Правила деловой переписки: примеры. Электронная деловая переписка: правила оформления и ведения
Правила деловой переписки
10 правил деловой переписки
17. Деловая переписка: основные правила ведения. Общие правила оформления корреспонденции. Нота. Записка. Меморандум. Деловое письмо.
Общие правила служебной переписки.
Успех в деятельности любой организации, коммерческой фирмы или предприятия неразрывно связан с культурой поведения и этикетом. Все действия руководителя, сотрудников должны непременно учитывать правила хорошего тона и соответствовать ситуации. Но это необходимо, так как грамотная деловая переписка может значительно увеличить оборот фирмы, ускорить взаимодействие разных служб и отделов. Конечно, определенные шаблоны здесь есть, и разговор о них обязательно будет в этой статье. Правила деловой переписки уже давно стандартизированы. Деловую корреспонденцию характеризует единообразие и повторяемость речевых оборотов. Тем не менее любое письмо индивидуально. Большой отпечаток на него накладывает личность отправителя, его должность, ситуация и адресат. В какой-то степени деловая переписка — это сочетание творчества и кропотливого труда. К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии. Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности. Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки. Основное требование — краткость и емкость письма. Не стоит растягивать текст на несколько страниц. Лучший вариант - уложиться в одну. Правила деловой переписки предполагают исключение сложных, непонятных, иностранных и узкоспециализированных слов и выражений из текста. Избегайте двояких толкований в письме, иначе при возникновении споров, сложнее будет отстоять свою точку зрения и доказать, что вы имели в виду под определенной фразой. Во вступлении, помимо указания фамилии и имени, прописывается основная цель послания. Примеры деловой переписки знают достаточно шаблонов и штампов для таких случаев: Неблагоприятный для получателя ответ отказ от предложения, от сотрудничества смягчите фразами: Любое деловое письмо должно быть написано на фирменном бланке с реквизитами компании и всеми контактными данными. Разбивайте текст на смысловые абзацы, чтобы читающему человеку было легче его понять и воспринять. Не более строк. К письму могут прилагаться документы. В этом случае их перечисляют отдельной строкой в левой нижней части листа. По деловому этикету ответ на письмо должен быть получен в течение 10 дней. Если проблема требует для ее решения больше времени, адресат должен уведомить об этом. После написания следует обязательно внимательно проверить текст еще раз на наличие ошибок, как орфографических, так и грамматических. Если есть время, стоит отложить письмо и позднее вернуться к нему еще раз. Как правило, обнаружатся неточности, не замеченные сначала. Наиболее важен такой совет в случае ответа на жалобу клиента. Не стоит еще больше раздражать человека неграмотно составленным письмом. Когда документ написан и проверен пару раз, распечатайте его на бумаге формата А4. Этот размер стандартно используется для любой корреспонденции, даже если сам текст занимает только половину листа. В некоторых случаях можно к документу прикрепить свою визитку, а сам печатный лист вложить в прозрачный файл. Правила ведения деловой переписки в неформальной плоскости часто более эмоциональные, чем в деловых бумагах, и менее заштампованные. Здесь уместны сокращения, использование красочных прилагательных, например, в поздравлениях: То, что вы не отправляете корреспонденцию в конверте через почтовую сеть, не должно расслаблять. Правила деловой переписки применимы и в данных случаях. Грамотные и корректные электронные деловые послания создают положительный имидж как предприятия, так и конкретного человека. Репутация в бизнесе дорогого стоит! Обратите внимание на название почтового ящика. Описания типа "план", "список", "коммерческое предложение", "отчет" не подойдут. Подобных писем в ящике вашего получателя может быть достаточно много. Укажите как можно конкретнее, о чем ваше послание. Не используйте более пяти слов. Пишите тему с заглавной буквы. Точку в конце ставить не нужно. Правила электронной деловой переписки не допускают употребление смайликов, большого количества вопросительных или восклицательных знаков в тексте. Обязательное приветствие в начале и прощание с собеседником в конце — хороший тон. Лучше отправить ряд писем. Если информации для передачи слишком много, не ставьте ее всю в тело письма, а прикрепите отдельными документами во вложении. Для удобства получателя переименуйте подготовленные вами документы на понятные ему названия. Это покажет вашу заинтересованность и расположит к себе. Подумайте, сколько рабочих папок есть на компьютере у адресата и как он будет искать среди них ваше письмо. Обязательно сообщите о посылаемых файлах получателю, чтобы он не счел их случайным вирусом. А лучше всего слишком большие вложения от кбайт пересылать другими способами, например, через ftp-сервер. Такие форматы, как COM, EXE, CMD, PIF и ряд других, некоторые почтовые сервера не пропускают и блокируют. Если получателей вашего письма было несколько, не поленитесь каждый раз удалять все свидетельства массовой пересылки. Такая лишняя информация совсем не нужна адресату. Правила ведения деловой переписки по электронной почте предполагают информирование второй стороны о получении корреспонденции. Если на данный момент возможности ответить нет, известите об этом собеседника. Историю переписки сохраняйте, чтобы избежать дальнейших вопросов и разбирательств. При важности и безотлагательности ответа допускается дополнительно известить адресата по телефону, скайпу или "аське". Если и после этого положительного результата достичь не удалось, напомните о себе повторно. Нередки случаи, когда при запросе какого-нибудь документа в ответ приходит пустое письмо с прикрепленным файлом. Примеры деловой переписки предполагают обязательное размещение в теле документа подходящей информации. Не забудьте в конце письма указать координаты: При написании контактов организации давайте как можно больше информации — телефон с кодом города, адрес с индексом. Ведь ваше общение происходит не только с жителями своего региона. При наличии всех данных с вами будет проще связаться. Деловая переписка — дело тонкое. Иногда одного взгляда бывает достаточно, чтобы сформировать определенное мнение о человеке и организации, которую он представляет. Знание правил делового письма может значительно помочь в вашей карьере. Как девушке вести себя в начале отношений? Сергей Шнуров открыл необычную выставку картин. Королева разбила семью Николаева? Фотограф показал, насколько красивы женщины во всем мире. Куда поехали отдыхать Вера Брежнева и Константин Меладзе? Мужчины хотят, чтобы их жены делали это чаще: Стала известна причина ухода Сердючки со сцены. Андрей Макаревич высказался о "Евровидении ". Автор Наталия Невская February 20, Похожие статьи Как заканчивать письма, чтобы оставить о себе приятное впечатление Письмо-просьба:
Горячие маски для лица в домашних условиях
Трисомия 21 18 13 норма
Научные статьио понятии государственной власти
План рекомендации педагога
Скачать болт чертеж