La idea sería hacerlo durante el último trimestre de 2016, procurando no solaparse con otros eventos similares que se organizan habitualmente en la ciudad. Conviene que se confirme la fecha en el primer trimestre del año, con tal de que posibles asistentes de nivel profesional consigan los presupuestos anuales de sus empresas.
Se espera poder organizar un evento para una asistencia de entre 300 y 500 personas, aunque esto podría depender de varios factores. La comunidad local está muy interesada en mantener una asistencia de tipología bastante variada, contando con miembros de la comunidad académica y profesional, tanto local como de ámbito internacional.
Se propone realizar un evento con una duración de 3 días, de viernes a domingo, en el que quepan tanto charlas, como otro tipo de eventos, incluyendo talleres, dojos, eventos propios de comunidades concretas, sprints de proyectos de desarrollo, eventos sociales, sesiones para sponsors interesados en búsqueda de talento, etcétera.
Se plantea un precio máximo aproximado de entre 100€ y 200€, con diferentes niveles de precios para estudiantes, profesionales y empresas; y diferenciación según el momento de la compra. También se considera el disponer de ayuda financiera para grupos minoritarios, o en situaciones precarias. No obstante, se considera realizar algunas actividades en formato de acceso libre, sin precio, como, por ejemplo, los sprints. El precio de la entrada no incluirá los eventos sociales y otros eventos fuera de la conferencia.
El evento tendrá una inclinación claramente internacional, procurando atraer tanto ponentes como asistentes de otros países, o establecer contacto con comunidades extranjeras. Asímismo, se propone una relación de charlas en inglés importante, procurando mantener siempre un mínimo de un track de las charlas en castellano. También se quiere que se pueda asistir a cada jornada completamente en un idioma.
Se quiere dar una atención especial a los patrocinadores, ofreciendo diferentes tipos o ubicaciones de los espacios, según el nivel de la patronización, y dependiendo del espacio disponible. Se ofrecerán, también dependiendo del nivel de la patronización, sesiones y actividades de reclutamiento. Se ofrecerá a los niveles de patronización más altos la posibilidad de dar alguna charla propia, si el tema es pertinente e interesante. Asímismo, se propone ofrecer visibilidad para sus ofertas de trabajo en un único mensaje enviado a los asistentes durante las conferencias.
Aunque no se ha decidido cuáles serían las diferentes categorías, las charlas se dividirían por temática, pudiendo haber una categoría genérica y otra académica, para la comunidad educativa vinculada con Python. En la agenda se definirá el idioma de la charla, que será en el que el ponente se comprometa a darla. Se permitirá la posibilidad de dar la charla en dos sesiones distintas, utilizando dos idiomas distintos. Las ponencias principales serán, preferiblemente, en inglés.
Se definirá un código de conducta en base al de otros eventos. Se propone conformar un comité para atender las denuncias sobre el código de conducta al que los organizadores y voluntarios remitirán los casos que se presenten. Este comité estará conformado por personas de diferentes grupos y colectivos, para ofrecer un juicio equilibrado.
De considerarse como una PyConES, hay acuerdo en que la organización de Python España pueda participar tanto con voz como con voto, pero no de forma que se puedan bloquear decisiones.