Системы электронного документооборота
ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
Электронный документооборот на предприятии
СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА EffectOffice 3.0
Автоматизация документооборота на предприятии. Программа управления документооборотом и делопроизводством
Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного документооборота. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы документооборота, является чрезвычайно важной задачей. Автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы и оптимизации внутренних процессов. Автоматизация документооборота позволяет организациям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота. Система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм и включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных различных продуктов. Отсутствие оптимально структурированного документооборота и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации в ручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование. Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации. Целью данного дипломного проекта является внедрение систем электронного документооборота. Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задач. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Это непрерывный процесс, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта. Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации, обеспечить прозрачность и управляемость процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками. Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Электронный документ ЭД - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария. Система электронного документооборота СЭД англ. EDMS Electronic Document Management Systems - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы файлы Word, Excel и пр. Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства. В настоящее время существует огромное количество систем электронного документооборота. Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта. Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации. Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными потоками документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время. Enterprise content management ECM - управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. В данном контексте информация предполагается слабо структурированной - это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. ECM - это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Enterprise Resource Planning System ERP-система - корпоративная информационная система КИС планирования ресурсов предприятия, предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании. В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия. Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп Groupware , они ориентированы на крупные компании. В состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные технологические продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов. Для крупных компаний часто встает проблема выбора между ERP, в которой все есть и СЭД, которая решает частные задачи. Проводятся уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, то есть будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии. Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP. Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не вводить вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована. Системы управления электронными документами могут быть классифицированы по следующим признакам рис. По масштабу различают корпоративные СУД, СУД для средних предприятий и СУД для организации персонального документооборота. Поэтому приобретение корпоративной СУД могут позволить себе только крупные предприятия. Корпоративные системы являются мощным инструментом автоматизации делопроизводства и в наибольшей мере способствуют переходу на безбумажный документооборот. Затраты на внедрение корпоративной СУД достигают большой величины. По архитектуре различают системы-конструкторы, системы, функционирующие на платформе мощных программ, системы-приложения. Системы-конструкторы содержат средства, позволяющие автоматизировать документооборот любого предприятия независимо от профиля его деятельности. Подобные СУД построены на основе принципов модульности, масштабируемости и открытости. Корпоративная система является, как правило, и системой-конструктором. Системы, работающие на платформе мощных программ, позволяют использовать их функционал в контексте автоматизации документооборота. В качестве платформы могут выступать корпоративная СУД или комплекс интегрированных программ, предназначенный для автоматизации управления предприятием в целом. Особенность систем данного класса состоит в том, что для их работы требуется установить комплекс программ, составляющих соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. В данном случае к проблеме выбора системы добавляется проблема выбора программной платформы. Преимущества и недостатки такого решения частично схожи с первым пунктом классификации - с одной стороны, - мощность, с другой, - возможная избыточность и высокая цена. Системы-приложения представляют собой самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Обычно такие продукты относительно просты в установке и освоении. Классификация СУД по преобладающему принципу работы с электронными документами связана с разделением комплекса работ с документами на две части: Поэтому СУД могут быть разделены на системы управления документами и системы управления деловыми процессами. Первые - реализуют функции электронного архива и организации совместной работы над документом groupware , вторые - прохождение документов-заданий между сотрудниками по заранее определенному маршруту. Документы-задания инициируют деловые процессы, связанные с их выполнением, поэтому данные системы называют системами управления деловыми процессами workflow. Системы управления деловыми процессами предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее прописывается движение документа по всем рабочим местам. Определяются права пользователей на документ в каждой точке маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа, обычно на одном уровне. Основу СУД составляют базы данных, в которых хранятся документы, значения их реквизитов, индексированные тексты документов, необходимые для организации контекстного поиска, информация о настройках пользователей, информация, необходимая для администрирования системы. СУД может содержать собственную систему управления базами данных. То есть ее разработчиком является производитель данной СУД. Может оказаться, что мощности встроенной СУБД недостаточно, чтобы эффективно управлять хранением большого объема данных. СУД, ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server,Oracle,Sybase,Informix. Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч как реальных, так и виртуальных. Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах. Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами CRM - Customer Relation Management , управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной. Типовые требования к СЭД. Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом. В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД. Развитие компьютерных технологий позволило во многих областях заменить бумажный документооборот безбумажным электронным. Первые системы электронного документооборота ЭДО появились в банковской сфере. В западной литературе такие системы получили название "системы электронного перевода денежных средств" The Electronic Funds Transfer Systems EFTS. Одна из таких систем SWIFT1 функционирует с начала х годов. В дальнейшем системы ЭДО стали широко применяться и для обмена другой коммерческой информацией. Английское название таких систем Electronic Data Interchange, или сокращенно EDI. Уже много лет такие системы используются для продажи и бронирования авиационных билетов; пятнадцать национальных союзов предприятий химической промышленности стран Западной Европы создали специальную организацию для осуществления обмена электронными документами; аналогичная организация была учреждена и западноевропейскими производителями автомобилей; транснациональная текстильная компания "Benetton" использует систему ЭДО для передачи необходимой информации между своими подразделениями, занимающимися продажей и производством продукции. Даже эти несколько примеров показывают, насколько широк спектр применения систем безбумажного документооборота в коммерческой деятельности в индустриально развитых странах. И в такой сфере, как оформление таможенных документов, где, казалось бы, трудно избежать заполнения бумажных форм и бланков, в некоторых странах например, во Франции, Норвегии стало возможным представление деклараций в электронном виде. К проекту TVINN2 Норвежского таможенного управления присоединилось около семидесяти крупнейших норвежских компаний. В рамках этого проекта создана система ЭДО, позволяющая ее участникам использовать электронные таможенные декларации, которые направляются в таможенные органы из центральных офисов фирм по телекоммуникационным сетям. Очевидно, масштабы использования систем ЭДО в коммерческой деятельности будут увеличиваться благодаря множеству несомненных преимуществ этих систем перед традиционным документооборотом на бумажных носителях. Во-первых, существенно возрастает скорость передачи и обработки информации. Правда, скорость выше только по сравнению с передачей бумажных документов по почте или с курьером, а такие средства обмена сообщениями, как телетайп и телефакс, позволяют обеспечить практически одинаковую с ЭДО скорость. Но и по сравнению с ними ЭДО имеет существенное преимущество. Системы ЭДО позволяют передавать структурированную определенным образом информацию, что в свою очередь позволяет автоматизировать обработку принимаемых сообщений. Естественно, при этом стороны должны предварительно договориться об обмене электронными документами и об их структуре. Проблема стандартизации документов в системах ЭДО является одной из важнейших на настоящий момент. Во-вторых, значительно сокращается пространство, необходимое для хранения документации например, вся "Большая советская энциклопедия" может быть записана на одном жестком магнитном диске персонального компьютера. Одновременно существенно упрощаются такие операции, как поиск необходимой информации, копирование документов. В-третьих, использование систем ЭДО позволяет получить ощутимый экономический эффект. По оценкам американских фирм-производителей автомобилей, внедрение ЭДО позволяет сэкономить около долл. Суммарное годовое сокращение издержек благодаря использованию систем ЭДО в Норвегии оценивалось в г. Еще совсем недавно без кипы бумажных документов обычную работу было не представить: Однако новые технологии и прогресс в области обработки данных и IT в прямом смысле помогает избавиться от тонн бумаги в офисах и тем самым упростить работу всего штата сотрудников. В первую очередь, это консерватизм сотрудников и руководителей. Люди, которые привыкли работать только с бумажными документами, могут довольно тяжело принять переход на электронные документы: Кроме того, переход на СЭД влечет за собой переучивание сотрудников методам работы с документами, почтой, обменом файлов. Во-вторых, нежелание тратить средства на внедрение новых решений. С одной стороны, ощутимые затраты могут застать врасплох руководство и большой, и маленькой организации. С другой стороны, если проанализировать и просчитать коммерческий эффект от внедрения СЭД, то можно будет понять, что затраты - лишь временная проблема. К сожалению, зачастую именно этот фактор и останавливает организации сделать шаг вперед. Еще одна проблема, которая препятствует появлению СЭД в организации - временное возрастание количества документации. Действительно, и работы в офисе прибавится, и копии документов могут буквально свести с ума. Но если к реорганизации подойти грамотно, то эти временные трудности прекратятся совсем скоро. Некоторые организации не спешат использовать преимущества электронного документооборота из-за конфиденциальности данных, с которыми они работают. Однако, во всем мире таких компаний десятки тысяч, и все они успешно работают с конфиденциальной оцифрованной информацией. В процессе оцифровки специалисты получают только часть данных одного документа, которые они никак не смогут использовать, и так поэтапно оцифровывают важный документ. Если же это делают сами сотрудники, то оцифровывают только те, у кого есть соответствующий уровень доступа. Как же происходит переход на электронный документооборот? И главное, зачем это нужно? Для того, чтобы перейти на систему электронного документооборота, нужны документы, готовые к оцифровке и необходимое программное обеспечение. Обычно оно представляет из себя целый комплекс: В такой системе есть разные уровни доступа: Также можно накладывать ограничения на группы людей, которые пользуются документами. После настройки программного обеспечения и раздачи необходимых инструкций, бумажные документы начинают оцифровывать. Есть 2 варианта работы с такими цифровыми носителями. Первый способ - дорогостоящий, но и наиболее эффективный. Все документы сканируют и приводят в полностью электронный редактируемый вид с электронными подписями. Это могут делать как специально обученные сотрудники, так и сами работники предприятия. Здесь идут большие затраты на специалистов, оборудование и дополнительное ПО. Впрочем, второй вариант - это программы, в которых есть возможность связывать изначально электронные документы с электронными версиями бумажных документов. Для примера возьмем какой-либо договор: Но оказалось, что в процессе работы появились дополнительные согласования и заявления в бумажном виде. Их просто сканируют, заносят в базу как электронный документ и связывают прямо в программе с нужным договором. Заключительные работы проведены, устранены неполадки, и назначена дата полного перехода на СЭД. Как правильно подготовить сотрудников к такому шагу и зачем их обучать? Одним из эффективных методов некоторые специалисты считают обучение сначала нескольких человек. Крайне желательно, чтобы эти люди сами проявили инициативу обучиться навыкам работы с новой системой. Когда эта группа пройдет обучение и сможет