Ссылка на файл: >>>>>> http://file-portal.ru/Форма месячного плана/
Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 19 )
КВАРТАЛЬНОЕ И МЕСЯЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
Как составить план на месяц
Главной задачей менеджера является эффективное влияние на процесс производства на предприятии. Результаты его деятельности оцениваются по уровню выполнения производственных задач предприятия. Но формы проявления производственной деятельности такие разнообразные, что непосредственное участие менеджера во всех просто невозможно. Поэтому он должен выбрать такие звенья производственной цепочки, по которым можно влиять на весь процесс. Кроме того, менеджер должен правильно распределить рабочее время для решения текущих и перспективных задач, определить функции между работниками, делегировать им часть полномочий и обязанностей, выбрать эффективную форму собственного участия. Важным условием рационального использования рабочего времени менеджера является планирование личной работы. Отдельно формулируется содержание задач, которые будет решать менеджер лично, порядок выполнения, координация усилий и система контроля. В плане точно определяется срок выполнения работы и время, необходимое для этого. Работы, которые выполняет менеджер, лично подразделяются на периодические, такие повторяющиеся и такие, внезапно возникают. Работы повторяющихся - это служебные командировки, обучение, совещания и посещение других организаций. Затраты времени на их выполнение также планируются точно. Работы, возникают внезапно, в плане предсказать невозможно. Для этого необходимо проектировать резерв времени на их выполнение, а если его будет недостаточно, то уменьшить затраты времени на запланированные работы, перенести на другое время или поручить их выполнение ответственному работнику аппарата управления. В месячных планах затраты времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах; в декадных недельных отражаются все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения. Перспективное стратегическое управления определяет цель, структуру и объемы производства на долгосрочный период рис. Линейно-календарная форма перспективного годового плана работы менеджера. Здесь менеджер должен компетентно и заблаговременно определять цели перед коллективом и создавать условия для их выполнения. Все затраты рабочего времени менеджера следует рассматривать как затраты времени на решение текущих и перспективных задачи. От правильного распределения времени так или иначе зависит уровень реального влияния менеджера на процесс производства и эффективность его работы. Для этого менеджер соответствующего уровня должен четко представлять цель и содержание работ. Решение оперативных и стратегических задач требует участия менеджеров всех уровней управления. Но формы и методы на разных уровнях управления разные. Они и лежат в основе распределения затрат времени по рангам менеджеров и в значительной степени определяют эффективность их личной работы и работы коллектива в целом. Цель оперативного планирования - составления последовательности, достижения взаимной согласованности выполнения всех видов руководящей деятельности, обеспечение максимальной реализации творческого потенциала и эффективного использования собственного времени, уменьшение напряжение в личной работе, так и учреждения в целом. К текущему оперативного управления относят работы по организации производственных процессов в каждом конкретном участке работы в течение рабочего дня, недели, декады. Основными критериями оценки текущего управления является верность и своевременность принимаемых решений, скорость доведения их до исполнителей и обеспечения точного и своевременного выполнения. Таким образом, цель оперативного управления производственными процессами заключается в обеспечении организационной устойчивости всех элементов системы, которой руководят, для своевременного выполнения задач организации. Необходимость быстрого и компетентного решения различных оперативных задач с учетом интересов всего предприятия требует участия руководителя. Ведь если он будет заниматься только перспективными вопросами, то постепенно утратит четкое представление о состоянии дел на предприятии, а также контроль за состоянием производства. Если руководитель берет на себя решение всех оперативных вопросов, то это приводит к негативным последствиям, ведь снижается ответственность и инициатива подчиненных, резко возрастает количество управленческих задач, которые физически одному руководителю невозможно выполнить. Поэтому часть вопросов остается нерешенными, а качество принятых решений снижается. Поэтому руководитель должен найти формы передачи права на принятие оперативных решений менеджерам и специалистам, оставляя за собой право на решение наиболее существенных срочных задач. Исключением является оперативное планирование, которое должно быть под постоянным контролем руководителя, так как от этого зависит ритмичность и согласованность всех производственных процессов. При составлении краткосрочных планов определяется центральная, наиболее трудоемкая проблема периода, которая должна быть решена в его рамках; задачи, выходящие за его пределы и к решению которых нужно приступить; возможные трудности. В месячных планах нужно учитывать критические дни и личные биоритмы - физический, эмоциональный и интеллектуальный, составляющие