Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм
Типовая инструкция. Делопроизводство
Типовая инструкция. Делопроизводство
Типовая инструкция. Делопроизводство
Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм
Типовая инструкция. Делопроизводство
Приложение 8 Форма протокола. Приложение 10 Форма акта. Приложение 20 Форма описи дел постоянного хранения дел долговременного хранения или дел по личному составу. Требования к оформлению документов;. ГОСТ Р ИСО Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Минкультуры России от ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Одобрена коллегией Главархива СССР Приказ Главархива СССР от Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД, Одобрены решением Коллегии Росархива от Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Федеральной архивной службой России. Постановление Правительства Российской Федерации от Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа ГОСТ Р Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа ГОСТ Р Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку ГОСТ Р Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ГОСТ Р Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления ГОСТ Р Документ, поступивший в учреждение ГОСТ Р Официальный документ, отправляемый из учреждения ГОСТ Р Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации ГОСТ Р Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием ГОСТ Р Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению ГОСТ Р Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов ГОСТ Р Документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, решений, входящих и исходящих документов и т. Реквизит документа, кратко излагающий его содержание ГОСТ Р Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов ГОСТ Р Срок, установленный нормативно- правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией ГОСТ Р Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы ГОСТ Р Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке ГОСТ Р Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения ГОСТ Р Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке ГОСТ Р Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования ГОСТ Р Первый или единичный экземпляр официального документа ГОСТ Р Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица ГОСТ Р Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед предприятием. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, заседаниях, конференциях. Правовой акт, издаваемый руководителем подразделения по вопросам, входящим в его компетенцию. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение ГОСТ Р Обязательный элемент оформления официального документа ГОСТ Р Обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-либо, уведомления о чем-либо. Вид служебного документа о выполнении какой-либо работы и направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению. Вид служебного документа, поясняющий содержание отдельных положений основного документа плана, отчета, проекта и т. Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления ГОСТ Р Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения ГОСТ Р Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию ГОСТ Р Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела ГОСТ Р Любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев ГОСТ Р Поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Бланки изготавливаются на стандартных листах белой или светлых тонов бумаги формата А4 х мм. При оформлении документов компьютерным способом бланки вводятся в память электронной техники. Бланки с утратившими актуальность реквизитами изымаются из документооборота и заменяются новыми. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова страница стр. Всего существует 30 реквизитов, оформление которых регламентирует ГОСТ Р 6. Датой документа является дата его подписания для приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т. Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций две и более , то датой документа считается дата наиболее позднего последнего подписания. Датируются все стадии оформления и обработки документа. По этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом. Дата входит составной частью в реквизиты: Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно-цифровой способ оформления дат - 15 мая г. Дата оформляется без кавычек. При подготовке документа к подписанию заранее печатается год, а число проставляется руководителем, подписывающим документ. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Регистрационный номер документа является его порядковым номером в течение года с января по декабрь. Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляется буква к кадры. Регистрационный номер внутренних, исходящих документов, кроме порядкового номера, может дополняться условным обозначением индексом отдела подразделения , составившего документ, номером дела по номенклатуре, куда подшит документ или копия отправленного документа. Реквизит используется в основном для внутренних документов. Адресатом может быть организация, отдел подразделение , должностное или физическое лицо. Каждая из указанных частей адресата печатается с новой строчки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки должна не превышать см и ограничиваться правой границей текстового поля. Знаки препинания точки и запятые не ставятся. Допускается центровать каждую строчку адресата по отношению к самой длинной строке. Для внутренних документов указываются: Начальнику наименование отдела подразделения. При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. При адресовании документа юридическому лицу указывается наименование организации, затем почтовый адрес. На одном документе помещается не более 4-х адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один конкретный адрес. Список на рассылку составляется тем, кто готовил документ. После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Слово УТВЕРЖДАЮ печатается прописными буквами без кавычек. Утверждаются, как правило, следующие виды документов: Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа другим документом указываются наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата, номер, а слово УТВЕРЖДЕН о, а, ы согласовывается с видом утверждаемого документа акт - утвержден, инструкция - утверждена, правила - утверждены, положение - утверждено. Резолюция состоит из следующих элементов: По характеру текста резолюции могут быть двух видов:. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа. Инициалы исполнителя указываются после фамилии. Резолюция часто является основанием постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции. Заголовок является обязательным реквизитом любых документов за исключением извещений, телеграмм. Заголовок включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. В таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила, заголовок отвечает на вопрос: Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно. Заголовок составляется тем, кто готовит документ. Заголовок печатается без кавычек, не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится. Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" Контроль в правом верхнем углу документа. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Важнейшими требованиями к тексту являются: Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основание, цели составления документов. Во второй - решения, выводы, предложения и рекомендации. В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, в объяснительных записках, заявлениях, в большей части докладных записок текст излагается от первого лица приказываю, предлагаю, прошу. В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа правление решило. В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа постановили, решили, предлагаем , а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа Иванов возражает … и предлагает. Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. Абзац печатается, отступив пять печатных знаков от начала строки. Абзац должен быть одинаковым по всему тексту документа. Тексты документов сложных, больших по объему разделяются на части: Номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Количество номеров в нумерации не должно быть больше четырех. Если в тексте документа содержится таблица, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:. Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы с красной строки всегда в единственном числе. Если приложение в тексте не названо, его наименование дается в отметке о приложении с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:. Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:. В приложении к распорядительному документу на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут:. Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. В состав реквизита "Подпись" входят: При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:. Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений допечатывается "зам. Проставление косой черты или предлога "за" перед указанием должности не допускается. Грифом согласования оформляют внешнее согласование документа согласование вне организации. Проекты подготовленных документов перед подписанием согласовываются с заинтересованными отделами подразделениями , отдельными должностными лицами. Внутреннее согласование согласование внутри организации оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи инициалы, фамилию и дату согласования:. В случае несогласия визирующего с теми или иными пунктами документа он излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прилагает к документу. Виза согласования в этом случае оформляется следующим образом:. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части последнего листа копии отправляемого документа. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и не закрывать его подписи. Печать предприятия проставляется на подлинниках документов, подписанных руководителем организации или лицами, право подписи которым им делегировано. Печати с воспроизведенными названиями отделов канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия и т. Копия документа заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие копии подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись" и включает в себя надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи инициалы, фамилию ; дату заверения:. Заверение копий приказов, распоряжений в организации проводится работником административного отдела в соответствии с должностной инструкцией именным штампом, в оттиске которого прописывается от руки дата заверения и проставляется личная подпись работника. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, название отдела. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу оформляют от левого поля:. Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такового, краткие сведения об исполнении, слова "в дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель отдела подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части:. