Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Но при составлении плана проекта в MS Project количество операций несколько увеличивается. Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач и список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану отслеживании плана. Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность или бюджет оказываются больше ожидаемых. Составление плана работ невозможно без определения проекта, то есть задания его ключевых характеристик, таких как общая длительность, рабочее время и методика планирования. Поэтому, прежде чем переходить к составлению плана работ, мы научимся определять проект с помощью MS Project. Чтобы начать составлять план работ, нужно создать файл нового проекта. Это можно сделать, щелкнув на кнопке New Создать панели инструментов Standard Стандартная. При создании нового проекта автоматически откроется диалоговое окно Project Information Сведения о проекте , в котором можно определить большинство его характеристик рис. Проект можно планировать двумя способами: Если у проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: Если же проект должен быть обязательно завершен к определенному дню, то используется противоположный способ: Способ планирования определяется раскрывающимся списком Schedule from Планирование с , содержащим два возможных значения рис. Project Start Date Дата начала проекта и Project Finish Date Дата окончания проекта. Диалоговое окно ввода информации о проекте. Очень часто настройки стандартных календарей не подходят для проекта. Например, в календаре Standard Стандартный рабочим временем считается интервал с 8: Кроме того, в стандартный календарь не включены особые выходные или укороченные дни, например день рождения вашей организации. Если стандартные настройки вам не подходят, то нужно изменить их в существующем календаре либо создать новый календарь. Когда вес сотрудники работают в одном временном режиме, то проекту нужен один общий календарь и вам понадобится лишь отредактировать настройки стандартного календаря. Но бывает, что в проекте задействованы несколько подразделений с разным режимом работы. Например, при издании журнала редакторы работают в стандартном режиме, а операторы типографских машин — круглосуточно. В таком случае нужно решить, какая группа больше, и отредактировать стандартный календарь в соответствии с ее режимом работы. Для других групп нужно будет создать собственные календари. Внимание В MS Project есть возможность создавать и групповые базовые , и личные календари. Последние отражают персональное расписание сотрудников и содержат персональные выходные дни, например больничные. Поэтому при создании базового календаря в него следует. Специфические настройки заносятся в личный календарь каждого сотрудника. Работа с календарями осуществляется в диалоговом окне Change Working Time Изменить рабочее время рис. Открывается оно одноименной командой, находящейся в меню Tools Сервис. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта. Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Project Тематика: Самоучители по офисным пакетам. Введение Установка, запуск и настройка Таблицы Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах Диаграмма Ганта Сетевые графики Календарь и график ресурсов Диаграммы использования задач и ресурсов Представления и формы Основы планирования и подготовка к составлению плана Планирование проектов. Составляющие проектного плана Проектный треугольник Планирование проекта в MS Project. Планирование работ Планирование ресурсов и создание назначений Дополнительная информация о задачах и ресурсах Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта Анализ рисков Согласование плана проекта:
Наиболее удобным средством создания и управления проектами является Microsoft Project, который позволяет легко вводить и корректировать график работ, необходимых для достижения целей, поставленных перед проектом. С помощью Microsoft Project вы можете рассмотреть свой проект в любой перспективе и быстро перейти от одного представления к другому. Управление проектом заключается в отслеживании состояния работ и определении, выполняются ли они в соответствии с планом. Если выполнение отстает от плана, то следует либо изменить план, либо принять меры для ликвидации задержки. Microsoft Project автоматически откорректирует план в соответствии с внесенными вами изменениями. Программа также предоставит информацию о том, какие ресурсы перегружены, и какие работы не могут быть выполнены в срок. С помощью различных режимов просмотра информации о проекте и отчетов вы быстро определите виды работ, выполнение которых задерживается или стоимость которых превышает бюджет. Программное обеспечение календарного