HOWTO Evento Perl

gistfile1.prolog

=head1 Como organizar um evento dentro de uma comunidade opensource ?

=head2 Introdução

Este documento tem como proposta oferecer uma abordagem da experiência 
para realização de um evento baseado em opensource para uma comunidade 
"livre", baseado na organização de dois eventos, o SPPW (São Paulo Perl
Workshop) 2011 e o YAPC::Brasil::2012 (Yet Another Perl Conference).

=head2 Histórico do documento

Principais versões deste documento e sua história:

=over 4

=item * v1.0/Oct 2012: Primeira versão <thiago@aware.com.br>

=back

=head2 Preparação Básica

Preparar e assumir um evento, já é uma decisão complexa, mas eu espero 
listar neste capítulo alguns itens para ajudar na decisão inicial para
que você consiga andar bem desde do inicio.

=head3 Esquema Inicial da Programação

Antes de mais nada, é necessário efetuar um esquema inicial do que você
deseja oferecer dentro do evento, e a recomendação é que ele contenha:

=over 4

=item * Tema do evento  ;

=item * Programação do evento (agenda) fictícia ;

=back

=head3 Preparação 

Alguns itens eu considero fundamentais para resolver já no começo do
evento, é muito complicado seguir em diante sem eles, pois você pode
cometer erros que podem custar todo o evento, são eles:

=over 4

=item * Data e Horário ;

=item * Reserva de local ;

=item * Número de salas necessárias para o evento ;

=item * Público esperado ;

=item * Verba necessária ;

=back

Estes items, o ideal que sejam definidos com no mínimo de 1 ano de antecedência.
Faça uma pesquisa sobre a escolha do dia, em calendário de eventos de TI, feriados, 
eleições, eventos esportivos, finais de novela e etc.

Por mais que seja dificil mensurar a verba necessaria, é interessante que você
aqui assuma um risco, que você estabelece uma verba que você precisa para montar
o evento minimamente, e por isto é importante a reserva do local, pois sem o 
local você não realizada nada, com o local e sem dinheiro para o restante, você
até pode fazer um evento "pequeno" não priorizar outros detalhes.

Converse com pessoas que já organizaram o evento para conseguir evoluir e 
refletir melhor a questão dos recursos financeiros.

Além do mais, não demore muito tempo com isto, pois pode te custar caro na definição 
das demais coisas, resolva isto com prioridade e agilidade máxima.

=head3 Keynotes 

As grandes atrações dos eventos, isto costuma a ser um fato importante para fechar
o tema do evento, e principalmente a publicidade. Geralmente pessoas para preencher
esta vaga costumam a ter agenda complexa, e é interessante que elas já sejam 
sondadas desde do princípio.

=head3 Número de trilhas em um evento

Pela experiência de ambos os eventos citados no histórico inicialmente, é interessante
que você consiga reduzir ao máximo o número de trilhas, trabalhar com diversas trilhas
pode fazer com o que o evento fique generico e seja extramemente grande para contemplar
as atrações e o público.

=head2 Equipe

Este é um passo extramamente importante, a de conseguir montar uma equipe minimanente
capaz e responsável por conseguir conduzir o evento em alguns aspectos. Uma experiência
que tivemos, e aparentemente é que todos os envolvidos devem ter alguém capaz de resolver
os problemas contemplados por sua função para outro, já que no geral ninguem é 
remunerado para isto, e problemas acontecem.

=head3 Coordenação

É muito interessante que seja formada um time de no mínimo duas pessoas para coordenar
o evento como um todo, a coordenação no geral é a responsável por conversar constantimente
sobre o evento, e ter o poder de mudar a direção do evento conforme ele vai andando, ou
seja, são as pessoas que tem carta branca para discutir e definir como o evento será.

Converse muito com as pessoas que querem entrar neste grupo, pois, isto requer muito 
comprometimento, e é muito interessante, que isto esteja alinhado desde do inicio.

=head3 Responsável pelos palestrantes internacionais

É interessante que exista um time responsável pelos palestrantes internacionais, que serão
responsáveis por conversar com eles, e ajudar a receber eles no dia do evento, mesmo no
caso deles não serem palestrantes, ou mesmo não serem convidados diretamente do evento.

