OBS! Alle kurs som skal rapporteres må være avsluttet. Denne veilederen forutsetter at du har en norsk versjon av Excel. I andre programmer eller språk vil noen av begrepene være ulike, og det kan hende du er nødt til å formatere datoene (i norsk Excel leses og lagres datoene fra KursAdmin korrekt). Ta kontakt med Voksenopplæringsforbundet hvis du har spørsmål eller trenger hjelp.
Logg inn i KursAdmin og gå til Administrasjon > Sluttabell.
Bruk Actions > Filter for å velge de kursene som skal rapporteres, f.eks.:
- Sluttdato CONTAINS ".2019" --> Velger alle kurs som er avsluttet og har sluttdato i 2019.
- Batch ID > XXX (og evt Batch ID < YYY) --> Velger alle kurs som er utbetalt mellom Batch nr XXX og YYY.
Nå skal vi lage et felt for studieforbundets kode. Velg Actions > Format > Compute. Legg inn i Column Heading:
SF
og i Computation Expression:
25XX
(Bytt ut XX med deres kode.) Klikk Apply.
Velg disse kolonnene (Actions > Select Columns):
- SF
- SSB
- Kurs Kommunenr
- Kurs Id
- Emnekode
- Nivå Kode
- Studieplan Id
- Menn 14-19 Antall
- Menn 20-29 Antall
- Menn 30-39 Antall
- Menn 40-49 Antall
- Menn 50-59 Antall
- Menn 60- Antall
- Kvinner 14-19 Antall
- Kvinner 20-29 Antall
- Kvinner 30-39 Antall
- Kvinner 40-49 Antall
- Kvinner 50-59 Antall
- Kvinner 60- Antall
- Tilrettelegging Antall Menn
- Tilrettelegging Antall Kvinner
- Startdato
- Sluttdato
- Timer Totalt
- Timer Online
- Tidspunkt Kode
Last ned rapporten med Actions > Download, og velg CSV. Åpne CSV-filen i Excel. Høyreklikk på kolonne A og velg Slett. Gjør det samme med rad 1 (overskriftene). Minimer Excel (ikke lukk eller lagre).
Nå skal vi oversette Studieplan ID til kode for eksamen.
Gå tilbake til KursAdmin, gå til Rapporter > Studieplaner. Nå skal vi først lage et felt for eksamenskoden. Velg Actions > Format > Compute. Legg inn i Column Heading:
Eksamenskode
og i Computation Expression:
SUBSTR( T , 1, 2)
Klikk Apply.
Velg disse kolonnene (Actions > Select Columns):
- SP #
- Eksamenskode
Last ned rapporten med Actions > Download, og velg CSV. Åpne CSV-filen i Excel.
Nå skal vi slå sammen disse to filene. Høyreklikk på arkfanen nederst til venstre (den heter sannsynligvis "curr_report"-ettellerannet). Velg Flytt eller kopier. Velg Til bok "sluttabell"-ettellerannet, og OK. Du har nå begge rapportene i ett og samme Excel-dokument.
Velg arkfanen "Sluttabell", og høyreklikk på kolonne G. Velg Sett inn. Du får nå en blank kolonne G - merk den første cellen i denne kolonnen (dvs. G1). Her skriver du følgende formel:
=FINN.RAD(H1;curr_report!A:B;2;USANN)
(Dersom 'curr_report'-fanen heter noe annet, bytter du ut dette navnet.) Trykk enter, da skal du få en gyldig eksamenskode i det første feltet.
Merk den første cellen og kopier denne (Ctrl + C). Merk alle cellene i kolonne G OBS! Ikke merk hele kolonnen, merk den første cellen, scroll til bunn, og så Shift + Klikk på den siste cellen. Ellers får du mange blanke rader nederst. Velg lim inn (Ctrl + V). Du skal nå få gyldige eksamenskoder i hele kolonnen.
Nå skal vi gjøre om formelen til verdier. Høyreklikk på kolonnen G, og velg Kopier. Høyreklikk på den samme kolonnen igjen, og velg Lim inn utvalg > Lim inn verdier. (Her gjør det ikke noe at hele kolonnen er merket.)
Høyreklikk på kolonnen H, og velg Slett.
Til slutt velger vi Fil > Lagre som, og velger filtype CSV (semikolondelt). Bekreft alle advarslene du får opp.
Kurs på Svalbard blir registrert med kommunenummer SSB aksepterer både 2111 Spitsbergen. SSB vil gjerne ha disse rapportert på fylkesnummer 2100 Svalbard. Denne endingen kan lett gjøres i Excel -- opplasteren gir beskjed om hvilke kurs (hvis noen) som må rettes.2100 og 2111 for kurs på Svalbard.
Det er ikke nødvendig å tenke på innledende nuller osv. i CSV-filen. Det tryggeste er å la Excel behandle verdiene som tall (med unntak av datofeltene, som bør behandles som datoer), så tar vi oss av den endelige utformingen av filen til SSB.
Hvis du finner noe som er feil, vanskelig å forstå eller har forslag til hvordan ting kan gjøres enklere setter vi stor pris på tilbakemeldinger.
Hei Mats!
Jeg får beskjed om at kommune 5061 (Rindal) ikke finnes når jeg tester ssb-fila. Har prøvd å endre postnummer på stedet for å se om det hjalp, men det gjorde det ikke. Veit du hva vi kan gjøre?