планирования. Когда довольно сложная работа должна быть завершена к определенному сроку, то важными факторами являются время и материальные ресурсы. Ими можно управлять с помощью метода, известного под названием метод критического пути. Критические Critical Tasks - это такие работы, задержка выполнения которых может отразиться на сроках завершения проекта. Критические работы образуют критический путь Critical path. Задержка выполнения работ, которые не являются критическими, не повлияет на срок окончания проекта. Метод критического пути - стандартный метод определения критических работ. Он базируется на математической модели, которая учитывает связь между видами работ, их длительностями и условиями доступности ресурсов. Microsoft Project позволяет быстро определить критический путь и сосредоточить особое внимание на критических работах. С помощью метода критического пути можно также прогнозировать и оптимизировать трудовые затраты. Например, если мы сделаем теплообменник за две недели, то это не отразится на сроках его поставки, определенных в три недели, зато тогда мы сможем освободившихся инженеров использовать для завершения другой работы. Этот анализ можно сделать и вручную, но Microsoft Project выполнит это гораздо быстрее и лучше и при необходимости позволит ежедневно контролировать развитие событий. Microsoft Project предлагает различные средства для создания и ведения проекта. Одним из наиболее удобных инструментов является диаграмма Гантта Gantt Chart рисунок 1 , на которой каждая работа представляется в виде полосы, расположенной на временной шкале. Другим мощным инструментом, который использует Microsoft Project, является ПЕРТ-диаграмма PERT Chart рисунок 2 PERT - Programme Evaluation and Review Technique - Программа оценки и руководства разработками. ПЕРТ-диаграмма, называемая также сетевой, отображает зависимости между отдельными видами работ. Каждая работа на этой диаграмме представлена в виде прямоугольника, внутри которого содержится информация о ее названии, сроках начала и окончания, длительности и др. Связи между видами работ отображаются стрелками. ПЕРТ-диаграмма PERT Chart будет для вас наиболее информативна, когда вам требуется сосредоточить внимание на связях между видами работ. После того как определена цель проекта, следует найти лучший путь ее достижения. Чтобы сделать это, необходимо составить список работ, которые нужно выполнить для достижения цели и установить продолжительность каждой работы. Затем вся эта информация должна быть введена в программу Microsoft Project для создания графика выполнения работ. В зависимости от цели проекта планирование работ может вестись от даты его начала или от той даты, к которой проект должен быть завершен. Например, если проект предусматривает подготовку к выставке, то он должен быть завершен за несколько дней до ее начала, так как открытие выставки отложить нельзя. В этом случае график выполнения работ будет составляться от конечной даты. Большинство задач для своего выполнения требуют ресурсов: Поэтому на следующем этапе создания проекта следует указать, какие ресурсы будут использованы. Ресурсы могут быть определены для каждого вида работ и в дальнейшем при необходимости в любое время изменены. Обычно Microsoft Project вычисляет продолжительность каждого вида работ, основываясь на количестве назначенных ресурсов. Кроме того, программа может предоставить информацию, которая поможет управлять ресурсами. Например, Microsoft Project может определить, кто из работников должен работать сверхурочно и каких затрат это потребует. После того как ресурсы назначены, следует определить и ввести планируемую стоимость каждого ресурса или вида работ, на основании которой будет вычислена общая стоимость проекта. После создания первоначального варианта проекта может оказаться, что он не в полной мере отвечает вашим целям. Например, проект может оказаться слишком продолжительным или его стоимость слишком высокой. Для решения этих проблем следует оптимизировать график выполнения работ и стоимость ресурсов. Когда создание проекта будет закончено и начнется выполнение работ, появится возможность отслеживать ход его реализации и оперативно корректировать график работ и фактические затраты. Для совместной работы с Microsoft Project впервые представлен новый продукт - Microsoft Project Central, который представляет собой приложение для совместного управления проектами с помощью средств Web, который позволяет двунаправленное общение между всеми участниками проекта, а также предоставление данных по проекту лицам, на компьютере которых Microsoft Project не установлен. При совместной работе с Microsoft Project, Microsoft Project Central позволит сделать управление проектами гораздо более понятной и доступной деятельностью для максимально широкого круга пользователей. Совместный контроль хода работ с использованием Microsoft Project Central представлен можно представить в виде таблицы 2. Интерфейс с программами календарного планирования. С его помощью члены команды могут следить за своим назначением на задачи, вводить данные о прогрессе и направлять их руководителю проекта. Члены команды могут контролировать и доводить до руководства количество часов, реально затраченных на выполнение каждой из назначенных им задач. В случаях, когда затраченное время рассчитать трудно или нецелесообразно, выполнение задач может быть оценено в процентах. Руководители проекта могут тратить меньше времени на администрирование, задав правила автоматического принятия данных по трудозатратам, процентам выполнения задач или любой другой информации в пользовательских полях. Пользователи могут самостоятельно создавать форматы отчетов и запросов, а также запрашивать и получать информацию об обновлении статуса членов команды, которую Microsoft Project Central автоматически вставляет в групповые отчеты. С его помощью администраторы проекта могут лучше контролировать порядок назначения времени, когда члены команды не работают над проектом, форматы обзоров, стили форматирования и режимы безопасности, что позволяет обеспечить необходимую последовательность при управлении проектами и формировании организационных структур. Для успешного управления проектами необходимо экономически эффективное и своевременное выполнение их в соответствии с бизнес-целями организации. Управление проектами поможет вашей организации добиться высоких результатов в бизнесе за счет предоставления участникам проекта необходимой инфраструктуры и программных средств, позволяющих вести совместную работу, эффективно использовать накопленный опыт и получать информацию, необходимую для высокопроизводительной работы. Microsoft Project Server предлагает организациям расширяемую технологическую платформу, обеспечивающую надежную разработку наиболее эффективных приемов управления проектами и позволяющую успешно распространять их в корпоративном масштабе. Microsoft Project Server -- это централизованное хранилище для стандартизованных данных о проектах и ресурсах. Он предоставляет группам удобный доступ к важнейшей бизнес-информации через свой веб-интерфейс -- Microsoft Project Web Access. Предлагая мощные веб-средства для совместной работы, анализа и составления отчетов, Microsoft Project Web Access позволяет всем участникам проекта членам групп, менеджерам ресурсов и руководителям всегда быть в курсе того, как проходит работа над проектом. Обеспечивая безопасность и быстродействие на корпоративном уровне, Microsoft Project Server предлагает настраиваемую основу, позволяющую организациям успешно разрабатывать технологии управления проектами и адаптировать их к бизнес-системам, имеющимися в настоящее время, и к тем, которые появятся в будущем. Продукт Microsoft Project включает как настольное приложение, доступное в двух редакциях: Microsoft Project Standard и Microsoft Project Professional, так и серверный продукт: Microsoft Project Server и Microsoft Project Server Client Access License CALs Он поможет им динамически планировать и управлять имеющимися ресурсами. Новый интерактивный Project Guide поможет быстро освоить продукт и начать работу над реальными проектами. Совместное использование Microsoft Project Standard и Microsoft Project Server позволяет рабочим группам получать информацию по проекту и вести оперативные обсуждения. В дополнение к функциональности стандартной редакции Microsoft Project Professional обеспечивает масштабируемое и адаптируемое решение для организации, что при использовании совместно с Microsoft Project Server позволяет создать мощную систему планирования и отчетности на уровне корпорации. Для каждого пользователя, обращающегося к Microsoft Project Server, в обязательном порядке должна быть приобретена лицензия Microsoft Project Server CAL, которая дает возможность просматривать, обновлять, анализировать информацию по проекту, своевременно предоставлять отчеты и отслеживать их прохождение. Microsoft Project Standard - идеальное средство для бизнес-менеджеров. Хотя Microsoft Project был всегда был рассчитан на профессиональных менеджеров в области управления проектами, тем не менее, Microsoft Project едва ли не единственное качественное средство управления проектами для бизнес-менеджеров. Бизнес-менеджеры такие как менеджеры маркетинга или менеджеры сервиса, обычно не являются профессиональными специалистами в проектном менеджменте, однако данные менеджеры вынуждены вести проекты в силу специфики своей