=head3 Responsável pela divulgação do evento

A formação deste time é essencial, e deixar na mão deles a única tarefa de divulgar o
release e banners em blogs, sites especializados, mailings especificos e etc. 

É interessante que esta comunicação seja feita constante, que exista uma periodicidade
de anuncios de novidades sobre os palestrantes, patrocinadores e fatos curiosos sobre
o evento em geral.

=head3 Responsável pela infra-estrutura (servidor, email)

Apesar de estamos falando de um evento construido por especialistas em TI, sofremos muito
com esta área, e por isto sugerimos que as definições sejam feitas rápidas e os planos
de manutenção também.

Lembre-se: mantenha e dê preferencia para o mais simples.

=head3 Curadoria

Encontrar bons palestrantes e incentivas as pessoas a falarem de temas interessantes, é
uma tarefa que exige muita articulação e esforço. Por isto, escolha o quanto antes um 
time para auxiliar nesta tarefa.

=head3 Responsável pelos participantes

E é muito interessante, que tenha um "auditor", alguém que vá ficar sendo o "chato"
com relação aos participantes, pois ele é o público principal. Este chato, será o 
responsável por apontar defeitos no site, dúvidas para realizar inscrição e tentar
tirar elas escrevendo textos, pergutnas&respostas e etc.

=head2 Local

A escolha do local é um fator extramamente importante para como o seu evento será, no
sentido de acessibilidade, interação entre os participantes, e retenção de participantes.

=head3 Banheiro

Verifique a capacidade dos banheiros do local, pois há locais com pouca infra-estrutura
para banheiro, o que geralmente gera muito desconforto e reclamação dos participantes.

=head3 Água

Esta também é uma reclamação comum, quando não há um acesso fácil. Principalmente para
os palestrantes durante suas apresentações.

=head3 Equipe de apoio

Apesar de parecer supérfluo, uma equipe de apoio para manter a porta fechada e o horário
das palestras na hora é muito importante. Geralmente são pessoas que não conhecem ninguem
que esta na sala, e isto ajuda a controlar o horario e o entra e saí das salas.

=head3 Almoço

Oferecer o almoço no próprio local é a melhor solução para reter os participantes, e eles
não se perdem muito. Um grupo de 30 pessoas juntas costumam a andar mais devagar do que uma 
tartaruga e mais lentas do que um bixo preguiça para tomar decisões quando tem que escolher 
o que fazerem, imagine um maior.

Porém, nem sempre é possível, e quando isto não for possível, faça o maior número de escolhas
para as pessoas não terem que pensar muito, como por exemplo, onde elas vão almoçar, e o 
que elas podem comer. Em um grupo grande de pessoas, há frescuras de todos os tipos, pessoas
que só comem boi, outras que só comem mato, e outras que só comem fast-food.

=head3 Área informal 

Nem todos os participantes de um evento ficam dentro das salas, existe sempre um grupo que
fica nos corredores ou mesmo preparando as palestras em cima da hora, principalmente dentro
da comunidade Perl.

Por isto áreas informais dentro do evento, são interessantes, como por exemplo puffs disponível
para 5% do público esperado em algum canto.

É interessante também, algumas ilhas com mesas e tomadas para as pessoas sentarem, é inteessante
que sejam mesas do tipo bistro, pois isto tende a fazer com que as pessoas não fiquem o dia todo
ali. :-)

=head4 Ribbons

Eles fizeram sucesso no YAPC::NA::2012 e também no YAPC::Brasil::2012. Ajuda as pessoas a conversarem e a se identificarem.

=head3 Internet

Em eventos pequenos, com até 30 ou 40 pessoas a Internet pode ser opcional, talvez só para
os palestrantes, mas em eventos maiores o acesso via wifi pode ajudar muito na interação
do evento e na qualidade das apresentações.

Caso você ofereça uma estrutura via wifi de Internet, é interessante manter uma fallback via
3G para os palestrantes opcionalmente.

Mas, lembre-se. Avise aos palestrantes que a Internet pode conter problemas, e que é interessante
que eles não contem com a Internet no momento da sua apresentação.

=head3 Como chegar ? 

