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> **Atenção**: esse guia está em fase de construção, esperamos sua contribuição :)
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Um guia elaborado pela BrazilJS Foundation com o auxílio de diversos organizadores para direcionar aqueles que procuram organizar um evento de front-end no Brasil.
1 - Faça um já!
O evento é de front-end. Portanto, o mínimo que esperam dele é um site bem feito. Só não deixe que isso atrapalhe seus planos, o site precisa ser funcional e abrir as portas do seu evento.
"Consiga auxílio de um designer, de preferência da região. Dessa forma conseguirão fortalecer ainda mais a comunidade. Um bom design ajuda muito a passar confiabilidade no evento." - Bernard de Luna, organizador do Front in Rio
Nós recomendamos o uso do ConfBoilerplate, um projeto desenvolvido pela BrazilJS que irá agilizar muito seu trabalho. Uma outra dica é deixar o repositório aberto no Github para que outras pessoas possam colaborar.
2 - Caso seja a primeira edição desse evento na sua região, crie um formulário para verificar o volume de pessoas interessadas no evento.
Divulgue isso. Se não existir nenhum grupo de discussão local, envie para listas de email ou grupos no Facebook de âmbito nacional.
"Antes de lançarmos o evento, mandamos um Google Docs para os interessados fazerem um pré-cadastro de interesse (mesmo sem saber data, local ou palestrantes) e dar sugestões do que queriam que fosse abordado. E isso nos ajudou muito!" - Luiz Tiago, organizador do Pernambuco.JS
Crie encontros informais com apoio de faculdades e empresas locais para divulgar a iniciativa, assim você consegue ter ideia do público interessado e também uma base de pessoas interessadas.
3 - Determine uma data para seu evento.
A data é bastante importante para conseguir passar mais credibilidade para os interessados e principalmente marcar um local. Vale lembrar que a data pode sofrer alterações por influência de qualquer um dos itens acima, porém não é recomendado para garantir uma boa visão do evento por parte de inscritos e patrocinadores.
"Os melhores dias para um evento acontecer são do dia 11 ao 23, pois é tempo suficiente para os participantes receberem seus salários no início do mês e também longe do stress de fim de mês. Por incrível que pareça esses fatores psicológicos facilitam a inscrição e participação das pessoas. Sábado é uma boa opção já que as pessoas não precisam faltar ao trabalho, além da facilidade no trânsito e estacionamento." - Leo Balter, organizador do Front in Rio
Um cuidado muito importante na hora de agendar uma data para o evento é não marcar no mesmo dia de outro evento da área, o mesmo pode acabar influenciando negativamente em um ou outro e não queremos isso certo? Consulte a página de eventos da BrazilJS para saber os eventos de front-end que estão já agendados no Brasil.
4 - Determine se o formato será de uma ou mais palestra por vez
Caso seu evento atenda mais de um assunto ou área, pode ser interessante aborda-lo com palestras simultâneas, acontecendo em salas separadas, porém isso tem seu preço. Os participantes não poderão assistir a duas palestras que possam ter interesse e que estejam acontecendo no mesmo horário. Além disso, alugar duas ou mais salas fará o local do evendo ficar um pouco mais caro.
5 - Consiga um espaço para o evento.
Determine para quantas pessoas você quer fazer o evento e comece a listar os locais que suportam essa quantidade de forma confortável.
Uma dica para conseguir auditórios de graça ou mais barato é tentar parcerias com universidades e outros locais de ensino. Dê preferência por locais de fácil acesso e não deixe de verificar o espaço, luz, equipamentos de som e vídeo com antecedência.
6 - A grade de palestrantes é um dos pontos principais do evento, assim como o conteúdo das palestras.
Para eventos regionais, procure ter palestrantes regionais. Isso fortalece a comunidade local. Nem sempre é possível fazer isso, então procure levar palestrantes conhecidos da comunidade nacional. Uma pesquisa pode ajudar a descobrir quem o público quer ver.
"Faça o possível para bancar o transporte e hospedagem do palestrante, são eles que fazem a magia do evento. O conforto que você proporciona para seu palestrante é refletido diretamente na palestra que ele vai apresentar." - Giovanni Keppelen, organizador do Front in BH
Existem algumas opções para selecionar palestrantes:
1 - Selecionado pelos organizadores. Para garantir a qualidade do evento ou por não existir uma demanda de palestrantes, os organizadores podem ficar responsáveis pela escolha. 2 - Selecionado pelo público. Diversas ferramentas te ajudam neste processo, uma delas é o Call4Paperz.
7 - Faça um Mídia Kit
Priorize empresas que rotineiramente apoiam eventos. Com alguns patrocinadores e apoios de grande nome, irá facilitar para persuadir outras empresas, principalmente locais.
Empresas locais estão sempre à procura de bons profissionais. É importante que no cadastro do evento você organize informações que possam ser repassadas para as empresas que irão patrociná-lo (tempo de experiência, onde estuda/trabalha, especialização, cargo).
Dividir os patrocínios por cotas podem ajudar a atingir também pequenas empresas.
- Bernard De Luna, organizador do Front in Rio
- Davidson Fellipe, organizador do Pernambuco.JS, Front in Maceió, Front in BH e Rio.JS
- Felipe Nascimento, organizador do BrazilJS e RS.JS
- Giovanni Keppelen, organizador do Front in BH e Rio.JS
- Jaydson Gomes, organizador do BrazilJS e RS.JS
- Juarez P. A. Filho, organizador do Front in Maceió
- Leonardo Balter, organizador do Front in Rio e Rio.JS
- Luiz Tiago Oliveira, organizador do Pernambuco.JS
- Thiago Prado de Campos, organizador do Front in Curitiba, Front in Londrina e Front in Maringá
- Zeno Rocha, organizador de festas sertanejas