Делопроизводство: пошаговая инструкция 2017
Указ главы ЛНР об утрате силы постановления главы ЛНР Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству
Указ Главы Луганской народной Республики об утверждении Программы правового просвещения и повышения уровня правовой культуры граждан Луганской Народной Республики на 2017-2018 годы
В целях оптимизации и типизации делопроизводства в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики, руководствуясь статьей 60 Временного Основного Закона Конституции Луганской Народной Республики, утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики далее — Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, сформированным по результатам деятельности органов исполнительной власти Луганской Народной Республики, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа документы для служебного пользования , установлены Инструкцией о порядке работы с документами ограниченного доступа, утвержденной нормативным правовым актом Совета Министров Луганской Народной Республики. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Ответственность за организацию делопроизводства в органах исполнительной власти несут их руководители. Ответственность за содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне документов, подаваемых на подпись руководителю органа исполнительной власти, несут заместители руководителя органа исполнительной власти в соответствии с распределением функциональных обязанностей. За содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне иных документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях органа несут ответственность руководители этих структурных подразделений. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти Луганской Народной Республики осуществляется структурными подразделениями этих органов, ответственными за документооборот далее — служба делопроизводства. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях органов исполнительной власти возлагается на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях далее — делопроизводители в соответствии с должностными инструкциями. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти осуществляется на бумажных носителях или с использованием прикладного программного обеспечения, обеспечивающего автоматизацию системы документооборота далее — ППО АСД. РКФД — регистрационно-контрольная форма документа, которая оформляется в виде карточки с фиксированным набором атрибутов и полей для заполнения;. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Луганской Народной Республики, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 х мм , А5 х мм или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 х мм , А5 х мм. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: В органах исполнительной власти Луганской Народной Республики применяются следующие бланки:. Реквизиты углового бланка располагаются в верхнем левом углу, реквизиты продольного бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. Реквизиты бланков документов центральных органов исполнительной власти оформляются в черно-белом цветовом решении. В состав реквизитов для бланков письма руководителя органа исполнительной власти включаются:. Бланки документов органа исполнительной власти с воспроизведением Государственного герба Луганской Народной Республики изготавливаются органами исполнительной власти самостоятельно типографским способом. Учет получаемых бланков осуществляется по журналу учета поступления бланков Приложение N 4. Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней левой части лицевой стороны бланка. Бланки документов органа исполнительной власти с воспроизведением Государственного герба Луганской Народной Республики выдаются делопроизводителям под роспись в журнале выдачи бланков Приложение N 5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители и делопроизводители структурных подразделений органа исполнительной власти, и также непосредственные исполнители по документу. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению поручению руководителя органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся руководителю органа службой делопроизводства. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление. Государственный герб Луганской Народной Республики размещают на бланках документов в соответствии с требованиями настоящей инструкции. Наименование органа — автора документа полное и сокращенное , помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением об этом органе. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним в тех случаях, когда оно закреплено в Положении. При изготовлении бланков подведомственных организаций полное наименование органа исполнительной власти указывается над наименованием организации. Фамилия или на бланке: Министр Личная подпись И. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Наименование должности лица в этом случае указывается под наименованием полным, сокращенным организации как реквизит бланка. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя отпуск, болезнь, командировка , подпись оформляется следующим образом:. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают в себя: Наименование вида издаваемого документа ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. При подготовке писем наименование вида документа не указывается. Место составления или издания документа указывается в бланках приказов, протоколов, других служебных документов с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Датой документа является дата его подписания приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа докладная, служебная записка, заявление и др. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: Регистрационный номер документа или регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, цифровым обозначением структурного подразделения исполнителя по документу и др. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Документы адресуют органам власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, физическим лицам. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:. При адресовании документа должностному лицу наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:. Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Документы составляются на государственном языке Луганской Народной Республики. Текст документа излагается кратно, логично, точно и ясно, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, нормативных правовых актов, документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: В соответствии с постановлением Правительства Луганской Народной Республики от 11 апреля г. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др. Отметку о наличии приложения, названного в тексте сопроводительного письма, оформляют следующим образом:. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:. Справка о договорах банковского счета, для служебного пользования, рег. N дсп, на 2 л. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:. На приложениях к распорядительным документам приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. Если приложений несколько, они нумеруются Приложение N 1, Приложение N 2. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:. На документах, подлинники которых помещаются в дела организации, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа приказы, многоадресные письма и др. На проектах приказов и приложениях к проектам приказов визы оформляются на листе согласования Приложение N 6. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах докладных, служебных, аналитических записках, справках и др. В случае если процедура согласования осуществлялась в электронном виде посредством ППО АСД, лист согласования распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа либо на отдельном листе листах. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:. Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе и ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Перечень печатей, используемых в органе, места хранения и порядок пользования печатей указывается в распорядительном документе руководителя органа или в инструкции по применению печатей. При необходимости допускается указывать информацию о месте нахождения подлинника документа, например:. Листы многостраничных копий выписок из документа нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии выписки из документа: Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату, например:. В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом. Допускается оформление резолюции на специально предусмотренном поле РКФД или в форме электронных сообщений, подписанных ЭЦП. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Нормативные правовые акты органа исполнительной власти издаются на основе и во исполнение законов Луганской Народной Республики, указов и распоряжений Главы Луганской Народной Республики, постановлений и распоряжений Правительства Луганской Народной Республики, приказов иных министерств и ведомств, а также по инициативе самого органа исполнительной власти в пределах компетенции в соответствии с Положением об органе исполнительной власти. Нормативные правовые акты издаются в виде положений, правил, инструкций, регламентов, утверждаемых приказами органа исполнительной власти. Подготовка нормативных правовых актов в органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов. Нормативные правовые акты могут издаваться двумя или более органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан утвержден руководителями лицами, исполняющими обязанности руководителей нескольких органов исполнительной власти. Нормативные правовые акты органа исполнительной власти подлежат государственной регистрации, если они:. В органе исполнительной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах и решениях коллегии органа исполнительной власти, иных совещаний и заседаний. Взаимные обязательства органа исполнительной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным кадровым вопросам. Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, утверждении и изменении структуры органа, в целях утверждения и или введения в действие документов положений, инструкций, правил, регламентов и др. Проекты приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам готовят и вносят структурные подразделения органа исполнительной власти на основании поручений руководителя органа, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по личному составу готовятся кадровой службой на основании соответствующих представлений, заявлений и др. Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем, его непосредственным руководителем, руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, службы делопроизводства относительно правильности оформления , кадровой службы для приказов по личному составу , юридической службы при необходимости , а также заместителем руководителя органа в соответствии с распределением обязанностей. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Визирование проектов приказов оформляется на листе согласования, располагаемом на обороте последнего листа проекта приказа и приложений к приказу. Визы включают должности визирующих, подписи, расшифровки подписей и дату. Проекты приказов докладываются к оригиналам при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован и подаются руководителю органа для подписи. Проекты приказов хранятся в предусмотренном номенклатурном деле, отдельно от подписанных оригиналов. Копии приказов по личному составу или их размноженные экземпляры направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки на бумажных носителях. Иные приказы — с сопроводительными письмами. Приказы регистрируются с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела отдельно. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Распорядительная часть должна содержать поручения задания с указанием исполнителя исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка. Подразделения должностные лица , до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи инициалы, фамилия. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается. При необходимости издается новый приказ о внесении соответствующих изменений в приказ уже существующий. Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 х мм. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к органам исполнительной власти. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения правила, инструкции применяются как акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение оформляется путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органа исполнительной власти. Порядок подготовки проекта положения правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. Основной текст положения правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Внесение изменений в положения правила, инструкции , утвержденные приказами органа исполнительной власти, осуществляется путем издания приказа. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания совещания , представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя председательствующего , секретаря, присутствующих на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание совещание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:. Если в заседании совещании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании. Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика СЛУШАЛИ — кого? Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени, например:. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже ВЫСТУПИЛИ — кто? После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления, например:. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая — номеру решения по данному вопросу ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений. Начальнику отдела бухгалтерского учета довести Учетную политику предприятия на г. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. Постановление решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления решения. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть краткого протокола оформляется так же, как и полного без указания повестки дня. В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания совещания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера решений, принятых на заседаниях совещаниях , состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы. Служебная переписка — это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Луганской Народной Республики средствами электронно-вычислительной техники запрещается. При подготовке служебных писем в адрес подведомственных организаций, отправляемых в электронном виде посредством ППО АСД или электронной почтой, используется шаблон бланка без изображения Государственного герба Луганской Народной Республики в соответствии с Приложением N Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами Луганской Народной Республики или указаниями по исполнению руководителя органа исполнительной власти. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Проекты писем обязательно проходят процедуру согласования визирования исполнителями по документу, их непосредственными руководителями, заинтересованными лицами, заместителями руководителя органа в соответствии с распределением обязанностей. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма. Служебные письма подписываются руководителем заместителями руководителя органа исполнительной власти в соответствии с распределением обязанностей. Право подписи служебных писем руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти устанавливается в положениях об организации или в должностных инструкциях соответствующих должностных лиц. Внутриведомственная переписка — аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами органа исполнительной власти. В тексте аналитических, докладных и служебных записок кратко излагаются суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений и т. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме. Движение документов в органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и или отправки образует документооборот. В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, заявления сотрудников, другие документы, не отправляемые за пределы органа исполнительной власти. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от остальных документов согласно порядку, утвержденному нормативным правовым актов. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, курьером, передается нарочно или посредством электронной почты, ППО АСД и системы межведомственного электронного документооборота при наличии. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов. Вся поступающая в орган исполнительной власти корреспонденция централизовано проходит первичную обработку и предварительное рассмотрение в службе делопроизводства в день поступления или не позднее следующего рабочего дня. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем органа, его заместителями и направляемые непосредственно руководителям структурных подразделений. Отделяются также документы, не подлежащие регистрации. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного распределения обязанностей между руководителем и заместителями руководителя органа исполнительной власти. Конверты от поступающей корреспонденции вырезки из них сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в орган исполнительной власти на бумажных носителях, проверяется:. При этом документ не регистрируется и возвращается адресату с актом об отсутствии приложений. В службе делопроизводства остается копия документа, которая прилагается к акту. Заместителям руководителя органа исполнительной власти для рассмотрения направляются документы, поступившие из органов исполнительной власти, подведомственных учреждений и другие документы по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, а также документы, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем органа исполнительной власти. Руководителям структурных подразделений органа исполнительной власти направляются документы информационного характера, ответы подведомственных учреждений по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т. Регистрацией документов является присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе в установленную регистрационно-учетную форму. Регистрации подлежат все документы, поступившие в орган исполнительной власти из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в службе делопроизводства, кроме:. Список документов, которые не подлежат регистрации, устанавливается в инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти. Документы регистрируются независимо от способа их доставки. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется. В органе исполнительной власти может использоваться журнальная, карточная или автоматизированная с помощью специального программного обеспечения форма регистрации документов. Журналы содержат минимальное количество реквизитов для быстрого поиска документов и должны однозначно идентифицировать строку записи в журнале. Одновременно с регистрацией в соответствующем журнале может оформляться карточка РКФД документа. На документы, поставленные на контроль, РКФД заполняется для формирования и ведения контрольной картотеки. На поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов, поступивших от подведомственных учреждений, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием даты поступления и входящего номера документа. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных могут устанавливаться следующий состав основных реквизитов регистрации, включаемые в РКФД:. Дата поступления документа Дата поступления документа в организацию, указанная в отметке о поступлении оттиске входящего штампа 2. Входящий номер документа Номер, указанный в отметке о поступлении документа в организацию оттиске входящего штампа 3. Регистрационный номер документа В соответствии с номером, присвоенным документу автором 5. Корреспондент Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина 6. Краткое содержание документа Краткое содержание документа заголовок к тексту 7. Вид документа В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа 8. Отметка о контроле В соответствии с данными о постановке документа на контроль 9. Срок исполнения В соответствии с данными о постановке документа на контроль и снятии документа с контроля отметки об исполнении Количество листов основного документа Количество листов основного документа Отметка о наличии приложений Количество приложений Общее количество листов приложений Общее количество листов приложений Резолюция Поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа Инициалы и фамилия исполнителя Инициалы и фамилия исполнителя Отметка о конфиденциальности Информация указывается при наличии отметки на документе: Поступившие в службу делопроизводства документы, указанные в пункте 5. Проекты резолюций к поступающим документам могут готовиться работниками службы делопроизводства на основании анализа содержательной части документов, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем органа исполнительной власти и его заместителями. Организатором исполнения документа является указанный первым в резолюции