соответственно 23,28 и 33 дня. На положительные фазы этих периодов планируются дела, требующие повышенных нагрузок. Учет принципа повышенной работоспособности необходимо и в дневном плане. У большинства людей есть два ее пики-с 9 до 13 и с 16 до 18 часов. В настоящее время необходимо планировать наиболее сложную и ответственную работу. Дневной план должен включать решение не более десяти проблем, в частности, трех первоочередных. Важнейшие, а также самые неприятные дела планируются на утренние часы, с тем чтобы к вечеру их удалось завершить. Однородные задачи группируются блоками. Это позволяет не "перескакивать" с одной проблемы на другую и экономить время. Дневные планы использования времени должны состоять в письменной форме, поскольку так труднее игнорировать заложенные в них дела. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четче распределять работу, делать ее более целенаправленной. Составление плана следует начинать накануне вечером в несколько этапов. Сначала формулируются задачи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного декадного планов не решены из плана предыдущего дня, такие, которые не планируются заранее через повторяемость непредсказуемы. Затраты времени на них определяются с учетом возможного способа их решения. В дневном плане планируются "окна" на случай неожиданных проблем и десятиминутные перерывы после каждого времени работы. Затем еще раз уточняется приоритетность задач; выделяются те из них, за которые пора решительно браться, и уточняется, кому из подчиненных, и, что можно поручить. Утром составленный накануне план еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть новые обстоятельства, которые появились внезапно например, документы, поступившие за ночь. Как и любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким; в нем жестко регламентируются только вопросы, связанные с приглашением людей, например, совещания, прием посетителей и тому подобное. Планирование времени способствует повышению эффективности использования рабочего времени. Считается, что его лучше начинать в одно и то же время, поскольку человек является рабом своих привычек. Важно, чтобы руководитель начинал свой рабочий день раньше подчиненных и к их приходу мог уточнить задачи и принять меры для преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня - легкие. Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные конечно приходят с просьбой о помощи и разъяснения тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине дня лучше заниматься несложными делами, например просмотром почты или решением проблем, появившихся утром. Для экономии времени следует избегать импульсивных поступков и не отвлекаться по возможности на возникающие проблемы, требующих новых действий. Фиксация материала полезна также в случае внезапных перерывов в работе, поскольку позволяет быстрее вернуться к ней. Многие мероприятия в работе менеджера ежегодно повторяются. Поэтому секретарь или сам менеджер может спланировать на день, декаду, месяц повторяющиеся мероприятия:. На большое количество дней в году уже предварительно запланировано определенные мероприятия. Это следует учитывать при недельном и месячном планировании. При этом важно решить, на каком мероприятии менеджер будет присутствовать, а на каких его может заменить подчиненный. При наличии годового плана можно приступить к планированию рабочего времени на ближайшие два месяца, позволяет установить достаточный обзор работ, которые переходят из месяца в месяц. Аналогично эффективно двухнедельный план с указанием даты, времени и срока выполнения того или иного мероприятия. При планировании времени целесообразно пользоваться методом выявления ключевых сфер задач, функций. Менеджер должен решить, какие из них следует считать самыми важными в работе, личной жизни: Необходимо определить, чего менеджер хочет добиться в каждой из выделенных сфер в течение недели, месяца, года. В связи с этим планируются конкретные мероприятия. Менеджер, не обдумывает меры по управлению временем, попадает в цейтнот, что в свою очередь вызывает сильнее психическое напряжение, стресс и неудовлетворенность результатами работы. В практике управления известны ряд факторов деятельности менеджеров, которые негативно влияют на управление временем и планомерность в работе. Одним из них является медлительность - главный враг успешной работы. Обычно медлительность в работе появляется тогда, когда сталкиваешься с делом, которое является неприятной или сложной или порождает неопределенность. Ощущение "неприятности" заставляет откладывать документ или деловой бумагу в нижний ящик стола в надежде, что "обойдется" и реагировать, в конце концов, не придется. Часто менеджер может откладывать решение сложных задач, не зная, как к ним подступиться. В случае неясности проблемы менеджер находится в растерянности и нерешительности. Неопределенная ситуация заставляет его проводить бесконечные консультации, совещания, собирать дополнительную информацию, требовать отсрочек и тому подобное. Однако время идет, и работа может остаться не выполнено, или завершиться в более поздний срок. Негативно влияют на управление временем систематические опоздания менеджера из-за задержек в пути, отсутствие четких записей о проведении совещаний, бесед, встреч с деловыми людьми и собственными сотрудниками, из-за недостаточной