- Recruter et gérer (au sens ressources) 20k personnes
- Former et sensibiliser 20k personnes
- Coordonner 20k personnes
- Communiquer avec 20k personnes
- Garder une vision globale (avancement, identifier les points critiques...)
- Tout ça avec peu d'outils, simples, faciles à prendre en main, et pas trop chers
Recruter 20k personnes, c'est faire passer au moins autant d'entretiens.
Un recrutement est souvent un processus, une suite d'étapes. L'équipe dirigeante devrait pouvoir, à tout instant, répondre à ces questions :
- Qui est actuellement dans un pipeline de recrutement ?
- Pour quel(s) rôle(s) ?
- Dans quelle région / département / ville ?
- Qui en interne gère ce recrutement ?
- Quel est l'état d'avancement ?
Même simplissime (et ça doit le rester !), un CRM, c'est-à-dire une base de données de suivi, permet de répondre à ces questions.
Il existe une multitude d'outils pour ça, et Notion, même s'il n'est pas spécialisé là-dedans, peut répondre à tous ces enjeux.
Une communauté aussi grande est en constante évolution : certaines personnes rentrent, d'autres sortent, d'autres changent de rôle dans la structure.
De la même manière, maintenir une base de données des membres et de leur rôle est primordial pour garder une vision juste de l'association.
Complémentaire aux interventions de vive voix, le meilleur moyen d'enseigner à un grand nombre de personnes motivées est de construire une base de connaissances.
Les caractéristiques gagnantes me semblent être les suivantes :
- Une base accessible en lecture à tous en interne (les 20k recrutés)
- Une base bien cadrée mais évolutive, en amélioration continue par un groupe de personnes identifiées (bien que les suggestions peuvent venir de n'importe qui)
Des outils comme la suite Google fonctionnent bien, mais Notion a été créé pour ça.
Pas d'outil particulier à suggérer, l'essentiel réside, pour moi, dans la capacité à créer des processus très simples, mais qu'on applique rigoureusement.
Vous êtes déjà sur Slack, et c'est ce genre d'outil qu'il faut. Là encore, l'essentiel réside dans la bonne gestion de permissions, des canaux appropriés et d'imposer une forme de rigueur.
Quelques conseils par expérience :
- Conserver 1 canal en lecture seule pour les annonces très générales qui notifient tout le monde.
- En dehors de ce canal et quelques rares exceptions, éviter les notifications générales.
- Limiter au maximum le nombre de canaux. Commencer par 1, puis 2, puis 3 en fonction des besoins qui arrivent, mais anticiper 50 canaux différents c'est le meilleur moyen de perdre les gens et d'être contre-productif.
- Rester le plus transparent possible, c'est-à-dire limiter au maximum les canaux privés et les 1-to-1, surtout en associatif. Un canal privé pour les 5 leaders de projet peut avoir du sens, par exemple.
Garder en tête qu'un canal privé supplémentaire = une couche supplémentaire qui rend les échanges plus difficiles, plus opaques.
Discord + Notion. C'est tout.
Pourquoi Discord plutôt que Slack ?
- La version gratuite de Slack limite l'historique au 10k derniers messages (ça va très vite avec 20k membres) et le prix de la version Pro est prohibitif (6.25€/mois/utilisateur actif). Discord est 100% gratuit et illimité.
- Discord est accessible via navigateur en un clic, rien besoin d'installer.
- Discord intègre directement des canaux vocaux pour vos réunions, ou si vous voulez éclaircir un point en 1-to-1 facilement.
- Discord est hyper malléable et hyper visuel pour la gestion des permissions et des rôles.
Pourquoi Notion plutôt que la suite Google ?
- Notion est plus visuel
- Il existe un très grand nombre de formats pour les pages Notion, ce qui permet d'adapter le format à chaque usage. Une FAQ, une base de connaissances ou un suivi de projet doivent avoir un format et un visuel bien spécifique. Avec Notion c'est possible (et conçu pour !), avec un Google Doc un peu moins.
- Pour gérer une base de données, un Google Sheet suffit largement. L'avantage de Notion, c'est que vous pouvez avoir cette même "feuille Excel" mais avec en plus des vues sous un format beaucoup plus lisible (cartes, hiérarchies...), surtout à grande échelle.
Prix de Notion pour 3 membres : 248€/an (124€ avec la réduction "nonprofit"[^1])
3 membres sont largement suffisant pour organiser et créer la structure du Notion. Vous pouvez ensuite ajouter des invités en illimité, qui peuvent complètement interagir (accéder et modifier) la structure en place.
[^1] de manière générale, jetez un œil aux réductions "nonprofit", surtout en tech!