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<# |
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$Metadata = @{ |
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Title = "Send Mail Report Of Unchecked SharePoint Files" |
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Filename = "Send-MailReportOfUncheckedSharePointFiles.ps1" |
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Description = "" |
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Tags = "" |
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Project = "powershell, script, sharepoint, report, unchecked, file" |
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Author = "Janik von Rotz" |
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AuthorContact = "http://janikvonrotz.ch" |
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CreateDate = "2013-11-14" |
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LastEditDate = "2013-01-13" |
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Url = "" |
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Version = "2.1.0" |
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License = @' |
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This work is licensed under the Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Switzerland License. |
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To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ch/ or |
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send a letter to Creative Commons, 444 Castro Street, Suite 900, Mountain View, California, 94041, USA. |
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'@ |
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} |
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#> |
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try{ |
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#--------------------------------------------------# |
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# modules |
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#--------------------------------------------------# |
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Add-Type -AssemblyName System.Web |
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if((Get-PSSnapin 'Microsoft.SharePoint.PowerShell' -ErrorAction SilentlyContinue) -eq $null){Add-PSSnapin 'Microsoft.SharePoint.PowerShell'} |
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Import-Module ActiveDirectory |
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#--------------------------------------------------# |
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# settings |
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#--------------------------------------------------# |
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$Config = Get-PPConfiguration |
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$SPSiteFilter = $Config | %{$_.Content.Script.SharePoint.SiteCollection} | where{$_.Feature -contains "ReportUncheckedFiles"} | %{$_.Url} |
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$MailConfig = $Config | %{$_.Content.Script.SharePoint.Mail} | select -First 1 |
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#--------------------------------------------------# |
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# main |
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#--------------------------------------------------# |
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# get unchecked files |
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$UncheckedFilesByEmail = Get-SPSite | where{$SPSiteFilter -contains $_.Url} | Get-SPWeb -Limit All | %{ |
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$SPWeb = $_ |
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$_.lists | %{ |
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$_.CheckedOutFiles | %{ |
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$_ | select *, @{L="FileUrl";E={$SPWeb.Site.Url + "/" + $_.Url}}, @{L="SiteUrl";E={($SPWeb.Site.Url + "/" + $_.Url) -replace "[^/]+$",""}} |
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} |
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} |
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} | sort CheckedOutByEmail |
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# create mails for owner |
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$UncheckedFilesByEmail | Group-Object CheckedOutByEmail | %{ |
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$Subject = "$($_.Count) nicht eingecheckte Dateien auf dem SharePoint" |
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$BodyTable = $($_.group | select @{L="Name";E={$_.LeafName}}, @{L="FileUrl";E={"<a href='$($_.FileUrl)'>$($_.FileUrl)</a>"}}, @{L="SiteUrl";E={"<a href='$($_.SiteUrl)'>$($_.SiteUrl)</a>"}}, TimeLastModified, @{L="Size";E={Format-FileSize $_.Length}} | where{$_.TimeLastModified -lt $(Get-Date).AddDays(-7)}) |
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if($BodyTable){ |
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$Body = @" |
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<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Strict//EN" "http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-strict.dtd"> <html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml"> <head> <style> |
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body{ |
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font-size: 11pt; |
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font-family: Calibri |
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} |
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table { |
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margin: 1em; |
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border-collapse: collapse; |
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} |
|
td, th { |
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margin: 0.3em; |
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border: 1px #ccc solid; |
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} |
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</style></head><body> |