деятельности. Например, маркетинговая компания обычно представляет собой проект, который надо спланировать, отследить его исполнение и т. Для бизнес-менеджеров требуется интуитивное в использовании и доступное по цене средство управления проектами Именно таким продуктом является Microsoft Project Standard. Элементарные действия должны выполняться элементарно. Хочется отметить, что профессиональные менеджеры проектов тоже люди и их совсем не радует, когда элементарные действия требуют большого количества сложных операций и предварительно изучения. Конечно, сложные методы планирования требуют от специалиста подготовки и не могут быть реализованы за 5 минут, однако элементарные действия должны выполняться элементарно. Microsoft Project изначально был задуман как средство не более сложное в управлении, чем Microsoft Excel, не даром Microsoft Project считается частью Microsoft Office. Простота использования Microsoft Project всегда была его преимуществом, однако в версии Microsoft Project были сделаны принципиальные улучшения. Поддержка Microsoft Office XP. Прежде всего отметим, что Microsoft Project полностью поддерживает новые средства улучшенного интерфейса пользователя Microsoft Office XP и интегрирован с его приложениями. Специалисты Microsoft это комментируют так: Из новинок Microsoft Office XP наиболее полезна для пользователей Microsoft Project система подсказок SmartTags. Неназойливый и полезный SmartTags. В предыдущих версиях Microsoft Project уже существовала хорошо продуманная система подсказок. Если пользователь делал действие в проекте похожее на ошибку, или если Microsoft Project понимал, что может предложить быстро завершить начатое действие без рутинных операций, появлялось специальное окно, в котором предлагались на выбор рекомендации к исполнению. Это чрезвычайно удобная функция решающая много типовых проблем особенно в назначении сроков и ресурсов. Система SmartTags является отличным интерфейсным решением. В сравнении с обычными подсказками Smart Tags не назойлив, он просто ставит отметку у элемента проекта, который кажется подозрительным. Если пользователь захочет, то вызовет подсказку щелкнув мышью по метке SmartTags. Подсказки Microsoft Project я сразу отключил, а вот подсказки Microsoft Project в виде SmartTags я нашел очень удобными. Управление проектами в области информационных технологий [Пер. Очень серьезные улучшения сделаны в Web-интерфейсe средств групповой работы, он стал соответствовать стандарту Microsoft Web Office Application. В предыдущем сервере групповой работы Microsoft Project Central организация интерфейса была далека от интуитивной, кроме того, английский язык был сильным препятствием для рядовых участников проектов. В новой версии Microsoft сделал интерфейс более логичным и убрал второстепенные элементы в дополнительные окна. Новый Microsoft Project Server уже имеет русскую версию. Web-интерфейс стал достаточно интуитивным даже для неподготовленного пользователя. Для менеджеров тоже приятная новость: Microsoft Project всегда поставлялся с весьма качественными методическими материалами по ведению проектов. Теперь данная документация будет доступна и на русском языке в составе русской версии Microsoft Project Однако документация это только статический текст, интерактивное обучение возможно было только с преподавателем. Во-вторых, в Microsoft Project интерактивное руководство можно адаптировать специально под бизнес-процессы организации и отразить в нем обязательные регламенты по ведению проектов для всех менеджеров. Это очень важная функция, которая также поддерживается системой шаблонов проектов как частных, так и корпоративных Enterprise Template. Основными отличительными особенностями Time Line 6. В Time Line 6. Все основные объекты базы данных объединены в окне OverView в соответствующих разделах. С помощью данного окна можно просмотреть структуру базы данных проекта и осуществить доступ к любому элементу, а также создать свои пользовательские элементы в списках. Недостатком данных средств является отсутствие возможностей описания и отображения иерархии ресурсов организации. Стандартные возможности генерации табличных отчетов по проекту дополнены возможностями включаемой в поставку Time Line 6. Более 30 заготовок стандартных отчетов управления проектами в формате Cristal Reports включены в систему. Полезной дополнительной возможностью системы являются средства создания собственных формул в электронной таблице Time Line. Перейти к загрузке файла. Главная Менеджмент Задачи оптимизации календарного плана реализации проекта.
https://gist.github.com/69cb7cb42e285ecf1e122fdaab6ddf48
https://gist.github.com/5224469c3bd7ff7f2d8fcb4c1d77eb3b
https://gist.github.com/f36f05a2ba85be970a73ecb3d5bd5cc4