разбираться в тонкостях, начнется этап обучения остального коллектива. Более опытные изо дня в день будут помогать менее опытным пользователям. Периодически хорошо бы посещать специальные курсы, чтобы навыки работы с новой СЭД проявились как можно быстрее. Через какое время, когда сотрудники увидят все преимущества новой системы, даже скептически настроенные изменять свое решение. Во-первых, с одной копией бумажного носителя работать может только один человек, а значит, останавливается работа у другого сотрудника, которому этот документ необходим. С электронными документами такой проблемы нет. Более того, согласование документов между двумя городами потребует всего нескольких минут вместо дней и недель. Существенное преимущество СЭД - экономия затрат на бумагу и распечатку документов. Даже в небольших организациях система окупает себя меньше, чем через 2 года - и это учитывая немаленькую стоимость программного обеспечения, настройки и поддержки системы. Шифрование данных позволяет полностью пресечь попытки несанкционированного доступа к информации. Упорядоченность и прозрачная структура. С СЭД сотрудникам будет понятно, на какой стадии согласования находится документ, с какими еще предстоит работать, а какие бумаги уже отправлены в нужные отделы. Никакая бумажная волокита или путаница теперь не будут тормозить работу компании. Таким образом, выбор в пользу электронных технологий, пожалуй, очевиден. Все больше компаний выбирают скорость, качество и удобство работы с документами. А временные трудности, с которыми придется столкнуться сотрудникам, не намного страшнее обычных рабочих проблем. Технологии создаются для удобства. Почему бы ими не воспользоваться? Главный эффект автоматизации - это сокращение времени на обработку документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным. Так как все сотрудники включая удаленные подразделения будут работать в одной информационной базе, а передача документов займет считанные секунды. Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. На сегодняшний момент кыргызстанский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности любой организации, но обладающие различными программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем. Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты. Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO Система менеджмента качества СМК становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами создание, поиск, согласование и т. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах. Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс. Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных учетных карточек и файлов электронных документов а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию. Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer , предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:. Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. DocsVision обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации. Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:. Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям. Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота. Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией. Принципы организации документооборота в управленческой деятельности. Основные понятия, виды и способы организации документооборота. Эффект от внедрения DIRECTUM. Основные функции DocsVision и сравнение используемых технологий. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов. Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт". Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота. Технические особенности, специфика, временные рамки и сложности внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Анализ проблем психологического характера, возникающих при мотивации и переобучении персонала, связанных с внедрением СЭД. Классификация проблем внедрения средств электронного документооборота: Консерватизм сотрудников и руководства. Придание электронному документу юридической силы. Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа. Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности. Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Главная Библиотека "Revolution" Менеджмент и трудовые отношения Системы электронного документооборота. Базовые понятия и задачи, решаемые системами документооборота, их классификация. Проблемы внедрения системы документооборота и факторы, влияющие на ее выбор. Функциональные возможности и основные модули системы управления документами Эффект Офис. Основные принципы электронного документооборота: Основные преимущества внедрения электронного документооборота: Enterprise Content Management СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Современные ECM-системы реализуют следующие ключевые компоненты: СЭД и ERP Enterprise Resource Planning System ERP-система - корпоративная информационная система КИС планирования ресурсов предприятия, предназначенная для автоматизации учёта и управления. В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на: Типовые требования к СЭД Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом. Система электронного документооборота должна: Продвинутые системы должны поддерживать: Когда все подготовлено и настроено, остается последний этап - обучение сотрудников. Преимущества перехода на систему электронного документооборота 1. Наиболее популярные СЭД на территории Кыргызстана: Решаемые задачи В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи: Основной функционал системы определяется следующими возможностями: Преимущества системы Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота: DocsVision Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс. Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer , предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision: Решаемые задачи DocsVision обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации. Преимущества системы Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества: DocsVision позволит обеспечивать работу со следующими сущностями: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений: Автоматизированные системы документационного обеспечения управления. Оптимизация документооборота в организации ООО "Райживсоюз". Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота. Анализ технологии обработки конфиденциальных электронных документов в современных системах электронного документооборота. Проектирование систем электронного докуметооборота на предприятих добывающей отрасли. Влияние электронного документооборота на управленческую практику. Психологические особенности внедрения систем электронного документооборота. Проблемы внедрения средств электронного документооборота. Эффективность внедрения систем электронного документооборота на предприятии. Анализ документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО". Другие документы, подобные "Системы электронного документооборота".
Какие делать упражнения чтобы убрать бедра
Роза ветров азовское море
Стихи на тему путь
Где посылка из китая в беларусь белпочта
Как правильно укладывать плитку на стену
Саратовский молочный комбинат новости
#SPAM