Организационные коммуникации: как их совершенствовать
9.2. Свойства организационной информации
«Управление и Оптимизация Производственного Предприятия»
При этом выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса Тематические разделы: Общий менеджмент Стратегический HR: Внутренние коммуникации Мотивация персонала Автор: Петр Васильевич Шeмeтoв, доктор экономических наук, профессор кафедры управления Новосибирского государственного университета экономики и управления Дата публикации: При этом выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса: Процесс обмена информацией реализуется следующими этапами: Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова или символы вербальное оформление , а также жесты, мимику невербальное оформление. Кодирование превращает идею в сообщение, то есть кодирование можно представить себе как операцию упаковки. При коммуникации важным является соответствие идеи и канала связи. Она может осуществляться устными или письменными сообщениями непосредственно от одного лица к другому или посредством почты и других каналов связи телефон, компьютерные сети и т. Декодирование — перевод символов сообщения в мысли получателя. По ряду причин получатель может придать иной, чем предполагал отправитель, смысл сообщению. Значительное улучшение обмена информацией происходит при использовании в коммуникационном процессе обратной связи. В этом случае отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Тем не менее шум в системе присутствует всегда вследствие различных причин. Языковый барьер , то есть использование при обмене информацией языка, непонятного получателю. В любую организацию сегодня поступает разнообразная информация, которая включает термины из различных специализированных языков. Они могут быть малоизвестными и даже неизвестными. Современные организации объединяют работников разных специальностей со своими специфическими языками. В подразделениях часто вырабатываются новые слова и новые значения старых слов. Почти все специалисты вырабатывают свой собственный технический жаргон. Письменную речь правильно понимать труднее, чем устную. При личном общении люди стараются излагать свои идеи, ориентируясь на слушателя, его реакцию. Отправителю письменного сообщения невозможно оценить реакцию получателя и степень понимания им смысла информации. Компетенция участников обмена информацией , которая проявляется: Различие статуса работников статус — положение индивида в системе общественных отношений и самозащита инициатора информации. Различия работников по статусу препятствуют обмену информации как снизу вверх, так и сверху вниз. Когда в компании существует практика хвалить подчиненных исключительно за хорошие новости, работники начинают отбирать , какую информацию представлять, а какую следует скрыть или придержать. Поэтому у руководителей складывается картина более благополучная, чем это есть на самом деле. Вежливое обращение с руководителем при личном общении отражает в наибольшей степени соотношение должностей, а не реальное мнение работников. При передаче информации по горизонтали внутриорганизационные барьеры возникают вследствие конкуренции между подразделениями за ресурсы. Географическое расстояние между участниками обмена. Передача информации по почте, по телефону, электронной почте хотя и происходит быстро, но не может заменить личного общения. Устная связь по телефону как ближайший аналог личному общению обходится дорого и утрачивает важные оттенки живой речи выражение лица, жесты. Ежедневный личный контакт стимулирует общение. В силу географического фактора работники утрачивают эти возможности и возникают трудности в определении, какая информация нужна. Обмен информацией между центром и периферийными подразделениями, с одной стороны, оказывается слишком большим, а с другой — все меньше соответствует местным условиям и остается неусвоенным. В обычной рабочей ситуации работнику не хватает времени и он устанавливает приоритеты в отношении предъявляемых к нему требований. Он чаще уделяет времени рабочим ситуациям, требующим немедленного вмешательства, чем составлению отчетов. Постоянные требования давать сведения о своей работе вызывают у него недовольство, так как он расценивает их как обвинение в недобросовестности. Во многих организациях информационная работа считается канцелярской и отодвигается на второй план. Специальные ограничения в распространении информации , к которым относятся: Задача функционирования информационной системы заключается в том, чтобы, во-первых, информация попала по назначению , во-вторых, не была использована нежелательным образом. Ограничения доступа к данным, особенно