Nossas vidas são apinhadas de responsabilidades e oportunidades. Como decidir o que fazer e quando?
As vezes são tantos projetos que entramos em um contexto conhecido como paralisia de análise, nesse contexto nós procrastinamos decisões e ações porquê não conseguimos lidar com o processo de escolher onde e como agir.
Nós intuitivamente calculamos a urgência dos projetos, isso funciona bem até um determinado volume, mas, com vidas mais agitadas, é impossível decidir com clareza e acabamos, ou não decidindo, ou decidindo errado.
As vezes simplesmente atuamos em projetos que não são prioritários e deixamos surgir situações urgentes ou danosas por não fazermos o que precisava ser feito quando precisava ser feito.
Uma excelente maneira para se livrar desses cenários é usando um framework para ajudar o processo de tomada de decisão. Um método simples que podemos usar é a Matriz GUT.
A Matriz GUT é uma ferramenta de classificação que ajuda a avaliar cada projeto com base em três fatores críticos: Gravidade, Urgência e Tendência. A combinação desses fatores determina a prioridade de cada projeto, nos ajudando a decidir o que deve ser feito primeiro.
Imagine que você tem os seguintes projetos:
- A: Matricular crianças no colégio
- B: Concluir o TCC
- C: Faturar freela para empresa X
- D: Quitar financiamento do carro
- E: Começar academia
- F: Fazer check-up médico
- G: Aprender a programar com Javascript
Vamos atribuar uma pontuação de 1 a 5 para cada projeto com base nos critérios GUT:
- Gravidade: Qual é a gravidade do problema que este projeto visa resolver? (1 = baixa gravidade, 5 = alta gravidade)
- Urgência: Quão urgente é resolver o problema? (1 = baixa urgência, 5 = alta urgência)
- Tendência: Qual é a tendência de o problema piorar se nada for feito? (1 = baixa tendência, 5 = alta tendência)
Vamos lá, para o projeto A: Matricular crianças no colégio.
Gravidade = 5 pontos, mexe com meus filhos que são minha maior prioridade.
Urgência = 4 pontos, se eu perder o prazo para matrícula, as crianças podem não conseguir as vagas no colégio. O mundo não acaba se eles forem para outro colégio, mas, não quero que eles passem por isso.
Tendência = 4 pontos, se nada for feitos nas próximas duas semanas, terei sério problemas.
| Projeto | Gravidade(G) | Urgência(U) | Tendência(T) | GUT |
|---|---|---|---|---|
| A: Matricular crianças no colégio | 5 | 4 | 4 | 100 |
Esse projeto ficou com a GUT de 100 pontos
Vamos para o projeto B: Concluir o TCC. Gravidade = 4 pontos, universidade é sempre importante, preciso concluir isso pra andar com minha vida.
Urgência = 2 pontos, tenho ainda 1 ano para apresentar o trabalho, não preciso correr agora.
Tendência = 3 pontos, tem muito tempo, mas, se der mole, chego na reta final e não andei com isso.
| Projeto | Gravidade(G) | Urgência(U) | Tendência(T) | GUT |
|---|---|---|---|---|
| B: Concluir o TCC. | 4 | 2 | 3 | 24 |
Esse projeto ficou como GUT de 24 pontos
C: Faturar freela para empresa X Gravidade = 5 pontos, preciso desse dinheiro para matrícula no colégio das crianças
Urgência = 5 pontos, se não aproveitar essa janela de faturamento, vou ter dificuldade de fechar as contas do mês.
Tendência = 5 pontos, preciso mandar o boleto essa semana para não ter risco de problemas.
| Projeto | Gravidade(G) | Urgência(U) | Tendência(T) | GUT |
|---|---|---|---|---|
| C: Faturar freela para empresa X | 5 | 5 | 5 | 125 |
Esse projeto ficou como GUT de 125 pontos (pontuação máxima).
Se colocarmos os projetos em uma tabela só, fica evidente o que fazer e quando. Se adicionarmos os demais projetos, o valor do método fica muito evidente.
| Projeto | Gravidade(G) | Urgência(U) | Tendência(T) | GUT |
|---|---|---|---|---|
| C: Faturar freela para empresa X | 5 | 5 | 5 | 125 |
| A: Matricular crianças no colégio | 5 | 4 | 4 | 100 |
| B: Concluir o TCC. | 4 | 2 | 3 | 24 |
| F: Fazer check-up médico | 3 | 2 | 2 | 12 |
| E: Começar academia | 2 | 2 | 2 | 8 |
| D: Quitar financiamento do carro | 2 | 1 | 2 | 4 |
| G: Aprender a programar com Javascript | 1 | 1 | 1 | 1 |
Faz sentido pra você, acredita que agregaria valor para sua rotina?
É possível fazer esse controle com uma simples planilha como você viu aqui, mas, podemos usar isso como a base para todo um sistema de gerenciamento de projetos com o Notion.
Olha o meu sistema: [[Vídeo apresentando]]
Gostou? Ele está disponível como template em nossa loja virtual, se quiser dar uma força, o precinho é bem camarada, não vale o trabalho de você reproduzir manualmente no Notion :)
Se tiver alguma dúvida ou sugestão, só deixar nos comentários.