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа при необходимости - часы и минуты. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая дату и другие установленные поисковые данные. Применяется при использовании электронной почты. Проекты распорядительных документов готовятся отделами подразделениями по поручению руководства организации или по собственной инициативе. Срок согласования проектов распорядительных документов конкретными должностными лицами составляет один рабочий день. Проект приказа по основной деятельности по организации готовится исполнителем на бланке приказа приложение 1 не менее чем в шести экземплярах. Текст приказа реквизит 20, п. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Если приказ готовится во изменение ранее оформленного приказа, то на согласование такой проект приказа передается с копией изменяемого приказа. В распорядительной части должны содержаться перечисления предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Контроль возлагается, как правило, на вышестоящее должностное лицо. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. В приказ не включается пункт "Приказ довести до сведения …". Отделы подразделения должностные лица , до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель оформляет на обороте первого листа проекта приказа только на первом экземпляре. Начинается указатель со слова РАЗОСЛАТЬ, далее идет перечисление должностных лиц и отделов подразделений , после чего исполнитель ставит свою подпись. Состав должностных лиц, участвующих в согласовании проекта приказа, определяет руководитель отдела, подготовившего проект. Он же обеспечивает правильность оформления очередности согласования - визы согласования располагаются в последовательности, соответствующей уровням занимаемых должностей снизу - вверх. Если в процессе согласования в проект вносятся значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию после доработки. Отметка об исполнителе реквизит 27, п. При наличии приложений к приказу на первом листе приложения в верхнем правом углу пишут:. Приложение к приказу подписывается руководителем отдела подразделения , подготовившим приложение. Проект приказа обязательно сопровождается реестром на согласование приложение 4. Исполнитель вносит в соответствующую графу фамилии и инициалы должностных лиц, согласующих проект приказа, в порядке согласования. Должностные лица, визирующие проект приказа, указывают в реестре даты получения и возврата проекта, обеспечивая своевременное прохождение документа при согласовании. Приказ подписывается руководителем организации или лицом, которому данное право делегировано. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Делопроизводитель канцелярии регистрирует приказ в журнале регистрации приказов по организации, проставляет регистрационный номер и дату на самом приказе, а также на реестре согласования; делает копии приказа при необходимости , заверяет их и направляет исполнителям согласно указателю рассылки. Ознакомление с другими приказами по основной деятельности производится персоналом отдела подразделения в листах ознакомления. Оформление, согласование, подписание, регистрация приказов по административно-хозяйственным вопросам, обеспечение отделов подразделений копиями приказов осуществляются так же, как и приказов по основной деятельности. Отдел подразделение готовит проект приказа по организации о работе в выходные или праздничные дни. Привлекаемый на работу персонал подразделения на обратной стороне первого листа проекта приказа выражает свое письменное согласие на работу в выходные или праздничные дни. Ознакомление с постановлениями приказов о наказании работников производится на обратной стороне первого листа подлинника приказа в АО в трехдневный срок. Регистрационный номер приказов по административно-хозяйственным вопросам формируется из порядкового номера и буквы в,. Проекты приказов по личному составу по кадровым вопросам готовит отдел кадров на основании соответствующих документов. Оформляются проекты приказов по личному составу по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от Т-1; Т-1а; Т-5; Т-5а; Т-6; Т-6а; Т-8; Т-8а; Т; Та. Порядок согласования проекта приказа по личному составу такой же, как и приказа по основной деятельности. Подписывает приказ по личному составу руководитель организации или должностное лицо, которому это право делегировано. Отдел кадров регистрирует приказы по личному составу, делает копии приказов или выписки из приказов и направляет их в необходимые отделы подразделения. Отдел кадров выполняет работу по оформлению дел с приказами по личному составу, обеспечивает их сохранность и передачу в архив в установленном порядке п. В верхней части листа указываются наименование компании, слово ПРИКАЗ прописными буквами , наименование отдела подразделения , дата, регистрационный номер приказа. Подписывает приказ руководитель отдела подразделения. Оформление подписи производится в соответствии с требованиями настоящей инструкции, п. Подлинник первый экземпляр приказа, подписанный руководителем отдела подразделения , не выдается в другие отделы. При необходимости делаются копии приказа, которые предоставляются по назначению. Подлинники первые экземпляры приказов подшиваются в дела, включенные в номенклатуру дел данного отдела подразделения , и хранятся в этом отделе подразделении в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел. Проект