коммерческого, финансового, технического характера, по мере перехода на более низкие ступени организационной иерархии обусловлены как наличием проблемы безопасности, так и опасениями, что данные будут неправильно использованы. Необходимо определить потребность в информации. При этом следует обеспечить понимание работниками, как будет использоваться информация, и правильное направление информационных запросов. Существует два основных подхода к поиску информации: Персонал должен быть осведомлен о наличии информации , то есть должны быть указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т. Содействие в поиске информации обеспечивается введением в организации новых должностей специально для помощи тем, кто занят поиском информации, а также привлечением экспертов для фильтрации информации. Обеспечение доступа к информации. Система коммуникаций в организации должна характеризоваться завершенностью и полнотой , что означает, что обеспечен доступ как к централизованно управляемой, так и индивидуально создаваемой информации. Создаются структуры и методы повторного использования данных. Для успешного осуществления коммуникации менеджеры должны руководствоваться следующими правилами: Перед коммуникацией четко определить идеи, вкладываемые в послания. Необходимо учитывать цели и установки тех, кому направлено послание, и тех, кого оно касается. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации. Следует определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию и подход в целом с тем, чтобы все они способствовали достижению поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией. Проанализировать все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды. При планировании коммуникации необходимо консультироваться с другими сотрудниками; часто важно добиваться участия других сотрудников. Это может придать дополнительную убедительность и объективность сообщению. Часто те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку. Следует обратить самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения. Это сказывается на позиции людей, которым направлено сообщение. Следует воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя. Подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения. Необходимо устанавливать коммуникацию не только на сегодняшний день, но и на будущее. Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации. Поколений Z, Y, X не существует Редкая маркетинговая презентация обходится без упоминания разных групп поколений: Правда, из-за кризиса многие работодатели не решались на такие расходы. Необходимо однозначно сформулировать в виде некоторых простых, понятных и измеряемых показателей тот факт, что цель достигнута Что такое стресс-менеджмент. Часть первая Время теперь непростое. Я принимаю условия сервиса Pro. Цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. Одноразовой потребности в знаниях Проведения исследования Получения детальной информации. Долговременного спроса на знания получения срочной или быстроустаревающей информации. Позволяет получить доступ к информации в нужное время. Пользователь тратит много времени на овладение технологией поиска. Перегрузки пользователя, так как он не контролирует процесс поступления информации. Фитнес Праздники Страхование Иностранные языки. HR-Блоги Статьи Книги Интервью HR-Словарь Профессиональный юмор Карта знаний Статьи компаний Архив. Актуальные направления работы HR вашей организации При этом выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса. Привлекает внимание к важным материалам. Каталоги, указатели, браузер просмотровая система. Правила карьериста Рекрутинговая компания Antal Russia составила свод правил для менеджеров-карьеристов на год. Кризисный й заставил многие компании пройти проверку на прочность, пересмотреть свою структуру и стратегию. Если раньше компании были ориентированы на активное развитие, теперь фокус зачастую меняется на оптимизацию внутренних процессов. По прогнозам рекрутеров, будут востребованы грамотные менеджеры с опытом работы в отлаженных структурах и нацеленные на результат. Плюсы и минусы найма иностранных специалистов Опыт и компетенция западных специалистов зачастую склоняли руководство крупных компаний к найму управленцев из-за рубежа. Необходимо однозначно сформулировать в виде некоторых простых, понятных и измеряемых показателей тот факт, что цель достигнута. Как российскому бизнесу подготовиться к новому закону ЕС о защите персональных данных. Обучение лиц, проводящих аттестацию персонала. HeadHunter подсчитал зарплаты специалистов в сферах ИИ, big data, медиа и дизайна. Все ли в порядке? Публикую статью Алексея Королькова с видеокомментарием.
Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Коммуникации в организации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют установленные нормы правила, инструкции, положения взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений между людьми. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации коммуникационный процесс — это обмен информацией между людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена — сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Необходимым условием коммуникаций, безусловно, является информация. Однако понятие коммуникации не сводиться только лишь к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях помимо информационного фактора важную роль играет личностный фактор. При одинаковом информационном содержании коммуникации могут осуществляться по-разному и приводить к разным результатам в зависимости от личностного фактора: Коммуникации в организации могут быть формальными и неформальными. Формальными называют коммуникации соответствующие целями деятельности организации, определенные правилами, должностными инструкциями, технологическими процессами и т. Например, в некоторых организациях четко обозначается круг вопросов, по которым один сотрудник может обращаться к другому, время и место общения и т. В бюрократических организациях формализации коммуникаций придается очень большое чаще всего — неоправданно большое значение. В адаптивных организациях степень формализации коммуникаций значительно ниже, что снимает часть информационных барьеров и повышает гибкость компании. Неформальные коммуникации не зависят от иерархии организации, ее бизнес-процессов и технологических процедур. Такие коммуникации представляют собой свободный обмен сведениями и мнениями между сотрудниками и неформальными группами. В органических организациях часто именно неформальное общение становится залогом успешной работы, основанной на взаимодействии и сотрудничестве. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует истолковывает ее. Всегда ли мы кодируем передаваемую информацию или можем обходиться без этого этапа? Кодирование — это преобразование информации в форму, удобную для передачи и восприятия получателем. К способам кодирования относятся также письмо, математические символы и т. К используемым нами символам кодам относятся также жесты и интонации. К сожалению, даже в бытовом общении это удается далеко не всегда. В менеджменте же значение точности и полноты восприятия информации возрастает многократно. Важным элементом коммуникаций является обратная связь рис. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями: Обратная связь может способствовать снижению ошибок в понимании информации и значительному повышению эффективности управления. Люди могут по-разному интерпретировать одну и ту же информацию в зависимости от знаний, воспитания и опыта. Невербальные преграды — неправильная трактовка значений жестов, мимики, интонации и т. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной словесной и может усиливать или изменять смысл слов. В современной теории информации выделяют следующие свойства информации, определяющие ее качество:. Релевантность — соответствие информации запросам потребителя. Полнота — свойство информации исчерпывающе характеризовать интересующий объект, процесс, событие. Использование в управлении неполной информации может привести к искажению ее смысла и снижению качества работы. Достоверность — отсутствие скрытых ошибок. Принятие управленческих решений на основе недостоверной информации повышает риск ошибочных действий и убытков для компании. Своевременность — соответствие запросам потребителя информации в нужный момент времени. В некоторых случаях информация может оказаться устаревшей либо полученной слишком рано опережающей решения. Принятие управленческих решений на основе несвоевременной информации также может значительно снизить результативность и эффективность работы организации. Доступность — возможность получения информации данным потребителем. Необходимая информация должна быть своевременно и в полной мере доступна тем менеджерам, которые на ее основе принимают управленческие решения. Часто причиной снижения эффективности работы компании является невозможность вовремя получить необходимые данные. Защищенность — невозможность несанкционированного доступа к информации или ее изменения. Задача защиты информации в организациях, как правило, возлагается на специальные службы. Эргономичность — удобство формы и объема информации с точки зрения данного пользователя. Эргономичность информации обеспечивается применением современных аппаратных и программных средств получения, обработки и хранения информации. Организационные коммуникации могут быть эффективными только в том случае, если менеджеры, отвечающие за организацию и регулирование коммуникационных потоков, обеспечивают реализацию всех перечисленных свойств информации. Одной из важнейших специальных функций менеджера является поиск и обработка информации, необходимой для принятия решений и управления организацией. Существуют разнообразные методы получения релевантной информации, но их можно условно разделить на две группы: Активный поиск информации pull предполагает, что сотрудник осуществляет непосредственный или опосредованный с помощью специалиста поиск определенных данных. Пассивный поиск информации push заключается в том, что сотрудник оповещает подразделение или