заместитель руководителя органа исполнительной власти, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и при необходимости подключает к исполнению другие структурные подразделения органа, в том числе не указанные в резолюции руководителя органа исполнительной власти или указанный первым в резолюции исполнитель. В случае если в соответствии с указаниями по исполнению ответственным исполнителем является структурное подразделение, деятельность которого координирует руководитель органа исполнительной власти, организатором исполнения документа является руководитель этого структурного подразделения. Содержание поручения по исполнению документа должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей например: Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики. Если срок исполнения документа в нормативных правовых актах не указан, он должен быть исполнен в срок не более одного месяца. Контроль за исполнением контрольных документов осуществляется службой делопроизводства с помощью контрольной картотеки или специализированного программного обеспечения. Контроль за исполнением других документов осуществляется руководителями и делопроизводителями структурных подразделений органа. Сотрудники службы делопроизводства еженедельно докладывают руководителю и или заместителям руководителя органа исполнительной власти информацию о ходе исполнения контрольных документов, представляют справки о неисполненных документах, а также о документах, исполненных с нарушением установленных сроков. Руководители структурных подразделений органа исполнительной власти рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего передают документы делопроизводителю для внесения данных в РКФД при наличии и передачи непосредственному исполнителю. В случае направления входящего документа в структурное подразделение, в полномочия которого не входит решение вопросов, указанных в документе, делопроизводитель структурного подразделения в тот же день не позднее следующего рабочего дня возвращает его в службу делопроизводства с пометкой заместителя руководителя органа исполнительной власти или начальника управления для внесения соответствующих исправлений в РКФД и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа решение о направлении его на исполнение принимает руководитель органа исполнительной власти. Работники приемных руководителя, заместителей руководителя органа исполнительной власти, делопроизводители обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование визирование документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В том случае, если документ, представляемый на подпись или согласование, оформлен с нарушением требований настоящей Инструкции, работник приемной руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти или делопроизводитель вправе вернуть документ исполнителю на доработку. Сроки рассмотрения документов, не имеющих указанных пометок, не должны превышать 3-х рабочих дней. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями внешнее согласование и должностными лицами органа исполнительной власти внутреннее согласование возлагается на руководителя структурного подразделения — ответственного исполнителя документа. Для отправки документов, не имеющих адресной части например, приказов , готовятся сопроводительные письма. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа указателя рассылки. Все документы, подписанные руководителем органа исполнительной власти и заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти перед отправкой подлежат обязательной регистрации в службе делопроизводства в день их подписания утверждения или не позднее следующего дня. В случае, если документ подлежит отправке на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле органа исполнительной власти. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом , копия исходящего документа при необходимости заверяется в установленном инструкцией порядке. В случае если документ направляется нескольким адресатам, в службу делопроизводства передается необходимое количество экземпляров. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке службой делопроизводства органа исполнительной власти. Проверка правильности оформления и сортировка исходящих документов по способу отправки почтовая связь — простая, заказная корреспонденция, отправка курьером и т. Обработка документов для отправки почтовой связью происходит в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Главы Луганской Народной Республики, Правительство Луганской Народной Республики, Счетную палату Луганской Народной Республики, другие высшие органы государственной власти и главным распорядителям бюджетных средств, отправляются средствами специальной связи. Решение о способе отправки документа другим адресатам принимает исполнитель документа по согласованию с руководителем структурного подразделения, в состав которого входит служба делопроизводства при необходимости. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет отправленных документов может осуществляться с помощью реестров отправленной корреспонденции или соответствующего журнала. Регистрация внутренних внутриведомственных документов осуществляется исполнителями в службе делопроизводства органа исполнительной власти. Подготовка, согласование и подписание внутренних документов осуществляются аналогично порядку, описанному в п. После подписания внутренний документ регистрируется в службе делопроизводства в Журнале регистрации внутриведомственной корреспонденции и передается адресату под подпись. Второй экземпляр документа подшивается в дело структурного подразделения — автора документа. Протоколы совещаний руководителей структурных подразделений готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях. Порядок и сроки подготовки протоколов определяются руководителями, проводившими совещание. Порядок подготовки, согласования и подписания договоров, соглашений, государственных контрактов осуществляется в соответствии с требованиями соответствующих нормативных правовых актов органа исполнительной власти. Документы на иностранных языках, поступившие в орган исполнительной власти на имя руководителя, а также документы без указания конкретного должностного лица как адресата документа регистрируются в общем порядке и передаются в структурное подразделение, отвечающее за внешние связи и взаимодействие со СМИ для подготовки аннотации перевода документа для доклада руководителю органа исполнительной власти. Отправка документов на иностранных языках осуществляется службой делопроизводства средствами почтовой связи или факсограммой только при наличии перевода, заверенного должностным лицом, подписавшим документ. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и докладываются руководителю органа исполнительной власти служебной запиской в виде справок статистического и аналитического характера по мере необходимости. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени квартал, год. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Учет копируемых и тиражируемых документов может при необходимости вестись структурным подразделением по учетным данным копировально-множительных работ с целью определения загрузки технических средств и расчета потребности в новом оборудовании. Порядок осуществления контроля за исполнением документов в органе исполнительной власти определяются Регламентом органа исполнительной власти или инструкцией по делопроизводству этого органа. Контроль за исполнением документов включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства органа исполнительной власти о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, поставленные на контроль в соответствии с резолюцией руководителя, заместителей руководителя органа исполнительной власти. Инструкцией по делопроизводству может быть установлен список документов, которые в обязательном порядке подлежат постановке на контроль. Организация работы по контролю за исполнением документов обеспечивается службой делопроизводства. Контроль исполнения документов ведется с помощью контрольной картотеки на основании регистрационных данных в РКФД документа или с помощью ППО АСД. Орган исполнительной власти формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе деятельности документов. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется в структурных подразделениях органа исполнительной власти при непосредственном контроле и методологическом сопровождении службы делопроизводства архивного сектора путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти. Для определения сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности органа исполнительной власти и его подведомственных учреждений, в органе исполнительной власти используются нормативные правовые акты Луганской Народной Республики в сфере архивного дела. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков наименований дел, заводимых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об органе исполнительной власти, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предыдущие года, описями дел постоянного и длительного свыше 10 лет хранения и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти. В органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений Приложение N 14 и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти Приложение N Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года делопроизводителем, согласовывается со службой делопроизводства и архивной службой органа. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу делопроизводства на согласование. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Луганской Народной Республики не реже одного раза в 5 лет, если нет существенных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают служба делопроизводства и архивная служба органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее четырех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы делопроизводства. Второй используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий применяется в архивной службе органа исполнительной власти. Четвертый передается в Государственный архив Луганской Народной Республики, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр Сводной номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае существенных изменений функций и структуры органа исполнительной власти. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений органа исполнительной власти. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в органе исполнительной власти цифрового обозначения кода управления, цифрового обозначения кода отдела, входящего в состав управления, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: Законы, указы Главы Луганской Народной Республики, постановления Правительства Луганской Народной Республики. Документы по представлению к награждению и поощрению работников аппарата Правительства Луганской Народной Республики представления, докладные записки, переписка и др. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Переписка с Министерством финансов Луганской Народной Республики по вопросам кассового планирования, прогнозирования, исполнения бюджета. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период квартал, год на за который составлены планы отчеты. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома части , уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Луганской Народной Республики срок хранения. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию со службой делопроизводства. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел томов. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В органе исполнительной власти дела формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях. Исполненные документы должны в дневный срок передаваться делопроизводителям структурных подразделений органа для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: При превышении данного объема заводится второй том. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых законов, актов Главы Луганской Народной Республики, актов Правительства Луганской Народной Республики и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Луганской Народной Республики или его комиссий могут формироваться в электронном виде. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Главы Луганской Народной Республики или Правительства Луганской Народной Республики, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегий группируются в два дела: Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Инструкции, положения, правила, планы, графики, штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела папки в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти отдельно от документов на бумажных носителях, в электронных базах данных. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи Приложение N Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Дела временного до 10 лет включительно хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования в управлениях и отделах органа исполнительной власти. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются подшиваются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти возлагается на руководителей этих подразделений и делопроизводителей. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и даты заведения и окончания дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. При поиске документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке. Дела документального фонда органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило перед передачей в архив органа исполнительной власти, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Завершенные дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем передаются в архив органа исполнительной власти. Личные дела уволенных работников органа исполнительной власти передаются в архив через десять лет после увольнения. Выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование работникам органа исполнительной власти на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Документы органа исполнительной власти являются собственностью республики и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Государственным архивом Луганской Народной Республики, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Луганской Народной Республики как часть Архивного фонда Луганской Народной Республики или на уничтожение. Для хранения документов Архивного фонда Луганской Народной Республики, относящихся к собственности республики, и документов временного свыше 10 лет срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в органе исполнительной власти образуется архив. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти и на уничтожение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Луганской Народной Республики. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем органа исполнительной власти. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Государственным архивном Луганской Народной Республики. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений органов исполнительной власти, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Луганской Народной Республики, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; на дела временного до 10 лет хранения описи могут не составляться. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства архивным сектором органа исполнительной власти. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано преобразовано , под прежним наименованием пишется его новое наименование. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме Приложения N 17, 18 и представляются в архив органа исполнительной власти не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел постоянного хранения имеет следующие элементы: Описательная статья описи дел временного хранения имеет следующие элементы: Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: В описи между наименованиями заголовками дел оставляется интервал не менее 1 см;. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные номера и пропущенные номера. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем службы делопроизводства архивного сектора. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: Обложка дела временного до 10 лет хранения оформляется по установленной форме согласно Приложению N Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов частей , являются крайние даты документов дела, то есть даты число, месяц, год регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов приказы, распоряжения, акты и т. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения если они утверждаются или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и т. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве органа исполнительной власти черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Луганской Народной Республики до этого он проставляется карандашом. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения вносятся уточнения: Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении документов к уничтожению Приложения N 22, Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт например, законченные в г. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего органа исполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел структурных подразделений при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Их передача производится по утвержденным описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и временного свыше 10 лет хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. При подготовке дел к передаче в архив из документов удаляются металлические скрепления булавки, скрепки. Передача дел в архив органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивной службой или службой делопроизводства , согласованному с руководителями структурных подразделений, и утвержденному заместителем руководителя органа исполнительной власти, курирующим вопросы делопроизводства. В период подготовки дел к передаче в архив органа исполнительной власти работником службы делопроизводства архивного сектора предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел устраняются. Прием дел производится работником службы делопроизводства архивным сектором органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника службы делопроизводства архивного сектора и лица, передавшего дела. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками структурных подразделений с заявкой на передачу дел в архив. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. К электронным документам в органе исполнительной власти относятся документы, поступающие и отправляемые в подведомственные учреждения по ППО АСД, электронной почтой или иным способом только в электронном виде. Прием электронных документов осуществляется централизованно службой делопроизводства. Отправка может осуществляться также по решению руководителя органа структурными подразделениями-авторами документов. Электронные документы, создаваемые в органе исполнительной власти, включаются в состав документооборота на основании электронной цифровой подписи должностного лица, подписавшего документ. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажных носителях. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением Государственного герба Луганской Народной Республики и оттиска печати. При получении и отправке электронных документов в подведомственные учреждения службой делопроизводства может осуществляться проверка подлинности электронной цифровой подписи документа. При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной цифровой подписи может осуществляться делопроизводителем или работником — адресатом документа. Регистрация поступающих электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажных носителях. После отправки электронного документа, заверенного электронной цифровой подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов резолюции руководителя или заместителей руководителя органа исполнительной власти, руководителей структурных подразделений органа исполнительной власти. Документы, поступившие в структурное подразделение органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем этого подразделения. Работники структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:. Замечания рассматриваются структурным подразделением — ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. В случае несогласия с представленными замечаниями структурного подразделения — ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем соисполнителям в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа. Согласование считается завершенным только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования. Передача документов, находящихся на исполнении у исполнителя, в случае его отсутствия командировка, отпуск, болезнь осуществляется на основании указания руководителя структурного подразделения другому исполнителю. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме. Разглашение содержания поступивших к исполнителю документов и подготовленных проектов ответов не допускается. Ознакомиться с ними могут только лица, имеющие отношение к их исполнению. Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в органе исполнительной власти, включая печати с изображением Государственного герба Луганской Народной Республики, регламентируется отдельным распорядительным актом. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений органа исполнительной власти, по заявкам которых они были изготовлены. Использование печатей и штампов включая самонаборные , изготовленных и применяющихся в практической работе на основании приказов органа исполнительной власти, допускается с обязательным указанием должностных лиц, ответственных за их использование и хранение. Порядок изготовления, учета и использования бланков документов с воспроизведением Государственного герба Луганской Народной Республики осуществляется в соответствии с требованиями пункта 3. Испорченные и невостребованные бланки документов с воспроизведением Государственного герба Луганской Народной Республики подлежат возврату в службу делопроизводства. Испорченные бланки уничтожаются в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами. N статьи Примечание 1 2 3 4 5 6 Название раздела. Почта не будет опубликована обязательно. You can use these tags: Подписаться на комментарии по почте! Главная Об авторе Контакты. Главная Движение работников Перевод Прием на работу Испытательный срок Увольнение Делопроизводство Больничный лист Образцы справок, заявлений, приказов Отпуска Пенсия Расчет численности работников Для работника ЛНР Нормативные акты Украины. Типовая инструкция по делопроизводству ЛНР Апрель 13, admin. Утверждена Постановлением Главы Луганской Народной Республики от Основные понятия Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними; документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот; электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; РКФД — регистрационно-контрольная форма документа, которая оформляется в виде карточки с фиксированным набором атрибутов и полей для заполнения; автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ; вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе далее — ЭЦП ; электронное письмо электронное сообщение — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, имеет статус документа, если оно заверено ЭЦП; реквизит документа — обязательный элемент оформления документа; бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа; копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки; заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления; юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; шаблон бланка унифицированной формы документа — бланк документа унифицированная форма документа , представленный в электронной или бумажной форме; документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и или отправки; объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в установленных регистрационных формах; номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения; экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Луганской Народной Республики; дело — совокупность документов или отдельный документ, которые относятся к одному участку деятельности органа исполнительной власти или одному вопросу; формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. В органах исполнительной власти Луганской Народной Республики применяются следующие бланки: В состав реквизитов для бланков письма руководителя органа исполнительной власти включаются: Государственный герб Луганской Народной Республики; наименование органа исполнительной власти Луганской Народной Республики; должность лица, подписавшего документ; справочные данные об организации почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и другая информация ; ограничительные отметки для верхних границ зон расположения даты и регистрационного номера документа; ограничительные отметки для верхних границ зон расположения ссылки на регистрационный номер и дату документа адресата. В состав реквизитов для общего бланка письма органа исполнительной власти: Государственный герб Луганской Народной Республики; наименование органа исполнительной власти Луганской Народной Республики; справочные данные об организации почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и другая информация ; ограничительные отметки для верхних границ зон расположения даты и регистрационного номера документа; ограничительные отметки для верхних границ зон расположения ссылки на регистрационный номер и дату документа адресата. В состав реквизитов для бланков приказа центрального органа исполнительной власти включаются: Государственный герб Луганской Народной Республики в черно-белом цветовом решении ; наименование органа исполнительной власти Луганской Народной Республики; вид документа; место составления издания документа; ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера. Оформление реквизитов документов Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление. Наименование органа Наименование органа — автора документа полное и сокращенное , помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением об этом органе. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Министр юстиции Личная подпись И. Фамилия Главный бухгалтер Личная подпись И. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись И. Фамилия Члены комиссии Личная подпись И. Фамилия Личная подпись И. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя отпуск, болезнь, командировка , подпись оформляется следующим образом: Справочные данные Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают в себя: Вид документа Наименование вида издаваемого документа ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Место составления издания документа Место составления или издания документа указывается в бланках приказов, протоколов, других служебных документов с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Дата документа Датой документа является дата его подписания приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа или регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания утверждения. Ссылка на исходящий номер и дату документа Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Адресат Документы адресуют органам власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, физическим лицам. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство здравоохранения Луганской Народной Республики или: Институт архивного дела ул. Министру здравоохранения Луганской Народной Республики Фамилия И. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Текст документа Текст документа — основная содержательная часть документа. Тексты документов излагаются от: Отметка о наличии приложений Отметку о наличии приложения, названного в тексте сопроводительного письма, оформляют следующим образом: Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Положение о … на 5 л. Правила подготовки … на 7 л. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер: Приложение N 2 к приказу Министерства здравоохранения от Гриф согласования Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Согласование документа осуществляется с: Виза Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации оформляется визой. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: Замечания прилагаются Согласен с учетом замечаний и др. Гриф утверждения Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: Оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе и ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. При необходимости допускается указывать информацию о месте нахождения подлинника документа, например: Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: Указания по исполнению документа резолюция Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату, например: Прошу подготовить проект договора к Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: Нормативные правовые акты органа исполнительной власти подлежат государственной регистрации, если они: Состав документов органа исполнительной власти 4. В органе исполнительной власти составляются такие виды приказов: Приказы по личному составу целесообразно разделить на приказы: Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет служба делопроизводства. Датой приказа является дата его подписания. Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Луганской Народной Республики; наименование органа исполнительной власти; наименование организации при издании приказа подведомственной органу исполнительной власти организацией ; вид документа ПРИКАЗ ; дата; регистрационный номер; место составления издания документа; текст; заголовок; подпись. Регистрация и хранение приказов осуществляется в кадровой службе органа исполнительной власти. Об утверждении Инструкции по охране труда в ………………. Текст приказа может состоять из 2 частей: Приказы подписывает руководитель организации, а в его отсутствие — лицо, его замещающее. При оформлении совместного приказа: Образец оформления приказа приведен в Приложении N 7. Положение, правила, инструкция 4. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Текст положения правил, инструкции печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Протокол заседания совещания 4. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Текст каждого раздела строится по схеме: Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени, например: После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления, например: Утвердить Учетную политику на г. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: Основная часть протокола печатается через 1 или 1,5 межстрочного интервала. Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 8. Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 9. Служебные письма органа исполнительной власти готовятся: Служебное письмо, направляемое внутри республики, составляется на русском языке. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Записки аналитические, докладные, служебные, объяснительные имеют следующие реквизиты: Порядок организации документооборота 5. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки: В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются: Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов 5. Конверты от поступающей корреспонденции вырезки из них сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях: При приеме входящей корреспонденции, поступившей в орган исполнительной власти на бумажных носителях, проверяется: Руководителю органа исполнительной власти для рассмотрения передаются документы: Регистрация поступающих документов 5. Регистрации подлежат все документы, поступившие в орган исполнительной власти из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в службе делопроизводства, кроме: Для достижения информационной совместимости регистрационных данных могут устанавливаться следующий состав основных реквизитов регистрации, включаемые в РКФД: Наименование сведений о документе Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку 1. Организация работы с отправляемыми документами 5. Проекты документов визируются согласно п. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Учет и анализ документооборота 5. Контроль за исполнением документов 5. Система контроля включает в себя: Документальный фонд органа исполнительной власти Орган исполнительной власти формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе деятельности документов. Разработка и ведение номенклатуры дел 6. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется по установленной форме. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел томов, частей. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Переписка с Налоговой службой Луганской Народной Республики по вопросам поступлений в бюджет. Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий. Переписка с начальниками регистрационных служб о материально-техническом обеспечении. Годовые отчеты Министерства финансов об исполнении республиканского бюджета. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Формирование дел и их текущее хранение 6. Методическая помощь по вопросам формирования дел осуществляется службой делопроизводства. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ (ГОСАРХИВ ЛНР) ПРИКАЗ 22 ноября 2016 г. 29. Луганск
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов в исполнительных органах государственной власти Луганской Народной Республики. Надо полагать, что установленные данной инструкцией правила будут являться единым стандартом оформления деловой документации в ЛНР. Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться. Имя пользователя или адрес электронной почты. Главная Статьи Форум Галерея Ворошиловград Связь с нами Регистрация. Государев указ будет правильным до запятой. Предыдущая статья Распродажа по закону. Следующая статья Бесплатные сеансы пройдут в кинотеатрах Луганска ко Дню единства. Оставить комментарий Отменить ответ Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться. Поиск по сайту Найти: Рубрики Взгляд от первого лица блоги луганчан Взгляд с другой стороны некоторые материалы из украинской прессы Дела городские Дела студенческие Дом, семья, увлечения Другое мнение. Интернет ресурсы ЛНР Культура, спорт и досуг Курилка Новое в законодательстве и правовые консультации Обратная связь. ОБрОН ОДЕССА Официальный текст Минских соглашений Политика События Справочник: Вход Имя пользователя или адрес электронной почты Пароль Запомнить меня. Письмо про порядок въезда в ЛНР из России. Просто так… не по закону. Gerhard к записи ОБОРОТНИ В ПОГОНАХ. ЗАЧЕМ НАМ НУЖНЫ ДВАЖДЫ ПРЕДАТЕЛИ?! Dmitriy к записи Вот те раз… Плотницкий лепит горбатого? Gerhard к записи Вот те раз… Плотницкий лепит горбатого? Архивы статей Июль Июнь Май Апрель Март Февраль Январь Декабрь Ноябрь Октябрь Сентябрь Август Июль Июнь Май Теракт в Луганске 7 июля г. Обращение МГБ ЛНР к жителям Республики Срочно. Россия направила запрос США после заявлений о бесполетных зонах в Сирии Политика. Трамп обсудит с Путиным создание бесполетных зон в Сирии Политика. Киев сорвал переговоры в Минске. Делегации России, ДНР и ЛНР покинули переговоры.
Живой каталог 10 2017 орифлейм
Инструкция по применению мультиварка редмонд
Правила ношения военной формы одежды военнослужащими
Металлодетекторы принцип действия и основные характеристики
Change mind перевод идиомы