Об утверждении "Типовойинструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". В соответствии с распоряжением Правительства РоссийскойФедерации от 31 октября г. Утвердить прилагаемую "Типовую инструкцию поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". Считать утратившей силу "Типовую инструкцию поделопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации",утвержденную Государственной архивной службой России Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительнойвласти далее именуется - Типовая инструкция разработана в целяхсовершенствования документационного обеспечения управления и повышения егоэффективности путем унификации состава и форм управленческих документов,технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Типовая инструкция устанавливает общиетребования к функционированию служб документационного обеспечения управления,документированию управленческой деятельности и организации работы с документамив федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция разработана всоответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РоссийскойФедерации. Федеральные органы исполнительной властиорганизуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и другихнормативно-методических документов, не противоречащих законодательствуРоссийской Федерации и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводствуутверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти послесогласования с Федеральной архивной службой России. Согласование проводится вцелях контроля за соблюдением федеральными органами исполнительной властидействующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методическихдокументов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления,учета и обеспечения сохранности документов, как составной части Архивного фондаРоссийской Федерации. Положения Типовой инструкциираспространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя,включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемыес помощью автоматизированных компьютерных технологий. Автоматизированные технологии обработкидокументной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти,должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. Организация, ведение и совершенствованиесистемы документационного обеспечения управления на основе единой техническойполитики и применения современных технических средств в работе с документами,методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядкаработы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной властиосуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационномуобеспечению управления далее именуется - служба ДОУ федерального органаисполнительной власти. Деятельность федерального органаисполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческойдокументации. Ее состав определяется компетенцией федерального органа, порядкомразрешения вопросов единоначальный или коллегиальный , объемом и характеромвзаимосвязей между федеральным органом исполнительной власти, другими органамиуправления и организациями. При подготовке документов рекомендуетсяприменять текстовый редактор Word for Windows версии от6. Законопроекты вносятся в ПравительствоРоссийской Федерации федеральными органами исполнительной власти - головнымиисполнителями законопроектов с приложением следующих сопроводительныхматериалов: Законопроект, представляемый вПравительство Российской Федерации, должен быть завизирован руководителямифедеральных органов исполнительной власти, подготовивших вносящих законопроект, или лицами, исполняющими их обязанности, руководителемМинистерства юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствиис распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованныхорганов и организаций. Законопроекты и сопроводительные материалы,представленные в Правительство Российской Федерации с нарушением установленныхтребований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительновозвращаются представившим их федеральным органам исполнительной власти. Законопроект имеет следующие реквизиты: Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом ивыравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: Арбитражныйпроцессуальный кодекс Российской Федерации. Точка в конце заголовка неставится. В заголовке законопроекта о внесении измененийв действующие законы необходимо называть причины внесения изменений иликонкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократногоизменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно частиона изменяется. О внесенииизменений в пункт 2 статьи Гражданского кодекса. Российской Федерации в части платежей в бюджет. Текст отделяется от заголовка 3 - 4межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала. Текстовая часть законопроекта можетподразделяться на преамбулу и основную часть. Текст законопроекта может подразделяться начасти например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации ,разделы, главы, статьи. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера главпроставляются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквамичерез 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются полевой границе. Номер статьи проставляетсяарабскими цифрами. Текст статьи печатается в строку. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В зависимости от содержания текст статьи можетподразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктовосуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи. Инициалы имени и фамилия Президента РоссийскойФедерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта. Требования по оформлению пояснительнойзаписки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроектуоформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующиереквизиты. Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочнымиинтервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтоми выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочнымиинтервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяетсяполужирным шрифтом и выравнивается по центру. В заголовке к тексту указывается полноеназвание законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Текст должен содержать обоснованиенеобходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристикузаконопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующегозаконодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствийего принятия. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта внижней его части. Проекты актов Президента РоссийскойФедерации вносятся с сопроводительным письмом, за подписью руководителяфедерального органа исполнительной власти, содержащим краткое изложениесущества вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, наосновании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости кписьму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные сподготовкой проекта. Проекты актов Президента РоссийскойФедерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроляза их выполнением. Согласование проектов актов указов ираспоряжений Президента Российской Федерации оформляется визой, включающейличную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровкуподписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листапервого экземпляра подлинника проекта документа в нижней его части. Возражения по проекту документа излагаются вотдельной справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект актаПрезидента Российском Федерации вносятся изменения принципиального характера,то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, еслипри доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, неизменившие его содержания. Проекты актов Президента РоссийскойФедерации визируются руководителями федеральных органов исполнительной властиили лицами, исполняющими их обязанности, которые представляют проект и которымв документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителямидругих заинтересованных федеральных органов исполнительной власти. Проекты актов Президента Российской Федерации,содержащие вопросы распределения зданий и помещении, находящихся в федеральнойсобственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством имущественныхотношений Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления деламиПрезидента Российской Федерации - с Управлением делами Президента РоссийскойФедерации. Проекты актов Президента Российской Федерации,имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию сМинистерством юстиции Российской Федерации. Проекты актов Президента РоссийскойФедерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации,вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента РоссийскойФедерации соответствующих, связанных с ним проектов актов ПравительстваРоссийской Федерации. Верхнее поле документа должно составлять 2,0см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и болеестраницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см. Проекты указов Президента РоссийскойФедерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующиереквизиты: Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего краялиста, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в концезаголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатаетсячерез 1 межстрочный интервал. В отдельныхраспоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатаетсячерез интервал 18 пт 1,5 интервала. Текст печатается от левой границы текстовогополя и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строкаабзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться наконстатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть в распоряжении -распорядительную часть. Преамбула в указах Президента РоссийскойФедерации завершается словом постановляю , котороепечатается в разрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами сточкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которыемогут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейкруглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранеепринятый указ распоряжение , должны соответствовать структуре основногонормативного акта. При наличии приложений к указу распоряжению Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка. Допускается печатать прописными буквами ивыделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов распоряжений Президента Российской Федерации по вопросам награждениягосударственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званийРоссийской Федерации в других случаях не рекомендуется. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерациипечатаются у правой границы текстового поля. Место издания отделяется от подписи, как правило, 4межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: На распоряжениях место издания не печатается. Печатается от левой границы текстового поля. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента РоссийскойФедерации оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалыпри печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовуказов распоряжений. В приложениях помещаются положения, регламенты,перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложенияподписываются руководителем органа, внесшего проект. Все составные части реквизитацентрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочныйинтервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полемдокумента. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения заканчиваются чертой, расположеннойпо центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2- 3 см. Заголовок к тексту приложения печатаетсяцентрированным способом. Наименование вида документа - приложения первое словозаголовка приложения выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и можетбыть напечатано в разрядку ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т. Межстрочныйинтервал между первой строкой заголовка и последующими строками может бытьувеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты иномера акта 4 интервалами от текста приложения - 2 - 3 межстрочнымиинтервалами. При наличии в тексте приложения несколькихразделов их заголовки, печатаются центрированным способом относительно граництекста. Допускается выделять заголовкиразделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в видетаблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматическидолжны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на однойстранице, заголовочная часть таблицы наименование граф повторяется на каждойстранице. Листы приложения нумеруются самостоятельноначиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки насноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, подчертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В концетекста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться болеетрех сносок. В положениях, программах, уставах и другихподобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами,а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа распоряжения ПрезидентаРоссийской Федерации. В указанных документах их составные части разделы,подразделы, пункты, подпункты можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют впределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номераподраздела, разделенных точкой например, 1. Номер пункта должен состоять,из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками например, 2. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должныиметь, порядковую нумерацию в пределах каждого пункта например, 1. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа распоряжения в нижней его части. На приложениях к проектам указов распоряжений визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. Проекты актов Правительства РоссийскойФедерации вносятся руководителями федеральных органов исполнительной власти. Проекты актов Правительства РоссийскойФедерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительнойзаписки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта,существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной запискеприводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимыерасчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствийреализации предлагаемых решений. Если в тексте проекта акта ПравительстваРоссийской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента РоссийскойФедерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующийофициальный источник их опубликования, например: Если подготовляемый акт ПравительстваРоссийской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другиеакты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнениявключаются в проект подготавливаемого акта или представляются в видесамостоятельного акта одновременно с ним. Документы программы, положения, планы, нормы ит. Проект акта Правительства Российской Федерациипо организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерациидолжен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт ПрезидентаРоссийской Федерации. В проектах постановлений ПравительстваРоссийской Федерации употребляются полные официальные наименования органов иорганизаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования. Постановления Правительства РоссийскойФедерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Распоряжения Правительства Российской Федерациизаголовка, как правило, не имеют. Проекты актов Правительства РоссийскойФедерации подлежат согласованию, которое оформляется визой. Проекты актов Правительства РоссийскойФедерации в обязательном порядке должны визироваться руководителями федеральныхорганов исполнительной власти иными органами государственной власти , которыепредставили проект и которым в акте предусматриваются поручения, а такжеруководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительнойвласти. Проекты актов Правительства РоссийскойФедерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстицииРоссийской Федерации после их согласования с заинтересованными органами иорганизациями. Проекты актов Правительства РоссийскойФедерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета,подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации. При наличии у лица, визирующего проект актаПравительства Российской Федерации, особого мнения замечаний он делает обэтом отметку при визировании. Особое мнение замечания визирующего по проектуакта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта. Если в ходе проработки или согласования проектаакта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения,то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется,если при доработке в проект акта Правительства Российской Фе дерации внесены уточнения, не меняющие егосущности определяется руководителем подразделения - исполнителя. Проект акта имеет следующие реквизиты: Наименование вида акта - постановление Правительства РоссийскойФедерации или распоряжение Правительства Российской Федерации. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочнымиинтервалами, проставляется при подписании акта. Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этогореквизита в проектах указов распоряжений Президента Российской Федерации. Первая строкаабзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть преамбулу и постановляющую часть в распоряжениях - распорядительную. Преамбула может отсутствовать, еслипредписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая распорядительная частьпроектов постановлений распоряжений Правительства Российской Федерации, какправило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой изаголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению распоряжению Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательноделается ссылка. Инициал имени и фамилия ПредседателяПравительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля. Приложения к проектам актов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги иподписываются. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалыпри печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстовпостановлений распоряжений. Порядок оформления приложений к проектупостановления распоряжения Правительства Российской Федерации аналогиченоформлению приложений к проектам указов распоряжений Президента РоссийскойФедерации. Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов распоряжении Президента Российской Федерации. Справка к проекту постановления распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеетследующие реквизиты: В заголовке указывается полное название проектапостановления распоряжения , к которому подготовлена справка. Первая строка абзаца печатается на расстоянии1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта,обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки иэкспертизы. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лиц,подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей инициалы ифамилия. Подписи располагаются одна под другой всоответствии с занимаемыми должностями. Наименование должности печатается от левойграницы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируетсяотносительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровнепоследней строки наименования должности без пробела между инициалами ифамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой 1,5межстрочного интервала. Нормативные правовые акты издаютсяфедеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции всоответствии с положениями о них в виде постановлений, приказов, распоряжений,правил, инструкций и положений. Требования к подготовке и оформлениюнормативных правовых актов федеральных органов исполнительной властиустановлены постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа г. Приказами и распоряжениями оформляютсярешения нормативного характера, а также по оперативным, организационным,кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительнойвласти. Проекты приказов распоряжений готовят ивносят подразделения на основании поручений руководителя федерального органаисполнительной власти, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проектыприказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основаниисоответствующих представлений. Приказы подписываются руководителемфедерального органа исполнительной власти или по его поручению заместителемруководителя. Обеспечение качественной подготовки проектовприказов распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонамивозлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектовприказов распоряжений является обязанностью службы ДОУ. Проекты приказов распоряжений иприложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшимпроект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваютсязадания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа распоряжения , возникающие при согласовании,излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказавносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке иповторному согласованию. Проекты приказов распоряжений , представляемыеруководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии сраспределением обязанностей. Проекты приказов распоряжений печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются дляподписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткоеизложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том,на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа являетсядата его подписания. Проекты приказов распоряжений , подготовленныхсовместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартныхлистах бумаги без бланка, с указанием названий федерального органаисполнительной власти и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией впределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личномусоставу и распоряжения нумеруются отдельно. Копии приказов распоряжений или ихразмноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам всоответствии с указателем рассылки, который составляется и подписываетсяисполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ. Проект приказа распоряжения воисполнение постановления Правительства Российской Федерации должен бытьподготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Приказ распоряжение имеет следующиереквизиты: Наименование федерального органа исполнительной власти. Наименование вида документа - приказ. Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и болеестрок, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. О командировании работников Министерства в …. Заголовок к документам, оформленным на бланкахс продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: В констатирующей части кратко излагаются цели изадачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Еслиприказ издается на основании другого документа, то в констатирующей частиуказывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номери заголовок. Преамбула в проектах приказов завершаетсясловом приказываю , которое печатается в разрядку. Распорядительная часть должна содержатьперечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруютсяарабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одномпункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения иликонкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части можетсодержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагаетсяконтроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняетранее изданный документ или какие - то его положения, то один из пунктовраспорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка. Подразделения должностные лица , до сведения которыхдоводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовитвместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей идату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах распоряжениях Президента Российской Федерации. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личнойподписи и расшифровки подписи инициалы, фамилия. Приказы распоряжения подписывает руководительфедерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, егозамещающее. Приложения к приказу подписываютсяруководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной сторонепоследнего листа приложения. При оформлении совместного приказа: Положение принимается в том случае, еслив нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам,отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти. В правилах устанавливаются нормы и требования,обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществлениякакой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иныхнормативных актов. Положения правила, инструкции применяются каксамостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или какакты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждениеоформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительногодокумента об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил иинструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти. Порядок подготовки проекта положения правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектовнормативных актов. Текст проекта положения правил,инструкции печатается на общем бланке федерального органа исполнительнойвласти. Текст излагается от третьего лица единственногоили множественного числа. В тексте используются слова: Основной текст положения правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерацияпунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Протокол составляется на основаниизаписей, произведенных во время совещания заседания , представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Справки подписываются руководителями подразделений - исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов иподготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУи сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протоколадолжен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проектысоответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным заподготовку. Подлинники документов по вопросам,рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение -исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток днязаседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них,причем копии протоколов - по акту. Текст протокола, как правило, состоит издвух частей: Присутствовали - список присутствовавших илиотсылка. Основная часть протоколасостоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждогораздела строится по схеме: Постановление решение - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итогиголосования. Содержание особого мнения, высказанного вовремя обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующегопостановления решения. Допускается форма составления протокола, прикоторой фиксируются только принятые постановления решения по соответствующимвопросам. Протокол подписываетсяпредседательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является датазаседания. Протоколам присваиваются порядковые номера впределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номерапротоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений решений , принятых назаседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса вповестке дня и порядкового номера постановления решения в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятойв федеральном органе исполнительной власти. Копии протоколов при необходимостирассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии суказателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственныйисполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколовзаверяются печатью службы ДОУ. Принятые решения доводятся до исполнителей ввиде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке изаверяются печатью службы ДОУ. Протоколы печатаются на стандартномбланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной властиформата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - слово Протокол печатаетсяот границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом ивыравнивается по центру;. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается поцентру. Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещанияв том случае, если оно происходило не на обычном месте. Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно -цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущегореквизита. Основная часть протокола печатается через 1,5межстрочных интервала. Подчертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании совещании и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующеговопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросурешение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименованиедолжности лица, председательствовавшего на заседании совещании , его личнойподписи, расшифровки подписи инициалы и фамилия. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Гриф пометка ограничения доступа к документу - печатается в правом верхнем углу первоголиста протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа пометки через 1,5межстрочных интервала и центруется по отношению к ним. При решении правовых нормативных вопросовфедеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издаютпостановления, как самостоятельные документы. Оформление реквизитов постановления аналогичноп. Служебные письма федеральных органовисполнительной власти готовятся: Сроки подготовки ответных писемустанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроковисполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точносоответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Срокиподготовки инициативных писем определяются руководителями структурныхподразделений. Служебные письма печатаются настандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем сизображением государственного герба Российской Федерации средствамиэлектронно-вычислительной техники запрещается. При оформлении письма на двух и более страницахвторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листаарабскими цифрами. Служебное письмо федеральных органовисполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русскомязыке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса илинескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одномструктурном подразделении организации - адресата. Текст письма излагается от 3-го лицаединственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностноголица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: Текст письма, как правило, состоит из двухчастей. В первой части излагается причина, основание или обоснованиесоставления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основаниемподготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения,просьбы, решения и т. Дата письма - дата принятия решения,зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается вположении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях и должностныхинструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписанияпри отсутствии руководящих должностных лиц. Нормативные правовые акты, распорядительныедокументы и письма федерального органа исполнительной власти оформляются набланках в соответствии с ГОСТР 6. Документы, издаваемые от имени двух или болееорганизаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. В федеральных органах исполнительнойвласти применяются следующие бланки: Состав видов бланков, применяемых в федеральноморгане исполнительной власти, утверждается его руководителем по представлениюслужбы ДОУ. Бланки с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическимипредприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делампечати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующийвид деятельности по заказам федеральных органов исполнительной власти. Бланки документов федерального органаисполнительной власти подлежат учету. Изготовление бланков без изображенияГосударственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах икопировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешенияруководителя службы ДОУ. Бланки документов должны использоватьсястрого по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаватьсядругим организациям и лицам. Введение в обращение по меренеобходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению поручению руководителя федерального органа исполнительной власти. Соответствующиепредложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемыхбланков. При подготовке организационно-распорядительныхдокументов работники федерального органа исполнительной власти обязанысоблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже. Заголовок к тексту документа. Заголовок составляется лицом, готовящим проектдокумента. К тексту документов, оформленных на бланкахформата А5 заголовок не составляется. Датой документа является дата его подписания распорядительные документы, письма или события зафиксированного в документе протокол, акт ; для утверждаемого документа план, инструкция, положение,отчет - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документапечатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные сего прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или болееорганами федеральной исполнительной власти должны иметь одну единую дату. Способ написания даты зависит от характерадокумента: Документы, направляемые в вышестоящие органы,федеральные органы представительной и судебной власти, подписываютсяруководителем федерального органа или, по его поручению, первым заместителемруководителя. Документы, направляемые подчиненным и сторонниморганизациям, гражданам подписываются руководителем, его заместителями илируководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: Если должностное лицо, подпись которогозаготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо,исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательноуказывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: При подписании документа несколькимидолжностными лицами их подписи располагают одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами,равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают наодном уровне. Документы адресуют организациям, их структурнымподразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ееструктурному подразделению без указания должностного лица их наименованияпишутся в именительном падеже. При направлении документа конкретномудолжностному лицу наименование организации и подразделения указывается вименительном падеже, а должность и фамилия в дательном. При адресовании документа руководителюорганизации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документа физическому лицу,указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Согласование документа оформляется визой надокументе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится принеобходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актами ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируютсяисполнителем ответственным исполнителем и руководителем подразделения, гдеготовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникамфедерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы. Визы включают в себя должность визирующегодокумент, личную подпись, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату. Виза проставляется в нижней части оборотнойстороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проектезаконодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемогодокумента визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения идополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случаевиза оформляется следующим образом: Замечания докладываются руководителю,подписывающему документ. Согласование проекта документа проводится сорганами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются -внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляетсясоответствующим грифом. Заместитель министра путей сообщения. Согласование документа в зависимости от егосодержания осуществляется в следующей последовательности: На документах, подлежащих утверждению, грифутверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляетсяследующим образом: При необходимости дополнительных предписаний и разъясненийдокумент может утверждаться приказом Федерального органа исполнительной власти. В состав резолюции входят следующие элементы: В случаях, когда поручение дается двум илинескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо,указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей икоординация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправедавать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указании поисполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываютсяисполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листес указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится. Отметка об исполнителе документа проставляетсяв левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинникадокумента. Отметка включает фамилию фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, например: На документе, подготовленном по поручениюруководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилияосновного исполнителя. Оформление приложений к документу. Приложения должны иметь все необходимые длядокумента реквизиты название, заголовок, подписи лиц, ответственных за ихсодержание, дату, отметку о согласовании и т. Отметку о наличии приложения, названного втексте, оформляют следующим образом: Если приложения не названы в тексте, то ихнаименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении ичисла их экземпляров, например: Приложения к распорядительным документамсодержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, егодаты и номера. Если приложения сброшюрованы, количество листовв них не указывается. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направленииего в дело включает: Движение документов в федеральныхорганах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов иоперации, производимые с ними в федеральных органах исполнительной власти,регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных формдокументов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциямиих работникам. При применении в федеральных органахисполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно сослужбой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операции,производимых с документом и путь его движения уже на начальном этапе подготовкипроекта или при поступлении документа в федеральные органы исполнительномвласти. Доставка документов в федеральные органыисполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой,фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в федеральные органыисполнительной власти доставляется письменная корреспонденция в виде простых ирегистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а такжепечатные издания. По каналам электрической связипоступают: Документы, поступающие в федеральныеорганы исполнительной власти на бумажных носителях, проходят первичнуюобработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководствоми доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документовосуществляется работниками службы ДОУ. На полученном документе проставляетсярегистрационный штамп. Документы, адресованные руководствуфедерального органа исполнительной власти, а также без указания конкретноголица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службеДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение. Предварительное рассмотрение документовпроводится с целью распределения поступивших документов на требующиеобязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно вструктурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется,исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организациираспределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются поназначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениямили должностным лицам. Рассмотренные руководством документывозвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму далееименуется - РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняетсянесколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель,остальным исполнителям передаются копии. Поступившие телеграммы принимаются подрасписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем жеправилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству иисполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале и оперативнопередается руководителю, которому она адресована. Поступающие оригиналы документов сэлектронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии намагнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. Документы, отправляемые федеральныморганом исполнительной власти, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовойсвязью осуществляется службой ДОУ федерального органа исполнительной власти всоответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденнымиПостановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября г. Документы для отправки передаются полностьюоформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указаниемна рассылку. Документы, подлежащие отправке, должныобрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующегорабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документаосуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службыДОУ. С помощью средств электрической связиосуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм,факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передаетсяпо каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки ихбумажного оригиналаадресату, определяются инструкцией по делопроизводству федерального органаисполнительной власти, с учетом функционирующих в федеральном органеисполнительной власти технических и программных средств. Телеграммы, составляемые в организации,принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными,датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставленияуслуг телефонной связи, утвержденными Постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 28 августа г. Передача телефонограмм осуществляетсяустно по каналам телефонной связи и записывается печатается получателем. Прохождение внутренних документов наэтапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождениюотправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Проекты распорядительных документовпосле подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностнымилицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержаниядокументов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, котораяосуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководствув соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Копии подписанных руководителямираспорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурныеподразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурнымиподразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений илилиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующейотметкой в РКФ. Электронная почта - один из компонентовсистемы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информациии ее передачи между пользователями как внутри федерального органаисполнительной власти, так имежду организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программныесредства. Электронные сообщения, посылаемые поэлектронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, приналичии определенной специфики в процессе исполнения. Отправитель электронного сообщениязапускает программу отправки почты и создаст файл сообщения, указывает его имя,дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощьютекстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствиис указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа наэкране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяетсяиндивидуальный почтовый ящик область памяти ЭВМ , которому присваивается кодпользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляемся через этипочтовые ящики. При наличии электронной почты документыобрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. При передаче и приеме текстов служебныхдокументов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоватьсяследующими требованиями: Заявки хранятся в течение одного года;. Подлинники документов после передачи возвращаютсяисполнителям с отметкой о времени отправки;. Контроль за использованием факсимильнойтехники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. Учет количества документов заопределенный период времени год, месяц проводится по РКФ по месту регистрациидокументов. Результаты учета количества документовобобщаются службой ДОУ и представляются руководству. За единицуучета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемыхпри печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельнов копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированнойподготовки документов на основе принятой в федеральном органе исполнительнойвласти системы учета документов. Учет количества документов может проводиться пофедеральному органу исполнительной власти в целом или по отдельнымподразделениям. Поступающие и создающиеся документыподсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж цифрыпроставляются через косую черту или в отдельных графах. Руководители структурных подразделенийфедерального органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрениедокументов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль закачественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении документов руководительподразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. При необходимости размножения документа илидругих задержках исполнителю передается регистрационная карточка илииспользуется иная форма его информирования. Исполнитель определяет необходимое количествоэкземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель нарассылку. При оперативном решении вопросов безсоставления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: Все отметки размещаются на свободных от текстаместах. При наличии ответственного исполнителявсе остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и представление ответственному исполнителю в установленные им срокинеобходимых материалов проектов документов, справок, сведений и т. Ответственный исполнитель несет персональнуюответственность за полноту и достоверность информации, использованной приподготовке документа. Подготовка и направление ответов наобращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется федеральнымиорганами исполнительной власти в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации о статусе депутата. В качестве обращения и запросарассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутатаи дату. При обращении депутата в федеральный органисполнительной власти должностные лица должны предоставить депутату всюинформацию, связанную с его депутатской деятельностью. При обращении депутата должностные лицабезотлагательно а при необходимости получения дополнительных материалов - непозднее 30 дней со дня получения обращения дают ответ на это обращение ипредоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения,составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке установленномфедеральным законом о государственной тайне. Должностное лицо, которому направлен запросдепутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30дней со дня его полученияили в иной, согласованной с инициатором запроса срок. В случае необходимости проведения всвязи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительногоизучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения илизапроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутатупредставляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса. Должностное лицо, которому направленпарламентский запрос должно дать ответ на него в устной на заседаниисоответствующей палаты Федерального Собрания Российском Федерации илиписьменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентскогозапроса или в иной, установленной соответствующей палатой Федерального СобранияРоссийской Федерации срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом,которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим егообязанности. Прием, обработка и направлениепоступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУфедерального органа исполнительной власти в соответствии с установленнымпорядком работы с поступающими документами. В структурных