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<p>Guten Tag $($_.Group[0].CheckedOutByName)</p> |
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<p>Sie erhalten diese E-Mail, weil Sie im Besitz von nicht eingecheckten Dateien sind,</br> |
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welche als letztes vor einer Woche oder früher bearbeitet worden sind.</p> |
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<p>Diese Dateien sind für andere weder bearbeitbar noch sichtbar, da diese noch nie eingecheckt worden sind.</br> |
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Das Ein- und Aus-Checken gehört zum SharePoint Dokument Bearbeitungsprozess</p> |
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<p>Wir bitten Sie diese Dateien einzuchecken oder zu löschen.</p> |
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<p>Untersützung zu diesem Thema erhalten Sie <a href="http://office.microsoft.com/de-ch/sharepoint-workspace-help/auschecken-und-einchecken-von-dokumenten-in-ein-dateitool-HA010356922.aspx">hier</a>.</p> |
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<h2>Übersicht Ihrer nicht eingecheckten Dateien</h2> |
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$($BodyTable | ConvertTo-Html -Fragment) |
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<p>ACHTUNG! Dieses E-Mail wurde von einem unbeaufsichtigtem Konto verschickt, Antworten an den Sender dieser E-Mail werden nicht bearbeitet.</p> |
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</body></html> |
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"@ |
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Write-PPEventLog -Message "Send Mail to: $($_.Name) with subject: $Subject" -Source "Send Mail Report Of Unchecked SharePoint Files" -WriteMessage |
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Send-MailMessage -To $_.Name -From $MailConfig.From -Subject $Subject -Body ([System.Web.HttpUtility]::HtmlDecode($Body)) -SmtpServer $MailConfig.SmtpServer -BodyAsHtml -Priority High -Encoding ([System.Text.Encoding]::UTF8) |
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} |
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} |
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# send mail report to sharepoint administrator |
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$Config | %{$_.Content.Script.SharePoint.ADUserAndGroupSPAdministrators} | where{$_} | %{ |
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Get-ADObject -Filter {Name -eq $_} | %{ |
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if($_.ObjectClass -eq "user"){ |
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Get-ADUser $_.DistinguishedName -Properties Mail, DisplayName |
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}elseif($_.ObjectClass -eq "group"){ |
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Get-ADGroupMember $_.DistinguishedName -Recursive | Get-ADUser -Properties Mail, DisplayName |
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} |
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} |
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} | %{ |
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$Subject = "$($UncheckedFilesByEmail.Count) nicht eingecheckte Dateien auf dem SharePoint" |
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$BodyTable = $($UncheckedFilesByEmail | select @{L="Name";E={$_.LeafName}}, @{L="FileUrl";E={"<a href='$($_.FileUrl)'>$($_.FileUrl)</a>"}}, @{L="Owner";E={$_.CheckedOutByEmail}}, @{L="SiteUrl";E={"<a href='$($_.SiteUrl)'>$($_.SiteUrl)</a>"}}, TimeLastModified, @{L="Size";E={Format-FileSize $_.Length}}) |
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|
|
if($BodyTable){ |
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$Body = @" |
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<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Strict//EN" "http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-strict.dtd"> <html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml"> <head> <style> |
|
body{ |
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font-size: 11pt; |
|
font-family: Calibri |
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} |
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table { |
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margin: 1em; |
|
border-collapse: collapse; |
|
} |
|
td, th { |
|
margin: 0.3em; |
|
border: 1px #ccc solid; |
|
} |
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</style></head><body> |
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<p>Guten Tag $($_.DisplayName)</p> |
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<p>Sie erhalten diese E-Mail zur Übersicht von nicht eingecheckten Dateien.</p> |
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<p>Diese Dateien sind für andere weder bearbeitbar noch sichtbar, da diese noch nie eingecheckt worden sind.</br> |
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Das Ein- und Aus-Checken gehört zum SharePoint Dokument Bearbeitungsprozess</p> |
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<h2>Übersicht Ihrer nicht eingecheckten Dateien</h2> |
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$($BodyTable | ConvertTo-Html -Fragment) |
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<p>ACHTUNG! Dieses E-Mail wurde von einem unbeaufsichtigtem Konto verschickt, Antworten an den Sender dieser E-Mail werden nicht bearbeitet.</p> |
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</body></html> |
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"@ |
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Write-PPEventLog -Message "Send Mail to: $($_.Mail) with subject: $Subject" -Source "Send Mail Report Of Unchecked SharePoint Files" -WriteMessage |
|
Send-MailMessage -To $_.Mail -From $MailConfig.From -Subject $Subject -Body ([System.Web.HttpUtility]::HtmlDecode($Body)) -SmtpServer $MailConfig.SmtpServer -BodyAsHtml -Priority High -Encoding ([System.Text.Encoding]::UTF8) |
|
} |
|
} |
|
}catch{ |
|
|
|
Write-PPErrorEventLog -Source "Send Mail Report Of Unchecked SharePoint Files" -ClearErrorVariable |
|
} |