организацию в целом, о том, какая информация ему необходима. Сравнительная характеристика методов поиска информации Характеристики. Можно выделить несколько видов организационных коммуникаций. Их принято делить на внешние и внутренние. Внешние коммуникации связывают организацию с ее внешней средой. Для успешной работы любая компания использует различные средства коммуникации с элементами своего внешнего окружения:. Одной из основных задач является установление устойчивых и надежных взаимосвязей с потребителями клиентами — существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь осуществляется разнообразными способами: В последнее время многие организации создают специальные подразделения по сбору и переработке информации, исходящей из внешней среды. Это помогает создавать прочные связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций. Внутренние коммуникации осуществляются в рамках организации: Как правило, такие коммуникации связаны с координацией деятельности работников или подразделений. Внутри организации информация может перемещаться по разным каналам, в разных направлениях и с разной скоростью. Рассмотрим основные каналы передачи информации в организации. Вертикальными коммуникациями называют перемещение информации между уровнями управления. Она может передаваться по нисходящей — с высших уровней на низшие или по восходящей — с нижних уровней на высшие рис. По нисходящей руководители передают подчиненным приказы и распоряжения, планы и нормы, сообщают о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т. По восходящей передаются отчеты о работе, предложения сотрудников и т. Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство, например, может узнавать о текущих или назревающих проблемах. Наличие восходящих коммуникаций значительно повышает эффективность работы организации. Любая организация состоит из множества подразделений, поэтому для координации задач и действий между ними необходим обмен информацией. А это значит, что помимо нисходящих и восходящих информационных потоков, организации нуждаются еще в т. Например, директора магазинов, входящих в розничную торговую сеть могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии продаж и обмена информацией о продукции. В наукоемких компаниях менеджеры среднего звена и специалисты проектно-исследовательских, производственных и маркетинговых отделов могут встречаться для обсуждения действий по обновлению продукции. В университетах преподаватели разных кафедр могут обсуждать взаимосвязь учебных дисциплин и т. Внутренние коммуникации могут быть межличностными и организационными. Межличностные связывают двух и более человек, а к организационным относят такие коммуникации, при которых хотя бы одним из участников является группа подразделение. С точки зрения общения коммуникацию подразделяют как вербальную в виде письменной и устной речи и невербальную мимика, жесты, позы, а также разнообразные изображения, например, графики, диаграммы. Коммуникации также можно разделить на формальные и неформальные. Формальные коммуникации связывают элементы организационной структуры и устанавливаются при помощи правил, закрепленных должностными инструкциями и внутренними нормативными документами. Каналами неформальной коммуникации являются межличностное общение сотрудников. Особым, одним из самых быстрых способов распространения неформальной информации в организации принято считать слухи. Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам:. Принято считать, что слухи — это неточная и недостоверная информация, однако такая информация в ряде случаев может оказаться важным сигналом для менеджеров компании. Определение потребности в информации. Все сотрудники организации должны понимать как будет использоваться имеющаяся и поступающая информация, а также, какие направления информационных потоков в том числе способы запроса информации будут для компании наилучшими. Осведомленность персонала о наличии необходимой информации. Коммуникационная система организации должна включать в себя указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т. Содействие в поиске информации должно обеспечивается введением в организации новых должностей, предназначенных для оказания помощи сотрудникам, занятым поиском информации. Большое значение имеет возможность привлечения экспертов для обработки фильтрации информации. Обеспечение возможности доступа персонала к необходимой информации. Создание системы, предполагающей возможность использования pull и push методов поиска информации. Изд-во НОУ ВПО ТИУиЭ, Дашков и К, г. Практикум с использованием активных методов обучения: Алексей Иванович Некрасов в очередной раз прочитал лежавший перед ним документ, взял авторучку, повертел её в руке, и снова положил на стол. Больше часа он сидел перед подготовленным обращением начальника отдела кадров к сотрудникам, созданной 7 лет назад и бессменно возглавляемой им компании, и не мог поставить свою подпись. Генерального директора можно было понять: Для компании, выросшей из возглавляемой Некрасовым в течении 25 лет лаборатории, подобный шаг значил очень многое. Генеральный директор лично знал практически всех из более чем сотрудников, со многими его связывала личная дружба. И вот теперь сокращение. Некрасов решил провести его гуманно — обратиться к сотрудникам с письмом, объясняющим необходимость сокращения, и предложить увольняющимся по собственному желанию компенсацию