Outline Express checklist & procedure

Outline Express checklist & procedure

Valid Express Procedures:

De totstandkoming van een event bestaat uit de volgende deelprocessen:
1. Concept (Het idee, een draft van de uitwerking en een interne verificatie)
2. Uitwerking (De checklist met de te nemen/overwegen stappen)
3. Uitvoering (Communicatie, faciliteren, uitvoeren en aftercare)

Inceptie fase:
1.[Initiator]Beschrijf van het te organiseren event de volgende eigenschappen:
-Naam
-Doelgroep
-Organisator
-Doelen (overnemen uit de tollgate)
-Locatie
-Aantal verwachte deelnemers
2.[Initiator]Stuur deze lijst door naar Valid Event Management voor interne verificatie
3.[VEM]Controleer agenda (overlap, beschikbaarheid locatie etc.)
4.[VEM]Rubriceer event op basis van keywords/doelgroep (voor communicatie)

Uitwerking:
1.Bepaal/bevestig de volgende eigenschappen van het event:
-Naam
-Doelgroep
-Organisator
-Locatie
-Start/Eindtijd
-Programma / omschrijving
-Aantal beschikbare plaatsen
-Inschrijving verplicht ja/nee
-URL/eMail inschrijvingen (EventBrite?,Valid site)

Per sessie:
-Titel
-Subtitel
-Doelgroep
-Technisch/Algemeen
-Datum
-Duur
-Abstract (agenda, topiclijst)
-Naam spreker
-Beschrijving spreker (referenties, profiel)

3.[Initiator]Stuur deze informatie naar events@valid.nl (niet naar een persoon)
4.[VEM]
Beschrijf van de sessies


Raadpleeg de centrale event kalender en zoek op keyword voor matchende events zodat deze aan elkaar gerelateerd kunnen worden

2.  Inrichting processen Outline Express: wat moet er precies worden vastgelegd en hoe gaan we de processen inrichten?
a.	Vastleggen:
i.	Welke partnersessies organiseert Valid
1.	Target Audience
ii.	Welke SIG presentaties zijn er bij Valid
1.	Wie zitten er in een SIG (actieve leden)
iii.	Welke partnersessies volgen medewerkers van Valid
1.	Verlof / Cursustijd?
b.	Inrichten:
i.	Het lijkt mij dat we hier richtlijnen voor moeten opstellen. Ik zou naar elke partnersessie willen, maar dat gaat ten koste van bill-able tijd. Daarnaast is het lastig te bepalen wat wel passend is en wat niet in je functie

3.	Richtlijnen opstellen voor de organisatie van events: wat dient een medewerker te weten wanneer er een event wordt georganiseerd en waar moet rekening mee worden gehouden?
a.	Kosten
b.	Locatiereservering
i.	zitplaatsen (we hebben voor het VMUG event gebruik gemaakt van hoge en lage stoelen waardoor je ruim 50 man kwijt kon in de boardroom).
ii.	Eten / drinken
c.	Hetty Hermans heeft hier denk ik al richtlijnen voor: