возражает…. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. Справки делят на две группы: Слово С П Р А В К А печатается полужирным шрифтом прописными буквами. Оно может печататься вразрядку;. Заголовок к тексту справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название организации, куда она представляется. На справке указывается дата ее выдачи. Справку подписывает руководитель ДОУ или лицо, его замещающее. В необходимых случаях подпись заверяется печатью ДОУ. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Текст докладной записки состоит из двух частей: Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа плана, отчета и др. Объяснительные записки оформляются на бумаге формата А4. Объяснительная записка имеет следующие реквизиты:. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие и поясняющие содержание отдельных положений основного документа плана, отчета ; вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных сотрудников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Акт оформляется на общем бланке ДОУ. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Текст акта делится на три части: В вводной части указывается основание для составления акта распорядительный или нормативный документ и др. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и наименование ДОУ. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Акт может заканчиваться только констатацией фактов. Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение, например:. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании акта должности членов комиссии перед фамилиями не указываются, например:. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом, например: В телеграмме дается точный адрес перед ним обязательно проставление номера индекса отделения связи, обслуживающего адресата , наименование организации, если известно, наименование должности, фамилия с инициалами или без них получателя. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях можно допускать краткое доказательство. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: Даты обозначаются арабскими цифрами: Между цифрами разделительные знаки не ставятся, например: Телеграмма заканчивается указанием ее регистрационного номера. Поэтому сам текст не нужно начинать и заканчивать цифрами. После текста указывается наименование должности лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, второй подшивается в дело. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку организаций-адресатов и номеров телефонов. Факс — это любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передавать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: По факсу обычно передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными черными, темно-синими чернилами, шариковой ручкой, тушью. Печатание документов производится на бланках установленных образцов или на бумаге стандартных размеров. В соответствии с требованиями ГОСТ 6. При изготовлении документов применяется текстовый редактор Word for Windows. При изготовлении документов для тиражирования с уменьшением текст печатается через 2 межстрочных интервала. Реквизиты документа кроме текста , состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Реквизиты отделяются друг от друга межстрочными интервалами, например: Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПЛАН, ОТЧЕТ, ЗАЯВЛЕНИЕ, АКТ, СПРАВКА и др. Наименование документа может печататься вразрядку. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Если заголовок к тексту превышает знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку или размещать центрованным способом над текстом документа. При печатании документов рекомендуется следующее отступление от границы левого поля в печатных знаках далее — пт. От границы левого поля 0 пт печатаются реквизиты: При наличии нескольких грифов утверждения или согласования документов их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. При изготовлении документов на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Экземплярность документов определяется количеством адресатов, контролирующих лиц и необходимостью сохранения экземпляра в деле. Тиражирование размножение документов осуществляется по указанию руководителя ДОУ и фиксируется на оборотной стороне последней страницы оригинала. Регистрации подлежат все создаваемые и поступающие документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма, телефонограммы , также отчетные, кадровые, финансовые и другие документы. Документы регистрируются независимо от способа создания, передачи или доставки: Документы регистрируются один раз: На каждом поступившем документе в правом нижнем углу первого листа проставляются регистрационный номер и дата, фиксирующие факт и дату поступления документа в ДОУ. При регистрации документов используются следующие справочные материалы: Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами:. При автоматизированной регистрации запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов. При этом формируется банк регистрационных данных и организуется его эффективное использование при учете, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе исполнительской деятельности и др. Поисковые системы традиционные карточные и автоматизированные строятся на основе регистрационных карточек или баз регистрационных данных в автоматизированных поисковых системах. Поиск документов может осуществляться также по журналам регистрации и номенклатуре заводимых дел. Регистрационные карточки могут составлять следующие картотеки: При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности. Справочная картотека делится на две части: Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения. Вторая часть картотеки строится по схеме номенклатуры дел. Карточки из первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются во вторую часть картотеки. Справочная картотека на обращения граждан строится по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Справочные картотеки на исполненные и помещенные в дела документы передаются вместе с документами в архив ДОУ. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в дело образует документооборот ДОУ. Работа с поступающими входящими документами состоит из ряда последовательных операций: Прием и первичная обработка поступающих документов, в том числе и на электронных носителях, осуществляются работником, ответственным за делопроизводство. Вся ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адресат, или возвращается в отделение связи. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются после проверки правильности доставки, целостности конвертов или упаковки документов. На конвертах с грифом ограничения доступа проставляется штамп о поступлении и дата поступления. Конверты от поступивших документов в том числе обращений граждан не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. В остальных случаях конверты уничтожаются. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к поступившему документу, второй направляется корреспонденту. На рассмотрение руководителю ДОУ передаются документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности ДОУ, требующие принятия решения руководителем. Телеграммы срочного характера докладываются немедленно. Документы в электронном виде, поступающие в ДОУ, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководителем ДОУ и доставляются исполнителям так же, как и документы на бумажной основе. Прием и регистрация электронных документов, поступивших на электронный адрес ДОУ, осуществляется руководителем ДОУ. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Документы, требующие срочного рассмотрения, регистрируются незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача ее на регистрацию осуществляется в день ее поступления или на следующий рабочий день при поступлении документа в нерабочее время. Текст поступившей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю ДОУ. Прошедшие предварительное рассмотрение и предназначенные для передачи на резолюцию документы подлежат регистрации. Прием и передача документов на всех этапах документооборота производится с занесением отметок в контрольно-регистрационных формах или журналах: Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнителе, сроках, порядке и характере исполнения документа. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Указания руководителя ДОУ по исполнению и пометки о направлении документа заносятся в контрольно-регистрационную карточку или журнал, после чего документ направляется для исполнения. К установленному сроку исполненный документ с материалами должен быть передан руководителю ДОУ. На документах, присланных в справочно-информационных или отчетных целях и не требующих ответа, после исполнения делаются отметки: Движение документа завершается передачей его с материалами об исполнении для подшивки в дело согласно номенклатуре дел и или отправки материалов об исполнении по назначению. Все документы, подписанные руководителем ДОУ, регистрируются. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле в организации. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их утверждения или подписания или на следующий рабочий день. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку. Телеграммы, составленные в ДОУ, должны быть завизированы, подписаны, датированы и зарегистрированы и иметь отметку о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от Текст телефонограммы, подлежащей передаче, печатается на бланке, подписывается, датируется и регистрируется. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, подписи лица, передавшего телефонограмму, и фамилии лица, принявшего телефонограмму. Информационные сообщения оперативного характера, проекты документов могут передаваться по факсу или электронной почте. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, фальцевание и упаковку в конверты, заклеивание, оформление почтового отправления, составление реестра и сдачу в отделение связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник, осуществляющий отправку, проставляет свою фамилию и дату отправки. Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма и в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов. Копии подписанных распорядительных документов в обязательном порядке передаются работникам, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование директора о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все регистрируемые документы, требующие исполнения. Перечень документов, подлежащих регистрации, утверждается руководителем ДОУ. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК. При журнальной регистрации заводятся контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т. Поступающая в ДОУ документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя ДОУ. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в РКК или журналах регистрации делается отметка об исполнении, то есть записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ. Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков наименований дел, заводимых в ДОУ, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом ДОУ, штатным расписанием, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа г. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ДОУ. Заголовок дела в номенклатуре дел должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление сокращенных слов. Документы о проведении научно-практической конференции по инновационной методике обучения воспитанников планы, списки, доклады. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с предприятиями района по вопросам оказания шефской помощи. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: В заголовках дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с районным отделом образования по вопросам проведения аттестации работников МДОУ. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период квартал, год на за который составлены планы отчеты , например: Планы работ воспитателей на год. Годовые отчеты по учебно-воспитательной работе за год. Если дело будет состоять из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки дела каждого тома части , уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязанностью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Если в течение года в ДОУ возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел томов. По объему дело не должно превышать листов. Если объем дела превышает листов, то формируются тома, части. Расположение документов внутри дел производится сверху вниз с января по декабрь календарного года в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу назначение, перемещение, увольнение сотрудников и от приказов об отпусках, командировках и т. Протоколы заседаний педагогического и методического советов, заседаний комиссий располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного Планы и отчеты группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который за который они составлены. В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело с перепиской помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Дела ДОУ подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ: В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указывают:. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из томов частей , являются крайние даты документа, то есть даты число, месяц, год регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящие из нескольких томов частей , нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и т. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения вносятся уточнения: Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, прошиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела временного до 10 лет включительно срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. Завершенные дела постоянного и долговременного свыше 10 лет сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив ДОУ. Выдача дел сотрудникам ДОУ осуществляется под расписку. На данное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому было выдано, дата его возвращения, предусматривается графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам ДОУ на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Изъятие документа из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ДОУ с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики. Экспертиза ценности документов в ДОУ на стадии делопроизводства проводится: Экспертизу ценности документов в ДОУ осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия ЭК. ЭК назначается приказом руководителя ДОУ. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают одного из сотрудников ДОУ. ЭК на заседаниях рассматривает: Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня и номенклатуры дел ДОУ путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК ДОУ. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу. На дела временного до 10 лет хранения описи не составляются. Описи на дела постоянного срока хранения составляются в 4-х экземплярах, на дела по личному составу, в том числе на личные дела уволенных работников, — в 2-х экземплярах. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть , в том числе сформированные в отдельный том приложения к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером. Порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные и пропущенные номера. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК ДОУ одновременно. Согласованные ЭК ДОУ акты утверждаются руководителем ДОУ. После этого ДОУ имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. В архив ДОУ передаются дела с исполненными документами постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и временного свыше 10 лет хранения передаются в архив ДОУ не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив ДОУ, в присутствии лица, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив ДОУ передаются регистрационные картотеки на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки включается в опись. Отдел образования, молодежной политики и культуры администрации Шемуршинского района Чувашской Республики. Провести аттестацию педагогических работников МДОУ на вторую квалификационную категорию в октябре г. Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников ООО "ТеплоВент" для выполнения этих работ:. При проверке пищеблока медсестрой Ивановой Светланой Петровной Технология приготовления продукта была нарушена из-за нехватки сырья. В ходе инвентаризации выявлено: На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения М. Программа вступительного испытания в магистратуру Собеседование по направлению подготовки. Программа вступительного собеседования составлена в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта по направлению подготовки Методические разработки уроков учителей Шатровского района. Белоногов; МОУ Шатровская средняя обще Еще несколько лет назад путешествие по Чили для многих входило в разряд эксклюзивной экзотики: Сохрани ссылку в одной из сетей: Бычкова — главный специалист отдела документационного обеспечения управления и методической работы; Т. Об утрате дел и документов в ДОУ немедленно докладывается руководителю ДОУ. В Примерной инструкции используются следующие основные понятия: В состав документационной базы ДОУ входят: Правила подготовки и оформления документов 3. Организационно-распорядительные документы в ДОУ оформляются на бланках. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: Это минимальные размеры полей, поля могут быть больше указанных размеров. При наличии сокращенного наименования ДОУ его помещают в скобках ниже полного наименования. Над наименованием ДОУ через один межстрочный интервал 24 пт более мелкими буквами может указываться наименование вышестоящего органа, например: Справочные данные о б организации. Дата документа — это обязательный реквизит. Дата оформляется без кавычек. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Место составления или издания документа. Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В этом случае название ДОУ входит в название должности, например: Одеряковой При адресовании документа сторонней организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Администрация Порецкого ра йона Чувашской Республики Отдел образования и молодежной политики При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации-получателя документа и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Отдел образования Администрации Вурнарского района Чувашской Республики Главному бухгалтеру С. Спиридоновой При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата: Заместителю главы администр ации-начальнику отдела образования администрации Красночетайского района Чувашской Республики Р. При адресовании письма в организацию сначала указывают ее наименование, затем — почтовый адрес: Новочебосарск, При адресовании документа гражданину в ответах на обращения, жалобы и заявления обязательно указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес: Красноармейское, Красноармейский р-н, Чувашская Республика, При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании документа гражданину — после фамилии. Личная подпись Дата В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Инициалы исполнителя в резолюции указываются после фамилии. Заголовок к тексту документа. К тексту документов, оформленных на бланке формата А5, заголовок может не составляться. В письмах используются следующие формы изложения: Отметка о наличии приложения. Если приложение упомянуто в тексте документа, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Если приложения в тексте не названы, их названия даются в отметке о приложениях с указанием количества листов и числа экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Положение об архиве на 3 л. Если приложение в свою очередь имеет приложение, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Если документ направляется в несколько адресов, а приложение — только в один адрес, отметка о приложении оформляется в следующем виде: Приложение должно быть подписано исполнителем. Председатель личная подпись расшифровка подписи Секретарь личная подпись расшифровка подписи Документы, составляемые комиссией, подписывают все члены комиссии. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: В этом случае виза оформляется следующим образом: Отметка о заверении копии. Верно Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи Дата В некоторых случаях отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати ДОУ. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: Отметка об исполнении документа. Отметка о поступлении документа. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , которая проставляется в левом углу на нижнем поле каждой страницы документа и содержит полное имя файла на машинном носителе, устанавливаемые в ДОУ, например: Особенности подготовки и оформления отдельных видов служебных документов При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности ДОУ, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники. Распоряжения, как правило, не имеют заголовка. Текст приказа состоит из двух частей: В распорядительной части указывается: На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: Приложение к приказу от Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи, например: Заведующий личная подпись П. Протоколы оформляются на стандартном бланке формата А4 и содержат следующие реквизиты: Основная часть текста печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании заседании , его личную подпись, расшифровку подписи, например: Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Письма ДОУ включают в себя следующий состав реквизитов: Датой письма является дата его подписания. В письмах рекомендуется использовать следующие формы изложения: Направляем в Ваш адрес… от первого лица единственного числа, например: Прошу выделить… от третьего лица единственного числа, например: Первичная профсоюзная организация ДОУ не возражает… Текст письма состоит из двух частей. Если письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с наименования ДОУ. Письма подписываются руководителем ДОУ или лицом, его замещающим. Справки оформляются на общем бланке ДОУ. Справка содержит следующие реквизиты: Оно может печататься вразрядку; дату; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок к тексту. Справки могут оформляться в виде связного текста и или таблицы. Докладная записка имеет следующие реквизиты: Докладные записки подписывает составитель. Объяснительная записка имеет следующие реквизиты: В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение, например: Составлен в 2-х экземплярах: При наличии приложений на них делается ссылка. При подписании акта должности членов комиссии перед фамилиями не указываются, например: Председатель комиссии личная подпись Расшифровка подписи Члены комиссии личная подпись Расшифровка подписи личная подпись Расшифровка подписи Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Телефонограмма включает следующие реквизиты: Заявление имеет следующие реквизиты: Изготовление документов с помощью компьютерной техн ики. Максимальная длина строки заголовка к тексту составляет печатных знаков. Абзац в тексте начинается с 5-го знака 1,25 мм от границы левого поля. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Регистрация и учет документов, построение поисковых систем 6. Перечень документов, не подлежащих регистрации, должен быть утвержден руководителем ДОУ. В ДОУ устанавливается централизованная система регистрации. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: Построение поисковых систем 6. Организация документооборота Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в дело образует документооборот ДОУ. Регистрация и учет поступающих докуме нтов 7. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация Вся ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адресат, или возвращается в отделение связи. Прием факсограмм факсов осуществляется руководителем ДОУ. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Порядок прохождения и исполнения докуме нтов 7. Подписи об ознакомлении проставляются в левом нижнем углу последней страницы документа. Регистрация и учет отправляемых докуме нтов 7. Телеграммы и другая срочная корреспонденция отправляются немедленно. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Регистрация и организация движения внутренних документов 7. Оформленные документы передаются на подпись руководителю ДОУ. Контроль исполнения документов 8. Документ снимается с контроля после его исполнения. Составление номенклатуры дел 9. Документы о проведении научно-практической конференции по инновационной методике обучения воспитанников планы, списки, доклады В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Переписка с предприятиями района по вопросам оказания шефской помощи В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка с районным отделом образования по вопросам проведения аттестации работников МДОУ В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период квартал, год на за который составлены планы отчеты , например: Годовые отчеты по учебно-воспитательной работе за год Если дело будет состоять из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки дела каждого тома части , уточняющие содержание заголовка дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Формирование и оформление дел При формировании дел необходимо строго соблюдать следующие правила: В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: На обложке дела указывают: Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. На делах постоянного срока хранения пишется: Организация оперативного хранения документов С момента заведения и до передачи в архив ДОУ дела хранятся по месту их формирования. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Экспертиза ценности документов Подготовка и передача документов в архив Дела временного до 10 лет включительно хранения передаче в архив ДОУ не подлежат. Порецкое, Порецкий район, Чувашская Республика, тел. Байдеряково Образец бланка приказа Герб г. Создать аттестационную комиссию в следующем составе: Секретарь — Иванова А. Байдеряково, Шемуршинский район, Чувашская Республика, тел. Иванова 8 2 80 06 Образец оформления письма Герб г. Справка выдана для представления в администрацию Калининского района г. Ливанова ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников ООО "ТеплоВент" для выполнения этих работ: Давыдовой При проверке пищеблока медсестрой Ивановой Светланой Петровной Васильева Дата О проведении инвентаризации Основание: Заведующий хозяйственной частью Егорова Л. Васильева Члены комиссии Л. Красные Четаи, Чувашская Республика, Нач. Заведующим МДОУ района Приняла заведующая А.
Статистические методы психогенетики
Истинная гинекомастия у мужчин
Буря в арктике 2010
Домашний аппаратный педикюр
Все должна делать сама