подразделенияхфедерального органа исполнительной власти по обращениям и запросам всоответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а внеобходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям. Обращения и запросы депутатов идокументы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатуройдел. В федеральном органе исполнительнойвласти анализируют количество, характер и содержание обращений и запросовдепутатов и информируют об этом руководство федерального органа исполнительнойвласти. Основой построения поисковых системявляется регистрация документов - запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы,требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из другихорганизаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние иотправляемые. Документы регистрируются независимо от способаих доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: При передаче документа из одного подразделения в другое онповторно, как правило, не регистрируется. Регистрация документов производится впределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ПравительстваРоссийской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительнойвласти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка,обращения граждан. Регистрация поступающих, внутренних иотправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителяфедерального органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительныедокументы и переписка за подписью руководителя федерального органаисполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируютсяв службе ДОУ. Документы, создаваемые по направлениямдеятельности федерального органа исполнительной власти, регистрируются вструктурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые поканалам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурныхподразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Документы регистрируются в РКФ -традиционных или электронных карточках, журналах. Регистрационный номер документа состоитиз порядковою номера, который, исходя из информационных потребностейфедерального органа исполнительной власти, может дополняться буквенным илицифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуредел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Длядостижения информационной совместимости регистрационных данных и созданияпоисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитоврегистрации: Состав основных реквизитов регистрации в зависимостиот характера документа и задач использования информации может дополнятьсядругими реквизитами: Регистрация документов - ответовосуществляется в РКФ инициативных документов. Документу - ответу присваиваетсяпорядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Для обеспечения эффективногоиспользования информации при принятии решений в федеральных органахисполнительной власти создаются поисковые системы по документам. Информация о документах, полученная приих регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себякартотеки и классификационные справочники. При традиционной карточной регистрациипечатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующиекартотеки: Эффективность работы поисковой системыдостигается путем разработки классификационных справочников: Помимо перечисленных в конкретной поисковойсистеме могут использоваться и другие классификаторы в зависимости отпотребностей ввода и поиска документов и информации. В автоматизированных поисковых массивахпоиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т. Поисковый запрос может содержать любуюкомбинацию атрибутов и элементов текста. Поисковые системы должны обеспечиватьпоиск информации о деятельности федерального органа исполнительной власти, неотнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченногораспространения, работникам федерального органа исполнительной власти, инымгосударственным органам, организациям, физическим лицам. Порядок получения пользователеминформации определяет федеральный орган исполнительной власти как собственникили владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства. Порядок защиты и доступа к служебнойинформации ограниченного распространения определяется федеральными органамиисполнительной власти, в пределах их компетенции либо непосредственнособственником информации, в соответствии с законодательством. Контроль исполнения включает в себя: Контролю подлежат все зарегистрированныедокументы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителемфедерального органа исполнительной власти. Контроль исполнения обеспечиваетруководитель федерального органа исполнительной власти и по его поручениюспециальная служба контроля, а в ее отсутствие служба ДОУ, которая осуществляетучет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения. Контроль исполнения документов по существувопроса осуществляют руководители структурных подразделений федерального органаисполнительной власти. Контроль исполнения документов строитсяна базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется посрокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов указы ираспоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента РоссийскойФедерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,поручения Правительства Российской Федерации, приказы федерального органаисполнительной власти, решения коллегиального органа и др. Сроки исполнения документов исчисляютсяв календарных днях: Сроки исполнения документов определяются руководителем,исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующиесроки: Если последний день срока исполнения документаприходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднеерабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюциируководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме. При необходимости изменения срокаисполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителяфедерального органа исполнительной власти, давшего поручение, мотивированнуюпросьбу о его продлении не позднее 3 - х дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения ПрезидентаРоссийской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации илиПравительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когдаисполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективнымпричинам. В этом случае, руководители федеральных органов исполнительной властипредставляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока суказанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются непозднее чем в дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнениясрочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документовответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесенияизменений в РКФ новый срок, дата изменения, подпись. Приостанавливать исполнение документов, а такжеотменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган организация - автор документа. В случае исполнения документанесколькими структурными подразделениями подлинник документа направляетсяответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. При уходе в отпуск, выбытии вкомандировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник,ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другомуработнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой,обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. При пересылке документа на исполнение вподведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатахисполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационнойкарточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указаниемдаты и содержания исполнения. Проверка хода исполнения осуществляетсядо истечения сроков исполнения документов предварительный контроль вследующем порядке: Все напоминания исполнителям и информация о нихфиксируются в РКФ. Снятие документа с контроляосуществляет руководитель федерального органа или по его поручению служба ДОУ,снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа инаправлении его в дело: Документ считается исполненным иснимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу,документированного подтверждения исполнения и сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по немуматериалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы невозвращены на доработку. На документе и в РКФ проставляется отметка обисполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение ответственныйисполнитель , дата. На контроль ставятся все поступающиедокументы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения. Контроль за исполнением документовПрезидента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации иПравительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней,осуществляется непосредственно руководителем федерального органа исполнительнойвласти либо по его поручению одним из заместителей руководителя. Руководитель федерального органа, которомупередан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и срокиисполнения поручений в резолюции. Служба ДОУ делает соответствующиеотметки в РКФ: Руководитель службы ДОУ еженедельно составляетсводку о ходе исполнения документов для последующего информированияруководителя федерального органа исполнительной власти о состоянииисполнительской дисциплины по исполнению документов вышестоящих органов. О ходе и результатах исполнения каждогодокумента руководителю федерального органа исполнительной власти представляютсясведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица,исполняющего его обязанности. Если поручение, содержащееся в документеПрезидента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации илиПрави тельства Российской Федерациидано нескольким должностным лицам, то федеральный орган исполнительной власти,указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения иорганизует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет срокипредставления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовкиитогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложенияответственному исполнителю в установленные им сроки. Доклад об исполнении поручения ПрезидентаРоссийской Федерации с приложением проекта доклада Президенту РоссийскойФедерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней доистечения срока, установленного Президентом Российской Федерации. Организация документов в делопроизводствепредставляет собой совокупности видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве иих передачу в центральный архив федерального органа исполнительной власти далее именуется - архив в соответствии с требованиями, установленнымигосударственными стандартами на документы, нормативно-методическими документамиФедеральной архивной службы России, а также соответствующиминормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводствуфедеральных органов исполнительной власти. Основными видами работ, обеспечивающимиправильную организацию документов в делопроизводстве, являются составлениеноменклатур дел и формирование дел. Номенклатура дел - систематизированныйперечень заголовков наименований дел, заводимых в федеральных органахисполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организациигруппировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,определения сроков их хранения и является основой для составления описей делпостоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета делвременного до 10 лет включительно хранения. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться положениями о федеральном органе исполнительной власти и егоструктурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе,перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел, запредшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельностифедерального органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание. Номенклатура дел структурногоподразделения составляется отделом , лицом, ответственным за ведениеделопроизводства, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписываетсяруководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано вмесячный срок разработать номенклатуру дел подразделения, и представить ее вслужбу ДОУ федерального органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел составляетсяслужбой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений приметодической помощи архива федерального органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел федеральногооргана исполнительной власти, подписывается руководителем службы ДОУ,согласовывается с Центральной экспертной комиссией далее именуется - ЦЭК федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией далее именуется - ЭПК федерального архива, в который документы передаются нагосударственное хранение, и утверждается руководителем федерального органаисполнительной власти. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивомне реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в федеральноморгане исполнительской власти. После утверждения сводной номенклатурыдел подразделения федерального органа исполнительной власти получают выписки изсоответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел печатается внеобходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатурыдел является документом постоянного срока хранения и включается в но менклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второйиспользуется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архивефедерального органа исполнительной власти. Четвертый - в федеральном архиве, скоторым согласовывалась номенклатура дел. Сводная номенклатура дел в конце каждогогода уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующегокалендарного года. Сводная номенклатура дел составляется исогласовывается заново в случае коренных изменений функций и структурыфедерального органа исполнительной власти. Названиями разделов номенклатуры делфедерального органа исполнительной власти являются названия структурныхподразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствиис утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти. В номенклатуру дел включаются заголовкидел, отражающие все документируемые участки работы федерального органаисполнительной власти. В номенклатуру дел не включаются периодическиеиздания. Графы номенклатур дел заполняются следующимобразом. В графе 1 номенклатуры дел проставляютсяиндексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит изустановленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначенияструктурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатурев пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскимицифрами. В номенклатуре дел рекомендуется сохранятьодинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурныхподразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовкидел томов, частей. Заголовок дела должен четко, и обобщенной формеотражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела состоит из элементов,располагаемых в следующей последовательности: Документы о проведении тематических выставок планы, списки, доклады, характеристики экспонатов. В заголовках дел, содержащих переписку,указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку соднородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Переписки с архивными учреждениями окомплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно - техническойдокументацией. В заголовках дел, содержащих переписку сразнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Переписка об организации семинаров и совещанийпо вопросам документирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретныйкорреспондент, если переписка ведется только с ним. Переписка с ВНИИДАД по вопросамнаучно-методической работы. При обозначении в заголовках деладминистративно-территориальных единиц учитывается следующее: Переписка с главами администраций областей о социальнойзащите населения. Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы населенного пункта , ее его названиеуказывается в заголовке дела. Переписка с филиалом РГАНТД г. Самара обиспользовании архивных документов. В заголовках дел, содержащих плановуюили отчетную документацию, указывается период квартал, год на за которыйсоставлены планы отчеты. Если дело будет состоять из нескольких томовили частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома части , уточняющие содержание заголовкадела. Порядок расположения заголовков дел внутриразделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаютсязаголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессеформирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется поокончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела,номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примернойноменклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения. Если в течение года в федеральноморгане исполнительной власти возникают новые документированные участки работы,не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновьзаводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатурыдел делается итоговая запись о количестве заведенных дел томов. Формирование дел - группировкаисполненных документов и дела в соответствии с номенклатурой дел исистематизация документов внутри дела. Дела формируются в федеральном органеисполнительной власти, как правило, децентрализованно, то есть в структурныхподразделениях. Исполненные документы должны вдневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системыведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам ответственным за ведениеделопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководительструктурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием делосуществляется службой ДОУ. При формировании дел необходимособлюдать следующие общие правила: Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в делапо видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимостиот вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актовПрезидента РоссийскойФедерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки изсоответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или егоПрезидиума. Все документы отчетного и информационногохарактера по исполнению акта Президента Российской Федерации или ПравительстваРоссийской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этотакт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются вдело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегий группируются в два дела: Положения, инструкции, утвержденныераспорядительными документами, являются приложениями к ним и группируютсявместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируютсяотдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются вхронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные вотдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты,титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мереих поступления. Переписка группируется, как правило, за периодкалендарного года и систематизируется в хронологической последовательности;документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела федерального органа исполнительнойвласти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформлениедела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплексработ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлениюзаверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ исоответствующих структурных подразде лений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методическойпомощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти. Взависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: Реквизиты, проставляемые на обложке дела,оформляются следующим образом: Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а такжедля дел, состоящих из нескольких томов частей , являются крайние датыдокументов дела, то есть даты число, месяц, год регистрации составления самогораннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и годобозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепленияпорядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листазаверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашомсверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов иличастей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другиеиллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист вделе, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложенияминумеруются: После завершения нумерации листов составляетсязаверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительнаянадпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данномделе, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и т. Заверительная надпись подписывается еесоставителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии сзаверительной надписью. На делах постоянного хранения пишется: Архивный шифр дела номера фонда, описи, дела на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архивечернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива до этого онпроставляется карандашом. На обложках дел постоянного храненияпредусматривается место для наименования федерального архива, в который будутпередаваться дела, кодов федерального архива и федерального органаисполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий иорганизации ОКПО. По окончании года в надписи на обложках делпостоянного и временного свыше 10 лет хранения вносятся уточнения: Для учета документов определенныхкатегорий постоянного и временного сроков свыше 10 лет хранения, учет которыхвызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Внутренняя опись документов дела составляетсятакже на дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрываютконкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описидокументов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства вфедеральном органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется наотдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковыхномерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговаязапись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неедокументов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписываетсясоставителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составленияописи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителемвнутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутреннейстороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело,подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются сучетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке делк подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки издокументов удаляются. Дела временного до 10 лет включительно хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи несоставлять. С момента заведения и до передачи вархив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту ихформирования. Руководители структурных подразделений исотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранностьдокументов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах испециально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальномположении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полнуюсохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поискадокументов дела располагаются, в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатурадел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы пономенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного свыше 10 лет сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двухлет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти. Выдача дел другим подразделениямпроизводится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникамподразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное делозаводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение,индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваютсяграфы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на временное пользованиесотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. Послеистечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются наосновании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органаисполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранениядопускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителяфедерального органа исполнительной власти с оставлением в деле, завереннойкопии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Документы федерального органа исполнительнойвласти являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы ихценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежатобязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив, какгосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов Государственной частиАрхивного фонда Российской Федерации и документов временного свыше 10 лет срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личномусоставу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче нагосударственное хранение федеральный орган исполнительной власти образуетархив. Подготовка документов к передаче на хранение вархив федерального органа исполнительной власти включает работу службы ДОУ илиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, попроведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел,составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Экспертиза ценности документов - отбордокументов на государственное хранение или установление сроков их хранения наоснове принятых критериев. Экспертиза ценности документов вфедеральном органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: Для организации и проведения экспертизыценности документов в федеральном органе исполнительной власти создаетсяпостоянно действующая центральная экспертная комиссия далее именуется - ЦЭК и, при необходимости, экспертные комиссии далее именуется - ЭК в структурныхподразделениях. Функции и права ЦЭК ЭК , а такжеорганизация их работы определяются положениями, которые утверждаютсяруководителем федерального органа исполнительной власти для ЦЭК ируководителем структурного подразделения для ЭК. Положение о ЦЭК до егоутверждения подлежит согласованию с Федеральной архивной службой России. Экспертиза ценности документовпостоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурныхподразделениях федерального органа исполнительной власти непосредственнолицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК ЭК поднепосредственным методическим руководством архива. Отбор документов для постоянногохранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков иххранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти путемполистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и неотносящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательноерешение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭКфедерального органа исполнительной власти. По результатам экспертизы ценностидокументов составляются описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Опись дела - архивный справочник,содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельнаяопись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на делапостоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личномусоставу; на дела временного до 10 лет хранения описи не составляются. В федеральном органе исполнительнойвласти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранениясоставляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивафедерального органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются вархив федерального органа. Описи дел, подготовленные структурнымиподразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел федеральногооргана исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа и покоторой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральныйархив. Описательная статья описи делструктурного подразделения имеет следующие элементы: При составлении описи дел соблюдаютсяследующие требования: В конце описи вслед за последнейописательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается цифрами ипрописью количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел поописи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные номераи пропущенные номера. Опись дел структурного подразделенияподписывается составителем с указанием его должности, согласовывается сруководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурногоподразделения. При наличии в структурном подразделениифедерального органа ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована сЭК. Опись дел структурного подразделенияорганизации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместес делами в архив федерального органа исполнительной власти, а второй остается икачестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии вструктурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, таккак один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ЭК федерального органа исполнительной власти одновременно. Согласованные ЦЭК ЭК федерального органа исполнительной власти акты утверждаются руководителемфедерального органа исполнительной власти только после утвержденияэкспертно-проверочной комиссией далее именуется - ЭПК соответствующегоФедерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеетправо уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленнымпорядком. Акт о выделении документов куничтожению составляется, как правило, на дела всего федерального органаисполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурныхподразделений, то название каждого структурного подразделения указывается передгруппой заголовков дел этого подразделения. В архив федерального органаисполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Их передача производится толькопо описям дел. Дела с исполненными документамипостоянного и временного свыше 10 лет хранения передаются в архивфедерального органа исполнительной власти после истечения двухлетнего срока иххранения и использования в структурном подразделении. Дела временного до 10 летвключительно хранения передаче в архив федерального органа исполнительнойвласти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях ипо истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Передача дел в архив федеральногооргана исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом,согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденномуруководителем службы ДОУ. В период подготовки дел структурнымподразделением к передаче в архив федерального органа исполнительной властисотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформленияи соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных всоответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Всевыявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работникиструктурного подразделения обязаны устранить. Прием каждого дела производитсязаведующим архива федерального органа исполнительной власти в присутствииработника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описипротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. Вконце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью ко личество фактически принятых дел, дата приема -передачи дел, а также подписи заведующего архивом федерального органаисполнительной власти и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив федерального органаисполнительном власти передаются регистрационные картотеки на документы илипрограммные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации иисполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данныхвключается в опись. В случае ликвидации или реорганизацииструктурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо,ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документыв дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительнойвласти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описямдел и номенклатуре дел. Форма справки о документообороте. При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации. Заполняется в соответствии с наименованием вида документа. В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа. В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа. Переносится в РКФ из регистрационного штампа. Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова. В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель исполнители , автор и дата резолюции. Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. Форма справки о состоянии исполнения документов. Заголовок дела тома, частей. Кол-во дел томов, частей. Временного до 10 лет включительно. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федеральногооргана исполнительной власти. Итоговые сведения переданы в архив. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти. Форма обложки дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения. Форма внутренней описи документов дела. Индекс дела тома, части. Заголовок дела тома, части. Дата дела тома, части. Количество л истов в деле томе, части. Срок хранения дела тома, части. Форма описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения ипо личному составу структурного подразделения. Заголовок дела или групповой заголовок дел. Дата дела или крайние даты дел. Номера описей номенклатур за годы. Количество дел томов, частей. Сроки хранения дела тома, части и номера статей по перечню. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащиххранению. Документация федерального органа исполнительной власти. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. Организация документооборота и исполнения документов. Прием, обработка и распределение поступающих документов. Организация обработки и передачи отправляемых документов. Порядок прохождения внутренних документов. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи. Работа исполнителей с документами. Работа с обращениями и запросами депутатов. Поисковая система по документам.. Организация поисковой системы по документам.. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Организация документов в делопроизводстве. Формирование и оформление дел. Организация оперативного хранения документов. Порядок передачи документов на хранение в архив. Подготовка и передача документов в архив. Любое использование материалов сайта возможно только в строгом соответствии с установленными Правилами. Любое коммерческое использование материалов сайта и их публикация в печатных изданиях допускается только на основании договоров, заключенных в письменной форме. Использование Пользователем сервисов сайта возможно только на условиях, предусмотренных Пользовательским Соглашением. Статистика ОТ FAQ Обратная связь Реклама на сайте. Новости Все новости Все новости Законотворчество Государственный надзор и контроль Управление ОТ на региональном и местном уровне События, интервью, факты Передовой опыт Происшествия, аварии, пожары, несчастные случаи Консультации и разъяснения Вопрос-ответ Законотворчество Государственный надзор и контроль Управление ОТ на региональном и местном уровне События, интервью, факты Передовой опыт Происшествия, аварии, пожары, несчастные случаи Консультации и разъяснения Вопрос-ответ Задать вопрос консультанту Все консультации Консультации органов исполнительной власти Организация ОТ на предприятии, СУОТ, трудовые споры Требования безопасности к производственным процессам Несчастные случаи на производстве Обучение по ОТ и ПБ Медосмотры, профзаболевания, МСЭ. СОУТ, экспертиза УТ, производственный контроль, льготы и компенсации СИЗ и СКЗ Промышленная безопасность Пожарная безопасность ГО и ЧС Экология Библиотека Законодательство по охране труда, пожарной и промышленной безопасности Инструкции по ОТ Что такое инструкция по ОТ? Все инструкции Типовые инструкции по охране труда для работников по должностям, отдельным профессиям. Типовые инструкции по охране труда для работников организации на отдельные виды работ. Инструкции по охране труда для работников организации по должностям, отдельным профессиям. Инструкции по охране труда для работников организации на отдельные виды работ. Бланки и формы журналов по ОТ Все действующие ГОСТы Технические нормативы Soft по ОТ и ПБ myObject — Информационная система для специалистов промышленной безопасности Чем вам поможет myObject? Предприятия 8 О программе Скачать программу Купить программу АРМ ОТ О программе Download Экзаменационные вопросы Бесплатная регистрация Наглядная безопасность и охрана труда О программах Перечень всех программ и их содержание Стоимость программ Купить программы оформление заявки Консультации по ОТ Задать вопрос консультанту Все консультации Консультации органов исполнительной власти Организация ОТ на предприятии, СУОТ, трудовые споры Требования безопасности к производственным процессам Несчастные случаи на производстве Обучение по ОТ и ПБ Медосмотры, профзаболевания, МСЭ. Мир, государство, общество, экономика, политика новости Хобби, личное, разное Файлообменник сообщества Все файлы Добавить свой файл Статистика и анализ, отчеты гос. Продукция по охране труда Услуги и продукция в области промышленной безопасности Услуги и продукция в области пожарной безопасности Прочие объявления. Законодательство по охране труда, пожарной и промышленной безопасности Инструкции по ОТ Бланки и формы журналов по ОТ Все действующие ГОСТы Технические нормативы. Реквизиты Комментарий по заполнению 1 2 Автор корреспондент При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида документа. Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа. Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа. Дата поступления Переносится в РКФ из регистрационного штампа. Индекс поступления Переносится в РКФ из регистрационного штампа. Заголовок к тексту Переносится заголовок к тексту документа. Резолюция В РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель исполнители , автор и дата резолюции. Срок исполнения Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. По срокам хранения Всего В том числе: Задай вопрос - получи ответ; Сам дай консультацию - поможешь другому. Реклама на сайте Наши баннеры Контактная информация ВНИМАНИЕ! Введите код с картинки: Временного свыше 10 лет. Итоговые сведения переданы в службу ДОУ. Протокол ЭПК федерального архива. Изменения в учетные документы внесены.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства далее — Служба делопроизводства , при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти далее — Инструкция по делопроизводству. Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Применение Методических рекомендаций должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и их территориальных органах. При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:. Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями федерального органа исполнительной власти и с заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения. В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти федеральный орган исполнительной власти направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Федеральное архивное агентство [2]. При наличии у Федерального архивного агентства замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Федеральное архивное агентство. Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры совещания между представителями Федерального архивного агентства и федерального органа исполнительной власти в целях выработки взаимоприемлемого решения. Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом Федерального архивного агентства, направляемым в адрес федерального органа исполнительной власти. После согласования с Федеральным архивным агентством Инструкция по делопроизводству утверждается приказом федерального органа исполнительной власти. Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти после их согласования с Федеральным архивным агентством. Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения его эффективности;. Системы электронного документооборота системы автоматизированной обработки документов , применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти. В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить:. Постановлением Правительства Российской Федерации от Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти. В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков федерального органа исполнительной власти утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:. При необходимости могут использоваться бланки других видов документов. Бланки документов федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству раскрыть состав реквизитов для каждого вида бланков:. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:. В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти [8]:. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов. Федеральные органы исполнительной власти представляют в Правительство Российской Федерации проекты:. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных актов:. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить порядок разработки и представления в Правительство Российской Федерации:. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции. На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат государственной регистрации, если они [11]:. Проекты нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти подлежат антикоррупционной экспертизе. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан утвержден руководителями лицами, исполняющими обязанности руководителей нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов организаций [12]. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, федеральные органы исполнительной власти издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию [13]:. Правовые акты, соответствующие пунктам а за исключением актов, срок действия которых истек , б, в, издаются в федеральном органе исполнительной власти в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения — заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти по вопросам их компетенции раздел 3. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти. Состав документов федерального органа исполнительной власти. В деятельности федерального органа исполнительной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии федерального органа исполнительной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний. Взаимные обязательства федерального органа исполнительной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности федерального органа исполнительной власти создаются другие виды документов: В установленных законодательством случаях в федеральном органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ приказ, протокол, положение и др. Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов. Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера кадровые приказы , решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение. Инструкция по делопроизводству может содержать положения, определяющие:. В Инструкция по делопроизводству целесообразно определить:. Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся:. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:. При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем:. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:. Записка аналитическая, докладная, служебная, объяснительная. При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:. В документообороте федерального органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Прием и первичная обработка поступающих документов. В Инструкции по делопроизводству, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в федеральный орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством федерального органа исполнительной власти. Документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей. В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что:. В данном разделе инструкции определяются основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания утверждения. В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом, учитывается, что:. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;. Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы. В Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов. В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов. В Инструкция по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции. В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам. В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть: Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок сводок, отчетов статистического и аналитического характера. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти [15]. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного календарного года. В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти целесообразно предусмотреть, что:. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде. В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти предусматривается: Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству определить:. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение. В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти и на уничтожение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:. Рекомендуется в Инструкцию по делопроизводству включить следующие положения:. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. При этом особое внимание целесообразно уделить следующим положениям:. В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия:. В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации сравнении электронного образа документа с подлинником документа. Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти [18] , в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию учет и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов докладных, служебных записок, справок, сводок и др. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ. К таким сведениям относятся:. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел электронных документов , на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела электронные документы подлежат уничтожению. Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие положения:. Специалисты структурных подразделений федерального органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:. В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:. Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя командировка, отпуск, болезнь другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов. В Инструкции по делопроизводству определяются виды и количество печатей, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, порядок учета, хранения и уничтожения печатей. При этом, предусматриваются следующие положения. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель федерального органа исполнительной власти по согласованию с руководителем Службы делопроизводства. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей. В случае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом федерального органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть, что:. Организацию работы по изготовлению и учету бланков документов федерального органа исполнительной власти рекомендуется возложить на административно-хозяйственную службу, которая:. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию электронный образ документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Поиск документов по реквизитам. База данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов. Электронные проекты, виртуальные выставки, коллекции документов. Информационно-поисковые системы и тематические каталоги. Справочно-методическое пособие по архивной деятельности. Справочно-информационный центр Обращения граждан Карта сайта Новости отрасли. О Росархиве Контакты Новости СМИ о Росархиве и архивах Документы Деятельность Ведомственная статистика Инструкция по заполнению статистических форм Показатели Архивный фонд РФ Центральный фондовый каталог Обращения граждан Бюджет Программы и подпрограммы Координационные органы Международные отношения Помощь FAQ Противодействие коррупции Кинозал Мероприятия Росархива по выполнению Распоряжения Правительства РФ от Сборники документов Сборники документов федеральных государственных и ведомственных архивов. Приложения к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти pdf-файл. Сборники документов федеральных государственных и ведомственных архивов.
https://gist.github.com/d1a24054973915056f484b71c441b426
https://gist.github.com/dc58cc80ed75a1fd15f6df86196959be
https://gist.github.com/20c1ac1a388029b3c42d7947a2397ef9