title: Objetivo
El objetivo principal de esta Política de Comunicaciones Personal es optimizar y estandarizar todas las formas de comunicación electrónica, tanto entrantes como salientes. Esta política busca mejorar la eficiencia, la claridad y la efectividad de las comunicaciones al establecer directrices claras para la organización de correos electrónicos, la respuesta a mensajes, y la gestión de situaciones de comunicación urgentes. Al adherirse a esta política, se espera minimizar malentendidos, agilizar el flujo de información y mejorar la productividad general.
[[#1. Clasificación de Correos]] [[#2. Asuntos Estandarizados]] [[#3. Respuesta Programada]] [[#4. Horarios de Comunicación]] [[#5. Plantillas]] [[#6. Protocolo para Urgencias]] [[#7. Archivado y Depuración]] [[#8. Normas de Cortesía y Profesionalismo]] [[#9. Estrategias Complementarias para Eficiencia y Eficacia]]
Organizar correos electrónicos con carpetas y etiquetas. Evaluar el uso del método PARA [[The PARA Method A Universal System for Organizing Digital Information - Forte Labs]]
- Carpetas por Proyecto/Tarea:
Proyecto A,Proyecto B. - Carpetas por Remitente:
Familia,Trabajo. - Etiquetas de Prioridad:
Alta,Media,Baja.
- Inbox
- Proyecto A
- Proyecto B
- Familia
- Trabajo
- Archivo
- Completado
- Pendiente
Estandarizar los asuntos para rápida identificación.
[Categoría] - [Subcategoría] : Título
[Reunión] - Fecha: Tema[Urgente] - Departamento: Asunto[Información] - Tema: Detalles[Personal] - Asunto
[Consulta] - Área: Pregunta[Solicitud] - Departamento: Necesidad[Actualización] - Proyecto: Novedades[Invitación] - Evento: Fecha[Confirmación] - Actividad: Fecha[Recordatorio] - Tarea: Fecha de Vencimiento[Feedback] - Tema: Solicitado por[Propuesta] - Tema: Presentado por[Documento] - Tipo: Nombre[Anuncio] - Tema: Fecha[Encuesta] - Tema: Fecha de Respuesta[Resolución] - Problema: Estado[Tarea] - Proyecto: Descripción[Alerta] - Sistema: Estado[Reporte] - Área: Periodo[Cotización] - Producto/Servicio: Solicitado por[Factura] - Proveedor: Número[Pago] - Factura: Fecha[Agenda] - Fecha: Actividades[Evaluación] - Empleado/Proyecto: Periodo[Inscripción] - Evento/Curso: Fecha[Cancelación] - Actividad/Evento: Fecha[Aprobación] - Documento/Proyecto: Estado[Reclamo] - Servicio/Producto: Fecha[Soporte] - Sistema/Área: Problema[Seguimiento] - Tarea/Proyecto: Estado[Entrega] - Producto/Documento: Fecha
[Consulta] - RRHH: Política de Vacaciones[Solicitud] - IT: Acceso a Plataforma[Actualización] - Desarrollo Web: Cambios Recientes[Invitación] - Conferencia de Tecnología: 10/10/2023[Confirmación] - Reunión de Equipo: 12/10/2023[Recordatorio] - Entrega de Reporte: 15/10/2023[Feedback] - Presentación de Proyecto: Juan Pérez[Propuesta] - Mejora de Procesos: Ana Gómez[Documento] - Contrato: Acuerdo de Servicios[Anuncio] - Cambio de Política: 01/11/2023[Encuesta] - Satisfacción del Empleado: 05/11/2023[Resolución] - Fallo de Sistema: Solucionado[Tarea] - Diseño Gráfico: Crear Banner Publicitario[Alerta] - Servidor: Fuera de Servicio[Reporte] - Ventas: Septiembre 2023[Cotización] - Material de Oficina: Solicitado por María[Factura] - Proveedor ABC: #12345[Pago] - Factura #12345: 20/10/2023[Agenda] - 15/10/2023: Reuniones y Actividades[Evaluación] - Juan Pérez: Trimestre 3[Inscripción] - Curso de Liderazgo: 22/10/2023[Cancelación] - Reunión de Estrategia: 18/10/2023[Aprobación] - Plan de Marketing: Aprobado[Reclamo] - Servicio de Internet: 10/10/2023[Soporte] - Plataforma XYZ: No Funciona[Seguimiento] - Implementación de Software: En Progreso[Entrega] - Documento Final: 25/10/2023
Responder en un marco de tiempo establecido.
- Alta prioridad:
24 horas. - Media y baja prioridad:
48-72 horas.
Fijar horarios para gestionar comunicaciones.
- Revisión de correos:
10 a.m.,2 p.m.,6 p.m.
Uso de plantillas para correos comunes.
- Plantillas para:
Reuniones,Preguntas Frecuentes.
Establecer comunicación para urgencias.
- Llamada: Para urgencias extremas.
- SMS "URGENTE": Para urgencias moderadas.
- Correo "Urgente": Para urgencias menores.
Mantener una bandeja de entrada organizada.
- Archivar:
Correos atendidos. - Eliminar:
Correos no relevantes.
Mantener un tono y contenido consistentemente profesionales y respetuosos en todas las comunicaciones.
- Saludos y Despedidas Formales: Utilizar un saludo y una despedida apropiados en todos los correos electrónicos.
- Tono Neutral: Mantener un tono neutral y cortés, evitando lenguaje coloquial o términos que podrían ser interpretados como poco profesionales o irrespetuosos.
- Revisión de Ortografía y Gramática: Antes de enviar, revisar para corregir errores gramaticales o de ortografía.
- Objetivo: Ordenar tareas por prioridad y plazo.
- Estrategia: Crear una lista al inicio de cada día o semana.
- Objetivo: Dedicar periodos específicos a tareas concretas.
- Estrategia: Usar la técnica de bloqueo de tiempo en el calendario.
- Objetivo: Minimizar el tiempo en tareas repetitivas.
- Estrategia: Identificar y automatizar tareas mediante software o scripts.
- Objetivo: Mantener un alto nivel de concentración.
- Estrategia: Utilizar técnicas como la Técnica Pomodoro para programar descansos.
- Objetivo: Evaluar el progreso y hacer ajustes.
- Estrategia: Revisar las tareas completadas y planificar ajustes.
- Objetivo: Aumentar la calidad del trabajo.
- Estrategia: Enfocarse en una tarea a la vez.
- Objetivo: Minimizar distracciones.
- Estrategia: Mantener un ambiente de trabajo limpio y ordenado.
- Objetivo: Mantener una comunicación eficiente.
- Estrategia: Archivar o eliminar correos inmediatamente después de su tratamiento.
- Objetivo: Facilitar la transición entre modos de trabajo.
- Estrategia: Establecer actividades específicas para comenzar y terminar la jornada.
- Objetivo: Identificar áreas de mejora.
- Estrategia: Realizar autoevaluaciones periódicas para ajustar métodos y prácticas.