личную собранность и пунктуальность в работе. Следует также отметить негативное влияние на эффективность использования рабочего времени фактора, связанного с недостаточно научно обоснованным обустройством рабочего места менеджера: Осложняет положение низкая квалификация секретаря референта, помощника , что негативно влияет на производительность труда менеджера. Следовательно, необходимо контролировать и анализировать затраты времени на выполнение отдельных видов работ рис. Таким образом, степень участия и затрат времени руководителя организации на оперативное управление необходимо оценивать не количеством решенных им вопросов непосредственно в ходе производственного процесса и затратами времени, а его действиями, направленными на повышение работоспособности и самостоятельности подразделений, конкурентоспособности организации. Время, затраченное менеджером на оперативное управление, не может быть жестко регламентированным и нормированным. Его величина зависит от факторов, основными из которых являются: В таких случаях руководитель должен быть максимально свободным от решения мелких вопросов. Для облегчения оперативного планирования менеджер разрабатывает график работ, в котором устанавливается четкий распорядок рабочего времени дня, недели. Оперативное планирование личной работы менеджера осуществляется еженедельно. Это план "на сегодня", "на завтра". Он содержит "тематический" перечень дел, которые надо решать оперативно в определенный срок рис. Линейно-календарная форма недельного планирования работы менеджера. Рабочие планы и графики менеджера должны быть скоординированными с планами и графиками высшего руководства и, в свою очередь, может быть базой для разработки планов низшего уровня управления или личных планов подчиненных. Оперативное планирование работы как правило, осуществляется не более, чем на неделю. Оно является эффективным инструментом в борьбе с нерациональными затратами времени, если строится на основе годовых, квартальных, месячных планов и вписаться в график работ. Значительно облегчает оперативное планирование и организацию времени менеджера установления определенного регламента, четкого распределения времени. Режим разделяет сутки на определенные отрезки времени, отведенные для работы, самообразования, отдыха. После построения общего режима работы можно рассчитывать реальный фонд рабочего времени и переходить к планированию дел на определенный период. Завершаются начатые дела и устраняются нецелевые затраты времени и высвобождается время для само-менеджмента. На основе высокого профессионализма и авторитета создается благоприятный микроклимат в коллективе и осуществляется объективная самооценка результатов деятельности организации. Главная Менеджмент Офисный менеджмент. В личном плане работы менеджер определяет: Периодические работы повторяются ежедневно, еженедельно, ежемесячно в определенном ритме; - Работа по документам и; - Совещания; - Прием специалистов и работников организации; - Прием посетителей; - Работа в подразделениях Время выполнения периодических работ должен определяться точно. План работы менеджера состоит на различные сроки: В месячных планах затраты времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах; в декадных недельных отражаются все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения Перспективное стратегическое управления определяет цель, структуру и объемы производства на долгосрочный период рис. Линейно-календарная форма перспективного годового плана работы менеджера Здесь менеджер должен компетентно и заблаговременно определять цели перед коллективом и создавать условия для их выполнения. Линейно-календарная форма месячного плана работы менеджера приведена на рис. Линейно-календарная форма месячного плана работы менеджера Все затраты рабочего времени менеджера следует рассматривать как затраты времени на решение текущих и перспективных задачи. Поэтому секретарь или сам менеджер может спланировать на день, декаду, месяц повторяющиеся мероприятия: Анализ затрат времени на выполнение конкретных видов работ Таким образом, степень участия и затрат времени руководителя организации на оперативное управление необходимо оценивать не количеством решенных им вопросов непосредственно в ходе производственного процесса и затратами времени, а его действиями, направленными на повышение работоспособности и самостоятельности подразделений, конкурентоспособности организации. Линейно-календарная форма недельного планирования работы менеджера Рабочие планы и графики менеджера должны быть скоординированными с планами и графиками высшего руководства и, в свою очередь, может быть базой для разработки планов низшего уровня управления или личных планов подчиненных. Результаты качественного оперативного планирования времени менеджера следующие:
Сонник мерить бюстгальтер
Где собирается киа рио
Как делать спринцевание хлоргексидином в домашних условиях
Виды и формы планирования в ДОУ
Расписания поездов дальнего следования ижевск
Статья 138 налогового кодекса рф
Бутасал 100 инструкция
1.4 Составление месячного плана
Платная дорога в шереметьево на карте
Трц пионер улан удэ кинотеатр расписание
Виды и формы планирования в ДОУ
Парни сосут член новы рассказы
Сонник лежать в постели с мужчиной
Признаки и структура политической партии
1.4 Составление месячного плана
Ходи результаты эмпирического исследования