Reflita como os participantes irão chegar, alguns sempre irão de transporte público, outros de
taxi, outros caminhando e ainda outros com carro próprio.

Coloque na balança, todos estes aspectos e faça previsões para todos que irão chegar, não 
sugerir um estacionamento por perto, pode trazer bastante reclamação no dia do evento, assim
como a falta de descontos também que o evento pode conseguir com uma conversa programada.


=head2 Fornecedores

Os fornecedores dependem muito do tipo de evento que você vai querer fazer, mas por experiência
estamos apredendo que quem trabalha com TI, só sabe fazer TI. Quando tentamos nos meter a 
designers, ou qualquer outra coisa, o resultado geralmente não é agradável. Por isto, a 
recomendação é "tercerize"!.

=head3 Tradutores e equipamentos

A tradução simultânea e os equipamentos geralmente demanda de um grande investimento, além de
que poucas pessoas utilizam quando o evento não tem uma grande quantidade de pessoas baseada
em universidades.

Porém, em todos os eventos se demonstrou de grande receptividade por todos os participantes,
principalmente os estrangeiros que tem a possibilidade maior de participar do evento.

=head3 Gráfica

As gráficas rápidas são uma boa alternativa pela velocidade e custo também. Porém, sempre se 
mostrou com qualidade inferior nos trabalhos que realizamos.

Geralmente o trabalho de gráfica é:

=over 4

=item * Credenciais

=item * Banners (Salas, Entrada, Identificadores das salas)

=item * Programação impressa do evento no dia

=item * Adesivos

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As camisetas geralmente são produzidas com empresas especializadas. Prefira camisetas de
algodão.

=head3 Arte

Como já comentei, não coloque desenvolvedores para desenhar. Isto nunca funcionou. Contrate
alguém próxima da equipe que tá coordenando o evento, geralmente você pode encontrar soluções
bem baratas, e terá um retorno muito melhor.

=head3 Equipamentos de apoio na sala (projetor, som, ...)

Verifique se no local que você irá locar, já existe este suporte, pois se não você terá que
contratar de uma empresa especializada.

Caso você vá contratar, verifique se a empresa responsável irá levar equipamentos reservas 
para caso de falhas, pois isto aconteceu no YAPC::Brasil::2012.

=head3 Credenciamento

Esta é uma parte muito importante, se você puder, tercerize! Evite de fazer por conta própria,
a não ser que você saiba o que esta fazendo, se você tiver pessoas apenas para isto. Os 
participantes acabam chegando a qualquer hora do evento, além do pico ser na abertura, e é
necessário alguém o tempo todo lá.

Existem empresas especializadas em credenciamento. Faça orçamentos.

=head3 Alimentação

Coffee-breaks são interessantes, mas só gaste se for necessário. Caso não tenha, verifique se
perto do local existe lanchontes ou algo assim para os "fominhas".

=head3 Gerente do evento

No dia do evento, é interessante que exista uma pessoa de prontidão que "resolve tudo". Pode
ser a própria coordenação, assim como uma pessoa fora deste time, mas é interessante ter
esta definição.

=head2 Patrocinadores

Esta é uma parte chave do evento, por isto, tenha tudo alinhado para poder receber patrocinio
das empresas. Seria muito mais simples se existir uma figura formal para o evento, caso não tenha,
verifique a empresa de algum amigo para você utilizar e justificar os pagamentos de patrocinio
e a emissão de nota fiscal.

=head3 Documentos de apoio

Prepare toda documentação de apoio, deixe disponível no site, com motivos e explicações para
o patrocinador. Tenha uma versão em PDF para poder enviar via e-mail também, muitas empresas
preferem receber um PDF com estas informações do que acessar uma URL.

=head3 Intermediação de contas a serem pagas.

Uma maneira de economizar dinheiro com impostos, é entregar contas de fornecedores direto para
os patrocinadores pagarem.

=head3 Apoio vs Patrocinadores

Defina bem o que é apoio e o que é patrocinador. Muitas empresas gostam de efetuar "trocas"
para serem patrocinadores, como por exemplo distribuir brindes, efetuar publicidade e etc.

A sugestão é que ao menos duas pessoas da organização sejam consultadas para definir estas
escolhas e manter o senso entre esta definição.