распоряжения по организации готовится на бланке приложение 2 не менее чем в шести экземплярах. В проекте распоряжения по организации указываются те же реквизиты, что и в приказе по основной деятельности. Констатирующая часть распоряжения отделяется от распорядительной части словом ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек, затем ставится двоеточие. Подписывается распоряжение по организации руководителем организации, директором техническим, заместителями руководителя. Исполнитель оформляет указатель рассылки на обороте первого листа первого экземпляра, подписывает его. Делопроизводитель канцелярии АО регистрирует распоряжение в журнале регистрации распоряжений, проставляет регистрационный номер и дату на распоряжении и на реестре согласования. Подлинник распоряжения подшивается в дело. Делопроизводитель канцелярии АО делает копии распоряжений при необходимости и направляет их согласно указателю рассылки. Подписывает распоряжение руководитель отдела подразделения. Оформление подписи производится в соответствии с требованиями п. Распоряжение регистрируется в отделе подразделении ответственным за делопроизводство в подразделении. Подлинник распоряжения подшивается в дело, включенное в номенклатуру дел данного отдела подразделения , и хранится в подразделении в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел. На первом листе решения указывается вверху наименование организации. Вид документа РЕШЕНИЕ должность руководителя печатается прописными буквами. Текст имеет констатирующую и распорядительную части, разделяемые словом РАЗРЕШАЮ, которое печатается прописными буквами. Секретарь руководителя регистрирует решение в журнале регистрации решений, проставляет регистрационный номер и дату. Подлинник решения подшивается в дело. Секретарь- руководителя делает необходимое количество копий решения и направляет их согласно указателю рассылки. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания:. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Вводная часть начинается с указания фамилий и инициалов председателя и секретаря заседания. После этого с новой строки печатается слово "Присутствовали", и перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших на заседании. При большом количестве участников совещания заседания их фамилии в протоколе не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество. Списки участников становятся одним из приложений к протоколу. В таком случае в протоколе указывают:. Затем оформляется повестка дня: Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Решения, принятые на заседании, доводятся до соответствующих лиц рассылкой им копий протокола либо выписок из протокола приложение 9. При составлении выписки из протокола воспроизводят заголовочную, вводную части текста; тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка; текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись реквизит Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью. Фамилии присутствовавших и фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами;. Служебные, докладные, объяснительные записки оформляются на белом листе бумаги формата А4, А5. При оформлении служебных, объяснительных, докладных записок приложение 11,12 обязательно указывают: Докладная записка - это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка - это вид служебного документа, направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению. Текст служебной докладной записки состоит из двух частей: Копии служебных, докладных, объяснительных записок, остающиеся в отделе подразделении могут оформляться на оборотной стороне ранее использованного листа бумаги с перечеркиванием старого текста. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: Документы, передаваемые по факсу, представляют в канцелярию для отправки в одном экземпляре с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме исполнитель в реквизите 15 п. Делопроизводитель канцелярии регистрирует документ в журнале регистрации исходящих документов, передает его в цех связи, работники которого на документе проставляют дату и время отправки, возвращают его в канцелярию, после чего делопроизводитель возвращает документ исполнителю. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего отдела подразделения. Документы, поступающие в организацию по факсу, регистрирует делопроизводитель канцелярии в журнале регистрации входящих факсов и передает по назначению в день их приема срочные - немедленно. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Служебные письма, отправляемые за пределы компании, оформляются на бланке письма приложение 3. Составитель письма подготавливает столько экземпляров письма, сколько указано адресатов, плюс одну копию обратник , которая после обработки в канцелярии возвращается составителю. Если письмо оформлено на двух и более листах, то на бланке оформляется только первый лист. Составитель письма и руководитель отдела подразделения визируют копию письма обратник , после чего передают письмо на подписание. Обратник подкалывается к письму. Служебные письма, оформленные в 1-ом экземпляре например, служебные письма, отправляемые по факсу , составитель и заинтересованные лица визируют на обратной стороне письма. Служебные письма, в зависимости от рассматриваемых в них вопросов, могут подписывать руководитель компании, заместители руководителя, главный бухгалтер и другие должностные лица, которым делегировано приказ по предприятию, доверенность и т. Служебные письма делопроизводитель канцелярии регистрирует в журнале регистрации исходящих документов и отправляет по адресу. При отсутствии копии письма обратника или приложений о которых есть отметка в тексте письма , а также в случае небрежного или неправильного оформления письма, делопроизводитель канцелярии возвращает документ на доработку составителю. Служебные письма не требуют удостоверения печатью, так как оформляются на бланке компании. Исключения составляют гарантийные письма. Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. Доставка документов в организацию осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, печатных изданий. По каналам электрической связи поступают: Прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию, осуществляется делопроизводителями канцелярии АО. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почту. Заказная корреспонденция получается под роспись. Документы, полученные работниками организации при командировках в других организациях или от посетителей, должны немедленно передаваться в канцелярию для регистрации. Делопроизводитель вскрывает конверты, проверяет правильность вложений и их целостность. При получении корреспонденции без указанных в сопроводительном письме приложений или других вложений, делопроизводитель АО оформляет Акт в 3-х экземплярах приложение 14 о некомплектности и передает его вместе с корреспонденцией на рассмотрение руководству. Один экземпляр акта направляется в адрес отправителя корреспонденции, второй экземпляр подшивается в АО, третий экземпляр направляется в подразделение получатель корреспонденции. Такие письма передаются в соответствующие структуры. Делопроизводитель регистрирует поступившие документы: Заявления, доставленные в канцелярию по каналам почтовой связи или нарочным, регистрируются как входящие документы. Документы, доставляемые в организацию нарочным, передаются через почтовый ящик канцелярии предприятия. Изъятие документов из почтового ящика осуществляется делопроизводителем канцелярии ежедневно. Все поступившие документы после предварительного рассмотрения в канцелярии АО направляются руководству, в отделы подразделения. Рассмотренные руководством документы с резолюцией возвращаются в канцелярию, делопроизводитель делает отметку в карточке регистрации о дальнейшем передвижении документа. Если в резолюции руководителя определено несколько исполнителей, то подлинник документа направляется должностному лицу, чья фамилия в резолюции значится первой, остальным исполнителям передаются копии. Обработка и отправка исходящих отправляемых документов осуществляются канцелярией АО. Такие документы, как планы, акты, договоры, бухгалтерские документы счета, счета-фактуры, акты выполненных работ и т. Исполнитель письма несет ответственность за правильное его оформление и за наличие в полном объеме документов, прилагаемых к нему. Делопроизводитель канцелярии АО, получив документ к отправке, проверяет правильность его оформления:. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Присвоение регистрационного номера исходящему письму по телефону работником канцелярии запрещено. При отправке документа по почте он конвертируется. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи. Делопроизводитель канцелярии курьер компании доставляет законвертованные документы в отделение почты РФ для отправки адресатам. Для каждого отдела подразделения в канцелярии отведена почтовая ячейка, в которую исполнители документов помещают направляемую в это подразделение корреспонденцию. Руководители отделов подразделений обязаны своевременно рассматривать поступающую корреспонденцию, соблюдать сроки согласования организационно-распорядительных документов, сроки исполнения документов. Делопроизводитель канцелярии на нижнем поле первого листа договора или сопроводительного письма проставляет дату и регистрационный входящий номер документа. На договоре, заключаемом с иностранным партнером, регистрационный номер и дата проставляются на обороте первого листа. При получении факсимильного либо электронного текста договора одновременно с его согласованием визированием ответственный исполнитель обязан принять меры к получению от контрагента оригинала договора с подлинной подписью и печатью. Согласованный завизированный факсимильный либо электронный текст договора хранится вместе с оригиналом. На договоре, заключаемом с иностранным партнером, учетный номер и дата учета проставляются на обороте первого листа 1-го и 2-го экземпляров. Срок оформления договора ответственным исполнителем составляет 5 рабочих дней. Ответственность за соблюдение установленного срока несет ответственный исполнитель. При отсутствии должностного лица, согласующего договор отпуск, болезнь, командировка , визирование договора осуществляется его заместителем, в соответствии с должностной инструкцией. Договор является не заключенным и не подлежит исполнению до полного согласования разногласий между сторонами. Во время отсутствия руководителя договор подписывается лицом, которому данное право делегировано. Договор 2 экземпляра заверяется печатью предприятия. Служебное задание на командировку специалистов и служащих отделов подразделений визируется руководителем отдела подразделения обязательная расшифровка личной подписи и подписывается уполномоченным на это, руководителем. Приказ о направлении в командировку специалистов и служащих подписывает уполномоченный на это, руководитель. Служебное задание, на котором реквизит подписи не содержит расшифровки подписи, то есть не указаны