Основы работы СУБД MS ACCESS
Основы работы в СУБД Access
Петрова Н.К
База данных БД — совокупность взаимосвязанных и структурированных данных на машинном носителе информации. Система управления базами данных СУБД — совокупность языковых и программных средств, предназначенных для описания баз данных, коллективного их создания, ведения и дифференцированного использования многими пользователями. Концептуальный логический — уровень математической модели, условное представление данных как системы объектов и связей между ними;. Модель - это математический или физический аналог исследуемой системы. Существуют 3 основных модели данных. Иерархическая модель данных представляется в виде дерева, где узлами являются элементы данных, а связями узлов показываются связи между объектами. В сетевой модели возможно существование любых взаимосвязей между объектами. Если изобразить эту модель графически, получится набор узлов на плоскости, связанных линиями со стрелками. Каждый объект системы описывается в виде таблицы с набором свойств атрибутов , а взаимосвязь между объектами — связями между таблицами. Для идентификации каждой записи в таблице используется уникальный маркер, который называют первичным ключом. Внешний ключ — поле, содержащее ссылку на поле первичного ключа в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ объединения таблиц. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах. Запрос — таблица, сформированная автоматически с помощью поиска и извлечения данных из одной или нескольких БД при помощи заданных правил. Макрокоманды — инструкция, выполняющая определенное в СУБД действие открыть документ, изменить размер шрифта и т. Макросы - набор из одной или более макрокоманд , выполняющих последовательность операций таких, как открытие форм или печать отчетов. Могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Модули - наборы описаний и подпрограмм на Visual Basic для автоматизированной работы с БД. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. N каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но не наоборот. M одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей связующей таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. В одном заказе может быть много товаров, а каждый товар может появляться в нескольких заказах. Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Если при определении отношения установить флажок Каскадное обновление связанных полей , любое изменение значения первичного ключа главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Microsoft Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений. Основная цель проектирования БД — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте. Так называемый, "чистый" проект БД "Каждый факт в одном месте" можно создать, используя методологию нормализации отношений. Нормализация — это разбиение таблицы на несколько, обладающих лучшими свойствами при обновлении, включении и удалении данных. В случае реляционных баз данных трудно представить какие-либо общие рецепты по части физического проектирования. Здесь слишком много зависит от используемой СУБД. Так что будем считать, что проблема проектирования реляционной базы данных состоит в обоснованном принятии решений о том,. Для хранения данных спланируйте по одной таблице на каждый тип отслеживаемых сведений. Определите первичный ключ каждой таблицы, уникальным образом помечающий данную строку. Для объединения данных из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете определите связи между таблицами. При этом поле основной таблицы обычно связывается с соответствующим полем зависимой таблицы справочника связью 1: Как правило, при создании поля задаются: Уникальное имя поля; Тип данных - определяет тип значений, которые можно вводить в поле числовой, текстовый, счетчик ; Если поле следует сделать ключевым, вызовите на его метке контекстное меню и выберите соответствующий пункт;. Свяжите таблицы в окне Сервис. Схема данных, перетаскивая названия полей из одной таблицы в другую. Одно из связываемых полей должно быть ключевым! При планировании структуры базы учесть необходимость ее разбиения на отдельные таблицы. Составить и выполнить 3 запроса к базе данных. Один из запросов должен содержать вычисляемое поле, а еще один — запрограммированное условие отбора. Свойства полей делятся на Общие и свойства типа Подстановка. Последние определяют набор допустимых значений, подставляемых в поле из столбца таблицы или заданного пользователем списка. Размер поля — указывается как выбор одного из целых типов: Для всех типов полей кроме типов Счетчик и поле объекта OLE можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем "Условия на значение" и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: Ограничение можно вводить и на текстовое поле, Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его работе довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне. Для каждого типа данных кроме типа данных Счетчик предусмотрено пустое нулевое значение. Различают два типа пустых значений: Если же введена пустая строка два знака прямых кавычек "" , то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения. В этом режиме выполняется ввод и редактирование данных. Редактирование ячейки — двойной щелчок или F2 для исправления данных, Enter — подтверждение изменений, Esc — отмена. Поиск и замена данных: Найти, Заменить или контекстное меню столбца данных;. Современные СУБД никогда не сортируют таблицы физически. Средства сортировки данных а также фильтрации, поиска и замены реализованы как автоматически создаваемые запросы. Записи всегда располагаются в файле в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу. Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов:. Фильтр по выделенному фрагменту - способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Выделить образец, в контекстом меню выбрать соотв. Снятие фильтра — меню Записи, п. Действие последовательно наложенных фильтров объединяется. Обычный фильтр — меню Записи. После нажатия кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится списком, в котором можно выбрать выводимые значения для данного поля. Расширенный фильтр — фильтр создается как SQL-запрос в окне фильтра, аналогичному окну запроса. Условие отбора можно построить, пользуясь построителем выражений. Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных. При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки. Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекгы такие, как рисунки и графики можно увидеть только в форме или в отчете. Создать форму можно несколькими способами. Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, вы можете исправить это в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, то есть они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица - со сводной таблицей Excel. Далее будет рассмотрена работа с конструктором форм. По терминологии Access все, что добавляется в форму, называют элементами управления. Различают 2 их вида: Связанные элементы используют данные из полей в таблице БД. Например, если поле содержит сведения о почтовом индексе, то исправления, внесенные в поле, внесут соответствующие изменения в текущую запись открытой БД. Несвязанные элементы содержат пояснительный текст или графику, они не связаны с полями БД. Для перехода к Конструктору форм откроем вкладку Формы в окне БД и выберем кнопку Создать, в окне Новая форма укажем таблицу-источник данных и выберем режим Конструктор. Настроить внешний вид формы позволяет команда Формат. Окно Свойства формы доступно, если выполнить щелчок правой кнопкой в окне Конструктора формы вне области данных:. Панель элементов позволяет добавлять в область данных стандартные элементы интерфейса Windows. Рассмотрим важнейшие из них подробнее. В связи с тем, что при программировании в Access на языке Visual Basic for Applications нам придется обращаться к англоязычным именам элементов управления и их свойств, везде в скобках будем писать соответствующие английские аналоги. Текстовая метка Label — предназначена для ввода заголовков, поясняющего текста и примечаний. Имя Name — название метки, Подпись Caption — текст, выведенный на метке. Текстовое поле TextBox — предназначено для вывода информации из полей БД, это связанный элемент. Данные ControlSource — определяет, какие данные отображаются в поле. Данные могут быть получены из таблицы или запроса, удобнее всего назначить источник данных из построителя выражений, нажав кнопку с многоточием справа от свойства Данные. Ручной ввод также несложен. Поле со списком ComboBox — после перетаскивания объекта на форму вызывается Мастер. Поле со списком может использовать данные из таблицы или запроса, либо вводится фиксированный набор значений для поля. Значение, выбранное из поля со списком, можно запоминать в переменной или в поле таблицы БД. Список ListBox , в отличие от поля со списком, позволяет лишь выбрать одно из заранее предусмотренных значений. Выбор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым. После добавления объекта на форму вызывается Мастер, аналогичный Мастеру создания поля со списком. Кнопка Button также создается с помощью Мастера. Набор вкладок — вкладки позволяют разместить в одном окне формы несколько наборов интерфейсных элементов. Аналогично можно выровнять размеры интерфейсных элементов, установить цвета текста и фона, изменить стиль оформления. Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Например, можно вывести на экран данные о фамилиях сотрудников, стаж которых более 15 лет на основе таблицы Сотрудники. Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров. Более того, фильтры можно сохранять как запросы. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий. Например, используя запрос на выборку, можно получить данные о среднем стаже сотрудников на основе таблицы Сотрудники. Откроется окно "Новый запрос". Простой запрос позволит создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов. Это наилучший способ создания запроса для начинающих пользователей. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос выполняет статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк. При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных - запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется для многотабличных баз данных. Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Cначала необходимо определить набор данных , с которым хотите работать, то есть, основой является запрос на выборку. Затем для созданного запроса на выборку надо перейти в режим конструктора. Задание параметров производится в строке Условия отбора для соответствующих полей. Например, для того, чтобы Access предложил набрать фамилию в окне диалога, достаточно в строке параметра Условия отбора для поля "ФИО" ввести фразу скобки тоже вводить: Для доступа к запросам на изменение надо открыть пункт меню Запрос - в открывшемся списке вы увидите все виды запросов на изменение. При сохранении запроса остается только структура запроса - перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т. При сохранении в базе данных запрос, по сравнению с результирующим набором данных, имеет ряд преимуществ:. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса даже в реальном времени в многопользовательской среде. Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет. При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет вы хотите создать то есть как вы отвечаете на вопросы мастера Access предлагает вам различные варианты макетов отчета. Например, если вы создаете простой отчет без группировки данных, то вам предлагается три варианта макета: При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если вы задаете уровни группировки то есть по каким признакам надо сгруппировать данные, например по должности , то вам предлагаются шесть видов макетов. Перечислять их не будем, так как они хорошо проиллюстрированы в окне создания макетов. Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты - для просмотра данных на экране либо на бумаге. В формах используются вычисляемые поля обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи. В отчетах вычисляемые поля итоги формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой за исключением ввода данных , можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета. Откроется окно "Новый отчет", в котором приведены шесть пунктов меню, то есть шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец. Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц запросов и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный - самые простейшие способы создания отчетов: Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек. Астрономия Биология География Другие языки Интернет Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Механика Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Транспорт Физика Философия Финансы Химия Экология Экономика Электроника. Основы работы в СУБД Access. Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов до знаков. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Объект например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате , связанный или внедренный в таблицу Access. Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка. Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля. And для отображения заказов на отгрузку товаров не ранее 5-янв и не позднее янв Использует оператор In для отображения заказов на доставку товаров в Канаду или Великобританию. Использует оператор Not для отображения заказов на доставку товаров во все страны, за исключением США. Отображает заказы на доставку товаров в фирмы, названия которых начинаются с букв, находящихся в диапазоне от Н до Я. Использует функции Len и Val для отображения заказов для фирм, названия которых состоят из более чем 30 символов. And и функции DateAdd и Date для отображения заказов, требующих исполнения в течение трех месяцев, начиная с сегодняшней даты включительно. Использует функции DateSerial, Year и Month для отображения заказов на последний день каждого месяца. Использует функции Year и Month, а также оператор And для отображения заказов текущего года и месяца. Наследование при моногибридном скрещивании и закон расщепления.
Рассмотрим основные приемы проектирования баз данных и работы с ними на примере СУБД Microsoft Access. Microsoft Access — это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией. База Данных в Microsoft Access — это один файл с расширением. Рассмотрим эти объекты более подробно. Таблицы — это основные объекты любой базы данных. На рисунке 13 показан пример таблицы базы данных в режиме просмотра данных. Запросы — это специальные средства для отбора и анализа данных. С помощью запросов выполняют отбор данных, сортировку, фильтрацию, изменение и удаление данных. Кроме того, запросы позволяют создавать новые таблицы, выполнять автоматическое добавление в таблицы данных, импортированных из других источников, выполнять вычисления в таблицах и многое другое. Формы используются как средство, облегчающее ввод новых данных в таблицы базы данных, а также для просмотра имеющихся данных. В форме можно разместить специальные элементы управления счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и пр. Отчеты предназначены для вывода данных на экран или на принтер. В них предусмотрены средства для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов: Страницы доступа к данным рис. Обычно базы данных имеют очень большие размеры, напрямую передавать их через медленные каналы связи непрактично. Страницы доступа выполняют связующую функцию между базой данных и Web-страницами Интернета. Их нетрудно встроить в любой Web-документ. Несколько команд управления базой данных могут быть сохранены в виде макроса, чтобы в дальнейшем можно было воспроизводить эти команды, запуская сохраненный макрос. Модули создаются средствами языка программирования Visual Basic for Applications. На левой панели данного окна находятся элементы управления для вызова всех семи типов объектов. СУБД Microsoft Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы данных. Эти средства можно классифицировать как:. FAQ Обратная связь Вопросы и предложения. Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Российский государственный гидрометеорологический университет. Основы работы с субд Microsoft Access Объекты базы данных Microsoft Access Рассмотрим основные приемы проектирования баз данных и работы с ними на примере СУБД Microsoft Access. Пример таблицы базы данных. Пример выполнения запроса к базе данных. Пример формы базы данных. Эти средства можно классифицировать как: Соседние файлы в папке БД
Самодельные схемы против собак
Ужасные истории реальные видео
Ацц 200 лонг инструкцияпо применению
Анекдот про мента и зека 152 статья
Как установить виндовс 7 через флешку видео