=head3 Cotas

É interessante ter cotas para todos os bolsos, pois o objetivo do evento é juntar o maior número
de empresas e pessoas interessadas em contribuir com o evento, uma distribuição utilizada em
2012 foi:

=head4 Diamante

=over 4

=item * Investimento mínimo: R$ 18.000,00

=item * Apenas 2 cotas disponíveis

=item * Cortesias: 12 participantes

=item * Logo e link no espaço diamante

=item * Banner gigante nas salas de conferência, fornecido pela patrocinadora

=item * Encarte de material promocional, fornecido pela patrocinadora

=back

=head4 Platina

=over 4

=item * Investimento mínimo: R$ 6.000,00

=item * 6 cotas disponiveis

=item * Cortesias: 8 participantes

=item * Logo e link no espaço platina

=item * Banner extra-grande nas salas de conferência, fornecido pela patrocinadora

=item * Encarte de panfleto tamanho total A1 (frente e verso), fornecido pela patrocinadora

=back

=head4 Ouro

=item * Investimento mínimo: R$ 3.000,00

=item * 4 cotas disponiveis

=item * Cortesias: 4 participantes

=item * Logo e link no espaço ouro

=item * Banner grande nas salas de conferência, fornecido pela patrocinadora

=item * Encarte de panfleto tamanho total A2 (frente e verso), fornecido pela patrocinadora

=back

=head4 Prata

=item * Investimento mínimo: R$ 1.500,00

=item * 4 cotas disponiveis

=item * Cortesias: 2 participantes

=item * Logo e link no espaço prata

=item * Encarte de panfleto tamanho total A3 (frente e verso), fornecido pela patrocinadora

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=head4 Bronze

=item * Investimento mínimo: R$ 750,00

=item * 4 cotas disponiveis

=item * Cortesias: 1 participantes

=item * Logo e link no espaço bronze

=item * Encarte de panfleto tamanho total A4 (frente e verso), fornecido pela patrocinadora

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=head2 Comunicação

Assim como profissionais de TI não sabem desenhar, nos também não sabemos nos comunicar. Tercerize!

=head3 Release oficial do evento

Prepare um release assim que o projeto do evento começar a andar, e vá incrementando ele com o tempo,
este release é usado para vender o evento para patrocinadores, adquirir novos palestrantes e 
participantes.

=head3 Agradecimentos

Envie um e-mail para todos os participantes, assim como palestrantes agradecendo a participação ao
evento.

Não deixe de telefonar para os patrocinadores e saber o que eles pensam para incrementar este 
documento.

=head3 Mantenha a comunicação sempre acessa

Tente manter um mailing para disparar e-mails e comunicados para os atuais inscritos sobre as novidades
do evento.

=head2 Site

Este é um fator, que já erramos muitos, e gostariamos de ressaltar a importancia dele. Lembre-se,
profissionais de TI não sabem desenhar e nem se comunicar! Muito menos as duas coisas juntas.

=head3 Capa

A capa do site do evento é que "vende". Seja objetivo, mostre o local, data, e quem vai participar do
evento. Abuse de fotos e biografia dos palestrantes, na maioria das vezes eles são os principais
motivadores para as pessoas participarem do evento.

=head3 Formulário simples de inscrição

Evite cadastros complexos, no máximo um formulário com os dados da pessoa, e a opção de pagamento. 

=head3 Programação

Para vender o evento, você tem que ter uma programação no site. Sem ela, ninguem se inscreve.

=head3 Avisos

Não deixe de informar de forma simples:

=over 4

=item * Falta de Internet (pode ocorrer)

=item * Alimentação (se terá)

=item * Confirmação para quem mora na cidade, ou fora. (informações para chegar no local)

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=head2 Durante o evento

Existem problemas, que devem ser programados ou discutidos anteriormente que podem acontecer durante o evento.

=over 4

=item * Falta de energia elétrica

=item * Falta de Internet

=item * Falha no projetor e no sistema de audio

=item * Palestrante que falou

=item * Mudanças na grade

=back

=head1 AUTOR

Thiago Rondon, <thiago@aware.com.br>

=head1 COPYRIGHT

Faça o que você bem entender com este texto.

=cut