в размере пяти окладов. Тест письма лежал перед генеральным директором, но подписать его не было сил. Вместе с вами мы создали компанию, которая стала явлением в российской экономике. Ваши знания, опыт и самоотверженный труд превратили маленький кооператив в современное предприятие. Вместе с вами мы прожили 7 замечательных лет небывалого роста. Мы можем и должны гордиться своими достижениями. К сожалению, разразившийся в августе экономический кризис не миновал и нашу компанию, хотя титанические усилия руководства помогли смягчить его влияние. В то время, как многие предприятия обанкротились или попали в состояние, близкое к банкротству, мы сохранили операции практически в неизменном масштабе. Однако платежеспособность наших клиентов уменьшилась, что негативно сказалось на доходах компании. Проведённая работа по сокращению издержек позволила сэкономить десятки миллионов рублей, однако этой экономии недостаточно, чтобы обеспечить рентабельность. Мы вынуждены начать сокращение издержек на персонал. Многие компании пошли по пути уменьшения заработной платы. Я решительно отвергаю этот путь, поскольку убеждён, что получающий нищенскую зарплату сотрудник не может быть производительным. Мы платили и будем платить своим работникам достойное вознаграждение. Чтобы продолжать делать это и обеспечить прибыль акционерам, мы вынуждены провести сокращение штата. Я обращаюсь к вам с уверенностью, что найду понимание и поддержку, которые я находи всегда. Компания вынуждена сократить сотрудников. Это огромная потеря для нас, однако другого пути нет. Мы сделаем всё возможное для того, чтобы провести это сокращение достойно. Тем, кто решит покинуть компанию добровольно, будет выплачено единовременное пособие в размере пяти месячных окладов и оказана помощь в трудоустройстве. Это предложение действует в течение 2-х недель. Через 2 недели в компании начнётся сокращение, которое пройдёт в полном соответствии с требованиями Трудового законодательства. Однако я надеюсь на вашу сознательность и готовность поддержать компанию в трудную минуту, которая даст нам возможность избежать процедуру сокращения. Насколько удачным является выбор метода коммуникации в данной ситуации? Какие положительные и отрицательные моменты вы видите в решении генерального директора обратиться к сотрудникам с письмом? В какой форме следует довести содержание письма до организации: Подходит ли он для данной ситуации? В каком стиле составили бы подобное обращение вы? Проанализируйте качество приведенных ниже информационных сообщений. Сегодня мы запускаем новую программу продаж. Она была утверждена руководством компании в прошлом месяце. Вы уже завтра должны выполнить первые пять пунктов программы. Сегодня же изучите ее основные параметры. Маршрутная технология включает установление последовательности и содержания технологических и вспомогательных операций сборки. Последовательность сборки определяется на основе технологических схем. Содержание операций устанавливают в зависимости от выбранного типа производства и темпа сборки. При серийном производстве содержание операции принимают таким, чтобы на отдельных рабочих местах выполняемая узловая и общая сборка данного и других изделий периодически сменяемыми партиями обеспечивала достаточно высокую загрузку рабочих мест. Для общей сборки характерно пишет на доске:. Здесь t 1 , t 2 , … — время общей сборки первого, второго, …, l-го изделия; Т 1 Т 2 , … — подготовительно-заключительное время для первого, второго, … , l-го изделия; k — число партий и год; F д — действительный годовой фонд рабочего времени; N 1 , N2, … — годовая программа выпуска первого, второго, … , l-го изделия; m— число стендов общей сборки; l — число изделий, собираемых на данном стенде. Дайте характеристику каждому сообщению, оценив в баллах от 0 до 10 каждое из семи изученных свойств информации. Укажите, какие свойства являются наиболее важными в каждом из рассмотренных случаев. Пример оформления ответа Свойства. Ступень противоречий, характеризующаяся взаимопониманием руководителя и подчинённых в целях и задачах, но различным подходом к методам их реализации. Тема необъятна, читайте еще: Коммуникации и эффективное управление предприятием. Человеческий фактор в системе управления. Делегирование полномочий в организации. СИСТЕМА ПИТАНИЯ ТОПЛИВОМ И ВОЗДУХОМ. Если вы автор и считаете, что размещённая книга, нарушает ваши права, напишите нам: Одноразовой потребности в знаниях. Долговременного спроса на знания получения срочной или быстроустаревающей информации. Пользователь тратит много времени в том числе, на овладение технологией поиска. Перегрузки пользователя, так как он не контролирует процесс поступления информации. Отправитель — вице-президент компании. Получатель — начальник отдела продаж. Время получения — середина рабочего дня. Форма сообщения — устно по телефону. Отправитель — преподаватель менеджмента. Получатель — студенты факультета управления 80 чел. Время получения — лекция. Форма сообщения — устно. Господский дом уединенный, Горой от ветров огражденный, Стоял над речкою. Получатель — рабочие сборочного цеха 30 чел. Время получения — конец рабочего дня. Форма сообщения — устно и письменно на маркерной доске. Для общей сборки характерно пишет на доске:
Сколько стоит маленькая болгарка
Где закачать игры
Гражданское право мгу учебник
Расписание баландино челябинск
Африка общая характеристика презентация 11 класс