фамилия и инициалы подписавшего, канцелярией не принимается. Подпись заверяется печатью "Канцелярия". Первую и последнюю отметки делают работники канцелярии АО перед отъездом и по прибытии указываются даты, ставятся подпись, печать "Канцелярия" , остальные отметки проставляют в тех организациях, куда был командирован работник. Если таких отметок нет или они неправильно оформлены отсутствуют подпись или печать , командировочное удостоверение не может служить документом, по которому производят расчет расходов, связанных с командировкой. Копии рассылаются в бухгалтерию, в отдел подразделение командируемого работника. Регистрационный номер этих приказов формируется из порядкового номера и букв км-з ,. Сведения о командированном, прибывшем на срок более одного дня, заносятся делопроизводителем канцелярии в журнал регистрации лиц, прибывающих в компанию в служебные командировки. Организация документов управление документацией в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. Сводная номенклатура дел по организации составляется работниками архива или уполномоченным ответственным за архив, по установленной форме на основании номенклатур дел отделов подразделений , разработанных ответственными за делопроизводство в отделах подразделениях по аналогичной форме приложение 18 , согласованных ими с архивом, подписанных руководителями этих отделов подразделений и представленных в АО. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности компании, кроме технической документации и печатных изданий. Вновь созданный отдел подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел представить ее в АО. Сводная номенклатура дел организации подписывается работником архива или уполномоченным ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией компании и с комитетом по делам архивов, утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел компании работник архива или уполномоченным работником ответственным за архив направляет в отдел подразделение выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел печатается в 2-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел АО. Второй утвержденный экземпляр номенклатуры направляется в комитет по делам архивов. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия отделов подразделений организации. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок "Разные материалы", "Общая переписка" и т. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию положение об отделе подразделении , приказы, распоряжения, решения. Если в течение года в отделах подразделениях возникают непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел томов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. С момента заведения и до передачи в архив компании документы хранятся по месту их формирования в дела в отделах, подразделениях. Ответственный за делопроизводство в отделе подразделении ежегодно до 15 декабря текущего года или в случае выявления нарушений при формировании дел , проводит ревизию дел отдела с составлением акта приложение Для организации и проведения экспертизы ценности документов в компании создается постоянно действующая экспертная комиссия ЭК. Функции, права, организация работы комиссии должны быть определены Положением о постоянно действующей экспертной комиссии. Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов под непосредственным методическим руководством архива организации в отделах подразделениях составляются описи дел постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу приложение 20 и акты о выделении к уничтожению приложение Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу. Описи дел составляются ответственным за делопроизводство в отделе подразделении в двух экземплярах, им визируются и подписываются руководителем отдела подразделения. Первый экземпляр описи передается вместе с делами в архив организации, второй экземпляр остается в отделе подразделении в качестве контрольного экземпляра. Описи дел, подготовленные отделами подразделениями , служат основой для подготовки архивом сводной описи дел организации. Сводная опись подписывается работником архива или уполномоченным, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией, комитетом по делам архивов. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся ответственными за делопроизводство в отделах подразделениях после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Дела включают в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. После согласования с экспертной комиссией акты о выделении к уничтожению документов утверждаются руководителем организации или лицом, которому данное право делегировано. После составления, утверждения актов о выделении к уничтожению всеми отделами подразделениями архив организации организовывает централизованное уничтожение документов. Оформление дела - подготовка дела к хранению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Дела временного до 10 лет включительно хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле. Обложки дел постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу оформляются по установленной форме приложение Датой дел являются крайние даты документов, то есть даты регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе дела, в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Толщина дела в переплете не должна превышать 4 см. Архив организации принимает на хранение дела, оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции. Архив организации в своей работе руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Положением об экспертной комиссии, настоящей инструкцией. На период болезни курьера Иванова И. В связи с разработкой сводной номенклатуры дел прошу Вас представить номенклатуру дел отдела. Форма описи дел постоянного хранения дел долговременного хранения или дел по личному составу. Личная подпись, дата И. Всего документов на портале: Приложение 1 Формы бланков приказf Приложение 2 Форма бланка распоряжения. Приложение 3 Форма бланка письма. Приложение 4 Форма реестра на согласование. Приложение 5 Образец оформления приказа по отделу подразделению. Приложение 6 Образец оформления распоряжения по отделу подразделению. Приложение 7 Образец оформления решения. Приложение 9 Форма выписки из протокола. Приложение 11 Образец оформления внешней докладной записки. Приложение 12 Образец оформления служебной докладной записки. Приложение 13 Форма телефонограммы. Приложение 14 Форма акта о некомплектности входящей корреспонденции Приложение 15 Форма реестра. Приложение 16 Форма журнала учета исходящих документов. Приложение 17 Форма журнала учета входящих документов. Приложение 18 Форма номенклатуры дел. Приложение 19 Форма акта ревизии документации. Приложение 20 Форма описи дел постоянного хранения дел долговременного хранения или дел по личному составу Приложение 21 Форма акта о выделении к уничтожению документов.. Приложение 22 Образец оформления обложки дела. Приложение 23 Образец оформления листа-заверителя. Приложение 24 рекомендованное Перечень документов, не подлежащих регистрации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ Р ИСО Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. П р и м е р дату 15 мая года следует оформлять: Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей: П р и м е р Начальнику наименование отдела подразделения И. Иваново индекс города При адресовании документа юридическому лицу указывается наименование организации, затем почтовый адрес. Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул. По характеру текста резолюции могут быть двух видов: Заголовок чаще всего отвечает на вопрос: П р и м е р Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках металла; Положение - О финансовом отделе. П р и м е р Приложение: При наличии нескольких приложений их нумеруют: Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме: Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается: Типовая инструкция по делопроизводству в 3 экз. В приложении к распорядительному документу на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут: Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: П р и м е р Руководитель компании Личная подпись И. Фамилия Главный бухгалтер Личная подпись И. Фамилия Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. Внутреннее согласование согласование внутри организации оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи инициалы, фамилию и дату согласования: П р и м е р Начальник юридического отдела Личная подпись, дата И. Иванов В случае несогласия визирующего с теми или иными пунктами документа он излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прилагает к документу. Виза согласования в этом случае оформляется следующим образом: П р и м е р Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись, дата И. Иванов Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части последнего листа подлинника документа. Допускается полистное визирование документа и его приложения. Письма, выполненные на бланке, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись" и включает в себя надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи инициалы, фамилию ; дату заверения: П р и м е р Верно Инспектор ОК Личная подпись И. Иванова Дата Заверение копий приказов, распоряжений в организации проводится работником административного отдела в соответствии с должностной инструкцией именным штампом, в оттиске которого прописывается от руки дата заверения и проставляется личная подпись работника. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу оформляют от левого поля: Иванов, наименование отдела подразделения 6 00 00 Код города номер телефона Точки или разделительный знак в номере телефона не ставятся. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части: П р и м е р Сообщено по телефону И. Отметку о получении располагают на нижнем поле документа. В приказе обязательно формулируется заголовок реквизит 18, п. Визы согласования проставляются только на первом экземпляре проекта приказа. Другие публикации по теме ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях РД Инструкция. Порядок использования материалов дел нормативных документов Госстандарта, как составной части архивного фонда РДС Порядок регистрации нормативных документов в Минстрое России Инструкция по делопроизводству в Федеральном дорожном агентстве. Самые популярные документы раздела Типовая инструкция. Управление нормативной документацией и техническими условиями. Международная организация по стандартизации ИСО ISO. Система международных стандартов в области оценки соответствия. Добровольная и обязательная сертификация. Бесплатные ГОСТы Р , ОСТ, СНиПы, РД. Адрес организации улица, номер дома, город наименование поселения , район, область, индекс. Наименование организации Руководителю организации должность И.
Диарея народным способом
График работы методы
Сделать кроватьдля куклы барбисвоими руками
Стационарный бассейн для дачи своими руками
Приказ минэкономразвития россии 27.11 2014 n 762
Айфон 7 ебей